2.3. Система планирования времени
В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения Вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
— долгосрочные цели = 3—5 лет (или более) —> несколько лет;
— среднесрочные цели = 1—3 года —> годовые планы;
— текущие цели = 1 неделя — 3 мес. —>месячные, декадные планы.
На следующей схеме планирование времени представлено как закрытая система, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние в конце концов воплощаются в планах дня.
|
|
По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план—факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.
План на несколько лет вперед
Если Вы под влиянием того, что узнали из этой главы, решились составить план жизни, то он послужит Вам исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.
План на 1990—1994 гг.
|
№ |
Цели (задачи) |
1990 |
1991 |
1992 |
1993 |
1994 |
|
1
|
Построить собственный дом
|
Годовой план
Из плана на несколько лет вперед Вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего «годового столбца» все те задачи и цели, которые Вы там наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.
В конце уходящего года (самое позднее — в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае вы можете запланировать только имеющиеся в Вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть Вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.
Квартальный план
Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала Вы можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие добавить.
Месячный план
Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истекшего месяца. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).
Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что Вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения дополнительных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Декадный план
Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.
Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели
— На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?
— Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?
— Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?
— Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т. п.) я должен выполнить?
— К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?
— Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?
— Какие события могут быть предусмотрены?
Дневной план
Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.
Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей!
Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени.
Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.
2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей.
В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т. е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.
Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеленными задачами.
Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).
За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы.
Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.
Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
Пять стадий метода «Альпы»
Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.
Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
— задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
— невыполненное накануне;
— добавившиеся дела;
— сроки, которые надо соблюсти;
— периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:
|
В — визиты, совещания,
|
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
|
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
|
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
— в первом приближении распределять их по приоритетности;
— подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
— перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем ( с помощью телефона и т. п.).
Пример:
|
П — проект изучения рынка;
Т — Мюллер (программа ЭВМ)
|
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
|
Часы |
|
|
П — проект изучения рынка |
3,0 |
|
В — Шульте (экспертная оценка) |
2,0 |
|
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) |
1,5 |
|
Ч — специальный журнал для менеджеров |
1,0 |
|
Т — Шмидт (статистика сбыта) |
0,5 |
|
ПР — Гюнтер (письмо) |
1,5 |
|
Т — Мюллер (программа ЭВМ) |
0,5 |
|
Т — г-н Майер (нехватка персонала) |
|
|
Т — Хельмут (вечерняя пробежка) |
|
|
Сумма: 10,0 |
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.
Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
|
|
Приоритеты |
Часы |
Перепоручения |
|
П — проект изучения рынка |
А |
2,5 |
0,5 часа поручается г-ну X |
|
В — Шульте (экспертная оценка) |
А |
1,5 |
|
|
Т — Шмидт (статистика сбыта) |
Б |
0,5 |
|
|
ПР — Гюнтер (письмо) |
Б |
0,5 |
Поручается г-ну X. Н. |
|
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) |
Б |
0,5 |
|
|
Ч — спец. журнал для менеджеров |
В |
0,5 |
|
|
Т — Мюллер (программа ЭВМ) |
В |
Секретарь |
|
|
Т — Хельмут (вечерняя пробежка) |
В |
||
|
Сумма=6,0 |
