УПП

Цитата момента



С вами ссорятся - значит, вы нужны.
Ура, я снова нужен!

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



Как перестать злиться - совет мальчикам: злоба – это всегда бой, всегда поединок. Если хочешь перестать злобствовать, говори себе, что ты уже победил. Заранее.

Леонид Жаров, Светлана Ермакова. «Как жить, когда тебе двенадцать? Взрослые разговоры с подростками»

Читать далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/d4469/
Весенний Всесинтоновский Слет-2010

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:

  • Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
  • Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).

Рационализация использования времени с помощью бюрографии

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например:

щелкните, и изображение увеличится

Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.

При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

Что дает метод «Альпы»?

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам многократный выигрыш во времени.

Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.

20 преимуществ метода «Альпы»


Лучший настрой на предстоящий рабочий день.


Планирование следующего дня.


Четкое представление о задачах дня.


Упорядочение течения дня.


Преодоление забывчивости.


Концентрация на наиболее существенном.


Уменьшение объема «бумажной» работы.


Достижение целей дня.


Выделение более важных и менее важных дел.


Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.


Рационализация посредством группировки задач.


Сокращение помех и нежелательных перерывов.


Самодисциплина при выполнении задач.


Уменьшение стрессов и нервного напряжения.


Спокойное восприятие непредусмотренных событий.


Улучшение самоконтроля.


Ощущение успеха в конце рабочего дня.


Повышение удовлетворенности и мотивации.


Рост личных результатов.


Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего времени!

Старайтесь каждый день выиграть 1 час времени — «золотой час»!

Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы».

Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.

Когда Вы начнете? Может быть, завтра? Дата:……..

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Психологическая подоплека

 Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения.

 Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

 Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.

Как поступать дальше?

1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня,— это годовой план в общих чертах.

2. Следующим шагом Вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.

3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени — от расширенного годового плана до плана дня.

4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах Вы можете расширить систему в итоге досоставления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом.

В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента — дневник времени.

2.5. Менеджмент с помощью дневника времени

Недостатки обычного календаря-памятки

Вы наверняка и прежде планировали свое время — только не так осознанно, методично и системно, как это изложено в данной главе. Вы еще раньше вели календарь-памятку, имевший скорее всего вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря.

Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.

Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах, так же как расписание поездов — во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь.

— Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание нашей работы.

— Вопросом «Чего я хочу достичь?» задается однозначная ориентация для нашей деятельности.

Если Вы приглядитесь теперь к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то обнаружите следующие изъяны.

10 недостатков календаря-памятки

  • 1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.
  • 2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.
  • 3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.
  • 4. День не предусматривается, не планируется.
  • 5. Дела не объединяются в блоки, не определяется время про запас на непредвиденную деятельность (например, 90 мин — основное время, 30 мин — про запас).
  • 6. Намечаются совещания без точного определения темы.
  • 7. Не устанавливаются приоритеты.
  • 8. Дела четко не определяются.
  • 9. Не планируется время для рутинных и затяжных задач.
  • 10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.

Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!

Что такое ДВ?

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью). ДВ является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.

Это Ваш постоянный спутник, Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.

Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Дневник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени Вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актулизировать свои планы.

Структура ДВ

Календарная часть.

— В эту часть Вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

— Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.

— Вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

— Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

— Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат.

Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

— порядок подготовки проектов;

— сроки проведения ярмарок и семинаров;

— организационные мини-планы;

— важнейшие понятийные сокращения;

— тарифы зарплаты и доходов;

— список дней рождения;

— почтовые тарифы;

— списки книг;

— расписание самолетов;

— адреса отелей;

— дорожные расходы;

— диетические таблицы;

— календарь футбольных матчей;

— сроки проведения всевозможных мероприятий;

— листки-памятки;

— универсальные листки для планирования;

— карточки для записей идей и т. д.

Раздел адресов и телефонов.

У Вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

Общая часть.

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Практическое использование.

Благодаря применению дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.

— Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!

— Достигаемая рационализация порядка только на 12,5 % (фирмы-изготовители обещают 15—35 %) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час!

Ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!

2.6. Резюме

 Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.

 Затрачивая больше времени на планирование, Вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование — выигрыш во времени).

 Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).

Важнейшие принципы и правила планирования времени:
  • 1. Основное соотношение (60 : 40)
  • 2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех»
  • 3. Сведение задач воедино — план действий.
  • 4. Регулярность — системность — последовательность.
  • 5. Реалистичное планирование.
  • 6. Гибкость.
  • 7. Восполнение потерь времени.
  • 8. Письменная форма.
  • 9. Перенос несделанного.
  • 10. Фиксация результатов, а не действий.
  • 11. Установление временных норм.
  • 12. Сроки исполнения.
  • 13. Установление приоритетов (степени важности).
  • 14. Избавление от «тирании» спешности.
  • 15. Делегирование.
  • 16. «Поглотители времени» и временные резервы.
  • 17. Переработка — перепроверка.
  • 18. Свободное время.
  • 19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).
  • 20. Время для планирования творчества.
  • 21. Рутинная работа.
  • 22. Непродуктивная деятельность.
  • 23. Альтернативы.
  • 24. Разнообразие.
  • 25. Согласование временных планов.

Планирование времени можно представить как закрытую систему: из планов жизни и долгосрочных планов вытекают годовые и квартальные планы, а из них — месячные и декадные планы, которые в итоге конкретизируются в деловых планах дня. С помощью сравнения «план — факт» в плане производятся корректировки.

План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.

Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные, чтобы распределить различные акции по временным периодам (от плана действий к плану времени).

Использование метода «Альпы» при ежедневных затратах 10 —20 минут приносит многократный выигрыш во времени.

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени «про запас» (60 :40).

4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.

5. Последующий контроль — перенос несделанного.

 Дневник времени является важнейшим "рабочим средством личного самоменеджмента. Он представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

 В качестве первого шага планирования времени оправдало себя составление годового плана в общих чертах и ежедневных планов. Настройте себя положительно по отношению к плану, с помощью которого Вы хотите добиться своих целей.

Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры. Будьте бдительны, активны и гибки, чтобы правильно реагировать на разного рода воздействия, отвлекающие Вас от Ваших намерений. Четкий план располагает к спокойствию и невозмутимости.

Всегда перепроверяйте свои планы и изменяйте их, если окажется, что они невыполнимы или поставленная цель не может быть достигнута к указанному сроку. Если же Вы решились на какое-то дело, то доводите его до конца, концентрируйте на нем все свои силы! Но помните о том, что за каждым напряжением должна следовать разрядка (менеджмент здоровья является составной частью самоменеджмента).

Ориентируйтесь при составлении планов на достижение не только материальных и профессиональных успехов!

Используйте теперь для своих нужд главу «Планирование». Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы «Планирование»

Страница

Мысли, ассоциации, темы

К какому времени работать, применить

Контроль

3. Принятие решений: Как вскрыть резервы производительности и возможности саморазгрузки

«Эффективность как действенность — это выполнение любой необходимой работы… Эффективность как результативность — это выполнение необходимой работы добросовестно»

Я. Друкер

В этой главе речь пойдет о критериях и методах менеджмента, приносящего успех при выполнении «необходимой» работы.

3.1. Необходимость принятия решений

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел.

Принять решение — значит установить приоритетность.

Некоторые из основных проблем руководителей состоят в том, что они:

  • зачастую пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы;
  • распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

В конце напряженного рабочего дня мы нередко приходим к выводу, что хотя сделано вроде немало, однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места.

Многие руководители оправдываются в такой неудовлетворительной ситуации следующим образом: «Я каждый день вынужден делать столько важных дел!»

Удачливые менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты только одной-единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.

Для иллюстрации этой нехитрой основополагающей взаимозависимости, которой, однако, нередко пренебрегают, предлагается известная история под названием «Совет стоимостью в 25000 долларов».

Чарльз М. Шваб, будучи президентом компании «Бетлэм стил», поставил перед Ивом Ли, советником по предпринимательской деятельности, необычную задачу: «Покажите мне возможность лучшего использования моего времени.

Если Вам удастся, я уплачу Вам любой гонорар в разумных пределах». Ли предложил Швабу лист бумаги и сказал: «Составьте список важнейших дел, которые Вы должны сделать завтра, и пронумеруйте их очередность в соответствии со значимостью. Завтра утром начните с задачи № 1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные Вами приоритеты еще раз и приступайте к № 2, но не идите дальше до тех пор, пока не кончите и это дело. Потом переходите к № 3 и т. д. Даже если Вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут по крайней мере завершены важнейшие дела, прежде чем Вы потратите время на задачи меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решения о приоритетах, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Пусть это будет привычным делом каждого рабочего дня. Если Вы убедитесь в ценности этой системы, «передайте» ее дальше своим сотрудникам. Испытывайте ее столь долго, сколько сочтете нужным, а затем выпишите мне чек на сумму, которой, по Вашему мнению, эта система стоит».

Спустя несколько недель Шваб прислал Ли чек на 25 000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своего менеджмента.

Установить приоритетность — означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.

Определение приоритетности — это настолько само собой разумеющееся дело, что часто выполняется не систематически и даже неосознанно.

Отсюда следует:

Сознательно устанавливайте однозначные приоритеты, последовательно и системно выполняйте задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью!



Страница сформирована за 0.81 сек
SQL запросов: 171