ВРЕМЯ "НА РАЗМЫШЛЕНИЕ"
Время "на размышление" похоже на дверь, которая, будучи закрытой, означает "не беспокоить", а открытой — "заходите, поговорим". Существует две проблемы, которые не позволяют работать, не прерываясь.
- у вас нет своего кабинета — офис с открытой планировкой;
- вам необходимо быть доступным для людей.
ОФИСЫ ОТКРЫТОЙ ПЛАНИРОВКИ
Сели вы работаете в офисе с открытой планировкой, спросите своих коллег, хотели ли бы они иметь возможность работать два часа в неделю, ни на что не отвлекаясь. Ответ практически несомненно будет "да". Превратите это во взаимное соглашение. Вы будете отвечать на звонки за другого сотрудника в определенный промежуток времени. Ваши коллеги делают то же самое для вас. Точно так же можно договориться с другими членами коллектива или с другими людьми.
Чтобы эта схема работала, не позволяйте, чтобы другого человека отвлекали от дел, и договаривайтесь на одно и то же время каждую неделю. Если вы еженедельно "закрываете" раздел в своем ежедневнике, то вам опять же необходимо специально обозначенное время, в течение которого вас нельзя отвлекать от работы.
Вам необходимо признать тот факт, что вы не являетесь незаменимым человеком. В самом деле, если никто, кроме вас, не может выполнить вашу работу в ваше отсутствие, вам вряд ли удастся продвинуться по службе. Люди будут
меньше вам мешать, если вы вовремя им скажете, когда вас "нет". Фраза может быть, например, такая: "Я всегда очень занят в среду утром, но днем вы вполне можете зайти".
Нельзя сказать точно, кто появится в среду, но вы уверены, что кто-нибудь обязательно зайдет, и поэтому будете соответственным образом планировать свою работу.
ЕСЛИ ВАМ МЕШАЮТ ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ
Отведите для них определенное время. Если вы планируете звонок, сообщите своему абоненту (или человеку, принявшему сообщение), его точное время.
ПРИМЕР
ТЕЛЕФОННОЕ СООБЩЕНИЕ
ДЛЯ: ОТ: КОМПАНИЯ: НОМЕР ТЕЛЕФОНА: СООБЩЕНИЕ: ВРЕМЯ: ЧИСЛО: ПРИНЯЛ:
Пожалуйста, перезвоните Ответил(а)на ваш звонок СРОЧНО Когда сможете…
Если вы получаете сообщение, в котором говорится, что кто-то перезвонит вам "сегодня днем", продолжайте работать в обычном ритме. Вы можете заходить по делам в кабинеты других сотрудников, в "ксероксную" и т.п. Когда вам позвонят, вас, скорее всего, не будет на месте. Впрочем, если вы предупредите коллег, что в 3 часа дня вам должна позвонить Мэйвис Джонс, то в этом случае вы будете ждать звонка.
Если вы просите кого-либо перезвонить, назначьте точное время. В этом случае вам действительно перезвонят в удобное для вас время.
Освойте функции телефонного аппарата. Современные аппараты очень удобны для эффективного пользования телефонной связью.
Если вы кому-то звоните, а человека в данный момент нет на месте, не теряйте контроля над своим временем. Предложите перезвонить вам в определенное время. Таким образом вы ради звонка прерываете свою работу, а не работу другого человека.
Используйте специальные бланки для телефонных сообщений и поощряйте людей, с которыми вы работаете, делать то же самое. Если требуется заполнить специальные бланки, то вопросы, содержащиеся в них, помогут правильной передаче содержания сообщения.
ЛИСТКИ ПЕРЕДВИЖЕНИЯ
Если вы или ваш коллектив работаете вне офиса, следует использовать листки передвижения. Одну копию такого листка вы храните в офисе, а другая остается у людей, временно покинувших его пределы. Это экономит время звонящих в офис, которые узнают, что нужного человека в этот день не будет на месте. Кроме того, вы сработаете более профессионально, если при ответе на телефонный звонок сможете, быстро взглянув на листок передвижения, сказать, где находится тот или иной сотрудник и когда он скорее всего вернется в офис.
ЕСЛИ ВАС ОТВЛЕКАЮТ
Предупредите людей, когда вас "нет", и всегда придерживайтесь этого расписания.
Когда вас кто-то отвлекает от работы, скажите этому человеку, что в данный момент вы не можете уделить ему время. Укажите причину (например, вам необходимо закончить отчет до 12.00) и предложите встретиться в другое время. Ваш ответ будет воспринят позитивно, если дать человеку почувствовать, что вы отнеслись к нему с должным вниманием, и предложить назначить встречу на другое время.
Встаньте, когда к вам кто-то заглядывает. Это исключает возможность "просто поболтать".
При появлении человека, постоянно отвлекающего вас от работы, попросите коллег позвонить вам. Увидев, что вы заняты, "отвлекающий элемент" уйдет.
Соберите со стола бумаги и пойдите в "ксероксную" или к факсу. Этот прием может быть хорошим намеком.
С самого начала скажите мешающему вам сотруднику, что вы располагаете для разговора с ним только определенным количеством времени. Скажите: "У меня 10 минут времени, Майк. В половину четвертого надо позвонить Роберте".
Не отвлекайте других людей сами. Заранее выясните, когда они свободны, и удостоверьтесь, что их вполне устроит время вашего визита.
"БУМАЖНАЯ РАБОТА"
Разбирайтесь с ней каждый день в одно и то же время, желательно в начале дня.
Не просматривайте документы бегло. Внимательно изучайте каждый документ.
Если вы можете дать бумаге "ход", — сделайте это, после чего положите ее в папку-файл или выбросьте.
Давайте "ход" любому документу, зависящему от вас. Затем вложите его в свою выдвижную систему хранения информации до времени дальнейших действий.
Короткие документы читайте сразу (размер таких документов — не более двух листов А4).
Запланируйте время, когда вы сможете прочитать более длинные документы.
Передавайте внутренние документы тому, кого они касаются, в течение 24 часов.
Не подшивайте бумаги только ради самого процесса. Выбрасывайте все, что действительно не нужно.
ЛОТКИ "ВХОДЯЩИЙ", "ИСХОДЯЩИЙ"
На столе должно быть только два лотка. Один — "входящий" — необходимо опустошать дважды в день. Другой — лоток для последующей подшивки документов — должен опустошаться не реже раза в день. Все бумаги, над которыми вы собираетесь работать или уже работаете, должны отправляться в выдвижную систему хранения информации. Это исключает "завал" на столе.
Старайтесь, чтобы люди складывали документы в лоток для входящей корреспонденции. Если он переполнен, люди будут использовать его неохотно, потому что не будут уверены, что вы быстро ознакомитесь с их документом. Поэтому мы часто наблюдаем, как документы и корреспонденция ложатся на середину стола. Однако, если люди видят, что вы опустошаете лоток дважды в день, они будут знать, что вы действительно оперативно просматриваете поступающие к вам документы.
Резюме
- определите, сколько времени у вас занимает выполнение "реактивных" и "проактивных" заданий;
- определите цели своей работы и ее приоритеты;
- заранее планируйте задания и записывайте их в ежедневнике;
- не соглашайтесь на нереальный срок сдачи работы. Скажите "нет" и предложите альтернативный срок;
- составьте перекидной список "Что нужно сделать";
- используйте в работе блокнот "Для всего";
- пользуйтесь выдвижной системой хранения информации;
- предложите коллегам идею о времени "на размышление";
- определяйте время для телефонных звонков;
- пользуйтесь листками передвижения;
- с каждым документом разбирайтесь один раз;
- держите на столе только два лотка — один для входящей, другой — для исходящей корреспонденции.
Как вести себя в стрессовых ситуациях.
Вам часто приходится слышать о стрессе управляющих и руководителей, но как часто обсуждают люди стресс администратора или секретаря?
От нас требуется больше умения справляться со стрессовыми ситуациями на работе; даже об успехах судят по тому, как мы ведем себя во время стресса. Это глава посвящена тому, как избегать стресса и сохранять работоспособность в стрессовых ситуациях.
Основное внимание главы сконцентрировано на трех вопросах:
Что представляет собой стресс?
Как распознать стресс и как он сказывается на нас?
Как справиться со стрессом?
ЧТО ТАКОЕ СТРЕСС?
Является ли стресс:
- Позитивным или негативным явлением?
- Предупреждающим сигналом или мотиватором?
- Причиняет ли стресс ущерб или является частью жизни?
Стресс — это неизбежная часть современной жизни, и нет ничего удивительного в том, что иногда двадцатое столетие называют "веком аспирина". Похоже, каждый торопится выполнить работу и достичь поставленных, целей к сроку, который истек "вчера".
Какой образ возникает в нашем сознании при упоминании слова "стресс"? Это подавленность или возбуждение; это испытание выносливости; или же стресс дает нам дополнительный стимул для преодоления очередного препятствия?
Разные люди по-разному определяют слово "стресс", и многие из значений не были ему присущи первоначально. Слово "стресс" произошло от латинского "strin-gere", что означает "затягивать", "тянуть". В XVII веке оно ассоциировалось с трудностями и подавленностью, а в XVII и XIX — с физикой и техникой. Например, металлурги проверяли воздушные суда, чтобы понять, какой стресс (нагрузку) может выдержать металл. Если представить человеческое тело, тестируемое на стресс, — как часто мы чувствуем, что нас что-то "сжимает"?
Все люди разные и всегда важно помнить, что то, что для одного человека означает стресс, для другого — радостное возбуждение. Что эликсир для одного, то яд для другого.
Суть стресса состоит в оказываемом на нас давлении, и реакции, которую вызывает это давление. Стресс можете быть вызван внешними или внутренними факторами. Зачастую с внутренними факторами справиться намного сложнее по-
тому, что вы не всегда можете осознать уровень давления, которое вы сами оказываете на себя — намного легче обвинить кого-то другого!
Кэри Купер дал определение стрессу: "Дисбаланс между тем, что требуется от человека, и его способностью справиться с этими требованиями". Все дело в типе вашей личности и ее подверженности стрессу, что всегда можно упустить из виду.
Стресс — это физическая и психологическая реакция, которая возникает, когда люди чувствуют дисбаланс между уровнем навязанных им требований и своей способностью удовлетворить эти требования.
В наши дни термин "стресс" напоминает "зонт", под которым происходит все, что можно описать как ощущения, возникающие, когда нас "тянут", "проталкивают", "сжимают" или "растягивают". Необходимо понять, что такое стресс, и причины его возникновения: только тогда мы сможем с ним справиться.
КАК РАСПОЗНАТЬ СТРЕСС И КАК ОН НА НАС ОТРАЖАЕТСЯ
Для того, чтобы быть откровенным с самим собой и понять причины стресса, необходимо избавиться от представления о стрессе как о табу. Стресс — нормальное явление, без которого мы бы все давно вымерли! Стресс очень индивидуален и каждый подвержен ему в разной степени.
Успешные методы управления стрессовыми ситуациями требуют умения распознать как позитивный, так и негативный стресс в момент его переживания, и его последствия могут быть как полезными, так и вредными.
Для выполнения какого-то задания каждому человеку необходим определенный стресс. Мы похожи на весы с набором гирь (причин стресса). Часть работы, помеченная "срочно — нужно было еще вчера", лежащая на столе среди кипы
других срочных бумаг, похожа на крупную картофелину, которая перевешивает чашку "весов". Нам необходимо осознать свой оптимальный уровень, когда мы подкладываем то на одну, то на другую чашку весов дополнительные грузы. Часто можно услышать фразу: "сгорел на работе". Это случается тогда, когда одна чашка весов долгое время перевешивает другую. Однако, с другой стороны, не испытывая стресса — двигателя — долгое время, мы "ржавеем". И недостаточная загруженность, и перегруженность в работе могут оказывать одинаково дестабилизирующее воздействие на ее выполнение, которое можно проследить на приведенной диаграмме.
Невозможно постоянно работать оптимально, но, обладая знанием методик управления стрессом, можно сохранить некий баланс. При недостатке нагрузки, по мере повышения стимулирования, увеличивается производительность, но если "перегнуть палку", то производительность резко упадет, и все закончится переутомлением и болезнью.
График взят из «Преодоление стресса и эффективный менеджмент». Автор Уолтер X. Гмелч
Человеческое тело — сильное и гибкое. Однако по своим свойствам оно напоминает резину: растяните и отпустите — она принимает первоначальную форму;
если же резина подвергается растяжению в течение долгого времени, она может навсегда потерять свою эластичность. Вот почему необходимо распознавать первые признаки негативного стресса.
Находясь под влиянием стресса, мы проявляем как эмоциональные, так и физические реакции, отражающиеся на нашем поведении. Мы начинаем видеть мир и свое место в нем в негативном свете. Эти физические, эмоциональные и поведенческие изменения — нормальная реакция организма, старающегося показать, что ваш уровень стресса выше, чем ему следует быть. Если вы научитесь узнавать первые его признаки, это будет прекрасным предостережением!
Ниже приведены самые распространенные симптомы стресса. Возможно, вы сможете добавить свои собственные.
ФИЗИЧЕСКИЕАппетит — (усиление/снижение) Сон — (длиннее/короче) Затрудненное дыхание Ощущение холода/жары Сухость во рту Дрожь Нервное подергивание Тошнота Мускульное напряжение Головные боли ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕЧувство потери Слезливость Потеря уверенности в себе Чувство одиночества Уход в себя Заниженная самооценка Неуклюжесть Иррациональность Невозможность сконцентрироваться Потеря интереса
Заниженная самооценка — очень распространенная реакция на стресс, который изменяет ваше отношение к себе и к окружающему миру. Почувствовать также можно:
- собственную некрасивость;
- неуклюжесть;
- то, что на вас "навалили кучу дел";
- вину;
- злость;
- собственную некомпетентность.
Иногда мы совершенно перестаем мыслить рационально и все попытки ободрения, позитивньи доказательств или очевидных свидетельств не убедят нас, что мы "в порядке".
Ниже приведены некоторые типичные реакции на стресс и, возможно, они помогут понять сигналы организма о том, что необходимо "сбавить темп". Не паникуйте (и не подвергайте себя стрессу), если ответом на многие вопросы будет слово "да", поскольку многие из них — очень типичные реакции на перегрузку.
Вы можете по-разному реагировать на достаточно схожие ситуации, однако, можно выделить типичные ответы, которые помогут "колоколам вовремя зазвонить".
ПОНИМАЕТЕ ЛИ ВЫ СВОЙ ОРГАНИЗМ, КОГДА ОН СИГНАЛИЗИРУЕТ ВАМ О СТРЕССЕ?
11рочтите каждое из нижеследующих предложений и отметьте те, которые относятся к вам, когда вы находитесь в состоянии стресса:
1. Я легко раздражаюсь.
2. Я с трудом могу сосредоточиться.
3. Просыпаясь утром, я чувствую себя разбитым.
4. Мне сложно принимать даже простейшие решения.
5. Качество моего сна ухудшилось. Мне сложно заснуть и/или я просыпаюсь среди ночи и чувствую беспокойство.
6. Я часто раздражаюсь.
7. Я испытываю негативные эмоции.
8. Мое общее состояние ухудшилось.
?. Кажется, что в жизни не на что надеяться. Все кажется бессмысленным, и я "на нуле".
10. Изменился рацион моего питания. Я потерял аппетит или же ем больше, чтобы успокоиться.
11. Я с трудом воспринимаю новую информацию.
12. Я страдаю от частых головных болей.
13. Я с трудом что-то вспоминаю, когда от меня этого требуют.
14. Я стал употреблять алкоголь больше обычного.
15. Я переживаю частые смены настроения.
16. Я пропустил пару важных встреч или опоздал на них.
17. Я чувствую себя взвинченным и не могу расслабиться.
18. Я не могу выйти на свой уровень работоспособности.
1?. У меня периодически болит спина.
20. Я чувствую, что я неадекватно реагирую на ситуации и не способен справиться с делами.
21. Я беру отгулы.
22 Я страдаю несварением желудка.
23. Мне кажется, что я не могу сосредоточиться на конкретной проблеме. Мои мысли "бродят".
24. От всякой мелочи я впадаю в панику.
25. Я стал курить больше обычного.
26. Мне часто хочется "по маленькому".
27. Обсуждая что-то с другими людьми, я часто повторяюсь.
28. Я стал водить машину более нервно, и уровень моей самооценки снизился.
2?. Мне кажется, что я все время о чем-то беспокоюсь.
30. Я становлюсь очень вялым и не чувствую интереса к работе и/или к жизни.
КАК СПРАВИТЬСЯ СО СТРЕССОМ
Существует пять способов борьбы со стрессом:
- понять и принять себя таким, какой вы есть;
- энергично взяться за решение проблемы;
- заботиться о себе;
- эмоционально выражать себя;
- научиться "отключаться".
ПОНЯТЬ СЕБЯ
Чтобы справиться со стрессом, необходимо:
- понимать свои желания и побуждения;
- знать свои цели;
- оценить самого себя и свои возможности;
- определить, что является причиной стресса.
Необходимо быть честным по отношению к самому себе и знать, откуда исходят наши запросы. Можно предъявлять к себе более высокие требования, нежели другим людям, но продолжать искать в них причину собственного стресса. Зачастую мы ставим себе абсолютно нереальную "высоту": "Я должен всем нравиться…", "Я должна быть хорошей женой, матерью, домохозяйкой и при этом ходить на работу!"
СТРЕМЛЕНИЕ К БЕЗУПРЕЧНОСТИ ЗАКАНЧИВАЕТСЯ ФИЗИЧЕСКИМ ИСТОЩЕНИЕМ
Находясь в стрессовом состоянии, вы часто "подливаете масла в огонь", пытаясь работать одновременно везде и для всех. Вы становитесь слишком занятым, посвящаете все свое время делам, не оставляете времени, чтобы подумать о себе и о причине, по которой вы испытываете стресс.
Определите для себя свои собственные цели. Если вы представляете их не слишком четко, вы будете зависеть от ожиданий и требований, предъявляемых вам другими людьми.
Составьте список своих собственных задач. Это поможет вам определить пределы загруженности.
Испытывая стресс, вместо того, чтобы винить в нем какой-то внешний фактор, загляните в себя и постарайтесь понять, что происходит.
Американский поэт Генри Лонгфелло писал об этом так: "Не в шуме переполненных улиц, не в криках и овациях толпы, но в нас кроется триумф и поражение ".
РАЗРЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ
Определив причину стресса, вам необходимо подумать, какие действия стоит предпринять. Зачастую мы тратим много времени на беспокойство, и при этом ничего не делаем. В ?0% случаев мы волнуемся о вещах, которые существуют только в нашем воображении. Уинстон Черчиль как-то сказал, что "в жизни много бед, большая часть которых впереди".
Старайтесь решить те проблемы, которые вас реально беспокоят. Если сделать ничего нельзя, научитесь вести себя по принципу "будь что будет". В конце концов, волнение подобно креслу-качалке — оно предоставляет возможность двигаться, но это не движение вперед.
Решение проблемы означает ее осознание, а затем сам "процесс решения". "Процесс решения" можно представить следующим образом:
Беспокойство — это пустая трата драгоценного времени и усилий, если вы
знаете, что не можете изменить ситуацию. Принцип "будь что будет" может помочь направить энергию в другое, более продуктивное русло. Приведенная молитва может стать принципом, в котором кроется решение проблем:
"Господи, даруй мне спокойствие, чтобы принять то, что я не в силах изменить, мужество, чтобы изменить то, что в моих силах, и мудрость, чтобы отличить одно от другого ".
Взгляните на список факторов стресса СЕЙЧАС и определите те, от которых вы можете избавиться за реальный срок.
Проблема/фактор стресса Предлагаемое действие для решения проблемы Время выполнения
ЗАБОТА О СЕБЕ
Испытывая стресс, необходимо обращать дополнительное внимание на себя, "ухаживать" за своим телом и душой. Однако мы часто забываем о себе; развивается заниженная самооценка, и это еще сильнее заставляет нас почувствовать собственную никчемность.
Подумайте о своем теле так, будто это машина: стресс подобен воздушной заслонке карбюратора — в небольших количествах он может быть полезен, выполняя функцию "стартера" Однако если оставить заслонку выдвинутой на целый день, то двигатель может выйти из строя, а расход топлива будет очень высоким Если двигатель дает обратную вспышку или начинает "захлебываться", поедет ли автомобиль быстрее? Если в карбюраторе грязь или кончается бензин, разве мы заправляем машину соляркой вместо бензина марки ?5? Уверены, что любой водитель в такой ситуации первым делом отгонит машину в автосервис. Так же необходимо относиться и к своему телу.
В самый тяжелый момент мы почти ненавидим себя, что ухудшает ситуацию, присовокупляется к общему негативному отношению к себе. Первым шагом надо поднять себя в собственных глазах.
КАК ПОДНЯТЬ СЕБЯ В СОБСТВЕННЫХ ГЛАЗАХ
- принимайте комплименты (не отказывайтесь от них);
- признайте свою ценность (составьте список того, что вы умеете хорошо делать);
- похвалите себя, когда все идет хорошо;
- научитесь получать удовольствие, не чувствуя при этом вины;
- относитесь к себе так же, как вам хотелось бы, чтобы люди относились к вам;
- заботьтесь о своем теле — оно у вас одно;
- научитесь нравиться себе (вы же хотите нравиться другим);
- составьте список, что вам нравится В СЕБЕ (если это сложно — попросите друга).
Необходимо заботиться о себе и о своем теле. Если вы чувствуете, что стресс нарастает, побалуйте себя. Это необязательно связано с денежными расходами! Если причина стресса овердрафт или финансовый кризис, не стоит его усугублять, покупая себе что-то в самом дорогом магазине! Можно проехать по живописной дороге домой, позвонить старому приятелю, с которым вы давно не виделись, принять ванну или просто остановиться и полюбоваться чем-нибудь красивым!
Когда вы просыпаетесь в подавленном состоянии, желая, чтобы весь мир оставил вас в покое, несложно пребывать в таком настроении целый день и отправиться вечером спать, чувствуя себя еще хуже. Забота о себе означает работу над собой, убеждение собственного организма в том, что вы "в порядке". Ощущая стресс, вы будете говорить себе, что чувствуете себя ужасно и поступать в соответствии с этой установкой. Ведите себя и поступайте так, будто у вас все замечательно, и вы удивитесь, насколько быстро сами в это поверите! Вместо того, чтобы просыпаться как в замедленном кино, ускорьте темп.
Вам выбирать — танцевать ли под веселую музыку, послушать выпуск мрачных новостей или же прислушиваться к собственным невеселым мыслям о жизни. Важно понимать, что, хорошо относясь к самому себе, человек может изменить свою точку зрения, а следовательно и чувства.
ОТНОСИТЕСЬ К СЕБЕ ТАК, КАК ВЫ ХОТЕЛИ БЫ, ЧТОБЫ ДРУГИЕ ОТНОСИЛИСЬ К ВАМ!
