УПП

Цитата момента



Золотая рыбка, помещенная на сковородку, увеличивает количество исполняемых желаний до сотни.
Бизнес-план

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



С ребенком своим – не поругаешься, не разведешься, не сменишь на другого, умненького. Поэтому самый судьбинный поступок – рождение ребенка. Можно переехать в другие края, сменить профессию, можно развестись не раз и не раз жениться, можно поругаться с родителями и жить годами врозь, поодаль… А ребенок – он надолго, он – навсегда.

Леонид Жаров, Светлана Ермакова. «Как не орать. Опыт спокойного воспитания»

Читать далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/s374/d4330/
Мещера-2009

Рациональная канцелярия

Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств. Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.

Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).

6.8. Резюме

Коммуникация представляет собой обмен информацией. Переработка информации должна быть увязана с личными профессиональными и жизненными целями.

Рациональное чтение в первую очередь означает определение приоритетности: целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько.

Путем специальной тренировки представляется возможным усовершенствовать методику чтения и повысить скорость чтения за счет:

  • избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов; применения лучшей техники чтения.

Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.

В качестве универсальной техники чтения используйте метод SQ 3R:

  • обзор;
  • постановка вопросов;
  • чтение;
  • обобщение;
  • повторение.

Нижеследующий листок-памятка охватывает важнейшие указания и правила рационального проведения совещаний.

По возможности отгородитесь от нежелательных визитеров и покончите с мифом «открытой двери».

Предусмотрите для себя «спокойный час», а также часы приема для посетителей (в том числе для Ваших сотрудников). По возможности предварительно планируйте и подготавливайте беседы с запланированными посетителями.

Телефон является одновременно одним из самых эффективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его «поглотителей» (парадокс телефона). Учитесь искусству владения телефоном, вместо того чтобы допустить его власть над собой.

Предупреждайте отвлечение от дела путем отгораживания (с помощью секретаря), обрабатывайте «входящие» телефонные разговоры.

Организационные принципы рационального проведения совещаний

До совещания

1. Требуется ли вообще проводить заседание?

2. Какие имеются альтернативы совещанию?

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Свести свое участие до минимума

5. Сократить число участников до минимума

6. Выбрать наиболее подходящее время проведения

7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации

8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня

9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем

10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания

Проведение совещания

11. Начинать точно вовремя

12. Сообщить о стоимости минуты

13. Согласовать правила совместной работы

14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола

15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы

16. Следить за критическими пунктами в дискуссии

17. Контролировать движение к поставленным целям

18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры

19. Подвести итоги

20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением)

После совещания

21. Перепроверить ход и результат совещания

22. Составить протокол результатов

23. Размножить и разослать краткий протокол

24. Контролировать выполнение решений

25. Невыполненное перенести на следующее совещание

«Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка).

Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после).

Кончайте с «документацией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

Входящая почта.

  1. Не обрабатывать «рутинную почту».
  2. Сортировать, раскладывать по папкам.
  3. Прикладывать разъяснительные материалы.
  4. Несущественное — в корзину.
  5. Помечать важные места в тексте.
  6. Снабжать указаниями по обработке.
  7. Переправлять по назначению.
  8. Обрабатывать сразу после получения.
  9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.
  10. Ящик для почты с тремя отделениями.

Исходящая почта.

  1. Немедленный ответ
  2. Письма-копии.
  3. «Письма-маятники» (блицответ).
  4. Облегчение ответа.
  5. Краткие письма.
  6. Обработка текста.
  7. Индивидуальные письма.
  8. Профессиональная диктовка.
  9. Самоограничение.
  10. Целеориентированность в работе.

Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.

1. Выбрать вид деятельности.

2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.

3. Составить логическую схему.

4. Произвести группировку.

5. Переработать предварительный листок-памятку.

Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.

Проработайте материал главы «Информация и коммуникации» применительно к своим нуждам. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы «Информация и коммуникации»

Страница

Мысли, ассоциации, темы и т. п.

К какому времени проработать, применить?

Контроль

 

 

 

 

Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут Ваше время

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим «поглотителем времени».

7. Претворение в практику

7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий

 «Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полегчают»

Персидская поговорка

После того как Вы в процессе чтения книги познакомились с функциями и возможностями применения самоменеджмента, в настоящей главе Вам надлежит оценить и приспособить к своим нуждам знания, приобретенные при чтении, с тем чтобы последовательно применять их на практике.

Наверняка при чтении отдельных мест книги Вы подумали: «Это бы я попробовал», например устанавливать приоритеты (АБВ), завести дневник времени, вести планы дня, по-иному использовать телефон и т. д., и, возможно, отметили эти мероприятия в таблицах, завершающих соответствующие главы?!

В данной главе речь идет о том, чтобы свести воедино отдельные запланированные шаги в общую стратегическую концепцию и последовательно претворять ее в повседневной работе.

Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и внесите все те предложения, которые вы хотите претворить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.

Обратите внимание при этом на следующие вопросы:

  • 1. Что именно Вы собираетесь сделать?
  • 2. Кто будет затронут соответствующими мерами (Вы сами, сотрудники, секретарь и т. д.)?
  • 3. Когда Вы собираетесь начать?
  • 4. Имеете ли Вы в виду определенные сроки исполнения?

Насколько обширным получился Ваш план мероприятий?

Реально ли все это и не слишком ли много хорошего?

Проблема подобных планов часто заключается в том, что в начале принимается слишком обширная программа и эти действительно благие намерения по улучшению работы и изменению привычек с течением времени уходят, как вода в песок.

План мероприятий «Самоменеджмент»

Что?

Кто?

С какого времени?

До какого времени?

Контроль

Договор на использование в начале этой книги должен был дать понять, насколько важно для автора, чтобы именно этот эффект после прочтения был бы минимальным или — в идеальном случае — вообще бы не проявился

 Нижеследующий договор на изменение должен застраховать Вас на некоторое время после прочтения книги и послужить методическим инструментом претворения в практику техники самоменеджмента.

7.2. Договор на изменение

Договор на изменение представляет собой план действий в целях корректировки представлений, поведения и ощущений. Договор на изменение заключается с самим собой.

Вы можете решиться на меры, касающиеся:

  1. Вас самого;
  2. Ваших сотрудников;
  3. Вашего начальника;
  4. Вашей жизни.

Найдите время и попытайтесь ответить на следующие вопросы.

Учитывайте при этом и различные стороны прошлого опыта (вопрос 3) с его действительными и мнимыми преимуществами, не будь которых, Вы бы сразу изменили свой образ действий. В чем, собственно, заключается Ваша выгода, если Вы можете сказать, что у Вас никогда не бывает времени, Вы всегда заняты, чрезвычайно загружены, перерабатываете и т. д.? На что Вы рассчитываете? На восхищение? На принятие Вашей занятости во внимание?

Договор на изменение

Дата

  • 1. Что я действительно хочу изменить (сформулируйте как можно конкретнее)?
  • 2. Чего я не хочу делать в будущем?
  • 3. С какими отдельными преимуществами связаны мои прошлые установки, привычки в работе, мое поведение?
  • 4. Как я могу сохранить эти преимущества при новом образе действий и мыслей?
  • 5. Что я сделаю конкретно, чтобы достичь этой цели? Где и в каких ситуациях я могу применить новые приемы?
  • 6. Как заметят окружающие, что я изменился?
  • 7. Каким образом я, возможно, попытаюсь перехитрить самого себя, чтобы не выполнить договор?
  • 8. Каких трудностей следует ожидать? Чем я могу на них ответить?
  • 9. Дата первой проверки соблюдения мною договора на изменение (срок: 2—4 недели).
  • 10. Насколько хорошо я выполнил свой договор? Если он выполняется недостаточно хорошо, то в чем причина этого?

7.3. Указания по претворению в практику

Проблема самоменеджмента состоит не столько в недостатке знаний о его методах, сколько в недостаточном или неудовлетворительном применении инструментария.

  • 1. Каждый из предложенных методов, например «подумай, прежде чем что-либо сделать», каким бы банальным он ни казался, проверьте, руководствуясь принципом: что говорит против того, чтобы его не попробовать?
  • 2. Начните с проблемы, которая для вас действительно является важной и срочной. При претворении в практику методов самоменеджмента действуйте по принципу установки приоритетов. Поставьте в центр Вашего плана мероприятий какую-либо важную проблему, например составление планов дня по методу «Альпы», и направьте на это большую часть своей энергии.
  • 3. Не пытайтесь все сразу сделать совершенным. Предпринимайте только реальные шаги.
  • 4. Не начинайте с мер, которые хотят и кажутся очевидными, но наталкиваются на внутреннее сопротивление. Например, весьма целесообразно делать пробежку в 6 часов утра. Однако у любителя поспать эта мера имеет слабые шансы на успех.
  • 5. Каждую новую деятельность начинайте как можно интенсивнее. Поначалу старайтесь избегать слишком длительных перерывов и контролируйте себя с помощью небольшого листка-памятки каждый день или каждую неделю. От этого будет еще один небольшой полезный эффект: Вы будете регулярно ощущать успех!
  • 6. Для первого плана мероприятий выберите себе только одно крупное и несколько относительно некрупных мероприятий и сначала воплотите их в жизнь, прежде чем приступить к следующим видам активности.
  • 7. Решите для себя, хотите ли вы открыто заявить о своих планах по изменению работы и жизни и, может быть, приобщить к ним других лиц, чтобы повысить вероятность успеха, или попытаться в одиночку, поначалу незаметно для окружающих, справиться с определенными проблемами.
  • 8. Спокойно воспринимайте внешнее воздействие. Например, подключите сразу же своего секретаря, пусть он напоминает Вам о том или ином методе и контролирует Вас.
  • 9. Обсудите свои намерения со своими подчиненными и попытайтесь сразу же их подключить.
  • 10. Не берите на себя слишком много. Ставьте реальные сроки и разбивайте ту или иную задачу на отдельные обозримые шаги.
  • 11. Периодически контролируйте себя. Проверяйте также полезную отдачу от нового метода самоменеджмента.

В конце концов, важно не то, что Вы начали делать, а то, что Вам удалось успешно осуществить.

  • 12. Не запаздывайте с контролем и перепроверкой текущих мероприятий, чтобы можно было своевременно внести коррективы.

Во всей деятельности Вам поможет хороший инструмент планирования времени — дневник времени, который является компактным средством, с помощью которого Вы сможете перенести в повседневность то, что решили взять из этой книги, если захотите проявить достаточно самодисциплины.



Страница сформирована за 0.7 сек
SQL запросов: 170