Чего стоит промедление?
Промедление миссис Дэвис в выражении слов благодарности стоило ей многих минут острых волнений. Она бы страдала гораздо меньше, если бы замедлила принятие решения и постаралась вспомнить последствия ее прошлых промедлений: тетя уже почувствовала себя обиженной и мать написала ей письмо об этом. Из прошлого опыта она знала, что каждая неделя промедления в написании записки со словами благодарности приводила к эскалации неудобств, которые она испытывала. Насколько было бы лучше написать такую записку сейчас, чем вновь подвергнуть себя таким испытаниям.
Прежде чем вы начнете размышлять о возможности отсрочки, замедлите свои действия. Подумайте минуту-другую о грядущих последствиях. Признайте, что рано или поздно вам придется решать эту проблему. Вопрос стоит не в том: "Буду ли я это делать?", а "Когда я буду это делать?" Спросите себя: "Все равно, рано или поздно я буду этим заниматься, собираюсь ли я заплатить цену за промедление?". Какова эта цена? Хотя она отличается в зависимости от конкретной ситуации, ряд общих моментов неизменно определяет эту цену.
С одной стороны, если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимой для ее выполнения, может возрасти с течением времени (как это имело место в отношении записки с изъявлением благодарности). Кроме того, нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы не избавитесь от нее. Вот несколько ситуаций, в которых промедление может создать для вас дополнительную работу и стать источником неприятностей. Вы можете:
- откладывать наведение порядка в ваших бумагах до тех пор, пока вам не придется подолгу разыскивать любую понадобившуюся вам бумажку в кипах неразобранных писем, документов и других материалов;
- медлить со сменой масла в вашем двигателе до тех пор, пока вы не загубите его и вам потребуется дорогостоящий ремонт через пару месяцев после того, как истечет срок гарантийного ремонта;
- не очищать кухонный стол и его ящики от крошек до тех пор, пока вы не обнаружите, что все крошки исчезли, зато вместо них появились полчища тараканов;
- не менять панели с выключателями в приборах до тех пор, пока десятки покупателей не вернут вам эти приборы и вы не будете завалены сотнями писем с жалобами на вашу продукцию; беседы с этими покупателями и ответы на письма потребуют от вас гораздо больше времени и сил, чем в том случае, если бы вы своевременно приняли меры для улучшения этих панелей: к тому же вам все равно придется их менять.
Даже в тех случаях, когда задача кажется вам неизменной вне зависимости от времени ее исполнения, мысли о ней могут вызывать у вас все большее раздражение.
Допустим, что вы нервничаете, размышляя о предстоящей беседе с начальством о повышении вам заработной платы, и решаете отложить этот разговор до завтрашнего дня. Завтра, когда вы снова думаете об этом, вы по-прежнему нервничаете, если не больше. Всякий раз, как только вы думаете об этой проблеме, вы не только представляете себе отвратительную сцену, которая разыграется, как только вы изложите свою просьбу, но и испытываете все эмоции, которые проявятся во время этой сцены. Другими словами, вы почувствуете всю боль, как если бы вы уже пережили грядущее испытание наяву.
Вы все еще не уверены в том, получите ли повышение в заработной плате, а поэтому вы снова и снова испытываете эту же боль. Более того, ваше раздражение возрастает каждый раз, когда вы думаете об этой проблеме. Есть ли смысл откладывать какое-нибудь дело, потому что вы чувствуете раздражение, хотя в любом случае вы и в случае отсрочки будете испытывать такое же раздражение?
Следующий раз, когда вы попытаетесь промедлить в исполнении неприятного дела "А-1", постарайтесь принимать это решение не спеша. Зачем получать всю боль, которую вызывают мысли об этом деле, но не получать взамен никаких благ? Вы остались целы и невредимы после множества отвратительных сцен, которые вы до сих пор пережили. Иногда, признайтесь по-честному, вы волновались напрасно. Разве некоторые из подобных объяснений не оказались вполне терпимыми и даже приятными? Но даже в тех случаях, когда вы испытывали неудобства, разве не разрешались ли подобные состояния быстрее, чем вы думали?
Оцените степень риска
Можете ли вы пойти на риск, отложив осуществление большого и важного проекта до последней минуты? Допустим, вы будете нездоровы в тот момент, когда эта последняя минута настанет. Или же осуществление проекта может быть связано с большим количеством неожиданных перерывов и помех? Или же работа над ним может потребовать гораздо больше часов, чем вы первоначально предполагали затратить? Когда вы оттягиваете осуществление проекта вплоть до приближения крайнего срока, всегда существует риск того, что у вас не хватит времени и вы сделаете работу кое-как, а в срок не уложитесь.
Студент колледжа, когда он оценивает риск отсрочки, должен принять решение: является ли его курсовая работа делом "А", "Б" или "В". Студент, который больше заинтересован в свиданиях, спорте, политике или развлекательном чтении, может до последней минуты считать, что курсовая работа - это дело "В", но он заплатит цену за свой вывод, когда получит от профессора соответствующую оценку за свое произведение.
Многие говорят: "Я нарочно откладываю все до последней минуты, потому что знаю, что я лучше всего работаю, когда нахожусь под давлением. Если я жду до тех пор, пока сроки не подопрут, то начинаю работать особенно продуктивно. Я меньше трачу времени впустую, а в голове больше появляется всяких новых идей. Я не теряю от промедления, а лишь выигрываю от него!"
Если вы произведете взвешенный анализ ваших трудовых привычек и после этого придете к выводу, что вы действительно лучше работаете в условиях дефицита времени и под давлением, то я скажу, что вы можете продолжать работать и дальше в таком режиме. Но для других людей чрезмерное давление может иметь разрушительные последствия. Являетесь ли вы студентом колледжа, который откладывает свою курсовую работу до последней минуты, домашней хозяйкой, которая лишь в последнюю минуту перед переездом в новый дом начинает упаковку своей посуды, начальником торгового отдела, который приступает к подготовке осенней распродажи в последние дни летнего сезона, - в любом случае вы должны трезво оценить свой привычный стиль трудовой деятельности.
Правда ли, что вы хорошо работаете под давлением жестких сроков?
Возьмите студента, готовившего курсовую работу. Существует масса причин, почему он выполнил бы свою работу лучше, если бы у него было больше времени. Дефицит времени заставлял его сокращать число ценных источников, использованных им для написания курсовой. Цейтнот мешал ему разработать глубже целый ряд идей. Выполнение работы в последнюю минуту отразилось и на аккуратности. Уже не хватало времени на редактирование и переписывание текста, а по этой причине пострадал литературный стиль работы.
Спросите себя, не работаете ли вы хорошо только под давлением жестких сроков? Может быть подъем вашей активности объясняется ощущением полной вовлеченности, которое требуется в период "штурма". Но что с вами происходит, когда "штурм" окончен, а давление спадает? Не кажутся ли вам периоды между "штурмами" скучными и унылыми? Если вы слоняетесь, перебираете бумаги, занимаетесь обыденными и пустяковыми делами и ждете, пока давление не достигнет критической величины, вряд ли такое состояние доставляет вам удовольствие. Разумеется, вы можете использовать время между напряженными периодами для того, чтобы прохлаждаться, поправляться после кризиса и набирать силы для нового. Но, если вы живете полнокровной жизнью лишь в условиях кризиса и чувствуете себя подавленным в периоды между "штурмами", то, возможно, вы захотите что-нибудь изменить в вашей жизни. Не исключено, что вы хотели бы использовать ваше время соответственно сложившейся обстановке.
Вот совет, который поможет вам избежать перегрузок во время "кризисов": не ждите слишком долго перед тем, как ринуться в бой. Дайте себе небольшой резерв во времени до наступления крайнего срока. Постарайтесь начать немного раньше, даже если давление не достигло всей мощи. По мере того, как вы научитесь уменьшать давление, чтобы обеспечить хорошие условия работы, вы будете укреплять свою силу воли. Вы обретете новое ощущение свободы и уверенности в себе, будете чувствовать меньше напряженности и сознавать, что вы контролируете ваше время (и вашу жизнь).
Глава 20. Научитесь ценить преимущества вашего дела
Я хочу описать прием, который я называю "Ценить преимущества", который позволит вам, когда вы находитесь в Точке Принятия Решения, мобилизовать энтузиазм для выполнения любого малопривлекательного дела "А-1".
Возьмем пример мистера О'Генри, автора плана, с помощью которого, как ему казалось, его организация сможет сэкономить несколько тысяч долларов в год. Он мог внести свой план в соответствующие службы своей компании, которые рассматривали подобные предложения. Но на сей раз он не спешил представить свои соображения, потому что он знал, что в случае его принятия будет существенно сокращен объем работы у одного из его коллег.
Новаторское предложение мистера О' Генри было небесспорным. Его реализация была связана с определенным риском. Его непосредственный начальник так оценил его предложение: "Мы пробовали осуществить подобное предложение девять лет назад. Но тогда ничего не получилось и вряд ли что-нибудь получится сейчас".
Риск неудачи, возможное недовольство его коллеги, пререкания со своим начальником помешали мистеру О' Генри сразу же внести свое рационализаторское предложение. Все же он был убежден, приняв все во внимание, что внесение его предложения соответствующим службам было для него делом "А-1".
В конце концов, он сумел себя убедить" в том, что следует внести это предложение, перечислив все преимущества, которые он мог от него получить. Преимущества были двоякого свойства: 1) плюсы, которые можно было ожидать, как только дело "А-1" будет завершено; 2) минусы, которые закончатся, когда с "А-1" будет покончено.
Плюсы были следующими: премиальные в размере 20 процентов от экономии, достигнутой в течение первого года (около 250 долларов, удовлетворение, вызванное сознанием хорошо выполненной работы, признание со стороны администрации (что в дальнейшем могло привести к росту по службе, получению более интересной, приятной и более высокооплачиваемой работы).
Минусы, которые были бы устранены, как только было бы завершено дело "А-1", включали: волнения, заставлявшие мистера О'Генри каждый вечер ломать голову, - представлять или не представлять свое предложение (такие волнения могут привести к язвенной болезни, госпитализации, огромным счетам за лечение и т.д.), попытки избегать общества своего коллеги, работу которого он ставил под угрозу своим предложением, неприязнь К своему непосредственному начальнику, который мешал его продвижению.
Как только он стал подчеркивать преимущества своего предложения, дело "А-1" стало выглядеть столь привлекательным для мистера О' Генри, что он постарался забыть о некоторых негативных ее сторонах и представил свой план руководству фирмы.
Как вознаграждать себя
Особенно важно подчеркивать преимущества, когда вы трудитесь над продолжительным и сложным делом. В середине работы над трудным делом "А-1" бывает необходимо даже преувеличивать (раздувать) его преимущества.
Если вы уже оценили все преимущества, которые вы получите от "А-1", но все еще чувствуете, что с трудом справляетесь с ним, тогда вам стоит добавить к ним дополнительные вознаграждения. Эти новые премиальные, которыми вы можете себя вознаградить, подобны тем дополнениям к законопроекту, с помощью которого члены конгресса могут поддержать не очень популярное решение правительства.
Допустим, вам надо отправиться в командировку. У вас эта командировка вызывает особое отвращение.
Однако, вы можете сделать ее более приемлемой, если вы решите добавить к этой деловой поездке еще пару дней и провести их вместе с вашей женой на лыжном курорте, на которой давно собирались съездить. Вы не ограничились тем, что напомнили себе об обычных преимуществах такой поездки (дополнительные деньги, возможность повышения по службе и т.д.). Вы еще добавили "премию", чтобы вдохновить вас на выполнение важного для вас дела "А-1".
Вы можете придумывать себе награды за выполнение той или иной задачи. Решив работать до 11 вечера, затем "наградите" себя журналом, который вы очень хотели прочитать, или разрешите себе встать попозже завтра утром.
Наградите себя, как только вы достигнете очередного этапа на вашем пути в осуществлении большого предприятия: когда вы собрали весь материал, необходимый для вашей работы; после того, как вы побеседовали с шестью кандидатами на должность вашего помощника; после того, как вы составили первый вариант плана новой фабрики. Если вы сегодня хорошо поработали над составлением годового отчета, вам полагается выпивка после работы. Так или по-другому вы можете постоянно награждать себя.
Важно награждать себя и по окончании работы. После того, как я завершу написание этой книги, я возьму отпуск.
Важно связывать вашу нынешнюю награду с реализацией ваших Жизненных Целей. Вы можете себе сказать: "Если я сделаю это, меня оставят на работе, а потом я получу повышение по должности". Исходя из этой перспективы, вы можете придумать себе будущую награду, которая вас ожидает по мере вашего продвижения по службе. Если у вас существует хороший набор Жизненных Целей, вы сможете придумать связь между исполнением дела "А-1" и достижением некоторых Жизненных Целей.
Другим способом поддержания вашего энтузиазма в отношении выполняемого вами задания служит частичное ознакомление вас с вашей будущей наградой. Вы должны почувствовать вкус того подарка, который вас ожидает, если вы будете продолжать работать над "А-1". Помните о том отпуске, который я обещал себе после окончания работы над этой книгой? Задолго до того, как я закончу работу, я пойду в турагентство и сделаю заказы на авиабилет и гостиницу. Затем я вернусь к работе. Я еще дальше продвинусь в моем деле "А-1", напоминая о ее преимуществах.
Другим способом заставить себя выполнять неприятное дело "А-1" – это превратить все задание в игру. Допустим, четыре года назад обклеивание обоями комнаты заняло у вас и вашей жены четыре часа. Можете ли вы улучшить свои показатели с той поры? Если вы выполняете машинописную работу, проверьте, не можете ли вы выполнить тот же самый объем быстрее и с меньшим числом ошибок. Сохраните листок с вашими прошлыми показателями и посмотрите: не сможете ли вы превзойти сегодня?
Если вы выполняете особенно скучную работу, проверьте, какую часть ее вы сможете сделать за пятнадцать минут, или сколько времени вы сможете продержаться, выполняя ее. Подходят любые приемы, которые помогают вам выполнить задание. Для выполнения задания вам необходимо варьировать способы вознаграждения. При этом годятся даже искусственные способы вознаграждения. Постоянно напоминая себе о преимуществах выполняемого вами дела, вы продвигаетесь все дальше и дальше к его реализации.
Глава 21. Как вернуться назад после того, как вы сбежали
Обсуждая проблему промедления, я исходил из того, что, раз вы хорошо распланировали свои цели, вы ясно представляете себе, какое дело является для вас "А-1". Вы можете двигаться вперед и можете осуществить его, а можете и не сделать этого. Мои клиенты обнаружили, что способы, которые я объяснял в предыдущих главах, помогали им укрепить решимость "осуществить это сейчас" и подавить промедление.
И все же все порой медлят и тянут. Поэтому я хотел бы вам показать, что происходит, когда вы не делаете дело "А-1", когда вы вольно или невольно решаете отложить по-настоящему важное дело.
Если вы не осуществляете дело "А-1", вы вместо этого делаете что-то другое. Это "что-то другое", какими бы достоинствами оно ни обладало (возможно немалыми), нравится вам отчасти потому, что позволяет вам не думать об "А-1" или не осуществлять его.
У каждого человека есть свои любимые способы Бегства. Виды Бегства можно разделить на классы "А", "Б", "В" или глядение в окно. Если вы на работе, то Бегство обычно должно иметь обличье деловой активности. В персональном кабинете или дома вы имеете большую свободу действий и вы можете даже вздремнуть.
Семь обычных ошибок
Вот перечень некоторых наиболее распространенных видов Бегств. По мере того, как вы будете читать текст, постарайтесь вспомнить, какие способы побега от "А-1" вам хорошо знакомы и вы особенно часто их используете.
Вы ублажаете себя. Вы делаете то, что доставляет вам удовольствие. Покупаете новую шляпку, или галстук, или книгу. Играете в гольф полдня. Загораете. Идете в кино. Спите до отвала. Принимаете ванну или душ и не спеша ухаживаете за своим телом.
Вы общаетесь с другими людьми. Вы ведете длинные разговоры по телефону. Возобновляете контакты со старыми друзьями. Используете всякий предлог для того, чтобы с кем-нибудь поболтать.
Вы читаете. Вы берете пачку непрочитанных газет, сложенных на журнальном столике. Тщательно проглядываете материалы, сваленные вами же в нижний ящик стола, как недостойные вашего внимания. Два часа читаете "Уолл стрит джорнэл", разбираете непрочитанные экземпляры воскресных изданий "Нью Йорк тайме" или книжных обозрений.
Вы выполняете работу сами и ручным способом. Выпекаете сами хлеб. Тратите час на выписки из книг вместо того, чтобы снять ксерокопию. Складываете цифры на бумажке вместо того, чтобы прибегнуть к калькулятору. Делаете сами то, что можно поручить другим. Тратите время, решая проблемы других людей. Вникаете в аспекты работы, которые вас не касаются.
Вы проявляете чрезмерное старание. Контролируете работу подчиненных так внимательно, что мешаете им работать. Задерживаете каждого посетителя на пятнадцать лишних минут, рассказывая им про свою мимозу, коллекцию бабочек, ваш ревматизм или нехватку времени. Составляете столь подробные отчеты для вашего начальства о ваших достижениях, что у вас не остается времени на достижение чего-либо. Наводите порядок у себя в письменном столе, в его ящиках и на его поверхности, в результате чего он становится воплощением аккуратности и организованности.
Вы убегаете. Если вы работаете в "центре", то вы отправляетесь "на периферию". Если вы работаете "на периферии", то вы отправляетесь в "центр". Отправляете что-нибудь, что не следует отправлять. Переносите вручную памятную записку в другое помещение. Долго пьете кофе во время перерывов, долго обедаете, убегаете с работы по магазинам.
Вы мечтаете. Вы планируете, как провести выходные дни. Вы беспокоитесь по поводу несделанных дел. Вы раздумываете о том, что вы сделаете с деньгами, которые получите в случае вашего повышения. Вспоминаете свое остроумное замечание, которое вы сделали вчера в гостях.
Без сомнения вы сможете расширить этот список, включив в него некоторые ваши любимые занятия. Пожалуйста, учтите, что я ничего не имею против того, чтобы вы себя ублажали, читали, общались с людьми или мечтали. Напротив, эти занятия создают в жизни много радостей. Однако, проблема состоит в том, что вы приучили себя заниматься этими делами вместо дела "А-1", убегая от него.
Другие виды Бегств носят более скрытный характер и их нелегко признать в качестве таковых. Возможно, вы слишком долго ходите вокруг да около "А-1" и тратите непозволительно много времени на малозначащие мелочи, вместо того, чтобы взять быка за рога. Или же, подобно миссис Джилл, которая собиралась вышить подушку для кресла, вы тратите настолько много времени на подготовку дела "А-1", что не остается времени на его реализацию.
Наконец, существуют Бегства, которые можно назвать Эмоциональными: чувство вины, злость, беспокойство. Когда человек отдается на волю таких эмоций, он зачастую убегает от дела "А-1". Всегда полезно и вполне правомерно задать себе вопрос о том, не ошиблись ли вы в выборе работы, жены, дома. Но если вы бесконечно долго пережевываете эти мысли, то вам следует задать себе "вопрос Лакейна".
Признайтесь, что вы попусту тратите время
Порой необходимо совершать некоторые виды Бегств и эти Побеги могут стать полезным времяпрепровождением: вы можете заняться самоорганизацией, составить списки, поднять свой дух, пообщаться с людьми, отдохнуть, сделать дела "А-2" или "А-3", наверстать упущенное из чтения. Поэтому легко сказать себе, что ты хорошо используешь время, хотя ты не делаешь дело "А-1". Возможно, дело обстоит именно так. Но вы не используете время наилучшим образом.
Наилучший способ использовать ваше время, как мы уже решили с вами, - это делать важное дело "А-1". С этой точки зрения все остальное – пустая трата времени.
Вот пример одного моего клиента, научного работника. Он затягивал работу над очень трудным исследованием, которое имело важное значение. Несмотря на все свои попытки втянуть себя в работу и убедить себя в важности проводимого исследования, он медлил. По моему предложению он стал внимательно анализировать свои мысли всякий раз, когда он в Точке Принятия Решений отказывался от дела "А-1" и начинал заниматься чем-либо другим.
Сначала он был лишь беспомощным наблюдателем. Ему казалось, что процесс промедления идет сам по себе, а он ничего не может с ним поделать. Однако он не стал отчаиваться, а попытался понять динамику происходившего и это стало первым шагом к установлению контроля над процессом, который казался стихийным и неуправляемым.
Наблюдая в течение нескольких дней за своими действиями в Точке Принятия Решений, он обнаружил несколько закономерностей. Мысль о том, что ему следует заняться делом "А-1" немедленно вызывала в нем внутреннее напряжение и страх, что вряд ли он сможет справиться с этим делом. Вместо этого он направлял большую часть своих усилий на внесение улучшений в уже давно им осуществленное исследование. Он беседовал с разными людьми по проблемам старого исследования или же переписывал заново целые части готовой работы, стараясь довести ее до совершенства. Хотя он не делал дело "А-1", у него создавалось впечатление, что он занят важным и производительным делом.
В глубине души он, однако, чувствовал, что придумывает благовидные предлоги для своего безделья. Он улучшал свою прошлую работу не потому, что в этом была необходимость (это нужно было сделать, но не сейчас). Он занимался этим потому, что это был простым способом Бегства от "А-1".
По моей рекомендации всякий раз, когда он замечал, что начинает работать над старым проектом, он повторял себе снова и снова: "Я впустую трачу время". В течение недели он несколько раз признался себе: "Я впустую трачу время".
Сначала повторение этих слов не заставило его отказаться от Бегства. Потом слова стали оказывать воздействие. Он признал, что действительно тратит время впустую. Мысль о том, что, когда он занимается старым проектом, он делает важное и нужное дело, казалась все менее убедительной.
По мере того, как он осознавал, что он тратит впустую свое время, он стал добиваться перелома, сказал себе, что не обязан тратить время зря. Точно так же, как он до этого был волен делать свой выбор в пользу Бегства, он имел такое же право делать выбор в пользу дела "А-1". По сути, это был выбор из двух альтернатив. Когда он увидел свою проблему в таком аспекте, он отверг Бегство и занялся важным делом с удвоенной энергией.
Он почувствовал реальные выгоды от такого подхода, когда через несколько месяцев ему был предложен новый и еще более трудный исследовательский проект. Поняв, как работает его механизм Бегства, он смог остановить промедление и почти немедленно принялся за эту работу.
Я обнаружил, что повторение слов: "Я впустую трачу время", хорошо помогает женщинам, которые отдают предпочтение привычным домашним делам и откладывают исполнение какого-нибудь захватывающего дела, которое соответствуют их Жизненным Целям. Женщина, которая хочет играть на пианино, должна говорить себе:
"Я трачу впустую время" всякий раз, когда она вместо музыкальных упражнений занимается смахиванием пыли с инструмента. Если вы будете использовать слова-предупреждения: "Я впустую трачу время", то они помешают вам находить мнимые оправдания для вашего Бегства. Прежде всего вы сумеете убедить себя, что вы контролируете положение и принимаете ответственные решения.
Как отрезать пути к отступлению
Другим способом обеспечить ваш выбор в пользу дела "А-1" - это отрезать себе пути отхода в Точке Принятия Решений. Принцип прост и часто используется людьми, которые пытаются сбросить вес или бросить курить. Если вы удалите конфеты и сигареты из дома, вам будет труднее уступать вашему желанию есть сладкое или курить. Всякий раз, когда вы пожелаете съесть конфетку или выкурить сигарету, вам придется совершить специальный поход в магазин. Ваше нежелание одеваться и выходить на холод может оказаться большим, чем желание сладкого или курева.
Не стоит ли вам отказаться от подписки на посредственный журнал, который вы всегда читаете в тот момент, когда вы совершаете Бегство от важного дела? Если вы не в силах заставить себя отказаться от него, может быть вы спрячете его в шкаф? Во всяком случае, там он не будет вас отвлекать в такой степени, как находясь перед вашими глазами на письменном столе.
Если вы - домашняя хозяйка и каждое ваше утро состоит из несделанных дел "А-1", постарайтесь тактично прекратить привычку принимать по утрам вашу соседку. Разумеется, с ней приятно поболтать, но эти приемы всего лишь форма
