ВРЕМЯ НА ОТДЫХ И НА СЕБЯ
Принцип соблюдения баланса между работой и отдыхом — всего понемногу.
Главная проблема — как научиться ему следовать. Планирование времени на отдых
Все, кто посещал курсы по планированию времени, знают, что выделение времени на определенные дела увеличивает вероятность того, что они будут сделаны.
Все чаще и чаще люди понимают эффективность использования рабочего ежедневника, в который они заносят семейные мероприятия, долгосрочные жизненные цели, — другими словами, заранее планируют свое время, деловые встречи, не позволяя себе при первой же возможности заполнять пустые страницы "чем попало". Обычная жалоба: "У меня не было времени… на отпуск!" Остановитесь! Все зависит от вас.
Понятно, что все вышеперечисленные принципы организации времени относятся и к работе. Управление временем как отдельная отрасль менеджмента стремительно развивается; появилось множество литературы, курсов, помогающих людям совершенствоваться в этом. Простые упражнения типа: "Мне надо… или…" полезны для того, чтобы определить, в каких случаях вы впустую тратите время или энергию.
Намного сложнее существовать в такой организации, где принято задерживаться, где переработки поощряются, а сотрудники порой остаются в офисе допоздна. Это мир "суровых мужчин", которые не спят ночами, заключают сделки на рассвете и по несколько дней не видят ни семьи, ни друзей.
Большинство из нас готово к тому, чтобы на определенном этапе трудовой деятельности отказаться от всего во имя работы. Проблема возникает тогда, когда такая практика выдается за часть "нормальной" работы и все успехи приписываются именно этой практике. Если вы работаете в подобной среде, вам вдвойне трудно признать наличие у себя личной жизни, не говоря о том, чтобы уделять ей время
Существует множество путей разрешения этой дилеммы — один лучше другого Возьмем, к примеру, ставшую притчей во языцех историю о том, как в одной организации людям приходилось иметь с собой два пиджака: один должен был висеть на стуле (обозначая ваше присутствие на работе), а в другом можно было спокойно отправляться домой. Возможно, женщинам этого учреждения стоило подумать о двух сумочках: "Сумка на месте… Наверное, она где-то здесь.. ".
Говоря серьезно, лучше не прибегать к таким уловкам с самого начала. Важно определить проблему для самого себя, хотя это может быть нелегко. Можно предпринять следующие действия по выбору:
Задавать вопросы
Люди часто слепо подчиняются предписанным правилам, вместо того, чтобы спросить себя:
— Что я действительно делаю, когда задерживаюсь на работе?
— Есть ли какие-то гибкие способы работать, сохраняя высокую производительность, не перерабатывая?
Будьте примером
Используйте рабочее время на то, чтобы что-то делать, и поощряйте других к тому же — особенно, если вы их формальный или неформальный начальник. Искорените привычку задерживаться на работе допоздна.
Уважайте личное время — свое и других людей
По возможности звоните по телефону, устраивайте деловые встречи, семинары и курсы в течение рабочего дня. Не поддавайтесь искушению организовать что-либо до завтрака, после работы или во время выгодных.
Советуйтесь с начальством
Вот где можно с успехом использовать всю свою настойчивость (ассер-тивность) при обсуждении проблем. Необходимо уметь объяснить начальству, что при всем вашем желании, приверженности организации и стремлении к тому, чтобы она процветала, у вас есть другие интересы и обязательства, требующие внимания.
ПРИМЕР:
Анна перешла на новую работу, где от каждого требовалась полная отдача. Переработки считались нормой, служащие должны были отправляться в командировки в свое личное время и в выходные дни. Анна открыто выступила против воскресных командировок. Первоначальной реакцией было недоумение и враждебность — как со стороны начальства, так и со стороны коллег — "Как, по вашему мнению, мы сможем удержаться "на плаву", если все будут рассуждать так, как вы?" Анна продолжала настаивать на своем, указывая, что если заранее все спланировать, четко обговорить с клиентами все вопросы, можно будет исключить воскресные командировки, продолжая работать с прежней эффективностью Этот аргумент сработал. Теперь воскресные командировки уже не считаются нормой.
Советуйтесь с коллегами
Сочетание работы и личной жизни беспокоит каждого. Насколько доброжелательно относится ваша организация к вашим заботам о семье? Придерживается ли она политики, позволяющей людям вести полноценную жизнь без ограничения перспектив служебного роста?
"Примите огонь на себя"
Спрашивайте, почему все так и почему бы не сделать по-другому? Это требует определенного мужества и — как и во всем — кому-то надо быть первым Представьте себе отару, подошедшую к узкому ущелью — достаточно одной "свободолюбивой" овце войти в него, как все остальные последуют за ней.
Резюме
Радует то, что дни "трудоголиков" если не сочтены, то подходят к концу. ЖИТЬ и зарабатывать на жизнь — вот что в наше время является общей заботой. В этой связи нам следует внимательно проанализировать то, что мы делаем, и определить для себя оптимальный баланс интересов работы и дома. Постоянно "перекошенная" жизнь ведет к "сбоям" или в одной, или в другой области. Необходимо осознать, что под балансом подразумеваются постоянные действия по его поддержанию.
Для этого следует:
- понять, что для вас важно;
- обдумать, как вы намереваетесь распределить свое время между различными сферами жизни;
- установить ограничения на работе и дома;
- при первых же признаках нарушения баланса предпринимать корректирующие действия;
- сочетать советы, приведенные в этой главе, с планом преодоления стресса (см. Главу 8). Единственный путь к этому — начать действовать.
Информационная технология и ее влияние на административных работников
ИСТОРИЯ ОФИСА
Телефон, пишущая машинка и телеграф не изменялись в течение сотни лет. Механизация учреждений началась во второй половине XIX века. Однако в то время ручка и бумага оставались главными инструментами канцелярской работы. С наступлением XX столетия целый ряд механизированных устройств занял в учреждениях свое прочное место: телеграфная азбука Морзе, телефон Белла, диктофон и пишущая машинка Эдисона.
ЭВОЛЮЦИЯ ОФИСНОЙ РАБОТЫ В XX ВЕКЕ
Первые 50 лет нашего столетия дали миру пишущую машинку, телефон-автомат, телеграфный аппарат, электрическую пишущую машинку, ксерокс, арифмометр, калькулятор, магнитофон, малогабаритный печатный пресс, оборудование для обработки информации на перфокартах и многое другое.
Все эти изобретения расширили коммуникацию между учреждениями, а также увеличили количество "белых воротничков", — людей, работающих в офисах.
К середине 60-х годов для облегчения рутинной работы, такой, как обработка данных о зарплате, выписка чеков, инвентаризация и контроль за оплатой счетов в большинстве крупных компаний стали применяться компьютеры. Стали появляться дистанционные терминалы, составной частью которых были клавиатура или телетайп.
К концу 60-х и в начале 70-х годов на рынке появилось множество недорогих ксероксов, мини-компьютеров, электронных коммутаторов и текстовых редакторов, а к концу 70-х годов появился микрокомпьютер.
В течение 80-х годов рост информационной технологии означал, что все меньше офисов продолжало работать без персональных компьютеров (ПК), факсимильных аппаратов (факсов), сложных машин для фотокопирования (ксероксов), электронной почты и специализированных телефонных систем.
В ОСНОВНОМ ОФИС НЕ ИЗМЕНИЛСЯ
Антрополог, посетивший современный офис, увидел бы приблизительно ту же картину, что и 50 лет назад. Он бы обратил внимание на то, что люди заняты:
- чтением;
- пишут что-то на бумаге;
- разбирают и сортируют почту;
- общаются друг с другом — лично или по телефону;
- печатают;
- производят вычисления на калькуляторах;
- диктуют;
- подшивают документы, вынимают папки из массивных металлических шкафов.
Тем не менее, с появлением в 70-х годах компьютеров в школах большинство людей смотрит на клавиатуру как на один из инструментов офисной работы, которым пользуются не только секретари, машинистки и административные работники.
В настоящее время компьютерами, пишущими машинками и текстовыми редакторами пользуются как женщины, так и мужчины. Сейчас компьютер в офисе или дома — такое же нормальное явление, как тридцать лет назад — телефон. Многие компьютеры представляют собой мощные устройства, начиненные программами для инженеров, ученых, управляющих фирмами. Любое предприятие или организация нуждается в компьютерах для расчетов, обработки данных, составления планов, внутренней коммуникации.
На заре разработки компьютеров большинство из них было предназначено для какой-то одной цели. Теперь они многофункциональны. Помимо обработки текстовой информации, с помощью компьютера можно изучать ситуацию на фондовом рынке, заказывать авиабилеты. Терминал брокеров заменил телеграф, текстовый редактор — пишущую машинку.
Эволюция пишущей машинки длилась более ста лет. Эволюция персонального компьютера заняла меньше одного десятилетия.
ТРИ "ОФИСНЫХ ВЕКА"
Доиндустриальный
Индустриальный
Информационный
Сейчас мы живем в век информации.
Доиндустриальная и индустриальная эпоха целиком зависели от качества работы сотрудников, без использования системных методов планирования или сложной техники. В офисе индустриального периода люди служили строгой производственной системе и ее машинам. В наше время, в век информации, работа в офисе сочетает работу систем и оборудования для удовлетворения потребностей как служащих, так и их клиентов.
КАК ЭТО ОТРАЖАЕТСЯ НА АДМИНИСТРАТИВНЫХ РАБОТНИКАХ
Дни таких профессий, как машинистка, делопроизводитель, ответственный за запись информации, подсчет заработной платы, выписку счетов-фактур, сочтены. Перемены затрагивают несколько направлений:
Работу секретаря, чьей единственной задачей была обработка текста (т.е. надо было уметь стенографировать, "начитывать" текст на магнитофонную ленту, после чего расшифровывать, записывая его на машинке или компьютере).
Три компонента (стенография, делопроизводство, машинопись), которые век назад занимали полный рабочий день секретаря, быстро исчезают. Автор сам набирает свой текст, а возможность электронного хранения документов сделала эти три навыка ненужными.
Административные работники, чьей единственной работой было занесение информации в бумажные сводки, практически исчезли. Машины взяли на себя механическую работу во всех аспектах жизни офиса.
Структура компаний несколько упростилась. Полностью исчезли должности менеджеров по информации. Хотя всего лишь несколько лет назад, когда исполнительный директор хотел узнать последние цифры по экспорту или импорту, или данные о количестве выпускников вузов, принятых на работу в компанию, ему/ей приходилось обращаться к менеджеру по информации, кабинет которого располагался несколькими этажами ниже. Сейчас достаточно нажать несколько клавиш, чтобы вывести на экран последние данные.
Однако если менеджер стремится наиболее продуктивно использовать свое рабочее время, ему все же требуется помощник. Несмотря на то, что время, затрачиваемое менеджером на многие рутинные задания, удалось сократить или поручить их выполнение другим людям, монотонная работа, не требующая высокой квалификации и особых управленческих навыков, все-таки остается. Следовательно, написание или составление длинных документов можно поручить секретарю, так же, как и последующее распространение подобных документов.
Новая технология позволяет секретарям и административным работникам брать на себя некоторые из обязанностей менеджеров. Секретарь или администратор становится еще более важным связующим звеном между менеджером и другими частями системы — это уже повсеместно происходит в неавтоматизированных системах управления организаций. По мере совершенствования компьютерного и программного обеспечения секретарь или администратор, как это часто происходит в современных офисах, постепенно становятся первыми, кто быстрее менеджеров осваивают сложности и особенности новых систем.
По мере того, как все больше административных работников осваивают новые и постоянно совершенствующиеся технологии, их роль изменяется. С расширением знаний компьютерных систем для администраторов отрываются новые горизонты работы.
От административных работников требуется знание компьютерных графических пакетов, бухгалтерских программ, владение навыками инсталляции новых программ, обновления баз данных.
Компьютерное оформление презентационного материала, совмещение на экране графики с текстом, ответственность за выполнение программ для менеджеров, контроль и поиск информации в базе данных, — все эти задания изменяют роль администратора или секретаря в офисе.
Некоторые крупные организации по сложности ставят работу секретаря на один уровень с работой менеджера среднего звена. Современная технология вытесняет огромное количество традиционных обязанностей секретаря или администратора.
При помощи современного оборудования менеджерам намного проще вести ежедневник (в котором отмечаются деловые встречи и планируются события), общаться с сотрудниками компании (благодаря электронной почте), составлять памятки, письма и отчеты.
Зачем же тогда вообще нужен секретарь — неужели только для того, чтобы отвечать на телефонные звонки?
ПЕРЕМЕНЫ БЛИЖАЙШЕГО ДЕСЯТИЛЕТИЯ
"ДИСТАНЦИОННАЯ" РАБОТА - РАБОТА ЗА ПРЕДЕЛАМИ ПРИВЫЧНОГО ОФИСНОГО ПРОСТРАНСТВА
Для большинства из нас офис окажется в том месте, которое мы сами для себя выберем. Современный менеджер имеет возможность работать в любом месте, сделав свой офис мобильным. Переносные рабочие станции, компьютеры-"ноут-буки" — все это сделало информационные офисные системы более доступными, более дешевыми и более оперативными в работе практически из любой точки.
Переносные компьютерные рабочие станции преодолели ограничение мобильности. Теперь нет нужды собирать всех сотрудников в одном месте в одно и то же время. Офис может быть в любом месте — дома (дистанционная работа), у клиента, в гостинице, в поезде и даже в самолете — везде, где бы ни оказался работник.
Электронные средства связи, с помощью которых сотрудники компании могут связаться с головным офисом, расширяют мобильность офисного пространства, позволяя людям находиться практически в любом месте, собирая, сохраняя и передавая требующуюся информацию.
Новейшие средства электронно-оптической связи позволили совмещать текст и изображение и проводить деловые встречи и конференции.
Телеконференции означают экономию времени и средств, затрачиваемых на командировки либо на содержание дорогостоящих зданий и помещений. Поэтому эффективность конференций и встреч, которые все-таки проводятся традиционно, намного повышается.
Мы все умеем пользоваться телефоном и знаем, что теперь нет необходимости идти в другой кабинет, чтобы написать или продиктовать письмо, ознакомиться с корреспонденцией или что-то найти в папке. Работа больше не связана с потоком бумаг, проходящих через какой-то стол, она связана только с конкретным сотрудником. Следовательно, он может организовать свое время так, как ему удобно, определив, когда и где ему выполнять ту или иную работу.
Все эти факторы объясняют необходимость наличия в головном офисе компании секретаря или администратора, который бы "держал осаду". Если в 60-х годах менеджер или секретарь могли связаться по внутренней связи со всеми кабинетами офиса, кто в ?0-х станет утверждать, что менеджер не может находиться в милях от конторы и продолжать руководить работой организации?
ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ПЕРЕГРУЖАЕТ ОФИС!
Применение современных технологий нацелено на внедрение "безбумажных" методов работы. Существует расхожее мнение, что управляющие проводят большую часть рабочего времени на деловых встречах и в телефонных переговорах.
С развитием современной технологии и ее внедрением в работу офиса мы не только сохраняем информацию в электронной или цифровой форме, но и храним бумажные копии. Таким образом, количество сохраняемой информации удваивается, металлический шкаф с массивными папками на прежнем месте! Эпоха "безбумажной" работы еще впереди. Сопротивление людей внедрению 100-процентной электронной офисной среды продолжается. Действительно, сохранение всей информации на жестком диске не избавляет вас от поступающих бумаг. Технология пока еще не достигла того уровня, какого нам хотелось бы. Мы полагаем, что знаем, чего хотим, но технология пока еще не может полностью удовлетворить наши потребности.
Технология постоянно дешевеет. К 2000 году процессор станет настолько дешевым, что его приобретение не будет больше сказываться на стоимости затрат при обработке информации на компьютере.
ПОЗИТИВНАЯ СТОРОНА ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ
Информационная технология позволяет нам достичь следующих целей:
1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).
2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).
3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).
Резюме
Информационная технология экономит время секретарей и административных работников, помогая им с большей эффективностью и быстрее справляться с возложенными на них обязанностями.
Информационная технология не исключает циркуляцию бумаг, а просто сокращает бумажный поток.
ПАМЯТКА ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ:
— Ознакомьтесь с правилами вашей организации в отношении здоровья и безопасности.
— Имейте четкое представление о своих обязанностях по обеспечению здоровья и безопасности.
— Помните, где расположен ближайший запасный выход.
— Запомните расположение сборного пункта.
— Знаете ли вы, какой огнетушитель при каком пожаре использовать?
— Сможете ли вы использовать нужный огнетушитель?
— Все ли сотрудники услышат пожарную тревогу (шумное производство/недостаточно громкий сигнал)?
— Все ли запасные выходы свободны и открыты?
— Где расположено ближайшее учреждение по оказанию первой медицинской помощи?
— Обязательно ознакомьтесь с программой вашей организации по технике безопасности.
— Прошли ли вы соответствующую подготовку по технике безопасности перед тем, как приступить к работе?
— Знакомы ли вы с процедурой составления отчетов о несчастных случаях, принятой в вашей организации?
— Если на вашем участке произошел несчастный случай, кому вы должны о нем доложить?
— Кто отвечает за книгу регистрации несчастных случаев?
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
Ежегодно в Великобритании при пожарах погибает порядка 1000 человек Многие из этих смертей — результаты несчастных случаев на производстве, которые можно предотвратить.
В большинстве случаев пожары происходят из-за незнания работниками правил противопожарной безопасности и их невыполнения.
Каждому сотруднику следует знать план действий и порядок эвакуации при возникновении пожара. В этом разделе речь пойдет о правилах противопожарной безопасности.
Каждый сотрудник в вашей организации должен пройти курс противопожарной безопасности, освоить инструкции и полностью их придерживаться. В случае возникновения пожара необходимо быстро и своевременно предпринять следующие действия:
1. Поднять тревогу.
2. Немедленно приступить к тушению пожара.
3. Осуществить эвакуацию.
1 Подайте сигнал тревоги с ближайшего пункта включения пожарной сигнализации. Всегда следует заранее научиться пользоваться устройствами включения сигнализации, особенно находящимися вблизи вашего рабочего места.
2 Там, где нет непосредственной реальной опасности для жизни людей, предупредите их криком "ПОЖАР'" и зовите на помощь, сообщив тип нужного огнетушителя
Всегда тушите пожар, находясь между огнем и запасным (пожарным)
выходом — никогда не позволяйте огню отрезать вас от него. Если потушить пожар с помощью огнетушителя невозможно или слишком опасно, необходимо ВКЛЮЧИТЬ ПОЖАРНУЮ СИГНАЛИЗАЦИЮ и покинуть помещение, предварительно закрыв все двери/окна, чтобы предотвратить распространение огня.
Таблица
3. Эвакуация
Звук пожарной сигнализации всегда должен рассматриваться как сигнал, призывающий покинуть здание. Этот звук должен быть таким, чтобы его нельзя было ни с чем спутать.
Немедленно покиньте помещение, закрыв за собой все двери и окна, но не останавливаясь для того, чтобы взять личные вещи.
ВРЕМЯ ОЗНАЧАЕТ ЖИЗНЬ
Покиньте здание, воспользовавшись ближайшим запасным выходом. Если он блокирован, бегите к другому.
ВО ВРЕМЯ ПОЖАРА НИКОГДА НЕ ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ЛИФТОМ
Знайте порядок эвакуации и тушения пожара.
Заранее узнайте, где находится ближайший запасной (пожарный) выход.
Всегда посещайте занятия по противопожарной безопасности — это может спасти вам жизнь!
Изучите памятку по противопожарной безопасности.
ВИДЕО - ДИСПЛЕЙНЫЕ УСТРОЙСТВА (ВДУ)
1 января 1??3 года в Великобритании был принят закон, согласно которому в действие вступили Правила эксплуатации и работы на видео-дисплейных устройствах. Это означает, что все работодатели, нанимающие сотрудников для регулярной работы с ВДУ, должны проводить оценку безопасности ВДУ. Такая оценка дает работодателям возможность понять, насколько безопасна для сотрудников работа с ВДУ, и ограничить побочные эффекты, возникающие в результате продолжительного неправильного использования ВДУ (например, боль в спине, шее, кистях рук, усталость глаз и пальцев).
Все чаще ответственность за оценку безопасности работы с ВДУ ложится на администраторов. Ниже приведены факторы, которые необходимо учитывать при проведении этой оценки. Если вы в чем-то сомневаетесь, обратитесь к инструкции по безопасности работы с ВДУ, утвержденной в вашей компании.
ПАМЯТКА ДЛЯ ОПЕРАТОРОВ РАБОЧИХ СТАНЦИЙ С ВИДЕО-ДИСПЛЕЙНЫМИ УСТРОЙСТВАМИ
1. Пользователи ВДУ должны сидеть прямо, не наклоняя вперед голову и корпус, ставя ноги на полную ступню. Расстояние от глаз до экрана должно составлять 50-
Пользователи должны достаточно часто отводить взгляд от экрана, не изменяя положения тела.
Меняйте положения тела до тех пор, пока не найдете наиболее удобное для себя. Если какое-то время вам приходится работать на чужом месте, сделайте его максимально удобным для себя.
2. Производственная гимнастика
На рабочем месте можно найти способ расслабиться.
Плечи Поднимите плечи — задержитесь в таком положении на несколько секунд — расслабьтесь — сделайте по 5 круговых движений вперед и назад.
Шея Плавно наклоняйте голову вперед, назад, вправо и влево. Не делайте круговых движений.
Руки Вытяните руки вперед — поочередно напрягайте и расслабляйте мышцы. Повторить 5 раз. .
Пальцы Сожмите пальцы в кулак, затем раскройте кулак, широко расставив пальцы. Повторить 5 раз. Расслабьте кисти рук и встряхните ими.
Организация встреч,
конференций и
выставок
Планирование
Калькуляция расходов
Выбор места проведения
Проведение
Как организовать конференцию
Организация и оформление выставочного стенда
