АСПСП

Цитата момента



Если тебя бьют по щеке, подставь другую, если бьют и по этой, сломай руку.
Шутка от мастера айкидо

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



В этой жизни есть два типа людей: те, кто, входя в комнату, говорят: «А вот и я!», и те, кто произносит: «А вот и ты!»

Лейл Лаундес. «Как говорить с кем угодно и о чем угодно. Навыки успешного общения и технологии эффективных коммуникаций»


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/s374/d4330/
Мещера-2009

© Материалы сайта защищены авторским правом. При их использовании обязательна ссылка: Николай Козлов, Синтон

щелкните, и изображение увеличитсяТайм-менеджмент

Авторы: Н.И.Козлов, Ольга Паратнова, Виталий Пичугин, Маша Пантелехина, Василий Старостин и еще очень многие.

Самым главным шагом на пути к его успешному выполнению я считаю ответ ( дельный, по пунктам) на вопрос – Зачем мне нужен Учет Времени?
Впервые прочитав методичку, я увидела только собрание полезных советов. Сухо, четко, деловито. Ни малейшего ощущения, что мне это необходимо. Дважды перечитав, я отложила ее до лучших времен.
Потом написала Максимум жизни,  расставила временные рамки достижений. И вот тут совершенно четко поняла – Учет времени необходим. Причем самое важное сделать его внутренним, естественным, как дыхание.

Итак, зачем вам Учет Времени? На что вы собираетесь потратить сэкономленные минуты, часы, годы?

2.1. «Хронометр». В течение дня каждые 15 минут фиксируй проделанную работу и дистантную нагрузку (параллельные делам упражнения по дистанции), а потом оцени: качество (ты работал быстро, красиво, результативно?), своевременность (в это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?), эмоциональное соответствие (в душе светлое хорошо? В мир и людям — насколько те эмоции, которые необходимы?)

2.2. "Занятой". Научись планировать свой день и свою неделю по времени и в срок выполнять намеченное.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

Вспомогательные упражнения.

1. «Дела и развлечения».

1.1. Научись определять "сухой остаток" всех своих дел и отслеживать в своей жизни пустые, не совсем пустые и совсем не пустые, но все равно — развлечения. Развлечения — это все то менее результативное, что ты делаешь вместо более результативного, потому что это делать приятно. Каков будет этот список? 

1.2. Вычеркни из жизни пустые развлечения: телевизор, газеты, компьютерные игры, треп — что еще в твоем списке?

1.3. Научись четко определять цели всех своих развлечений и достигать их максимально эффективным образом. Что ты действительно делаешь, когда просто встречаешься и дружишь? Когда звонишь и просто общаешься? Определи (например в этом) свои цели и поищи лучший способ их достижения.

Вы помните «Сказку о потерянном времени» Евгения Шварца? Третьеклассник Петя Зубов всё время «опаздывал да отставал, отставал да опаздывал и не тужил…», а в один прекрасный день вдруг превратился в дряхлого старичка, потому что «человек, который понапрасну теряет время, сам не замечает, как стареет».

А сколько времени теряете понапрасну вы?

Можете ли вы  воспроизвести в памяти вчерашний день? Всё, что вы делали в течение дня – хотя бы с пятнадцатиминутной точностью? Сколько времени вы провели в транспорте, сколько потратили на разговоры, сколько -  на еду, а сколько - на реальную работу?

  Большинство людей затрудняются это сделать. А теперь представьте, что вы являетесь руководителем компании, которая называется «Я» или «Я - любимый» (на ваш выбор :)). Вас устраивает такой уровень информативности о происходящих в вашей компании процессах?

Внутри компании происходит управление имеющимися ресурсами (производственными, человеческими, денежными). У вас тоже есть ресурсы, которыми вы можете управлять. И «…самый драгоценный и универсальный из ресурсов, который есть у человека – время. Его можно обменять на что угодно, воплотив в жизнь самые грандиозные проекты, построив новые города, принеся в жизнь новые возможности, даря любовь и радость тем, кто находится рядом с вами сейчас, и закладывая прочный фундамент для будущих свершений, делая свою жизнь великим событием в этом мире…».

/Freeman/

Вас устраивает имеющийся на сегодняшний день уровень управляемости самым драгоценным ресурсом в вашей компании?

Вы можете изменить эту ситуацию и начать руководить своей компанией гораздо  эффективнее.

Управление людьми начинается с управления собой!

Самоорганизованность – это не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Другими словами, организованными и эффективными не рождаются, ими становятся.

Становятся, работая на Дистанции!

Это упражнение позволит вам не только выяснить, куда тратится ваше время, но и обнаружить дополнительные резервы времени, о которых вы раньше даже не подозревали, научиться успевать больше, оно поможет сделать вашу жизнь намного эффективнее.

Если Вы, как руководитель своей компании,  решили, что текущие знания о том, как ваша компания расходует свои ресурсы, вас не устраивает, то ситуацию необходимо менять.

Любые изменения в организации разумно начинать с анализа текущего состояния. Для того чтобы провести этот анализ, в свою очередь необходимо наладить систему учета, которая позволит собрать необходимые для анализа данные. Проанализировав текущее состояние дел, руководитель смотрит, насколько оно соответствует стоящим перед компанией задачам. Если текущее положение дел не устраивает руководителя, то он определяет желаемое состояние, которое будет максимально приближать компанию к её стратегическим целям и предпринимает ряд целенаправленных действий  для достижения желаемого состояния.

Следовательно, и вам, как  руководителю,  предстоит пройти следующие этапы:

Учет времени

Анализ, рассмотрение использования времени

Соотнесение с важными целями

Определение желаемого (идеального) состояния

Контроль достижения желаемого состояния

Этап 1:  Учёт времени

Хронометраж способ раз: запись своих действий каждые 15 минут. 

щелкните, и изображение увеличитсяВы выбираете определенный интервал, в идеале 15 минут, и каждые 15 минут записываете свои действия в табличку. Например, в такую…
Если 15 минут сразу сложно — для начала можно 30 мин.
Обычное сомнение: Как же я буду фиксировать каждые 15 минут? Это
же сколько времени уйдет только на сами записи?? Только и буду делать, что записывать!

Ответ: При грамотной организации на это уходит около 10 минут в день: в среднем  10 секунд на запись  в течение 16 часов. Выгоды, которые вы получите от этого упражнения, несоизмеримо большие.

Достоинство:

Очень наглядная информация о том, сколько времени вы вели хронометраж, а сколько бездельничали. Следовательно, проще выявить те участки дня, которые поддаются хронометражу сложнее всего.

Вырабатывается привычка каждые 15 минут задавать себе мысленный вопрос: «Что я сейчас делаю? Мои действия своевременны? Я делаю свое дело качественно?».

Неудобство этого способа: он плохо подходит, если в 15 минут вмещаются несколько дел. Например: утренняя зарядка – 10 мин., заправить постель – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин. Или как записать, что вы разговаривали по телефону 17 минут?

Хронометраж способ два: запись каждого переключения внимания. 

Вы делаете запись в табличке в тот момент, когда переходите от одного дела к другому.

щелкните, и изображение увеличитсяТабличка для этого способа будет выглядеть уже немного по-другому:
Достоинства:

 Многим легче помнить об упражнении, так как быстро нарабатывается стереотип:  «закончил что-то делать — возьми табличку, отметь».

Точно узнаете временную  «стоимость» ваших обычных действий. Сколько стоит для вас добраться утром до работы, сколько стоит поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько – прочитать сто страниц книги?

  • Дорогой, я схожу на две минутки к соседке за солью. Помешивай суп на плите каждые пол часа… 

Недостатки:

Много времени уходит на итоговый подсчет продолжительности того или иного действия. Выход: удобнее в течение дня просто заполнять первые две колонки, а вечером или в конце недели, при анализе результатов, подсчитать продолжительность.

щелкните, и изображение увеличитсяЛегко сбиться на некачественный, слишком обобщенный учет. Например, делать вот такие записи:
Насколько это правда? Вы действительно  каждую минуту в течение двух часов говорили по телефону,  совсем не отрываясь и не отвлекаясь от этого занятия, не думая параллельно о чем-то ещё, не разговаривая с коллегами …?

  • Например:  с 9.00 до 18.00 – работал…

Варианты совмещения первого и второго способа хронометража

Если вы хотите соединить в своей работе преимущества обоих методов, то можно выбрать один из следующих вариантов:

1. Вести учет времени первым способом, но при этом отдельно, «на полях» фиксировать стоимость своих основных затрат времени;

2. Вести учет времени по второму способу, но ограничить себе максимально возможный интервал времени, например, теми же 15 минутами;

3. Поработать 1-2 недели по первому способу и когда вы уже выработаете в себе привычку постоянно спрашивать себя «Что ты сейчас делаешь?» и выныривать из потока, спокойно переходить ко второму способу.

Выбирайте для себя наиболее удобный вариант и вперед, работать!!

Подсказки

1. Сразу тотальный учет с утра до вечера — для большинства людей вещь нереальная, поскольку без привычки происходит конфликт: либо вы ведете учет времени, либо вы работаете. Поэтому лучше начинать с учета времени отдельных фрагментов дня. Как правило, проще всего поддается учету «рабочее» время. Довольно просто также учитывать утро перед рабочим днем. А вот время после работы и выходные, «личное» время, поддается учету обычно сложнее всего.

2. Первое время лучше вести «безоценочный» учет: просто фиксировать все, что вы делаете, не переживая по этому поводу. Это связано с тем, что людей, только начавших делать это упражнение, результаты часто шокируют.

  • Например: «Я смотрела телевизор целых 4 часа! Просто сидела и смотрела, представляете! И ничего не делала. О, ужас, ужас, ужас!!».

И в результате человек начинает избегать точного учета. Чтобы этого не происходило, используйте другие формулировки:

  • «Надо же, я, оказывается,  целых 4 часа смотрела телевизор. Как интересно!  Так и запишем».

Вы узнаете себя и это здорово! А анализом займетесь потом.

Если вы постоянно забываетесь: техника «Закладка»

Вроде только-только открыл первую страницу – а уже прошло 2 часа… И с трудом удается вспомнить, о чем же я читал…

Если вы постоянно забываетесь, используйте технику «Закладка»: это тренировка привычки чувствовать время, не забываться при чтении книг. Делается это так.

1. Вставьте закладки через такое количество страниц, на чтение которых у вас обычно уходит около 15 минут  (например, через каждые 5 страниц).

2. Дойдя до закладки - закрывайте книгу, вспоминайте о том, что было прочитано, потом открывайте и пробегайте по диагонали заново прочитанные страницы и регистрируйте сухой остаток (записывая ключевые мысли, например, на той же самой закладке).

3. Раз в два-три часа перечитывайте все закладки, чтобы оценить результат от чтения книги за трехчасовой период.

Эту технику можно перенести и на другую деятельность. Только тогда в качестве «закладок» будут выступать какие-либо объекты  или события, с которыми вы довольно часто сталкиваетесь в течение дня. Это могут быть, например:

 Доставание денег из кошелька (или убирание денег в свой кошелек)

 Телефонный звонок, который вы слышите

 Открывающаяся дверь

 Светофор

…в общем, все то, что вам часто попадается на пути.

Самое главное то, что, когда в течение дня вы сталкиваетесь с теми «закладками», «якорями», которые вы себе наметили, вам надо встать и совершить любое мелкое физическое действие, например, подпрыгиваете, поднимаете вертикально руку, крутите кистью и т.д. Здесь важен аспект именно физического действия, причем действия достаточно активного, на которое надо затратить некоторое количество физической энергии. Необходимо, чтобы факт встречи с «закладкой» («якорем») вы зафиксировали не только на уровне ума – «да, есть», но и на уровне чувств, ощущений. Чтобы вы встряхнулись, осознали себя, вспомнили, кто вы есть, и что вы есть.

Продвинутый учет времени

Когда фиксирование «просто своих действий»  будет становиться для вас привычным,  добавляйте дополнительные графы:

Дистантная нагрузка.

Это параллельные вашим делам упражнения по дистанции.

Качество работы

Что означает для вас работать качественно:  быстро?  Красиво?  Результативно?

Своевременность

В это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?

Эмоциональное состояние

В вашей душе – «светлое» хорошо? В мир и людям – насколько те эмоции, которые необходимы?

Сухой остаток

Прошло какое-то количество времени. Что вы вынесли из этого времени? Каков реальный результат от вашей деятельности?

Определитесь, какие именно графы вы включите в свою таблицу.

Самые смелые включают сразу всё и с первой недели! И некоторые из них даже умудряются все это заполнять.  Безумству храбрых поем мы песню!!

В чем выражать эти показатели?

Вот несколько стандартных вариантов:

Словами.

Например, качество работы: «отлично!», «хорошо», «средне»  и «плохо».

Позаботьтесь, чтобы было определенное количество заранее продуманных словесных характеристик, а не каждый раз выдумывались новые характеристики.   Также очень важно заранее продумать критерии этих характеристик. Какую работу вы сочтете выполненной «хорошо», а какую «плохо»? Как вы это определите?

Процентами

Сегодня с утра вы встали бодрым и радостным, энергии хоть отбавляй, и поэтому блестяще провели переговоры и заключили потрясающий контракт! Качество работы — 100%. А потом вы расслабились и вместо работы пол дня «просидели» в Интернете. На сколько качественно вы работали в этот момент (в процентах)? А насколько процентов это было своевременно?

Баллами

Выберите удобную для вас шкалу, например, от -3 до +5. Или от 0 до 10. Как вам больше нравится. При выражении численными характеристиками также важно заранее продумать, какое качество работы вы оцените на 2, а какое на 10.  Чем тщательнее вы продумаете это заранее, тем меньше времени у вас будет уходить на раздумывания при заполнении.

щелкните, и изображение увеличитсяВ результате получаются вот такие симпатичные таблички:
щелкните, и изображение увеличитсяИли, к примеру, так:
Когда можно прекращать заниматься письменным хронометражем?
Когда вы научились жить осознанно, всегда отдавая себе отчет, что вы делаете, зачем и сколько при этом проходит времени.
Когда время становится ОСЯЗАЕМЫМ. Приходит понимание, что ваша жизнь вовсе не бесконечна: каждый день – это просто сосуд, контейнер, обладающий определенной вместимостью, которую Вы можете использовать. И ваши дела и заботы являются предметами, которые Вы должны разместить в этом контейнере.

Этап 2:  Анализ использования времени

щелкните, и изображение увеличитсяПринципы анализа: делать вещи правильно — куда как привычнее и проще, чем делать вещи правильные. Автоматически штамповать какие-нибудь кубышки, штамповать их качественно —это не то же самое, что остановиться и задуматься: «А чем я сейчас занят? Я делаю все правильно — но тем ли мне надо заниматься?»

Принцип Парето (правило 80 : 20)

щелкните, и изображение увеличится 80% наших дел дают нам только 20% нашей прибыли, и 20% дел дают нам 80% нашей прибыли! Может, стоит тогда разобраться, где это 80, а где эти — 20 процентов?

Это можно делать по-разному. Например, использовать

Анализ структуры расхода времени по статьям.

Выделите свои стандартные «статьи расхода времени» и подсчитайте, сколько времени в неделю уходит на каждую из них.  Сколько часов в неделю уходит у вас на сон, на еду, на учебу, на работу, а сколько на развлекаловку?

Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя подстатьи, например:

Сон

Работа

Домашние дела:

  • уборка, готовка, стирка, покупка продуктов…

Развлечения:

  • телевизор, тусовки, игры, развлекательное чтение…

Учеба:

  • полезное чтение, курсы, тренинги, дистанция…

Транспорт

Обслуживание себя:

  • еда, гигиена…

Когда вы подсчитаете, сколько времени уходит у вас на каждое из выделенных вами направлений, можно для наглядности составить диаграммку. Например, такую:
Статьи расхода времени (*над столбцами указано количество часов в неделю).

щелкните, и изображение увеличится Теперь вы уже знаете, чем же занимается ваша компания под названием «Вы», как расходует имеющиеся у нее ресурсы.
Если вы также хотите выяснить, сколько ресурсов в вашей компании  идет на развитие, а сколько «проедается», то будет очень полезно провести следующий анализ.

Анализ структуры расхода времени по полезности.

Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы: «полезное время»,  «техническое время» и «время-поглотитель».

«Полезное время» — то время, которое работает на ваши цели, способствует достижению нужных результатов. Это время с положительным «сухим остатком».

«Техническое время» — время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.

«Бесполезное время», «Время-поглотитель» — пустые  развлечения, бесполезный треп – это время тоже с нулевым «сухим остатком», но в отличие от второй группы, эти затраты не являются необходимыми. Например:

Полезное время: Работа, Учеба

Техническое время: Обслуживание себя, Домашние дела, Транспорт

Время-поглотитель: Сон, Развлечения

Будьте честными при разделении своих направлений деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится чему-то новому, развивается, растет как личность.  А для кого-то «работа» является просто способом заработать средства, чтобы «прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к «техническому времени».

щелкните, и изображение увеличитсяОпять же для наглядности можно нарисовать диаграмму:

И время от времени, то есть достаточно часто, рекомендуется размышлять над следующей мыслью:

Развлечение — это все те дела,
которые мы выбираем среди нужных
потому, что они более приятные

В компании «Прагматик» (Директор Виталий Жандаров у меня учился и теперь и посылает к нам всех своих сотрудников — кого в Синтон, кого на «Деловой стандарт») для учета времени используют вот такую милую форму, сделанную в Excel`е…

Скачать:  Форма по учету времени

По ней вы ведете учет затраченного времени, а она тут же переводит его в затраченные деньги и спрашивает, куда их отнести: к убыткам (тогда причина и на кого спишем?), расходам (соответственно — когда и откуда ждать доходов?) или инвестициям (тогда — во что?)

«Пожиратели времени» руководителя

Если вы — руководитель, вам может быть полезен следующий список: соотнесите его с собой и со своей деятельностью.

Планирование

 Не поставленные цели, не прописанный порядок текущих дел. Нет плана на день.

 План нереалистичный, дела налезают друг на друга.

 План не держится или дела не доделываются до конца. Развлечения…

 Борьба с “пожаром”; управление в условиях кризиса.

 Отсутствие сроков выполнения той или иной работы.

Организация

 Неумение организовать себя, заваленный стол.

 Дублирование работы, уже выполняемой кем-то.

 Слишком много начальников.

Кадры

 Необученный, не соответствующий работе персонал.

 Недостаток штата или, наоборот, раздутый штат.

 Подчиненные со своими проблемами.

Управление

 Стремление все делать самому. Развлечения…

 Занятие рутинными делами. Развлечения…

 Неспособность к координации усилий и работе в коллективе.

 Конфликты, не поддающиеся управлению.

Общение

 Телефонные звонки, посетители.

 Заседания.

 Треп: общение, не относящееся к делу, не ведущее к результату.

 Неумение слушать. Бодалки, разборки

Принятие решений

 Неспособность говорить “нет”.

 Нерешительность, откладывание решения.

 Поспешные решения. Принятие решения непосредственно на заседании.

Если кроме этого вам ещё и интересно, для кого же работает ваша компания, кто является «конечным потребителем» результатов её работы, то вам будет интересен следующий анализ:

Анализ структуры использования времени по направленности

При таком анализе необходимо разделить все свое время на три части. А именно на  время, которые тратится  «для себя»,  «для близких» и  «для большой жизни». 

Для себя — это время, которое вы расходуете лично на себя.

Для близких — это то время, которое вы расходуете, чтобы дать что-то своим родным, близким и любимым, а также друзьям и приятелям (например:  помогли маме,  приготовили еду мужу, встретили друга из аэропорта.)

Для большой жизни  — это время, которое вы используете для того, чтобы дать что-то всем остальным людям, человечеству и жизни в целом.

  • Например:  перевели бабушку через дорогу, помогли незнакомой женщине нести сумку, посадили дерево, помогли детскому дому, построили город и прочие ваши привычные дела.

щелкните, и изображение увеличитсяВозможно, у вас получится вот такая диаграмма:

Какие из этого делать вам выводы? Решать вам, и главным здесь оказывается понимание вами ваших главных жизненных целей.

Этап 3: Проверка соответствия текущего состояния вашим стратегическим целям.

Для того чтобы ваша «компания» под названием «Я» работала успешно, прежде всего, у неё должны быть ясные цели и задачи.

- Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти? - спросила Алиса.
- Это во многом зависит от того, куда ты хочешь прийти, - ответил Кот.
- Да мне почти всё равно, - сказала Алиса.
- Тогда все равно, куда идти, - сказал Кот.
- Лишь бы попасть куда-нибудь, - сказала Алиса.
- Не беспокойся, куда-нибудь ты обязательно попадешь, - сказал Кот…

Разговор Алисы с Чеширским Котом

Если вы действительно хотите добиться чего-то определенного, то самое время прописать ваши стратегические цели по основным направлениям вашей деятельности:

 Чего вы хотите достичь на работе? Кем вы хотите стать? Когда?

 Чего вы хотите добиться в личной жизни?

 Чего вы хотите добиться в спорте, в учебе?

Другими словами, если у вас ещё не написан  Максимум вашей жизни (или хотя бы — Минимум), то самое время его написать. Это же так просто: «Цели моей жизни»…

А после этого ответьте для себя на вопрос: «Работает ли имеющаяся структура времени на достижение этих целей?».

Если, например,  одна из ваших целей – «Быть здоровым, иметь хорошую физическую форму», а при этом ваш анализ показывает, что на «Спорт»  вы трачу  0 часов, а на «Еду» и на «Лежание перед телевизором» — по 25 часов в неделю, то очевидно, что надо что-то менять: либо структуру использования времени, либо цели. Впрочем, если вы знаете, что цели у вас дельные, и вы действительно хотите их достичь, то, конечно же, менять надо систему использования времени.

Многие положительные изменения в структуре использования времени происходят ещё на стадии учета, потому что учет дисциплинирует. И если раньше вы могли часами играть в компьютерную игру, не замечая течения времени, то после того, как вы начали фиксировать свои действия, делать это становится уже гораздо сложнее, потому что вы уже знаете, СКОЛЬКО времени вы играете, знаете, чего  вам это стоит. Поэтому вполне возможно, что на данном этапе вы поймете, что  вам  нечего менять и что ваша структура использования времени уже является для вас идеальной.

Если это все же не так и вам ещё есть что усовершенствовать, то надо приступать к изменению имеющейся структуры использования времени.

Для изменения текущего состояния очень полезно для  начала определить идеальное состояние, которого вы хотите добиться.

Этап 4: Описание желаемого состояния

Желаемое или Идеальное состояние в данном случае  – это такая структура использования времени, которая будет отражать все важные для вас направления деятельности и  максимально приближать вас к вашим стратегическим  целям.

Нарисуйте идеальную на ваш взгляд картинку распределения времени, идеальную именно для вас. Как бы вам хотелось, чтобы она выглядела.

Если, например, в ваши цели входит:

 Быть здоровым, иметь хорошую физическую форму

 Стать интеллектуально высокоразвитым и эрудированным человеком….

То, глядя на  Диаграмму 1,  вы видите, что для того, чтобы быстрее прийти к этим целям,  мне необходимо сократить время на «Развлечения», увеличить время на «Учебу» и  добавить новое направление – «Спорт».

Тогда моя «идеальная» диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Диаграмма 2. «Идеальная» структура расхода времени.

щелкните, и изображение увеличитсяПри составлении идеальной структуры помните, что надо планировать не только работу и дела, но и отдых. Отдых – это такая же работа, работа по восстановлению организма, и кто не умеет полноценно отдыхать, тот не может и качественно работать. Соответственно вначале изучите, как вы отдыхаете, а потом научите себя планировать свой отдых, продумывая и прописывая его так же, как и любое другое ответственное дело. Вряд ли можно назвать хорошим отдыхом то, после чего вам требуется ещё несколько дней на «восстановление» и «вхождение в колею».

  • Лучший отдых – это перемена работы. Посидели, поработали, устали – пошли и побегали. Побегали, устали – сели за рабочий стол, поработали…

Итак, вы определили то состояние, которое вы хотели бы достичь. Теперь необходимо привязать эту картинку к вашей реальной жизни.

План у Алисы, что и говорить, был превосходный: простой и ясный, лучше не придумаешь. Недостаток у него был только один: было совершенно неизвестно, как привести его в исполнение…

Льюис Кэрролл — про Вас?

Для переноса идеальной картинки в вашу реальную жизнь очень удобно  воспользоваться Планом распределения времени.

План распределения времени

План распределения времени – это хорошо структурированное расписание, которое должно учитывать все ваши виды деятельности.

В сутках, как известно, 24 часа, из них примерно 8 часов человек спит. щелкните, и изображение увеличитсяОстальное время – бодрствует  (или думает, что бодрствует). Составьте для всего времени вашего бодрствования вот такую простенькую  табличку на неделю:
Вы уже определили свои стратегические цели и те конкретные виды деятельности, которые поддерживают реализацию этих целей. А теперь в соответствии с вашими задачами, начинайте размещать на этом чистом холсте все направления вашей деятельности, учитывая ваши реальные возможности  и следя за тем, чтобы в сумме на то или иное направление тратилось именно столько времени, сколько вы запланировали.

щелкните, и изображение увеличитсяВести учет можно на этой же самой таблице.  Я делаю так – при создании плана распределения карандашом пишу на левой стороне ячейки свою планируемую деятельность. А по прошествии периода времени этой ячейки я уже ручкой пишу справа, что конкретно я в этот момент делал. И если я делал именно то, что запланировал, я просто ставлю плюс «+» – дела идут как надо!
Еще к этой же таблице удобно пририсовать еще две строки: Результат и Итог.
В ячейку «Результат» я коротко записываю сухой остаток дня: что сделал на работе и дома, чему научился, как продвинулся к Максимуму. А в ячейку «Итог» я ставлю себе оценку – насколько хорошо я за этот день поработал!

План распределения времени как нельзя лучше помогает сделать ваше время осязаемым.  Перед вами «шкафчик со временем», его пространство ограничено. Как вы разместите в нем все ваши «вещи»? Где будет «полочка» для развлечений, а где для учебы?  План распределения времени должен включать все виды вашей деятельности, как шкаф, содержащий все ваши вещи.

Составление плана распределения времени — задачка творческая, очень интересная и полезная. План удобен тем, что свои дела вы можете двигать прямо «блоками» для поиска максимально удобного времени, можете  выделять разные направления различными цветами,  что дает очень наглядную информацию.

щелкните, и изображение увеличитсяНапример, если  одна из моих  целей: «Быть здоровой, иметь хорошую физическую форму», то  в соответствии с Диаграммой 2 мне необходимо выделить в моем плане время на «Спорт» - 6 часов. Соответственно я резервирую  в моем  плане распределения времени блок для тренировок 3 раза в неделю по 2 часа.
Если я буду переносить в жизнь идеальную структуру с Диаграммы 2, у меня может получиться примерно такой план распределения времени (для большей наглядности,  я отметила  блоки теми цветами, который использовались в диаграмме):

Очень полезно также отдельно составить план для вашего рабочего времени.

щелкните, и изображение увеличитсяНапример, такой:

Даже если ваша работа слабо поддается структурированию, всегда можно выделить те направления, которые будут для вас основными в тот или иной промежуток времени. Составив план рабочего дня, вы сможете успевать за то же время гораздо больше.

Здесь важно научиться расставлять приоритеты – выделить наиболее важные пункты в вашей деятельности. Например, на работе – в начале рабочего дня (а потом и недели, и месяца) составляем схему распределения рабочего времени:
1. Важно/Не важно
2. Срочно (сделать немедленно, делегировать, сделать позже).
3. Не срочно (включить в план).
Умение правильно расставлять приоритеты пригодится вам и при  глобальном планировании вашего времени (создание идеальной структуры расхода времени) – поскольку вероятен вариант, при котором у вас будет несколько важных для вас жизненных целей.
Например, в данный момент важны два направления – Деньги и Здоровье. Замечательно, если в ваши планы аккуратно укладываются и дополнительные нагрузки на работе, командировки и пр. и, при этом, есть время для посещения фитнес-центра, утренних пробежек, бассейна, сауны и пр. А если придется выбирать?

Таким образом, приоритеты глобального планирования имеют особенность меняться местами. Но в начале, необходимо их определить.

Вносите изменения в ваш общий план распределения времени до тех пор, пока не сможете ответить утвердительно на перечисленные ниже вопросы:

 Ваш  план распределения времени отражает ваши стратегические цели?

 Ваш план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми вы хотите заниматься?

 Позволяет ли этот план поддерживать и восстанавливать ваши силы?

 Подходит ли лично вам выбранный ритм жизни?

 Вы занимаетесь каждым видом деятельности в подходящий для вас период времени?

Последний вопрос очень важен. При планировании своих дел важно учитывать наиболее подходящее для той или иной задачи время.

Когда вам лучше заниматься спортом?  В какое время вам лучше заниматься иностранным языком?

Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи?

Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом?

У каждого человека в течение дня существуют подъемы и спады физической активности. Чтобы работать с максимальной отдачей, при планировании своего дня полезно учитывать эти подъемы и спады.

Когда вы будете выполнять Учет Времени полезно будет отмечать эти спады и подъемы – можно просто стрелочкой вверх и вниз.  Наличие графика станет дополнительным наглядным пособием. Потом, планируя ваше время, вы сможете наиболее важные и энергозатратные дела накладывать на пики естественной активности. А вот на спады – оптимальным будет наложение отдыха и мягких физических нагрузок (разминок).

Более продуктивно и полезно для организма будет, если при планировании своего дня вы будете учитывать эти естественные колебания активности, отводя время пиков активности на деятельность, требующую наибольшей концентрации и отдачи, а во время спадов планируя периоды отдыха, хотя бы краткосрочные. Это позволит работать с наибольшей интенсивностью и отдачей, получая естественное удовольствие от работы.

Также при составлении плана распределения времени очень важно учитывать реальные затраты времени на то или иное действие.

Люди часто неверно оценивают требуемое время из-за того, что не обращают внимания на скрытые затраты времени.

Скрытые затраты времени

Время на передвижение.

Например, если вам надо успеть на переговоры к 10.00, то это означает, что в 10.00 вы должны не входить в здание бизнес - центра, а должны быть уже в комнате переговоров.

Люди, которые не учитывают этот фактор и в 10.00 только входят в здание бизнес - центра, затем нервно переминаются с ноги на ногу в ожидании лифта, стискивают зубы, пока лифт на подъеме останавливается на каждом этаже, выходят из него и не могут найти нужный кабинет. А потом они говорят: «Это был явно не мой день, весь мир как будто ополчился против меня!»

Учитесь принимать во внимание время, необходимое на передвижение к месту встречи:

Поедите ли вы на встречу в час пик или в относительно спокойное время?

Есть ли в этом здании лифт или вы будите подниматься по лестнице?

Насколько надежно выбранное вами средство передвижения?

Время на подготовку и на завершение дела

Например, само занятие спортом может занимать 30 минут. Но для того чтобы позаниматься,  вам надо переодеться, возможно, подготовить какой-то спортивный инвентарь.  А после занятия вам надо будет принять душ и опять же переодеться. Поэтому в сумме на то чтобы позаниматься спортом у вас уйдет  уже не 30 минут, а 40-50 минут.

Все всегда не успеешь, но можно организовать свое время так, что вы начнете успевать делать за то же время гораздо больше. 

Иногда вам кажется, что вся ваша кухонная утварь просто не может уместиться в этом маленьком кухонном шкафчике.  Но потом вы начинаете наводить там порядок, кружки ставите на самую узкую полочку, освобождая тем самым место на широкой полке для более объемной посуды, кастрюли вы вставляете одна в другую, (как матрешку), точно так же ставите друг в дружку миски, и, удивляясь, обнаруживаете, что у вас …для всего хватает места и сюда можно поставить ещё и тарелки. 

То же самое происходит и со временем. При правильной организации высвобождаются резервы, о которых  вы до этого не замечали. Вот некоторые приемы оптимизации использования времени:

Организуйте пространство вокруг себя.

Исследования показывают, что в человек теряет в среднем от одного до двух часов в день, разыскивая нужные нам вещи и материалы в папках и неупорядоченных кипах бумаг, в шкафах и на стеллажах. Целых два часа времени в день!!

Понаблюдайте, сколько времени уходит у вас лично на поиск нужного документа, нужного письма, нужного файла.

Запланируйте себе специальное время на разбор почты и на уборку в своих ящиках. Если вы будете делать это регулярно и  планомерно, на это будет уходить всего  5-10 минут в день. Вы сэкономите 1,5 часа в день!

Совмещайте несколько видов деятельности

Можно общаться  с родственниками по телефону и при этом готовить ужин (для этого всего лишь нужен радио-телефон, а ещё лучше hands-free), вы можете использовать время в общественном транспорте для чтения, время в автомобиле для прослушивания текстов на аудио-кассетах или для изучения языка.

Потрясающая возможность выполнять дистантные упражнения в русле текущих дел!
Уборка квартиры – совмещаем с упражнением Любовь. Сколько чувств можно вложить в протирание пыли, складывание вещей вашего ребенка (тут еще одно совмещение, сразу продумываем, как организовать нашего любимого детеныша на порядок и чистоту. Потом разговор с ним совмещаем с упражнением Учет и Планирование времени и Любовь).
Приготовление еды – тут без Любви просто никак!
Складывать вещи на высоких полках лучше без стульчика – тянемся высоко, прогибаемся изящно, но осторожно.
А пылесосить квартиру в ритмах арабских танцев – это просто потрясающее совмещение – и Учет Времени (потому что быстро, эмоционально, красиво), и Хорошо, и Любовь, и Здоровье. И даже Лидер, Царь, Организатор – потому потом ваш задор увлечет родных и близких. Именно вы превратили рутину повседневных дел в яркий карнавал положительных эмоций.

Если вы знаете, что есть хотя бы минимальная вероятность, что сегодня вам придется выезжать из офиса по делам, позаботьтесь о том, чтобы у вас была с собой нужная книга или кассета. Всегда может случиться так, что вам придется ждать больше, чем вам казалось. И имея с собой все необходимое, вы всегда сможете эффективно использовать это время.

Вы ненавидите ждать? Вы ненавидите очереди? Прекрасно! Позаботьтесь о занятиях на случай, если вам придется ждать, и эти высказывания утрачивают свой смысл. Вы начинаете радоваться каждой свободной минуте как возможности прочитать ещё одну страничку замечательной книги. А когда ожидание заканчивается, вы радуетесь тому, что теперь у вас есть возможность заняться другим важным и полезным делом.

Если на нашем плане распределения времени предусмотрено 16 часов на «Транспорт» — прикиньте, сколько книг можно прочитать, используя это время для чтения!!  Сколько кассет с уроками иностранного языка можно прослушать!

Научитесь сосредотачиваться на одной задаче

Предположим, что вы садитесь за стол, чтобы написать отчет. В течение последующего часа вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами звоните 10 раз, отвечаете на 12 писем, пришедших вам в это время по электронной почте. В результате вы заканчиваете отчет через 3 часа и при этом не имеете ни малейшего представления, сколько же времени вам для этого потребовалось…

Как только вы научитесь концентрироваться на выполнение конкретной задачи  и не отвлекаться по мелочам, ваша продуктивность значительно повысится.

Научитесь быть сосредоточенным сначала 15 минут, потом 30 минут, потом 45 минут, потом час…

Ускоряйте выполнение монотонных задач

Вы можете разработать специальные шаблоны и формы, которые ускорят выполнение однообразных задач. Если вам часто приходится составлять однообразные письма или другие документы - сделайте шаблоны для таких документов.

То же самое относится и к домашним делам.

Например, на уборку квартиры может уходить половина выходного дня. При этом вы бродите по квартире, выискиваете, что бы ещё такое вымыть, и все равно остаетесь  не довольны результатом. Продумайте, что именно включает  в себя уборка квартиры. В какой последовательности максимально эффективно выполнять эти действия?

Например, один из принципов – уборка сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откуда их потом можно убрать пылесосом. 

Для информации: команда профессиональных уборщиков может сделать генеральную уборку в большом доме всего за 42 минуты…

Что касается покупки продуктов - если заранее закупить не портящиеся товары: зубную пасту, мыло, мешки для мусора, сахар, соль, то вам не придется тратить время на срочную покупку этих продуктов, когда они неожиданно закончатся.

  • Как в старые добрые времена дефицита.

Составьте список задач для свободного времени

Часто бывает так, что у нас неожиданно возникает некоторое свободное время, но поскольку мы не знаем, чем его занять,  мы проводим его исключительно в раздумьях о том, чем бы заняться  и как бы его использовать.

Чтобы не тратить на это время, разделите все задачи на «обязательные» и «желательные». Обратите внимание на то, чтобы в разряд «обязательные» попали бы только действительно наиболее важные для вас задачи. Если их будет разумное количество – вы всегда найдете для них время в своем плане распределения.

А теперь составьте отдельный список всех  «желательных» задач  и укажите в нем время, необходимое для  их выполнения.

Теперь,  когда у вас будут появляться «окна» свободного времени, вы просто заглядываете в этот список и выбираете одну из подходящих по времени задач.

Полезно заранее разделить этот список на 3 категории:

Пять минут и меньше: сделать короткие телефонные звонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы в компьютере.

Тридцать минут и меньше: прочитать отчет, составить бюджет или смету, разобрать накопившиеся документы, прогуляться, сделать зарядку.

Один час или меньше:  …очень много вариантов, подумайте сами…

Итого: планирование деятельности в течение дня

1. Составьте список дел (мероприятий)

2. Расставьте их по приоритетам (АВС)

3. Оцените, сколько времени Вам понадобится на выполнение задачи

4. Составьте график дня

5. Зарезервируйте время на непредвиденные события

6. Планируйте выполнение работы на время наивысшей работоспособности

7. В конце дня контролируйте, что Вы выполнили, а что нет

8. Составьте план следующего дня в конце предыдущего

Этап 5: Контроль достижения желаемого состояния.

На данном этапе у вас уже прописаны ваши стратегические цели и составлена идеальная структура использования времени. Осталось только её выполнить.

  • Всего-то!

Для контроля над выполнением идеальной структуры очень удобно использовать выборочный учет времени по тем статьям, расход на которые вы планируете изменить.

  • Например, в приведенных выше примерах, это будут статьи: «Развлечения», «Учеба» и «Спорт».

щелкните, и изображение увеличитсяДля выборочного учета удобно вести примерно такую табличку:

Таблицу вы разбиваете на выбранные интервалы времени (в нашем примере — 30 минут). Сама табличка заполняется в течение дня.  Последний столбец — «Итого» — заполняется в конце дня.

щелкните, и изображение увеличится Заполненная табличка может выглядеть примерно так:

щелкните, и изображение увеличитсяПо итогам недели по результатам еженедельных таблиц вы заполняете такую итоговую табличку: 

Данный учет необходимо вести до тех пор, пока вы не достигнете запланированных результатов. Обычно, если вы хорошо продумали свой план распределения времени, то переход к желаемой структуре использования времени осуществляется довольно быстро. Если что-то этому мешает, то необходимо пересмотреть ваш план.

Возможно, вы запланировали для тренировок не удобное для вас время и поэтому регулярно пропускаете их и мало занимаетесь спортом.

Кстати, очень полезно сформировать естественную привычку законченности ваших дел. И крупных проектов,  важных планов и просто текущих рабочих дел. В конце рабочего дня убедитесь, что вы действительно выполнили все, что наметили. Зафиксируйте это чувство – глубокого удовлетворения и внутренней свободы.
Как это выглядит на конкретном примере?
Здесь помогает очень простое «изобретение» - текущие задачи я отмечаю на маленьких бумажках – стопка таких у каждого на столе. Крупные блоки я помню и так, их сложно выпустить из поля зрения. А вот всякая мелочевка – порой очень важная – легко может выпасть – такие задания я записываю, складываю на подставке для бумаг в порядке важности и приоритетности слева направо, как колоду карт. Задание сделано – бумажку в мусорку. Если я чувствую, что начинаю уставать и теряю скорость работы – я начинаю вытаскивать бумажки с правого конца (т.е. самые незначительные задания) – на них я и отдохну
Таким образом, к концу рабочего дня ни одной бумажки на столе не должно остаться. Если только какое-либо задание не перешло на другой день.
Кстати, такая же система замечательно работает и дома.

Контроль за выполнением ежедневных дел

щелкните, и изображение увеличитсяЕще для контроля запланированных ежедневных действий удобна такая форма таблицы (на месяц):
Плюс ставится, если дело выполнено (например, подъем точно в 8:00 и зарядка), минус – если не выполнено (обливание). Число «3» означает, что за день было сделано 3 лицевых гимнастики, итог дня – числовая оценка вашей эффективности. Таким образом, вы отмечаете выполнение всех необходимых дел за день – каждый день. И если за невыполнение назначены штрафы – такая таблица просто незаменима. Минус – штраф, и никаких проволочек! Однако, иногда удобно использовать букву «Т» – когда дело не было сделано по объективным причинам (например, был в Синтоне на тренинге до 23-х, вернулся в 24, естественно – никакой гитары). А по окончанию месяца легко подвести итоги: насколько процентов вы своему плану – следовали!

Наиболее подробным, детальным выглядит План на год. Логично создавать два варианта – рабочий (профессиональные достижения) и личный (я сам/а, родные, любимые). Я бы еще добавила Годовой План по Дистанции.
Рабочий включает разметку крупными штрихами ваших проф. планов (участие в конференциях, выставках, в крупных проектах, отпуск) и достижений (повышение ЗП, доп. образование, новая работа).
Личный обязательно должен отображать значимые события вашей личной жизни – курсы, поездки, семейные праздники, др. Кстати, разумно добавить еще и колонку предварительных расходов. Вот и Планирование Денег вошло в вашу жизнь самым естественным образом

После того, как вы выполнили все этапы, вы можете смело сказать, что вы научились учитывать и планировать ваше время.  Теперь вы полностью владеете информацией о происходящих в вашей компании процессах, о том, куда тратятся ресурсы вашей компании. Кроме того, теперь вы можете управлять распределением этих ресурсов.

С уверенностью можно сказать, что теперь ваша компания будет достигать своих целей гораздо быстрее и эффективнее, и будет работать гораздо результативнее.

Итак, принципы тайм-менеджмента:

Квалифицированно поставьте цели

Составьте реалистичный план действий

Распределите задачи по их приоритетности (АВС)

Изложите Ваши цели, планы и задачи в письменном виде

Составьте для них график

Не планируйте все 100% Вашего времени

Скоординируйте эти планы с другими планами

Передайте выполнение этих задач другим

Регулярно отслеживайте результаты



Страница сформирована за 0.8 сек
SQL запросов: 192