ПЛАНИРОВАНИЕ
Что делать, если начальник просит вас организовать встречу? Время, затраченное на получение полной информации в самом начале подготовки мероприятия, может сберечь вам драгоценное время, усилия и деньги на последующих этапах подготовки, особенно если вы пользуетесь услугами других компаний. Для начала задайте своему боссу следующие вопросы:
Когда должны быть закончены все приготовления?
Где должно проходить мероприятие?
Какова его цель?
Для кого оно предназначено?
Когда оно должно начаться?
Нужно ли заботиться об обеде или напитках для участников мероприятия?
Есть ли особые требования?
Ответы на эти вопросы послужат основой для вашего плана. Если даже вам не будут известны все детали предстоящего мероприятия, в любом случае начинайте работать над составлением первоначального плана, например, "Совещание отдела по продажам с целью обсуждения задач фирмы. Место проведения — конференц-зал. Время — утро. Присутствующие — максимум 10 человек".
Если это обычное совещание, просмотрите информацию о том, как такие совещания организовывались раньше. Исследуйте, насколько они были успешными и возникали ли в их ходе какие-либо проблемы. Используйте эту информацию в качестве руководства, а затем составьте план, учитывая полученные сведения. Из прошлых ошибок можно извлечь много полезных уроков.
ПАМЯТКА
Объедините основную информацию и составьте памятку, в которую внесите даты проведения каждого подготовительного мероприятия. При сильной занятости легко что-то упустить из виду, и тогда памятка напомнит вам обо всех делах. Составляя памятку, не перегружайте ее излишней информацией, но регулярно ее обновляйте. Предлагаемый нами образец может быть изменен по вашему усмотрению. Вложите эту памятку как справочный материал в свою папку.
ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ПАМЯТКА
Совещание Дата (даты) Место проведения Комната (номер) Количество участников Временные рамки Подготовка комнаты
ДатаРазмещение Аудио-визуальные средства Продукты Дисплей Приглашения Печатные материалы Карта размещения Транспорт Место проведения/встречи Ответственное лицо и его контактный телефон
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ
Убедитесь, что в нужный день помещение будет свободным для проведения мероприятия. Если помещение следует заказать заранее, непременно сделайте это. Если мероприятие будет проводиться вне вашего офиса, прочтите раздел "место проведения".
УЧАСТНИКИ МЕРОПРИЯТИЯ
Сели дата проведения мероприятия не была оговорена предварительно, то вам следует лично позвонить каждому из участников или их секретарям, убедиться, что участники смогут присутствовать на мероприятии и попросить их отметить дату его проведения в своем ежедневнике.
ПРИГЛАШЕНИЯ
Оповестите каждого о том ГДЕ, КОГДА и ПОЧЕМУ произойдет мероприятие. Если оно проводится в новом и малоизвестном месте, то вам следует обеспечить каждого участника картой, чтобы все смогли легко найти дорогу, (о картах см. раздел о проведении конференций).
1 1омещение должно быть оборудовано в "стиле", удобном для проведения мероприятия. Для большинства встреч с небольшим числом участников требуется один круглый стол. Всего существует четыре стиля оборудования комнаты, и вам следует обсудить с руководством варианты размещения участников. В этом вам помогут приведенные ниже схемы.
ПРОДУКТЫ
Организуйте доставку безалкогольных напитков, например, кофе, чтобы предложить его участникам по их прибытии или во время собрания. Воду и/или газированные напитки предложите во время собрания. Организация обеда или закусочного стола должна быть обсуждена заранее с работниками буфета или с менеджером, ответственным за организацию конференции. Количество участников утверждается (обычно) за 48 часов до начала мероприятия. В данном случае необходимо все тщательно проверить.
АУДИО-ВИЗУАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА
Плакат с отрывными листами и ручки — все, что требуется в большинстве случаев. Проверьте исправность всех ручек и наличие достаточного количества бумаги. Если для проведения мероприятия вам требуется дополнительное оборудование, внимательно изучите раздел, посвященный проведению конференций.
КАК ВЫБРАТЬ МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
Выбор конкретного места проведения мероприятия очень важен для успеха встречи/конференции. В течение первого этапа подготовки — планирования — вы приняли ключевые решения — определили дату, количество участников и выяснили, какое вам понадобится оборудование. Теперь вам необходимо подыскать
РАСЦЕНКИ
Когда вы бронируете помещение для проведения мероприятия или заказываете дополнительные услуги, убедитесь, что их стоимость соответствует указанной в прейскуранте. Убедитесь, что выплаченная вами сумма совпадает с указанной в предъявленных расценках. Помните, что все люди могут ошибаться (либо расценки были подняты).
СКИДКИ
В зависимости от времени года, доступности, специализации места проведения (для корпораций, отдельных частных лиц или групп) вы можете оговорить получение скидок. Если вы забронировали помещение через Центр по организации мероприятий, то они, возможно, получают комиссионные непосредственно от компании, осуществляющей проведение мероприятия, так что вам не придется платить за их услуги. Кроме того, в Центре могут предложить вам сделку на более выгодных для вас условиях, чем если бы вы бронировали помещение сами.
СЧЕТА-ФАКТУРЫ
Счета-фактуры должны всегда присылаться в вашу компанию для рассмотрения. Большинство компаний по предоставлению мест проведения мероприятий просят внести некоторую сумму в качестве предоплаты, некоторые требуют полной предоплаты, а некоторые выставляют счет после проведения мероприятия. Обязательно получите подтверждение и копию условий оплаты аренды.
Если у вашей компании открыт счет в агентстве по организации деловых мероприятий, то, возможно, они смогут забронировать для вас место, а затем выслать вам счет-фактуру.
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФЕРЕНЦИЙ
В этом разделе речь пойдет о практической стороне проведения конференции. Организация конференции в целом не отличается от организации встречи или собрания, но первая требует больше дополнительнь1х приготовлений и тщательного планирования.
Конференция является прекрасным способом собрать людей вместе с целью обсуждения их интересов, профессиональных или личных. Однако следует обратить внимание на следующие вопросы:
Какова цель организации конференции?
Какие ожидаются результаты?
Кто участвует?
Смогут ли докладчики выступить на должном уровне, заинтересовать аудиторию?
Удачно ли выбрано место проведения, и соответствует ли оно цели конференции?
Каков регламент?
Итак, перед тем, как приступить к организации конференции, вам необходимо собрать вместе всю имеющуюся информацию и составить список того, что нужно сделать, оставив место для пометок. Многое из перечисленного ниже уже рассматривалось в разделе о планировании, однако для проведения больших конференций могут потребоваться дополнительные приготовления непосредственно накануне мероприятия.
Название места и адрес.
Менеджер конференции — имя и телефон.
Название зала (комнат) проведения конференции.
Количество делегатов-участников.
Размещение.
Аудио-визуальное оборудование.
Аккредитационные карточки.
Председатель.
Подготовка зала для проведения конференции.
Доставка продуктов и напитков.
Дисплей/графики.
Список участников.
Список докладчиков.
Печатные материалы.
План-карта.
Оборудование кафедры (места для выступающих).
Расписание работы конференции.
Стол для выступающих и председателя.
Транспорт.
Место проведения.
АУДИО-ВИЗУАЛЬНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ
Оборудование, которое вам понадобится, зависит от требований выступающих и уровня конференции. Наиболее часто используемое и самое распространенное оборудование следующее:
Проектор для слайдов
Видеомагнитофон
Экран
Доска с мелом
Указка
Если требуется более высококачественное профессиональное оборудование, вам следует обратиться за консультацией к специалисту.
Проецировать изображения на экран можно из центра или задней части зала. Однако более профессиональным считается проецирование "со спины", когда проектор устанавливается на расстояние 25-
Кресла с встроенными наушниками и микрофонами стали неотъемлемыми атрибутами проведения больших конференций. Если вы выбрали зал, не оборудованный этими приспособлениями, их можно арендовать. Использование индивидуальных акустических систем создаст профессиональную атмосферу, к тому же всем участникам будет хорошо. Определите, сколько и какого типа микрофонов вам необходимо. Если вы пользуетесь услугами компании по организации мероприятий, то ее представители могут дать вам полезный совет. Основные типы микрофонов/стоек:
Традиционные микрофоны со шнуром на регулируемых по высоте стойках. Такой микрофон можно снять и держать в руке.
Настольный микрофон.
Маленькие микрофоны-"прищепки".
Радио-микрофоны — отсутствие шнура дает выступающему полную свободу движения.
РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ЗНАЧКИ
Должны быть отпечатаны по подготовлены заранее образцам. Оборудование для их изготовления имеется во всех местах проведения общественных мероприятий. Советуем использовать различные цвета для различения участников — делегатов, выступающих и т. д. Значки с именем очень полезны, когда делегаты не знакомы друг с другом. Применение значков оправданно и с точки зрения обеспечения безопасности. Значки выдаются делегатам по их прибытии. Разложенные в алфавитном порядке, значки облегчают работу регистрационного бюро по их выдаче.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
Председатель — ключевая фигура мероприятия. В его задачи входит следить за общим ходом выступлений и за регламентом конференции.
ПЕЧАТНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
Скорее всего, для конференции вам понадобится определенная литература. Заранее закажите необходимые буклеты и брошюры, особенно если их надо сверстать и распечатать. Попросите, чтобы материалы доставили до начала конференции, чтобы в случае каких-либо недоразумений было бы время внести необходимые коррективы. Необходимость в наличии литературы будет целиком зависеть от потребностей мероприятия.
ПЛАН-КАРТА
Делегатам необходимо знать, где будет проводиться конференция и как добраться до этого места. На хорошем плане-карте должны быть показаны прилегающая местность, номера дорог и основных магистралей, названия местных дорог, ориентиры, станции, аэропорты и названо приблизительное количество времени на то, чтобы добраться до места проведения конференции. Карта должна быть простой и понятной. Ею следует обеспечить всех делегатов, докладчиков и прочих гостей, подрядчиков и т.д. Карта может прилагаться к общей брошюре или быть
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ И ОФОРМИТЬ ВЫСТАВОЧНЫЙ СТЕНД
Основные вопросы:
1. Цель организации стенда.
2. Бюджет.
3. Заказ стенда.
4. Оформление стенда.
5. Руководство для участников выставки
6. Ответственный за стенд.
7. Обслуживание стенда и обучение сотрудников, работающих на нем.
"ДОВЕРЯЙ, НО ПРОВЕРЯЙ"
Недавно, за неделю до того, как мне нужно было организовать стенд в гостинице Бристоль, я позвонила, чтобы проверить информацию о времени начала выставки. Мне сообщили, что в этой гостинице проведения выставки НЕ планируется. Немедленно связавшись с организаторами, я выяснила, что они изменили место проведения мероприятия! Таким образом простой телефонный звонок перед началом выставки поможет вам сберечь время и избавит от излишнего беспокойства
ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ СТЕНДА
Чего вы ждете от участия в выставке?
Прежде чем дать ответ на этот вопрос, хорошо подумайте и решите для себя, ПОЧЕМУ вы участвуете в выставке. Ответ будет решающим фактором в планировании и организации стенда. Нацелена ли маркетинговая стратегия вашей компании на завоевание какого-то определенного сегмента рынка? Правильно ли вы сделали, выбрав именно эту выставку для демонстрации своих услуг или товаров?
ПРИЧИНЫ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ:
Заинтересованность в росте объема продаж?
Необходимость популяризации определенной торговой марки?
Расширение связей с общественностью?
Желание привлечь новых покупателей?
Демонстрация доброжелательного отношения к постоянным клиентам?
Начало выпуска нового товара?
Наблюдение за деятельностью конкурентов?
Проведение исследований или тестов?
БЮДЖЕТ
Бюджет должен включать следующее:
Стоимость пространства, на котором будет размещен стенд. Оформление и монтаж
Мебель. Электричество и освещение
Подготовка и транспортировка экспонатов к стенду. Графические и дисплейные материалы. Печатные материалы, бланки заказов, ручки. Питание сотрудников, работающих на стенде.
Оплата сотрудникам транспорта, гостиницы, стоянка, непредвиденные расходы.
Оплата работникам, нанятым с целью рекламы стенда. Рекламные сувениры, одежда. Аудиовизуальное оборудование.
Всегда просите перечислить все расходы в письменной форме и проверьте их по счетам-фактурам: ошибки случаются везде.
ЗАКАЗ СТЕНДА
Выясните нижеприведенную информацию о выставке. Если вас назначили ответственным за бронирование места для стенда, вам необходимо знать, каким бюджетом для участия в выставке располагает ваша организация. Если место для стенда уже зарезервировано, еще раз проверьте информацию, предоставленную вам организаторами выставки.
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ВЫСТАВОЧНЫЙ БУКЛЕТ
Этот буклет поможет вам узнать, кто посетит выставку, уточнить порядок ее проведения, место проведения, расходы, организацию маркетинговой кампании, имена и номера телефонов организаторов и менеджера по связям с общественностью
РАСПОЛОЖЕНИЕ СТЕНДА
Заказывая стенд, или в случаях, когда он уже забронирован и бронь подтверждена, проверьте сведения о размерах стенда и обратите внимание на его номер. Размер необходимого вам стенда зависит от бюджета, целей, количества обслуживающего и технического персонала, размера или количества выставляемой продукции, внешнего вида. Обязательно проверьте место расположения стенда, поскольку его структуру может нарушить колонна или что-либо еще, что может явится причиной возникновения проблем во время работы выставки.
