КАК НАХОДИТЬ НУЖНЫХ ЛЮДЕЙ
Работая в компании, очень важно уметь налаживать контакты с людьми, которые, в силу своего положения и занимаемой должности, могут помочь вам в самосовершенствовании и продвижении вперед.
Это не означает, что нужно "присасываться" к людям, занимающим более высокое служебное положение. Руководствуйтесь здравым смыслом. Вовсе необязательно, что именно такие люди помогут вам. Если вы сумеете произвести благоприятное впечатление на человека из другого отдела, занимающего не слишком высокий пост, то он потом расскажет своему начальнику, насколько хорошо вы справляетесь с работой, и это во много раз увеличит ваши шансы продвинуться по службе.
Представьте, что вы ищете воспитателя для своего ребенка. У вас есть возможность выбрать из двух кандидатур. Одну из них рекомендовал вам ваш приятель — он сам прибегает к услугам этого человека и дает его профессионализму самую высокую оценку. Вы несколько раз встречали этого воспитателя, и вам понравился его подход к детям. Другого кандидата вы никогда не видели, ознакомились только с анкетой, которая выглядит впечатляюще. Итак, кого бы вы выбрали? Руководствуясь здравым смыслом, скорее всего, вы остановились бы на первой кандидатуре, на человеке, которого вы сами знаете и слышали о нем положительные отзывы знакомых, а не на том, кого вы никогда не видели и не знаете, чем вам, возможно, придется рисковать.
Аналогия данного примера может показаться не совсем уместной, но на самом деле она отражает суть вещей, потому что то же самое относится и к работе.
Если вы хотите назначить кого-либо на выполнение важного задания, и у вас есть возможность выбора между кандидатом, которого вы знаете, кто производит благоприятное впечатление на других людей в вашей организации и о деятельности которого вы имеете представление, и тем, кого вы никогда не встречали, не слышали о нем от других, но кто хорошо "выглядит" на бумаге, — скорее всего вы сделаете выбор в пользу первой кандидатуры. Так подсказывает вам здравый смысл.
Это не означает, что вы должны притворяться и разыгрывать дружеские отношения с людьми, которые вам несимпатичны. Дело в том, что как бы вы ни были раздражены и какова бы ни была обстановка, вы должны всегда оставаться любезным, учтивым, готовым прийти на помощь и деловым по отношению ко ВСЕМ в организации, даже к людям, на которых у вас нет времени.
Говорите с каждым сотрудником в организации так, как если бы он был равным по должности директору или управляющему.
Если вас просят о помощи, обязательно постарайтесь помочь. Не можете помочь сразу, — скажите, когда сможете. Если вы вообще не можете помочь, вежливо объясните, почему и предложите помощь в другой раз.
Отблагодарите людей, если они помогли вам в чем-то. Сделайте это устно, и, если необходимо, письменно.
Если от вас ждут посещения собраний, найдите время для того, чтобы прийти вовремя и хорошо подготовиться.
Рассматривайте каждую ситуацию позитивно.
Не будьте циничным. Это непродуктивно и никак не помогает людям составить высокое мнение о вас и ваших способностях.
Если вас попросили высказать свое мнение, будьте честными. Не говорите людям того, что, как вам кажется, они хотят услышать.
Высказывайте проблемы и жалобы конструктивно и объективно. Направляясь к начальнику, чтобы изложить проблему, разработайте хотя бы один возможный вариант ее решения.
ДЕМОНСТРИРУЙТЕ СВОИ СПОСОБНОСТИ
Окружающим необходимо дать понять, насколько вы способны. Не надейтесь, что они уже знают об этом.
Для этого нужно делать все, о чем бы вас ни попросили, наилучшим образом.
Обращайте внимание начальства на успехи коллег и свои собственные.
Не бойтесь задавать вопросы.
Назначайте с руководителем деловые встречи с целью обсуждения конкретных вопросов.
Найдите для себя "ментора". Им может быть сотрудник организации старше вас по должности, с которым можно поговорить о проблемах и обсудить все вопросы, т.е. тот, с кем можно наладить конструктивную обратную связь.
Не ввязывайтесь в офисные интриги. Не принимайте ничью сторону, сформулируйте свое собственное мнение. Не стоит сразу же соглашаться с мнением человека, "рассказывающего вам историю". Не исключено, что он видит вещи однобоко, а в любой ситуации существуют две стороны. Избегайте злословия и клеветы, хотя порой этому легко поддаться.
Найдите кого-нибудь в организации, кем вы восхищаетесь и кого уважаете, и попробуйте с ним соперничать. Старайтесь наилучшим образом выполнять свою работу. Не избегайте заданий, которые вам не нравятся.
Когда вы сталкиваетесь на работе с проблемной ситуацией, можно сделать три вещи: 1) долго жаловаться и еще сильнее расстраиваться, "выбивая из колеи" окружающих на расстоянии пушечного выстрела; 2) принять случившееся как факт, изменить который невозможно, смириться с ним и "помалкивать"; 3) попытаться что-то предпринять.
Ясно, что второй и третий варианты больше всего соответствуют позитивному подходу к рассмотрению проблемных ситуаций.
"Господи, даруй мне спокойствие, чтобы принять то, что я не в силах изменить, мужество, чтобы изменить то, что в моих силах, и мудрость, чтобы отличить одно от другого ".
ПОДГОТОВКА
Несомненно, в любом продвижении по службе присутствует элемент удачи. Иногда вы совершенно случайно оказываетесь в какой-то ситуации или сфере деятельности. Однако удача не принесет вам пользы, если вы не будете готовы к тому, чтобы ухватиться за представившуюся вам возможность. Другими словами, вести себя на работе нужно так, как будто в любой момент вам могут предложить возможность продвижения и развития, неважно, вверх или в сторону.
Один выдающийся спортсмен однажды ответил репортеру, предположившему, что своим успехом он обязан исключительно везению: "Возможно, это и так, но я заметил, что чем больше тренируешься, тем больше тебе везет!"
Так что в любой момент нужно быть готовым ухватиться за возможности, как только они представятся, а это непременно произойдет.
Очень многое зависит от внешности. Каким бы несправедливым ни казался этот факт, но первому впечатлению действительно придается очень большое значение, оно либо работает на вас, либо против вас. Одевайтесь так, как это требовала бы работа, которую вы стремитесь выполнять, а не та, которую вы делаете сейчас.
Убедитесь, что вы подходите к людям и ситуациям заинтересованно, профессионально и с энтузиазмом. К людям, с которыми вы сталкиваетесь на работе (являются они сотрудниками офиса или нет) относитесь с одинаковым уважением. Их ранг и статус не должны влиять на ваше к ним отношение.
Принимая на себя обязательство по выполнению задания или крайнем сроке его сдачи, его необходимо строго выполнять.
Смело и упорно отстаивайте то, что вы считаете верным, но будьте готовы уступить более основательным аргументам.
Будьте дружелюбны.
СЛУШАЙТЕ! Помните, что у нас два уха и один рот. Пользуйтесь ими в этих пропорциях.
Уважайте точку зрения и достоинства других. Если кто-то лучше вас выполняет какое-то задание, признайте это и учитесь у этого человека.
Принимайте ответственность не только за выполнение своей собственной работы.
Используйте свое время в целях самосовершенствования.
Честно и открыто признавайте свои ошибки.
Всегда заостряйте внимание на возможностях и решениях.
КАК УСПЕШНО ПРОХОДИТЬ СОБЕСЕДОВАНИЯ
Сели вам представилась возможность продвинуться вверх по службе, или работать в другой организации, о вас в равной степени будут судить по поведению на собеседовании и по опыту и производительности прошлой работы. Ключом к успешному собеседованию является ПОДГОТОВКА К СОБЕСЕДОВАНИЮ.
ПОДГОТОВКА
Тщательно изучите все имеющее отношение к работе, к отделу и, если это работа в другой организации, — саму организацию.
Поговорите с человеком, который в данный момент выполняет эту работу. Подробно выясните, что в нее входит, что ему в ней нравится, а что — нет.
Записывайте всю полезную информацию.
Составьте для себя минимум 10 вопросов, которые можно задать на собеседовании. Важно, чтобы вопросов было по крайней мере десять, потому что шансы, что вы получите ответы на большинство из них еще до того, как вы их задали, очень велики. Желательно задать как минимум пару.
Попробуйте вь1яснить, какого рода вопросы вам могут задать на собеседовании. Если никто вам этого сказать не сможет, тогда исходите из здравого смысла. Представьте себя на месте интервьюера и подумайте, какого рода вопросы задали бы вы.
Запишите ответы на предполагаемые вопросы.
Составьте список своих основных достижений, о которых, возможно, не было упомянуто в резюме.
Оденьтесь в стиле, соответствующем духу работы и должности, на которую вы претендуете, а не так, как вы одеваетесь на своей нынешней работе.
ВО ВРЕМЯ СОБЕСЕДОВАНИЯ
Возьмите с собой блокнот и делайте пометки.
Пользуйтесь блокнотом как справочником. Если вам задан вопрос, и на обдумывание ответа вам требуется время, обратитесь к своим записям.
Если интервьюер задает вам вопрос, который у вас записан, вычеркните его. Причем сделайте это так, чтобы интервьюер заметил и понял, насколько тщательно вы подготовились к собеседованию.
Не торопитесь с ответами.
Не думайте, что вы обязаны дать ответ на каждый вопрос. "Увиливание" и уход от ответа замечаются сразу. Если не знаете, как ответить, скажите об этом.
В конце собеседования бегло просмотрите свои записи и убедитесь, что вы сказали все, что хотели.
ПОСЛЕ СОБЕСЕДОВАНИЯ
Направьте интервьюеру письмо с выражением благодарности за проведенное собеседование. Даже если вы не получите работы, вы приобретете ценный опыт прохождения собеседования, который поможет вам достичь успеха в будущем.
Организация рабочего времени.
эффективная организация времени — это проблема самодисциплины. Не существует волшебных формул, которые в один миг превратят вас в человека, способного управлять своим временем.
У всех много работы, но мало времени. Однако все мы можем привести примеры как организованных, так и неорганизованных людей. И у тех и у других одинаковое количество работы, но первые справляются с ней лучше.
Первое, что необходимо усвоить относительно организации времени, — не все и не всегда в деловом мире идет гладко. Выходят из строя компьютеры, теряются файлы, неожиданно возникают какие-то проблемы и т.д. Так будет всегда, и с этим остается только смириться. Однако, во избежание проблем, можно спланировать свои действия заранее. Это означает разработку и использование простых подходящих вам схем по организации времени.
Перед тем, как начать планировать время, вы должны знать, сколько его у вас. Организация и распределение времени очень похожи на составление семейного бюджета. Возьмем для примера зарплату. В конце каждого месяца вы получаете определенную сумму, о чем знаете заранее, и поэтому можете рассчитать, сколько денег уйдет в счет оплаты кредитов, сколько — на оплату счетов, на продукты, одежду и т.д. Если в каком-то месяце вы получаете слишком большой счет, то распоряжаетесь деньгами соответственно. Например, можно не поужинать в ресторане или не откладывать в этот раз деньги на "черный день". Это реально потому, что вы точно знаете свои доходы и расходы.
Точно так же вы знаете, каким количеством времени располагаете, т.е. вам известно, что в часе 60 минут, в сутках 24 часа и т.д. Количество времени всегда статично. Обычно известно, сколько времени займет выполнение конкретных заданий, поскольку, как правило, устанавливаются крайние сроки их сдачи. Поэтому, зная все это, можно начинать составлять бюджет времени подобно составлению семейного денежного бюджета.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ
Для распределения времени необходимо знать приоритеты выполнения заданий. Что касается зарплаты, то тут понятно, что в число приоритетных трат входит выплата процентов по кредиту либо плата за аренду квартиры, и вы позаботитесь о том, чтобы у вас было на это достаточно средств. То же самое и в отношении времени: необходимо следить за тем, чтобы тратить его согласно выбранным приоритетам. Чтобы определить приоритеты, необходимо знать:
Какова цель вашей работы? Каких достижений от вас ожидают и за какое время?
Что вам необходимо сделать (какие выполнить задания), чтобы достичь поставленной цели?
Ответы на эти вопросы помогут вам определить приоритеты. Решая, за выполнение какого задания лучше всего взяться в первую очередь, напоминайте себе о поставленной цели. Например, если у вас мало времени, то в первую очередь следует, например, разобраться с вопросами клиента, а не составлять внутренний отчет.
Кратко изложите основные задачи своей работы. Запишите все, что, по-вашему мнению, вы должны осуществить, и покажите этот список своему начальнику. Это поможет вам обоим, так как позволит прояснить, чего от вас ждут, и развеять взаимные недопонимания.
КАК УПРАВЛЯТЬ ПРИОРИТЕТНЫМИ ЗАДАНИЯМИ
Вся работа делится на две категории: РЕАКТИВНУЮ и ПРОАКТИВНУЮ.
Реактивные задания — это те, которые являются немедленной реакцией на что-либо. Проактивные — те, о существовании которых вам известно заранее, и, следовательно, к ним можно подготовиться.
Необходимо иметь представление о том, сколько времени вы тратите на выполнение и тех, и других заданий. Если обнаруживается, что примерно 70% рабочего времени в день уходит на выполнение проактивных и 30% — реактивных заданий, тогда на день можно запланировать 70% работы, а 30% времени оставить свободными. Таким образом, когда происходит неизбежное и что-то срывается, то вы знаете, что уже выполнили то, что запланировали, — 70% проактивных заданий.
Одной из наиболее распространенных ошибок, которые допускают люди при управлении приоритетными заданиями, является то, что они откладывают выполнение "больших" и важных заданий до последнего момента, продолжая заниматься решением "мелких" вопросов. Естественно, к концу рабочего дня они понимают, что провели весь день за относительно второстепенными делами, и переживают стресс, потому что важные задания остались невыполненными.
Никогда не откладывайте дела до последнего момента. Заранее спланируйте и организуйте время, которое вы намереваетесь посвятить выполнению той или иной работы, и четко придерживайтесь намеченного плана.
ЕЖЕДНЕВНИК
Ежедневник — это один из источников, помогающих вам в работе. Большинство людей прибегают к ежедневникам, чтобы спланировать собрания, деловые встречи, отпуска и др. Такое использование ежедневника нерационально. Ежедневником можно пользоваться для определения приоритетных заданий и их выполнения.
Пользуйтесь ежедневником, когда определяете для себя время выполнения задания. Это поможет лучше организовать свое "проактивное" и "реактивное" время, а также позволит без особых трудностей найти свободное время в случае непредвиденных обстоятельств.
Например, вам необходимо составить отчет, срок сдачи которого — четверг, середина дня. Если вы решите заняться им во вторник, то у вас будет еще целый день на случай непредвиденных обстоятельств. В идеале составление отчета заняло бы один час, но, учитывая, что вас обязательно будут отвлекать или случится что-то непредвиденное, следует выделить по меньшей мере полтора часа. Отметьте в ежедневнике время (скажем, 14.30), когда вы должны начать работу над отчетом. Начало выполнения следующего задания назначьте на 16.00. Таким образом, вы имеете больше времени, потому что, если все пойдет нормально, и вам никто не будет мешать, вы завершите работу над отчетом на полчаса раньше, чем запланировали (и сможете заняться чем-нибудь еще). Но даже если вас отвлекали, вы все равно закончите отчет в установленное для себя время.
Помните, что когда предоставляется возможность оценить, сколько времени займет та или иная работа, люди, как правило, недооценивают время. Ежедневник поможет вам принимать более разумные решения о выделении времени другим сотрудникам и согласовывать крайние сроки выполнения каких-то заданий, которые не должны мешать всей остальной работе.
КАК УЛОЖИТЬСЯ В НАМЕЧЕННЫЙ СРОК
Представьте, что ваш начальник попросил вас выполнить задание к точно указанному сроку. Вы спорите и протестуете, но в конце концов соглашаетесь, зная, что вряд ли уложитесь в предложенный срок. Можно воспользоваться хорошо известной фразой "Я попробую", потому что вы не можете переубедить начальника и оговорить другой срок просто потому, что это ваш босс, важный клиент или коллега, и вы не хотите показаться человеком, не желающим пойти на уступки и помочь. Как вы и предполагали, уложиться в срок вам не удается. То, что в результате запомнят ваш начальник/клиент/коллега будет не то, что вы громко и активно протестовали против нереального крайнего срока выполнения, а то, что вы не выполнили своего обещания и не завершили работу в согласованный срок.
Вместо того, чтобы уступать и соглашаться на срок, к которому выполнить работу невозможно, вы должны занять твердую позицию. Скажите, что вы не можете выполнить работу к установленному сроку, объясните причину, и предложите альтернативный срок, к которому вы наверняка сможете завершить задание. Хотя начальник/клиент/коллега могут почувствовать, что с вами невозможно договориться, но они надолго запомнят ваше умение выполнять порученные задания в обещанный срок.
Если вы объясните, ПОЧЕМУ не можете уложиться в определенный срок и скажете, КОГДА вы сможете завершить работу, то люди скорее всего поймут и примут, ваш отказ. Но вы всегда должны выдвигать альтернативный крайний срок.
Исключите из своего лексикона фразу "очень срочно" (ASAP) (англ. as soon as possible). Кипы бумаг, помеченные таким образом, теряют свое значение. Если вам предстоит много бумажной работы, и все документы помечены "очень срочно", то определить наиболее важные невозможно.
Когда вы отправляете документы по назначению или оставляете сообщения, всегда указывайте точную дату, и если необходимо, то и время, к которому необходимо выполнить указанные в них задания. Точно так
же, получая документ, помеченный "очень срочно", свяжитесь с тем, кто вам его отправил, и уточните, к какому сроку необходимо выполнить работу. Наверняка всем нам приходилось сталкиваться с тем, что кто-то просит нас сделать что-то "как можно скорее", а когда мы спрашиваем: "До следующей пятницы потерпит?", люди пугаются: "Конечно нет! Все должно быть готово не позднее следующего вторника!"
Пример: "Пожалуйста, позвольте мне завершить заполнение этого бланка к. 1? ноября. Он мне нужен для того, чтобы вписать месячную прибыль, которую необходимо послать в бухгалтерию к 30 ноября".
Если намечен крайний срок сдачи работы, никогда не торопите людей в последний момент. Вы знаете, что если вы еще не получили готовую работу, то, скорее всего, она еще не сделана. Так что пытаться давить на другого в момент истечения срока бесполезно, поскольку вы почувствуете только раздражение, а другой человек — угрозу, и в результате вы разойдетесь с негативными чувствами и мыслями в отношении друг друга.
Торопите людей задолго до истечения крайних сроков. Делайте это вежливо, пользуясь фразами типа' "Я просто хотел спросить, есть ли у вас вопросы или проблемы" Еще лучше, если вы заранее дадите людям знать о том, что вы им позвоните и спросите о ходе дел Скажите, например: "Я позвоню в течение дня" Мало кто на это обидится. На самом деле многие будут только приветствовать вашу инициативу.
ПЕРЕКИДНОЙ СПИСОК "ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ"
Перекидной список "Что нужно сделать" — это фактически ежедневник или блокнот с проставленными датами Вместо того, чтобы каждый день составлять список дел и переписывать их с одной страницы на другую, вы записываете запланированные дела на тот день, когда вы намерены их выполнить. Это напоминает ежедневник, хотя в него вы записываете "большие дела", в то время как в перекидном списке отмечаете "мелкие", например, позвонить Мэйвис Тертл, подготовить помещение для проведения собрания и т д Эта система поможет вам принимать разумные решения о том, как лучше организовать свое рабочее время Не планируйте более восьми дел на один день На большее у вас просто не хватит времени. Любые дополнительные задания должны быть передвинуты или спланированы на последующие дни
БЛОКНОТ "ДЛЯ ВСЕГО"
Блокнот "Для всего" представляет собой толстую тетрадь в жестком переплете формата А4, которая всегда при вас Туда вы записываете все, начиная от протоколов собраний до телефонных сообщений или телефонных номеров. Таким образом, вся нужная информация у вас собрана в одном месте. Вам никогда не придется рыться в корзине для бумаг или перебирать документы на столе в поисках нужной информации потому, что все будет в вашем блокноте
Следите за тем, чтобы этот блокнот был всегда при вас для того, что если вас о чем-нибудь попросят, вы сразу могли бы это записать. Это не только производит
хорошее впечатление, но и служит гарантией того, что вы никогда не будете забывать о просьбах своих коллег. Блокнот "Для всего" поможет исключить ненужные напоминания. Люди увидят, что вы все записали, и поймут, что вам нет необходимости о чем-то напоминать.
ВЫДВИЖНАЯ СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Это папка в виде "гармошки" или выдвижной ящик с поперечными отделениями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу дней месяца). Вложите в них письменные материалы, которые должны появиться на вашем столе в означенный день. К примеру, 10-го числа вы написали клиенту письмо и хотите получить ответ 25-го. Вложите копию письма или записку в отсек за номером 25. Каждый день вы берете документы из отсека, соответствующего определенному дню (например, все, что относится к 25 числу, вы берете из 25-го ящика). Уберите все, что относится к текущему месяцу, а другие документы отложите на следующий.
Преимущества использования выдвижной системы хранения информации:
- ваш рабочий стол никогда не будет завален бумагами;
- все "висящие" документы отчасти в работе;
- ничего не появится в последний момент;
- все "взлеты" и "падения" будут сглажены.
