Этап 4: Описание желаемого состояния
Желаемое или Идеальное состояние в данном случае – это такая структура использования времени, которая будет отражать все важные для вас направления деятельности и максимально приближать вас к вашим стратегическим целям.
Нарисуйте идеальную на ваш взгляд картинку распределения времени, идеальную именно для вас. Как бы вам хотелось, чтобы она выглядела.
Если, например, в ваши цели входит:
Быть здоровым, иметь хорошую физическую форму
Стать интеллектуально высокоразвитым и эрудированным человеком….
То, глядя на Диаграмму 1, вы видите, что для того, чтобы быстрее прийти к этим целям, мне необходимо сократить время на «Развлечения», увеличить время на «Учебу» и добавить новое направление – «Спорт».
Тогда моя «идеальная» диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Диаграмма 2. «Идеальная» структура расхода времени.
При составлении идеальной структуры помните, что надо планировать не только работу и дела, но и отдых. Отдых – это такая же работа, работа по восстановлению организма, и кто не умеет полноценно отдыхать, тот не может и качественно работать. Соответственно вначале изучите, как вы отдыхаете, а потом научите себя планировать свой отдых, продумывая и прописывая его так же, как и любое другое ответственное дело. Вряд ли можно назвать хорошим отдыхом то, после чего вам требуется ещё несколько дней на «восстановление» и «вхождение в колею».
- Лучший отдых – это перемена работы. Посидели, поработали, устали – пошли и побегали. Побегали, устали – сели за рабочий стол, поработали…
Итак, вы определили то состояние, которое вы хотели бы достичь. Теперь необходимо привязать эту картинку к вашей реальной жизни.
План у Алисы, что и говорить, был превосходный: простой и ясный, лучше не придумаешь. Недостаток у него был только один: было совершенно неизвестно, как привести его в исполнение…
Для переноса идеальной картинки в вашу реальную жизнь очень удобно воспользоваться Планом распределения времени.
План распределения времени
План распределения времени – это хорошо структурированное расписание, которое должно учитывать все ваши виды деятельности.
В сутках, как известно, 24 часа, из них примерно 8 часов человек спит. 
Остальное время – бодрствует (или думает, что бодрствует). Составьте для всего времени вашего бодрствования вот такую простенькую табличку на неделю:
Вы уже определили свои стратегические цели и те конкретные виды деятельности, которые поддерживают реализацию этих целей. А теперь в соответствии с вашими задачами, начинайте размещать на этом чистом холсте все направления вашей деятельности, учитывая ваши реальные возможности и следя за тем, чтобы в сумме на то или иное направление тратилось именно столько времени, сколько вы запланировали.
Вести учет можно на этой же самой таблице. Я делаю так – при создании плана распределения карандашом пишу на левой стороне ячейки свою планируемую деятельность. А по прошествии периода времени этой ячейки я уже ручкой пишу справа, что конкретно я в этот момент делал. И если я делал именно то, что запланировал, я просто ставлю плюс «+» – дела идут как надо!
Еще к этой же таблице удобно пририсовать еще две строки: Результат и Итог.
В ячейку «Результат» я коротко записываю сухой остаток дня: что сделал на работе и дома, чему научился, как продвинулся к Максимуму. А в ячейку «Итог» я ставлю себе оценку – насколько хорошо я за этот день поработал!
План распределения времени как нельзя лучше помогает сделать ваше время осязаемым. Перед вами «шкафчик со временем», его пространство ограничено. Как вы разместите в нем все ваши «вещи»? Где будет «полочка» для развлечений, а где для учебы? План распределения времени должен включать все виды вашей деятельности, как шкаф, содержащий все ваши вещи.
Составление плана распределения времени — задачка творческая, очень интересная и полезная. План удобен тем, что свои дела вы можете двигать прямо «блоками» для поиска максимально удобного времени, можете выделять разные направления различными цветами, что дает очень наглядную информацию.
Например, если одна из моих целей: «Быть здоровой, иметь хорошую физическую форму», то в соответствии с Диаграммой 2 мне необходимо выделить в моем плане время на «Спорт» - 6 часов. Соответственно я резервирую в моем плане распределения времени блок для тренировок 3 раза в неделю по 2 часа.
Если я буду переносить в жизнь идеальную структуру с Диаграммы 2, у меня может получиться примерно такой план распределения времени (для большей наглядности, я отметила блоки теми цветами, который использовались в диаграмме):
Очень полезно также отдельно составить план для вашего рабочего времени.
Например, такой:
Даже если ваша работа слабо поддается структурированию, всегда можно выделить те направления, которые будут для вас основными в тот или иной промежуток времени. Составив план рабочего дня, вы сможете успевать за то же время гораздо больше.
Здесь важно научиться расставлять приоритеты – выделить наиболее важные пункты в вашей деятельности. Например, на работе – в начале рабочего дня (а потом и недели, и месяца) составляем схему распределения рабочего времени:
1. Важно/Не важно
2. Срочно (сделать немедленно, делегировать, сделать позже).
3. Не срочно (включить в план).
Умение правильно расставлять приоритеты пригодится вам и при глобальном планировании вашего времени (создание идеальной структуры расхода времени) – поскольку вероятен вариант, при котором у вас будет несколько важных для вас жизненных целей.
Например, в данный момент важны два направления – Деньги и Здоровье. Замечательно, если в ваши планы аккуратно укладываются и дополнительные нагрузки на работе, командировки и пр. и, при этом, есть время для посещения фитнес-центра, утренних пробежек, бассейна, сауны и пр. А если придется выбирать?
Таким образом, приоритеты глобального планирования имеют особенность меняться местами. Но в начале, необходимо их определить.
Вносите изменения в ваш общий план распределения времени до тех пор, пока не сможете ответить утвердительно на перечисленные ниже вопросы:
Ваш план распределения времени отражает ваши стратегические цели?
Ваш план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми вы хотите заниматься?
Позволяет ли этот план поддерживать и восстанавливать ваши силы?
Подходит ли лично вам выбранный ритм жизни?
Вы занимаетесь каждым видом деятельности в подходящий для вас период времени?
Последний вопрос очень важен. При планировании своих дел важно учитывать наиболее подходящее для той или иной задачи время.
Когда вам лучше заниматься спортом? В какое время вам лучше заниматься иностранным языком?
Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи?
Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом?
У каждого человека в течение дня существуют подъемы и спады физической активности. Чтобы работать с максимальной отдачей, при планировании своего дня полезно учитывать эти подъемы и спады.
Когда вы будете выполнять Учет Времени полезно будет отмечать эти спады и подъемы – можно просто стрелочкой вверх и вниз. Наличие графика станет дополнительным наглядным пособием. Потом, планируя ваше время, вы сможете наиболее важные и энергозатратные дела накладывать на пики естественной активности. А вот на спады – оптимальным будет наложение отдыха и мягких физических нагрузок (разминок).
Более продуктивно и полезно для организма будет, если при планировании своего дня вы будете учитывать эти естественные колебания активности, отводя время пиков активности на деятельность, требующую наибольшей концентрации и отдачи, а во время спадов планируя периоды отдыха, хотя бы краткосрочные. Это позволит работать с наибольшей интенсивностью и отдачей, получая естественное удовольствие от работы.
Также при составлении плана распределения времени очень важно учитывать реальные затраты времени на то или иное действие.
Люди часто неверно оценивают требуемое время из-за того, что не обращают внимания на скрытые затраты времени.
Скрытые затраты времени
Время на передвижение.
Например, если вам надо успеть на переговоры к 10.00, то это означает, что в 10.00 вы должны не входить в здание бизнес - центра, а должны быть уже в комнате переговоров.
Люди, которые не учитывают этот фактор и в 10.00 только входят в здание бизнес - центра, затем нервно переминаются с ноги на ногу в ожидании лифта, стискивают зубы, пока лифт на подъеме останавливается на каждом этаже, выходят из него и не могут найти нужный кабинет. А потом они говорят: «Это был явно не мой день, весь мир как будто ополчился против меня!»
Учитесь принимать во внимание время, необходимое на передвижение к месту встречи:
Поедите ли вы на встречу в час пик или в относительно спокойное время?
Есть ли в этом здании лифт или вы будите подниматься по лестнице?
Насколько надежно выбранное вами средство передвижения?
Время на подготовку и на завершение дела
Например, само занятие спортом может занимать 30 минут. Но для того чтобы позаниматься, вам надо переодеться, возможно, подготовить какой-то спортивный инвентарь. А после занятия вам надо будет принять душ и опять же переодеться. Поэтому в сумме на то чтобы позаниматься спортом у вас уйдет уже не 30 минут, а 40-50 минут.
Все всегда не успеешь, но можно организовать свое время так, что вы начнете успевать делать за то же время гораздо больше.
Иногда вам кажется, что вся ваша кухонная утварь просто не может уместиться в этом маленьком кухонном шкафчике. Но потом вы начинаете наводить там порядок, кружки ставите на самую узкую полочку, освобождая тем самым место на широкой полке для более объемной посуды, кастрюли вы вставляете одна в другую, (как матрешку), точно так же ставите друг в дружку миски, и, удивляясь, обнаруживаете, что у вас …для всего хватает места и сюда можно поставить ещё и тарелки.
То же самое происходит и со временем. При правильной организации высвобождаются резервы, о которых вы до этого не замечали. Вот некоторые приемы оптимизации использования времени:
Организуйте пространство вокруг себя.
Исследования показывают, что в человек теряет в среднем от одного до двух часов в день, разыскивая нужные нам вещи и материалы в папках и неупорядоченных кипах бумаг, в шкафах и на стеллажах. Целых два часа времени в день!!
Понаблюдайте, сколько времени уходит у вас лично на поиск нужного документа, нужного письма, нужного файла.
Запланируйте себе специальное время на разбор почты и на уборку в своих ящиках. Если вы будете делать это регулярно и планомерно, на это будет уходить всего 5-10 минут в день. Вы сэкономите 1,5 часа в день!
Совмещайте несколько видов деятельности
Можно общаться с родственниками по телефону и при этом готовить ужин (для этого всего лишь нужен радио-телефон, а ещё лучше hands-free), вы можете использовать время в общественном транспорте для чтения, время в автомобиле для прослушивания текстов на аудио-кассетах или для изучения языка.
Потрясающая возможность выполнять дистантные упражнения в русле текущих дел!
Уборка квартиры – совмещаем с упражнением Любовь. Сколько чувств можно вложить в протирание пыли, складывание вещей вашего ребенка (тут еще одно совмещение, сразу продумываем, как организовать нашего любимого детеныша на порядок и чистоту. Потом разговор с ним совмещаем с упражнением Учет и Планирование времени и Любовь).
Приготовление еды – тут без Любви просто никак! 
Складывать вещи на высоких полках лучше без стульчика – тянемся высоко, прогибаемся изящно, но осторожно.
А пылесосить квартиру в ритмах арабских танцев – это просто потрясающее совмещение – и Учет Времени (потому что быстро, эмоционально, красиво), и Хорошо, и Любовь, и Здоровье. И даже Лидер, Царь, Организатор – потому потом ваш задор увлечет родных и близких. Именно вы превратили рутину повседневных дел в яркий карнавал положительных эмоций.
Если вы знаете, что есть хотя бы минимальная вероятность, что сегодня вам придется выезжать из офиса по делам, позаботьтесь о том, чтобы у вас была с собой нужная книга или кассета. Всегда может случиться так, что вам придется ждать больше, чем вам казалось. И имея с собой все необходимое, вы всегда сможете эффективно использовать это время.
Вы ненавидите ждать? Вы ненавидите очереди? Прекрасно! Позаботьтесь о занятиях на случай, если вам придется ждать, и эти высказывания утрачивают свой смысл. Вы начинаете радоваться каждой свободной минуте как возможности прочитать ещё одну страничку замечательной книги. А когда ожидание заканчивается, вы радуетесь тому, что теперь у вас есть возможность заняться другим важным и полезным делом.
Если на нашем плане распределения времени предусмотрено 16 часов на «Транспорт» — прикиньте, сколько книг можно прочитать, используя это время для чтения!! Сколько кассет с уроками иностранного языка можно прослушать!
Научитесь сосредотачиваться на одной задаче
Предположим, что вы садитесь за стол, чтобы написать отчет. В течение последующего часа вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами звоните 10 раз, отвечаете на 12 писем, пришедших вам в это время по электронной почте. В результате вы заканчиваете отчет через 3 часа и при этом не имеете ни малейшего представления, сколько же времени вам для этого потребовалось…
Как только вы научитесь концентрироваться на выполнение конкретной задачи и не отвлекаться по мелочам, ваша продуктивность значительно повысится.
Научитесь быть сосредоточенным сначала 15 минут, потом 30 минут, потом 45 минут, потом час…
Ускоряйте выполнение монотонных задач
Вы можете разработать специальные шаблоны и формы, которые ускорят выполнение однообразных задач. Если вам часто приходится составлять однообразные письма или другие документы - сделайте шаблоны для таких документов.
То же самое относится и к домашним делам.
Например, на уборку квартиры может уходить половина выходного дня. При этом вы бродите по квартире, выискиваете, что бы ещё такое вымыть, и все равно остаетесь не довольны результатом. Продумайте, что именно включает в себя уборка квартиры. В какой последовательности максимально эффективно выполнять эти действия?
Например, один из принципов – уборка сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откуда их потом можно убрать пылесосом.
Для информации: команда профессиональных уборщиков может сделать генеральную уборку в большом доме всего за 42 минуты…
Что касается покупки продуктов - если заранее закупить не портящиеся товары: зубную пасту, мыло, мешки для мусора, сахар, соль, то вам не придется тратить время на срочную покупку этих продуктов, когда они неожиданно закончатся.
- Как в старые добрые времена дефицита.
Составьте список задач для свободного времени
Часто бывает так, что у нас неожиданно возникает некоторое свободное время, но поскольку мы не знаем, чем его занять, мы проводим его исключительно в раздумьях о том, чем бы заняться и как бы его использовать.
Чтобы не тратить на это время, разделите все задачи на «обязательные» и «желательные». Обратите внимание на то, чтобы в разряд «обязательные» попали бы только действительно наиболее важные для вас задачи. Если их будет разумное количество – вы всегда найдете для них время в своем плане распределения.
А теперь составьте отдельный список всех «желательных» задач и укажите в нем время, необходимое для их выполнения.
Теперь, когда у вас будут появляться «окна» свободного времени, вы просто заглядываете в этот список и выбираете одну из подходящих по времени задач.
Полезно заранее разделить этот список на 3 категории:
Пять минут и меньше: сделать короткие телефонные звонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы в компьютере.
Тридцать минут и меньше: прочитать отчет, составить бюджет или смету, разобрать накопившиеся документы, прогуляться, сделать зарядку.
Один час или меньше: …очень много вариантов, подумайте сами…
Итого: планирование деятельности в течение дня
1. Составьте список дел (мероприятий)
2. Расставьте их по приоритетам (АВС)
3. Оцените, сколько времени Вам понадобится на выполнение задачи
4. Составьте график дня
5. Зарезервируйте время на непредвиденные события
6. Планируйте выполнение работы на время наивысшей работоспособности
7. В конце дня контролируйте, что Вы выполнили, а что нет
8. Составьте план следующего дня в конце предыдущего
Этап 5: Контроль достижения желаемого состояния.
На данном этапе у вас уже прописаны ваши стратегические цели и составлена идеальная структура использования времени. Осталось только её выполнить.
- Всего-то!
Для контроля над выполнением идеальной структуры очень удобно использовать выборочный учет времени по тем статьям, расход на которые вы планируете изменить.
- Например, в приведенных выше примерах, это будут статьи: «Развлечения», «Учеба» и «Спорт».
Для выборочного учета удобно вести примерно такую табличку:
Таблицу вы разбиваете на выбранные интервалы времени (в нашем примере — 30 минут). Сама табличка заполняется в течение дня. Последний столбец — «Итого» — заполняется в конце дня.
Заполненная табличка может выглядеть примерно так:
По итогам недели по результатам еженедельных таблиц вы заполняете такую итоговую табличку:
Данный учет необходимо вести до тех пор, пока вы не достигнете запланированных результатов. Обычно, если вы хорошо продумали свой план распределения времени, то переход к желаемой структуре использования времени осуществляется довольно быстро. Если что-то этому мешает, то необходимо пересмотреть ваш план.
Возможно, вы запланировали для тренировок не удобное для вас время и поэтому регулярно пропускаете их и мало занимаетесь спортом.
Кстати, очень полезно сформировать естественную привычку законченности ваших дел. И крупных проектов, важных планов и просто текущих рабочих дел. В конце рабочего дня убедитесь, что вы действительно выполнили все, что наметили. Зафиксируйте это чувство – глубокого удовлетворения и внутренней свободы.
Как это выглядит на конкретном примере?
Здесь помогает очень простое «изобретение» - текущие задачи я отмечаю на маленьких бумажках – стопка таких у каждого на столе. Крупные блоки я помню и так, их сложно выпустить из поля зрения. А вот всякая мелочевка – порой очень важная – легко может выпасть – такие задания я записываю, складываю на подставке для бумаг в порядке важности и приоритетности слева направо, как колоду карт. Задание сделано – бумажку в мусорку. Если я чувствую, что начинаю уставать и теряю скорость работы – я начинаю вытаскивать бумажки с правого конца (т.е. самые незначительные задания) – на них я и отдохну
Таким образом, к концу рабочего дня ни одной бумажки на столе не должно остаться. Если только какое-либо задание не перешло на другой день.
Кстати, такая же система замечательно работает и дома.
Контроль за выполнением ежедневных дел
Еще для контроля запланированных ежедневных действий удобна такая форма таблицы (на месяц):
Плюс ставится, если дело выполнено (например, подъем точно в 8:00 и зарядка), минус – если не выполнено (обливание). Число «3» означает, что за день было сделано 3 лицевых гимнастики, итог дня – числовая оценка вашей эффективности. Таким образом, вы отмечаете выполнение всех необходимых дел за день – каждый день. И если за невыполнение назначены штрафы – такая таблица просто незаменима. Минус – штраф, и никаких проволочек! Однако, иногда удобно использовать букву «Т» – когда дело не было сделано по объективным причинам (например, был в Синтоне на тренинге до 23-х, вернулся в 24, естественно – никакой гитары). А по окончанию месяца легко подвести итоги: насколько процентов вы своему плану – следовали!
Наиболее подробным, детальным выглядит План на год. Логично создавать два варианта – рабочий (профессиональные достижения) и личный (я сам/а, родные, любимые). Я бы еще добавила Годовой План по Дистанции.
Рабочий включает разметку крупными штрихами ваших проф. планов (участие в конференциях, выставках, в крупных проектах, отпуск) и достижений (повышение ЗП, доп. образование, новая работа).
Личный обязательно должен отображать значимые события вашей личной жизни – курсы, поездки, семейные праздники, др. Кстати, разумно добавить еще и колонку предварительных расходов. Вот и Планирование Денег вошло в вашу жизнь самым естественным образом
