УПП

Цитата момента



Мужчина подобен единице, женщина — нулю. Когда живут каждый сам по себе, ему цена небольшая, ей же и вовсе никакая, но стоит им вступить в брак, и возникает некое новое число… Если жена хороша, она ЗА единицей становится и ее силу десятикратно увеличивает. Если же плоха, то лезет ВПЕРЕД и во столько же раз мужчину ослабляет, превращая в ноль целых одну десятую.
Самая древняя математика. А как у вас?

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



Правило мне кажется железным: главное – спокойствие жены, будущее детей потом, в будущем. Женщина бросается в будущее ребенка, когда не видит будущего для себя. Вот и задача для мужчины!

Леонид Жаров, Светлана Ермакова. «Как быть мужем, как быть женой. 25 лет счастья в сибирской деревне»

Читать далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/s374/d3354/
Мещера

Дэвид Ален. Как разобраться с делами

Искусство продуктивности без стресса

Вступление

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться сохранять больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы похожи на меня, то вы любите расправляться с делами и выполнять их хорошо, но кроме того, хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при огромных объёмах работы. Не надо ставить ультиматум "или-или". Это действительно возможно — отлично справляться с работой и жить в своё удовольствие в вашем обычном, будничном мире.

Я полагаю, что эффективность — это хорошо. Возможно, то, что вы делаете — важно, интересно или полезно, а возможно и нет, но просто так или иначе это надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу от вложенных времени и сил. Во втором — хотите перейти к другим делам так скоро, как только возможно, не оставляя надоедающих хвостов.

И чем бы вы не занимались, вам, скорее всего, комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьёте ли вы пиво с коллегами после работы, или наблюдаете в полночь за своим спящим в кроватке ребёнком, отвечаете ли на электронное письмо или тратите несколько минут на неформальное общение с потенциальным клиентом после деловой встречи — это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги — научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, независимо от того, вынуждены ли вы быть таким или это просто ваше желание.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более чем двадцатилетних изысканий и применений новых методов личной и организационной продуктивности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни одного универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу продуктивность на уровень выше, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой простой формулой.

Если и не существует единственного средства улучшения личной организации и продуктивности, то существуют рецепты, способствующие этому. Год от года в ходе работы над собой, я находил всё более и более значимые вещи, на которых или стоило сосредоточиться, или стоило их опасаться, или стоило делать. Я также обнаружил простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать, и которые сильно увеличивают возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результатом является компиляция более чем двух десятилетий открытий в области личной продуктивности — это руководство по максимизации результатов работы и минимизации затраченных на неё сил, и всё это в мире, где объём работ неукоснительно растёт, а задачи раз от раза всё неоднозначнее. Я провел много тысяч часов обучая людей на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет обучения и тренинга некоторых всемирно известных профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Топ-менеджеры хотят привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу "выполнить, во что бы то ни стало". Но они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны, потому что кризисы, которые им приходится преодолевать и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они допускают и создают в своих офисах и портфелях. Как уравновесить заданный нам сегодняшним днём ритм бизнеса и жизни — это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приёмы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей растрачиваться на незначительные отвлекающие факторы. С другой — необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов.

Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности — она тоже очень кстати — мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Мощь, простота и эффективность, о которых я говорю в книге, лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени и в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты.

Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шагом, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берёт ещё выше — она описывает более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу "с места в карьер" — тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё — я хочу, чтобы вы поняли, что всё, что я предлагаю — это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать всё это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я нередко апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвящённые методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров — это тот опыт, из которого я буду исходить. Перспектива была верно сформулирована одним моим клиентом. Он писал: "Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой — это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки "не на жизнь, а на смерть", когда "проект закончить надо было ещё вчера" и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают".

Часть первая. Искусство выполнять задания

Глава 1. Новые методы для новой жизни

Ситуация, когда над человеком висит огромный список задач и при этом он умудряется сохранять свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна. Это замечательный способ жить и работать, достигая высокого уровня эффективности. В последнее время это становится стилем работы, который требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, что и как необходимо делать, чтобы этого уровня достигнуть. Однако если вы относитесь к большинству, вам необходимо применить эти знания в более сжатые сроки и чётким систематизированным способом так, чтобы вы могли достичь вершины вместо того, чтобы барахтаться где-то у самых низов. Несмотря на то, что метод и технологии, которые описаны в книге, основываются на здравом смысле и предназначены для практического применения, большинство людей всё же подвержены общим рабочим привычкам, которые стоит изменить прежде, чем приступать к применению системы. Необходимо внести небольшие коррективы в ваш способ прояснять и организовывать задачи, которые занимают ваше внимание.

Беспокойство вызвано недостатком контроля, организации, подготовки и действий.
Дэвид

Все методы, представленные здесь, основаны на двух ключевых целях:

1. Собрать все дела, которые надо сделать сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или не очень в логичную систему, которой можно доверять, но хранить её не в голове.

2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше — и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.

Эта книга содержит проверенный метод для профессиональной организации высокопроизводительного рабочего процесса. Здесь описаны надёжные инструменты, трюки, техники и хитрости. Как вы сами впоследствии увидите, все принципы и методы применимы ко всему, что вы делаете, как в повседневной жизни, так и на работе*. Как и многие ваши предшественники, вы можете использовать всё, что я описываю, как непрерывный динамический стиль в вашей работе и в вашем мире. Или, опять же, как и многие, вы можете просто использовать наш метод в качестве руководства по организации более продвинутого контроля, если вы чувствуете, что это вам необходимо.

* Я полагаю, что слово "работа", в смысле всего, что вы хотите или вам нужно выполнить, должно отличаться от того, что это слово обозначает сейчас. Многие люди делают различие между "работой" и "личной жизнью", но я не отношусь к их числу: для меня прополка в саду или переписывание завещания — точно такая же работа, как написание этой книги или тренинг клиента. Все методы и техники в этой книге применимы ко всей сфере "жизньработа" — эффективность должна быть во всём.

Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов

Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, чувствовал, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все их выполнить. Только неделю назад я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в ущерб его семейным обязанностям. Ещё один менеджер среднего звена пытался справляться со 150-ю и более электронными письмами-запросами в день, лелея надежду за год увеличить количество персонала регионального представительства практически в два раза — с 1100 до 2000 человек — и всё ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные не на работе.

Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они увеличивают стрессовую нагрузку, когда берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймёт. И вот результат: большинство людей расстраиваются и путаются в поисках путей исправления положения.

У работы теперь нет чётких границ

Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало "работа" трансформировалось из понятий о линиях сборки и всяких моторных действий в то, что Питер Друкер так ёмко выразил словосочетанием "работа ума". Раньше работа была самоочевидна. Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить — вы её видели. И было совершенно очевидно, когда работа сделана, а когда нет.

Время — это такой механизм, который не даёт всем событиям происходить одновременно.
Впрочем, в последнее время этот механизм, кажется, сломался…
Неизвестный

Сегодня же большинство из нас не имеет реальных границ наших проектов. У большинства известных мне людей имеется по крайней мере полдюжины задач, которые они пытаются выполнить прямо сейчас, но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались их завершить, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько потенциально плодотворной может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы сейчас пишите? Как промотивировать собрание персонала? Насколько функциональна будет реорганизация? И последний вопрос: сколько именно значимой информации должно быть предоставлено, чтобы выполнять проекты наилучшим образом? Процесс поиска ответа на такие вопросы может быть бесконечен и потенциально легко достижим, например как поиск в Интернете.

Почти каждый проект мог бы быть выполнен лучше, а бесконечное количество информации, доступное сейчас, могло бы способствовать этому.

С другой стороны, отсутствие границ порождает больше работы.

Многие из современных организационных задач требуют перекрёстного общения, взаимодействия и участия. Бастион индивидуалистического офиса рушится, а вместе с ним уходит роскошь возможности не читать много-респондентные электронные письма отдела маркетинга и ещё Бог-знает-каких отделов.

Наша работа продолжает меняться

Размытие границ наших проектов и работы в целом само по себе может доставить много неприятностей. Но теперь к этому добавляется ещё и постоянное изменение самого определения нашей работы. На семинарах я часто спрашиваю: "Кто из вас на работе выполняет только то, для чего он был туда нанят?". Поднятые руки в зале — большая редкость. Работа может иметь размытые границы, и, к тому же, постоянно меняться, но если вам удалось придерживаться достаточно продолжительное время чётко обрисованного круга обязанностей, то вы, вероятно, смогли бы определить, что именно вам нужно делать — сколько и на каком уровне — чтобы не сойти с ума.

Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины:

1. Компании, в которых мы работаем, постоянно меняют свои цели, выпускаемую продукцию, партнёров, клиентов, рынки сбыта, технологии и акционеров. И всё это, естественно, сказывается на структурах, стилях, ролях и обязанностях.

2. Сегодня среднестатистический работник имеет гораздо больше свободы, чем когда бы то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока- и пятидесятилетние работники стараются придерживаться стандартов постоянного роста. Их цели гораздо больше соответствуют мэйнстриму "профессионального, управленческого и исполнительского развития" — это просто означает, что они не собираются задерживаться на своей должности на сколько-нибудь продолжительный срок.

Мы никогда не можем по настоящему быть готовы к абсолютно новому. Мы вынуждены приспосабливаться, а каждое приспособление — это испытание для самоуважения: мы проходим тест, мы должны самоутвердиться. Надо обладать подконтрольной уверенностью в себе, чтобы принять изменения без колебаний.
Эрик Хоффер

Итак, всё это весьма туманно — в чём же заключается наша работа, и какие эмоциональные, умственные и физические усилия должны быть предприняты для её успешного выполнения? Мы получаем огромное количество информации, завязываем множество контактов и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не так-то хорошо подготовлены, чтобы иметь дело со всеми этими внутренними и внешними обязательствами.

Старых методов и навыков недостаточно

Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер Microsoft Outlook или цифровой персональный ассистент Palm, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, всё это совершенно не годится для нынешних скоростей, сложностей и постоянных смен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. В наше сложное, но интересное время, способность быть успешным, спокойным и держащим всё под контролем требует новых способов мышления и работы — не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтобы помочь нам держаться на плаву в современном мире.

Ветра и воды всегда помогают умелым капитанам.
Эдвард Гиббон

Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Даже в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но и сегодня многие люди считают его основным инструментом поддержки подконтрольности ситуации). Наряду с необходимостью деления времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. Приоритеты вида "АВС" и ежедневные списки дел заняли позиции ключевых техник, которые люди использовали, чтобы упорядочить возможные варианты и принять верное решение.

Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность за то, чтобы этот шаг был верным.

Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные списки дел с указанием приоритетов оказались неспособны справиться с полным объёмом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. Очень немногие могли бы (или даже должны бы были) распределить свои задачи по трём приоритетам "А", "В" и "С", или составить список дел, не опасаясь, что первый же телефонный звонок или распоряжение начальника не дискредитируют весь этот план.

Крупные планы против каждодневных забот

С другой стороны множество книг по менеджменту, методов, семинаров и гуру пропагандируют "взгляд в перспективу" в качестве решения проблем в нашем сложном мире. Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнёт выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. Однако на практике обдумывание ценностей часто не приносит ожидаемых результатов. Я видел много раз подобные провальные попытки, которые оказывались таковыми по следующим причинам:

1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях.

2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к чёрту и приведут к ещё большим отвлекающим факторам и стрессам.

3. Когда определяются высшие приоритеты и ценности, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд дополнительных позиций, которые в соответствии с нашими стандартами тоже требуют изменений. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, которые надо выполнить. А что у нас добавилось к и без того большому списку задач? Наши ценности!

Концентрация на ценностях не упростит вам жизнь. Да, они обеспечивают значимость и основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности.

Концентрация на основных приоритетах и ценностях — это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что дел станет меньше. Совсем наоборот — это повышает ставки в игре, которую придется изо дня в день вести. Например, решение менеджера по кадрам поддерживать высокое качество условий работы, чтобы привлечь и сохранить таланты, не делает его жизнь проще.

В нашей новой культуре интеллектуального труда есть существенный пробел — отсутствует система с логичной цепью поведенческих моделей и инструментами, которая эффективно работает именно на том уровне, где реально идёт работа. Такая система должна объединять и результаты взгляда в перспективу, и самые мелкие детали; она должна учитывать множество уровней приоритетов; должна контролировать сотни потоков новой информации, поступающей каждый день; должна экономить значительно больше времени и усилий, чем затрачивается на её поддержку; должна, в конце концов, упрощать процесс выполнения задач.

В жизни всему удаётся уделить очень мало внимания: будь то мытьё окон или написание шедевра…
Надя Буланжер

Перспектива: "Состояние готовности" мастера восточных единоборств

Представьте на секунду, что могло бы быть, если бы ваша система самоорганизации действительно позволяла непрерывно держать всё под контролем на всех уровнях. Что, если бы вы действительно могли уделить 100% внимания тому, что выполняете в данный момент, без отвлечений?

И это возможно. Есть способ всё взять под контроль, при этом оставаться спокойным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями — всё это реально. Вы можете испытать на себе состояние, которое мастера восточных единоборств называют "сознание, кристально чистое, как вода", а атлеты-чемпионы — "зоной" внутри нашего сложного мира. На самом деле, вы, вероятно, уже испытывали это состояние время от времени.

Это состояние функционирования, выполнения и существования, когда сознание ясно, и происходят только конструктивные вещи. Этого состояния может достичь каждый, кому необходимо работать эффективно в сложных условиях жизни двадцать первого века. Это состояние всё больше и больше становится необходимым условием для профессионалов, которые хотят соблюдать баланс и стабильно получать позитивные результаты работы.

Гребец мирового класса Крейг Ламберт описал ощущение кристально чистого сознания:

У гребцов есть своё название состояния отсутствия всякого сопротивления: качели… Вспомните детский восторг от раскачивания на качелях во дворе: лёгкость движения, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несёт вас — она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача — работать с лодкой в паре — перестать, наконец, останавливать её, силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно — это замедлит лодку. Попытки становятся борьбой, а борьба дискредитирует саму себя. Некоторые стараются стать аристократами, но само их усилие доказывает обратное. Аристократы-то не стараются — они уже этого достигли. Также и качели — это состояние достигнутой цели.

Сравнение с кристально чистым сознанием

В каратэ есть рисунок с названием "кристально чистое сознание", определяющий позицию полной готовности. Представьте бросок камешка в тихий пруд. Что происходит с водой? Ответ таков: реакция воды целиком зависит от силы броска и величины камешка, а потом она вновь становится спокойной. Фонтана не будет, но и отсутствия кругов по воде не ждите.

В каратэ важнейшую роль играет скорость удара, а не его сила. Вот почему совсем не сильные люди могут научиться ломать доски и раскалывать кирпичи руками: для этого не надо грубой силы, а только способность верно установить скорость удара. Но напряжённые руки не могут совершать быстрых движений. Так что последняя ступень тренировок восточных единоборств требует баланса и расслабленности как ничего другого. Кристальная ясность мысли и гибкость — самое главное.

Всё, что заставляет вас неадекватно реагировать (слишком бурно или слишком вяло), способно контролировать вас, и часто так и делает. Неправильная реакция на е-мэйл, на сотрудников, на ваши проекты, на непрочитанные вами журналы, на мысли о необходимых делах, на детей или на вашего босса — приводит к менее эффективным результатам, чем вы бы желали. Большинство людей уделяют вещам или больше или меньше внимания, чем они того заслуживают, просто потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.

Если ваше сознание пусто, оно всегда готово ко всему, оно открыто для всего.
Сбанри Судзуки



Страница сформирована за 0.65 сек
SQL запросов: 170