Пути к саморазгрузке

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.

— Зачем вообще это делать?

— Почему именно я?

— Почему именно сейчас?

— Почему в этой форме?

Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на Вашем письменном столе! они помогут Вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня.

Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.

Зачем вообще это делать?

Исключить!

— Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать это доклад, составлять это письмо и т. д. и т. п.?

— Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?

— Действительно ли надо принимать этого посетите ля, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?

— Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?

Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!

Почему именно я?

Поручить!

— Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?

— Действительно ли это в моей компетенции?

— Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?

— Не имеет ли место попытка обратного делегирования?

— Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?

Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.

Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между Вами и Вашими сотрудниками.

Почему именно теперь?

Установить оптимальные сроки!

— Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?

— Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?

— Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?

— Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т. д.)?

Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.

Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».

Почему в этой форме?

Рационализировать!

— Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, что бы диктовать!)

— Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?

— Как я могу упростить и рационализировать это процесс?

Пусть эти и подобные вопросы натолкнут Вас на новые идеи относительно организации Вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!»

Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения

Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.

4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)

В заключительном упражнении Вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов «набросать» образцовый рабочий день. Даже если такой «идеальный день» вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.

Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!

Помните при этом о следующих моментах:

— начало работы;

— спокойный час;

— график дневной продуктивности;

— регулирование пауз;

— график дневных «помех»;

— контроль за результатами дня;

— предварительное планирование следующего дня.

Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!

С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.

Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т. д.!

Время дня	Задачи, действия (цели)	Примечания
5 ч
6 ч
7 ч
8 ч
9 ч
10 ч
11 ч
12 ч
13 ч
14 ч
15 ч
16 ч
17ч
18 ч
19 ч
20 ч
21 ч
22 ч
23 ч
24 ч

Отправить на печать