КАК НАЛАДИТЬ ДОБРОЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ОТНОШЕНИЯ С КОЛЛЕКТИВОМ
Мы уже говорили о необходимости быть в курсе планов руководства, чтобы разобраться, какие задания являются приоритетными, а также об эффективной коммуникации, помогающей спланировать, определить порядок выполнения работ и сэкономить время.
Общаясь с руководством, попробуйте поставить себя на его место. Часто люди слишком многого ждут от своего начальства, и не всегда их надежды и ожидания оправдываются, потому что руководители — тоже люди. На людей, в том числе и на менеджеров, влияет их прошлый опыт. Ваше восприятие работы основано на вашем личном опыте. Например, если руководитель привык работать в условиях иерархической, автократической организации, то скорее всего он будет руководить вами авторитарно. Не стоит его в этом винить. Убедитесь, что вы действительно имеете представление о том, как вас воспринимает босс. Не пытайтесь угадать его отношение к вам. Лучше спросите его об этом сами на следующей аттестации или личной встрече, и попросите об откровенности. Если по каким-то причинам вы не можете его об этом спросить, ищите разгадку в его поведении.
Например,
- если начальник начинает терять терпение, возможно, вы слишком много жалуетесь, или он считает ваши жалобы необоснованными и несущественными;
- если начальник проявляет по отношению к вам агрессию, то, возможно, вы сами вели себя агрессивно по отношению к нему;
- пытается ли ваш начальник выяснить вашу точку зрения и мнение? Если он не проявляет ни малейшего желания сделать это, то, возможно, потому, что когда-то раньше вы не ответили позитивно и не поддержали его.
При возникновении проблем, прежде чем винить в этом своего начальника, спросите себя, есть ли в случившемся ваша вина.
Кроме того, выполнение ежедневной рутинной работы также способствует налаживанию доброжелательных деловых отношений. Благодаря им можно построить нормальные отношения с людьми на работе и научиться справляться со сложными ситуациями.
ИСКУССТВО ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ И ПОСТАНОВКИ ВОПРОСОВ
Узнайте как можно больше о своем начальнике, коллективе и организации, в которой вы работаете. Ознакомьтесь с доступной вам литературой. Если что-то непонятно, спросите. От вас и не ждут, что вы сразу же во всем разберетесь, и, конечно, не все будет четко разъяснено. Возможно, вы побоитесь задавать вопросы из опасения показаться наивным. Однако если вы вообще не будете ни о чем спрашивать, это будет еще более неразумно.
"Тот, кто задает вопрос, может показаться глупым только на мгновение, а тот, кто никогда не задает вопросов, обречен оставаться дураком на всю жизнь".
Задавайте открытые вопросы, ответ на которые требует больше, чем просто "да" или "нет":
Открытые вопросы: Что, Почему, Где, Когда.
Зарытые вопросы Кто, Какой, Который, Как.
ПРИМЕР:
Ваш руководитель только что вернулся с важного совещания, и вы хотите выяснить, каковы его результаты и как они отразятся на вас и на вашей рабочей нагрузке.
Закрытый вопрос:
В. Как совещание? О. Нормально.
Открытый вопрос:
В. Какие действия будут предприняты после этого совещания?
Он позволит вам узнать всю необходимую информацию. Люди будут уважать вас больше за умение задавать вопросы, когда вы чего-то не понимаете, а это лучше, чем избегать вопросов, а потом сомневаться, правильно ли вы выполняете работу.
ИСКУССТВО САМООРГАНИЗАЦИИ
В главе "Организация рабочего времени" вы узнаете о том, как важно планировать свое рабочее время. Хотелось бы вновь подчеркнуть необходимость потратить несколько минут в начале каждого рабочего дня на то, чтобы спланировать и
определить очередность задании на день. Составьте список, отметьте, что нужно сделать в первую очередь и убедитесь, что ничего не забыто и на каждое задание отведено достаточно времени. Действуйте и при этом обдумывайте свои шаги.
ПРИМЕР:
На вас может лежать ответственность за организацию ежегодного общего собрания компании. Вы заранее узнаете обо всем, что необходимо сделать. Некоторые задания необходимо выполнить задолго до мероприятия: например, подготовить приглашения, составить программу и т.д. Что-то может быть сделано непосредственно за день до начала собрания.
Вы можете организовать свое время и вписать план выполнения заданий в ежедневник, ориентируясь на последовательность подготовки мероприятия. Составьте для себя план, включающий все, что необходимо сделать к собранию, оставив место для записи текущих заданий на каждый день. Объясните начальству и коллегам, что для вас организация общего собрания будет первоочередной в течение нескольких недель подготовки к нему. Помните, что успех проведения мероприятия будет во многом зависеть от качества его подготовки.
Как успешно пройти аттестацию
ЧТО ТАКОЕ АТТЕСТАЦИЯ?
Аттестация — это ежегодная процедура, согласно которой ваш руководитель обсуждает с вами вашу производительность, то, как вы справлялись с заданиями в течение прошедшего года, а также определяет цели на предстоящий год. В некоторых организациях аттестацию сотрудников проводят каждые шесть месяцев, но в большинстве организаций это происходит раз в год.
Процедура аттестации важна для организации потому, что она является средством, с помощью которого определяется, насколько люди удовлетворены своей деятельностью, как они справляются с работой. Постановка целей позволяет работникам развиваться, улучшать результаты своего труда, а также предоставляет возможность их дополнительной мотивации, заставляет их с чувством большей ответственности подходить к порученным заданиям.
Поэтому цель проведения аттестации заключается в том, чтобы "помочь сотрудникам улучшить личные результаты труда, реализовать потенциал и достичь более высоких показателей для организации ".
Ваша аттестация охватит три основных аспекта:
- прошлый опыт, из которого можно извлечь уроки на будущее;
- будущие личные потребности в связи с потребностями отдела и организации;
- план действий, в котором необходимо отразить то, что должно быть сделано, кем и к какому сроку.
ПРЕИМУЩЕСТВА АТТЕСТАЦИИ
ДЛЯ ВАС:
- возможность определить то, насколько хорошо вы справляетесь с работой по сравнению с тем, чего от вас ожидают;
- обсуждение перспектив работы, позволяющих вам раскрыть свой потенциал;
- обсуждение возможностей, которые могут неожиданно возникнуть в будущем, и ваших действий, направленных на подготовку к ним;
- выявление ваших потребностей в профессиональной подготовке;
- выявление ваших сильных и слабых сторон и определение действий, направленных на совершенствование последних;
- прояснение целей и направлений работы.
ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ:
- раскрытие вашего потенциала и таланта;
- определение ваших потребностей в профессиональной подготовке и необходимости самосовершенствования;
- обсуждение ваших карьерных амбиций;
- определение ваших сильных и слабых сторон;
- уточнение стандартов выполнения работ, соотнесение качества вашего труда с ожиданиями руководства, постановка целей улучшения качества работы.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УСПЕШНОМУ ПРОХОЖДЕНИЮ АТТЕСТАЦИИ
Для успешного прохождения аттестации важно, чтобы она проводилась вашим непосредственным начальником, и вы оба были хорошо подготовлены к этой процедуре.
70% времени необходимо уделить будущей деятельности, а 30% — прошлой, потому что ошибки последней изменить невозможно, их можно только принять к сведению. Будущие же методы работы можно изменить.
Необходимо иметь четкое представление о стандартах качества выполнения работы и о том, чего именно каждый день от вас ждут. Вам следует также регулярно встречаться с руководителем. (Личная встреча с руководителем проводится ежемесячно и занимает около получаса времени. По форме она немного напоминает "мини"-аттестацию. На ней обсуждаются ваши успехи и неудачи прошедшего месяца, а также определяются цели и задачи на предстоящий).
Менеджеру никогда не следует использовать аттестацию как возможность кого-то дисциплинировать, а вам не следует превращать эту процедуру в подачу жалоб и "нытье".
КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ КАЧЕСТВА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
Стандарт качества выполнения работы — это своеобразная лакмусовая бумажка, помогающая определить, насколько выполненная вами работа соответствует необходимому уровню, принятому в организации. Критерий качества должен быть реальным, легко измеряемым и узнаваемым. Стандарты одинаковы для всех вне зависимости от того, кто выполняет работу.
Установление стандартов необходимо, поскольку организация должна быть абсолютно уверена, что качество товаров и услуг, предлагаемых клиенту, соответствует высоким критериям.
Стандарты отдельных видов работ легко поддаются измерению (например, работа продавцов), в то время как оценка работы других может потребовать довольно продолжительной практики.
На вопрос: "По каким критериям будет оцениваться моя работа ? — существуют шесть вариантов ответа:
- Цифровой объем продаж;
- производство;
- процент брака,
- показатель количества ошибок;
- расход бумаги.
Сроки Финансовые Процедурные Негативные Репрезентативные выполнение проектов; рассмотрение и составление документов; сроки, установленные законодательством; назначение времени регулярных встреч; скорость ответа на телефонные звонки. работа в рамках бюджета; показатели объемов продаж; работа без превышения запланированных расходов. стадии работы над компьютерными программами; внутренние системы связи; сроки на рассмотрение жалоб клиентов; предоставление информации. количество жалоб; рекомендации и жалобы от коллег. подход к клиентам; выступления на совещаниях; опечатки в документах; корпоративный стиль одежды; ведение хозяйства.
Перед тем, как приступить к аттестации, убедитесь, что вы знакомы со всеми критериями оценки качества вашей работы и готовы объективно себя оценить. Если вы не уверены в каких-либо показателях, — это хорошая возможность их проверить. Если ваш начальник не знает, по каким критериям лучше всего оценить вашу работу, вы можете установить свои собственные стандарты, записать их и передать руководству.
ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ
Цель — это приоритетная задача при выполнении обычной работы. Цели связаны с изменениями и совершенствованием и относятся к личности — к вам, но никак не к работе, хотя имеют к ней непосредственное отношение. Цели ставятся для того, чтобы:
- добиться лучших результатов;
- стимулировать вас к наибольшей отдаче;
- развивать ваши навыки, способности, знания;
- поставить перед вами задачу и добиться ее выполнения;
- усовершенствовать взаимодействие между вами и начальником. Цели — это достаточно большая часть системы аттестации, помогающая вам улучшить свои показатели на работе, а также предоставляющая возможность совершенствования и развития новых навыков и умений. Вам следует обсудить свои цели с менеджером и убедиться, что "здесь действительно есть над чем поработать". Единовременных целей должно быть не более шести. Будьте уверены, что вы точно знаете, что от вас требуется и к какому сроку. Запишите все ваши цели.
ПРИМЕРЫ СТАНДАРТОВ И ПОСТАВЛЕННЫХ ЦЕЛЕЙ
Ключевая зона ответственности Стандарт выполнения работы Цель
Секретарь Ведение деловой корреспонденции Разобрать деловую корреспонденцию за 48 часов Сократить количество ошибок - до 2.5% к 31 декабря
Делопроизводитель Подшивка счетов-фактур Подшивка документов должна проводиться ежедневно Разобрать накопившиеся документы, распределить по папкам еще не разложенные счета-фактуры к 25 сентября
Продавец Обслуживание клиентов и продажи Оформление заказов по телефону - в среднем 8 звонков в день,
Ученый Исследовательская деятельность Предоставлять минимум 3 исследовательских работы в год Участие в научной конференции в июле, к сентябрю подготовить отчет
Работник социальной сферы Случаи истязания несовершеннолетних В категории А - посещение детей должно осуществляться каждые 2 недели с последующим предоставлением отчета начальству Сделать доклад по одному из дел, встреча с N 4 раза с недельным перерывом в течение мая
КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К АТТЕСТАЦИИ
Для того, чтобы аттестация прошла успешно, важно заранее себя к ней подготовить. В идеале это значит, что в течение всего года, вы должны "по кусочкам" собирать информацию, которая может вам пригодиться во время аттестации
Заведите отдельную папку, в которой вы будете хранить копии всех документов, относящихся к тому, насколько хорошо вы справляетесь с работой. Это могут быть копии ваших предыдущих аттестаций, письма клиентов со словами благодарности в ваш адрес, часть завершенной вами работы, которой вы особенно гордитесь, проблема, с которой вы справились, и т.п.
Также убедитесь, что в письменной форме сохранена информация о достигнутых вами целях и имеется список всех ваших личных достижений.
До аттестационного собеседования вам необходимо определить следующее.
- Выполнение какой части работы в прошлом доставило вам больше всего удовольствия?
- Какие аспекты работы давались вам с наибольшим трудом?
- Каких конкретно успехов за последний год вам удалось достичь?
- Существуют ли какие-либо препятствия или проблемы, негативно отразившиеся на результатах вашей работы?
- Кажется ли вам, что ваш руководитель прямым или косвенным образом ограничивает ваши возможности и стремление к выполнению работы?
- Каковы, на ваш взгляд, ваши сильные стороны?
- Осознаете ли вы полностью свои полномочия?
- Ясны ли для вас границы вашей ответственности?
- Достаточно ли вы получаете информации о полученных результатах и насколько регулярно это происходит?
- Каковы ваши планы развития карьеры в будущем?
- Полностью ли реализуются ваши способности на той работе, которую вы выполняете?
- Какую конкретную помощь оказали бы вам:
- курсы повышения квалификации;
- коллеги;
- руководство.
Перед аттестационным собеседованием ознакомьтесь с описанием вашей работы и отметьте те места, где выполняемая вами работа отличается от предписанной.
Оденьтесь соответственно — вы почувствуете себя более уверенно. Приходите на собеседование вовремя, хорошо подготовленным, и захватите с собой всю документацию, которую вам бы хотелось представить своему руководителю.
ПАМЯТКА ПРИ ПРОХОЖДЕНИИ АТТЕСТАЦИОННОГО СОБЕСЕДОВАНИЯ
1. Известны ли вам пределы своих обязанностей?
Не получается ли "перехлеста", когда два человека выполняют одну и ту же работу, полагая, что она входит в их обязанности?
Существуют ли неясные для вас аспекты работы, когда вы не уверены, несете ли вы ответственность за выполнение того или иного задания?
Существуют ли такие области работы, за которые, как вам кажется, никто не несет ответственности?
2. Уверены ли вы в своих полномочиях?
Каковы пределы ваших полномочий на каждом участке работы?
Нормальны ли эти ограничения или слишком завышены?
На каких участках работы принятие решения целиком возложено на вас лично?
В какой сфере вам хотелось бы иметь больше свободы действий?
3. Достаточно ли хорошо вы составляете свою отчетность и выполняете поставленные цели?
Деньги: оцените бюджет отдела — "рациональный", "слишком велик" или "слишком мал"?
Административные ресурсы: соответствует ли оборудование нуждам сотрудников?
Коммуникация: предупреждают ли вас о намечающихся переменах? Предоставляют ли вам достаточно информации по вопросам, влияющим на вашу работу? Хорошо ли налажены отношения с руководством, доходят ли до вас их идеи?
Установлена ли прочная связь с другими отделами, например, теми, куда вы передаете работу и от кого получаете задания?
Сталкиваетесь ли вы с трудностями другого рода, мешающими вам работать: теснота, неудобная планировка, недостаточный уход за оборудованием и т. д.?
4. Получаете ли вы адекватную информацию о достижении своих целей?
5. Какая конкретная помощь могла бы быть вам предоставлена?
ШЕСТЬ СТУПЕНЕЙ АТТЕСТАЦИОННОГО СОБЕСЕДОВАНИЯ
1. Проанализируйте свою деятельность за последний год:
- соотнесите цели с результатами;
- определите свои сильные и слабые стороны;
- мыслите позитивно.
2. Обсудите работу:
- уточните пределы ваших полномочий и ответственности;
- где можно что-либо изменить, усовершенствовать.
3. Взгляните на "проблемные" зоны:
- отметьте все аспекты, по которым возможны разногласия между вами и руководителем;
- будьте точны и придерживайтесь фактов, заостряя внимание на результатах.
4. Согласуйте план действий:
- чтобы проработать и откорректировать слабые стороны;
- выдвинуть идеи;
- согласовать план.
5. Говорите о будущем:
- говорите о планах развития своей карьеры;
- договоритесь о целях;
- определитесь, какая вам необходима помощь или обучение.
6. Мониторинг:
- согласуйте процесс мониторинга;
- закончите на положительной ноте и поблагодарите своего начальника.
Резюме
- Тщательно подготовьтесь к аттестации. Соберите всю необходимую информацию и возьмите ее с собой.
- На аттестации заостряйте внимание руководства на будущих целях, а не на уже выполненной работе.
- Убедитесь, что после аттестации вы наметили себе конкретные цели, сроки выполнения заданий и критерии качества их выполнения.
Развитие карьеры
Развитие карьеры не обязательно заключается в том, чтобы продвинуться по служебной лестнице или стать управляющим. Карьера — это также стремление усовершенствовать свои навыки, расширить их и благодаря этому стать лучшим в работе, которую вы уже делаете, или же изменить направление деятельности, приложив свои силы в другой области.
Прежде чем строить планы развития карьеры, важно определить, какое место вы занимаете сейчас и кем вы хотите стать.
КАКОЕ МЕСТО ВЫ ЗАНИМАЕТЕ?
- Что вам нравится в вашей настоящей работе?
- Что не нравится?
- Какие качества/сильные стороны вы применяете на этой работе?
- Какие недостатки и слабые стороны вашей подготовки усложняют вам работу?
- Какие новые навыки/опыт вы приобретаете, выполняя эту работу?
- Какое обучение или вид совершенствования помогли бы вам с большей эффективностью справляться с работой?
КЕМ ВЫ ХОТИТЕ СТАТЬ?
Представьте, что вы присутствуете на вечеринке, посвященной вашему уходу на пенсию и что все ваши начальники, коллеги и сотрудники произносят речь о вас и вашей трудовой жизни. Что бы вам хотелось о себе услышать? Это поможет вам выяснить, что для вас важно в отношении карьеры. Сядьте и напишите за них речи прямо сейчас. Не пишите о том, чего вы уже достигли. Постарайтесь сформулировать то, чего бы вам хотелось достичь ко времени ухода на пенсию.
Вы не совсем четко представляете, чего бы вам хотелось в отдаленной перспективе, — это не имеет особого значения. Вы можете начать выяснять для себя то, чего вы желаете сейчас.
Составьте список всего, чем бы вам хотелось заняться. Разбейте его на несколько достижимых целей.
НАПРИМЕР:
ЦЕЛЬ ПРОМЕЖУТОК ВРЕМЕНИ
Стать менеджером отдела продаж. В течение ближайших 5 лет
Посещать практический курс по менеджменту. В течение последующих двух лет
Достичь наибольшего количества продаж в отделе. К моменту расчета годового товарооборота
Освоить бухгалтерский учет. В течение 2 лет
Ппопросить начальника поручить мне часть работы над бюджетом. До конца этого месяца
Получить квалификацию бухгалтера. К концу следующего месяца
Чем больше подпунктов будет в вашем плане, тем больше вероятность того, что вы достигнете поставленной цели. Не забывайте определить временной промежуток для реализации каждого подпункта.
Определяя цели, убедитесь, что вы знаете, почему вы хотите их достичь. Как только вы сможете дать четкий ответ на этот вопрос, вам будет легче осознать, реально ли достичь цели вообще, и понять, что, вероятно, существуют какие-то другие действия, совершив которые, вы достигнете желаемого.
АНАЛИЗ SWOT
(англ.: strength (сила), weakness (слабость), opportunity (возможность), threat (угроза, препятствие)
Анализ SWOT — это анализ достоинств, недостатков, возможностей и препятствий. Проще говоря, это способ узнать, над какими областями вам надо поработать, чтобы достичь успеха.
НАПРИМЕР,
ДОСТОИНСТВА
7 лет опыта продаж
Внимание к деталям
Хорошие деловые отношения с начальником
НЕДОСТАТКИ
Низкий уровень продаж за последний месяц
Нетерпение
Конфликты с работниками бухгалтерии
ВОЗМОЖНОСТИ
На следующий месяц намечен выпуск нового наименования товара
8 офисе скоро рождественская вечеринка
Посещение в следующем месяце курсов "Искусство эффективной торговли"
ПРЕПЯТСТВИЯ
У Фреда и Милфред уровень продаж всегда выше, чем у меня Доля участия нашей компании в рынке снизилась на 10%
Попросите друга или близкого коллегу дополнить этот список или сделать свои замечания. Таким образом, вы сможете посмотреть на вещи со стороны и сделать объективные выводы.
Затем НАЧИНАЙТЕ ДЕЙСТВОВАТЬ. Что вы можете сделать, чтобы подчеркнуть свои достоинства, справиться с недостатками, не упустить открывшиеся возможности и свести к минимуму препятствия?
ПРОДВИГАЯСЬ ПО СЛУЖЕБНОЙ ЛЕСТНИЦЕ
Сели главная ваша цель — это продвинуться по служебной лестнице внутри своей организации, вам необходимо уделить повышенное внимание следующим сферам:
- самосовершенствованию;
- умению разбираться в людях;
- демонстрации своих способностей.
САМОСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
Чем выше вы будете продвигаться по служебной лестнице, тем больше от вас потребуется навыков и умений, причем не только технических.
Если представить организацию в виде запечатанного конверта, она будет выглядеть так:
В точке А вы скорее всего будете представлять "технический авангард", иными словами, вы будете не управлять другими, а целиком уделять время своей собственной работе. В пункте В вы будете менеджером первого уровня, на котором лежит доля ответственности за выполнение "технической" работы, но большая часть рабочего времени которого посвящена административной работе и организации людей. В точке С вы станете менеджером среднего звена, практически не уделяя времени самостоятельному выполнению работы. Львиную долю времени будет занимать организация работы других людей и выполнение административных задач. В точке D вы будете старшим менеджером, выполняющим гораздо меньше административной работы, освобожденным от технических задач, целиком занимающимся управлением и распределением обязанностей других людей. В точке Е вы, скорее всего, будете управляющим, избавленным от необходимости выполнять техническую и административную работу. Здесь практически все свое время вы будете посвящать управлению людьми и определению стратегии фирмы.
Все, о чем говорилось выше, означает, что если вы хотите занять должность руководителя, вам необходимо работать над расширением своих навыков, а не просто выполнять текущую "техническую" работу.
Например, если на данный момент вы являетесь сотрудником бухгалтерии, но хотите стать менеджером, вам явно недостаточно быть просто очень хорошим служащим. Необходимо понимать и разбираться в продажах и, возможно, в маркетинге. Так что первой ступенькой на пути вашей карьеры будет САМОРАЗВИТИЕ.
Готовясь к работе на более высокой должности, вам необходимо:
- посещать соответствующие курсы по подготовке. Применять свои знания на деле;
- знакомиться с ежегодным отчетом вашей организации;
- принимать участие в осуществлении внутренних проектов, особенно тех, где требуются добровольцы;
- продолжать дальнейшее образование либо посещая занятия в местном колледже, либо обучаясь заочно;
- договоритесь о внутренней командировке в другие отделы (на несколько дней, недель или месяцев), чтобы понять специфику работы, которую выполняют служащие других отделов;
- читайте журналы, отраслевые бюллетени, книги по тематике вашей организации;
- смотрите новости. Читайте "качественные" газеты. Расширяйте свой кругозор;
- не ждите, пока начальник предложит вам повысить свою квалификацию. Сами спросите его о возможности прохождения подобных курсов;
- попросите начальника предоставить вам выполнение части его работы, таким образом вы сможете больше узнать о ней, а также выявить области, знания в которых вам необходимо совершенствовать для повышения своей квалификации;
- принимайте деятельное участие в обучении других людей в той области вашей деятельности, в которой вы являетесь настоящим профессионалом;
- посещайте все общественные мероприятия своей организации. Это откроет перед вами прекрасные возможности поближе узнать людей, с которыми вы работаете, а эти люди, в свою очередь, узнают больше о вас. Кроме того, в неформальной обстановке намного легче общаться с людьми, занимающими более высокое положение;
- попробуйте узнать как можно больше о деятельности других отделов своей организации. Каковы их направления работы, с какими проблемами они сталкиваются?
- начните рассылать сведения о себе в поисках работы. Потренируйтесь в умении преподнести себя на собеседовании при приеме на работу.
