УПП

Цитата момента



Жизнь дается тебе один раз, и надо прожить ее так, чтобы каждый встречный ребенок мог сказать тебе: "Здравствуй, папа!"
Здоровья вам!

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



Есть в союзе двух супругов
Сторона обратная:
Мы — лекарство друг для друга,
Не всегда приятное.
Брак ведь — это испытанье.
Способ обучения.
Это труд и воспитанье.
Жизнью очищение.
И хотя, как два супруга,
Часто нелюбезны мы,
Все ж — лекарства друг для друга.
САМЫЕ ПОЛЕЗНЫЕ.

Игорь Тютюкин. Целебные стихи

Читать далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/s374/
Мещера-2010
Основные категории

Существует семь основных типов вещей, за которыми вам понадобится следить и управлять ими:

  • Список "Проекты";
  • Сопутствующие материалы проекта;
  • Действия и информация в Календаре;
  • Списки "Следующих Действий";
  • Список "Ожидающие";
  • Справочная информация;
  • Список "Когда-нибудь/Может быть".
Важность чётких границ

Важно, чтобы все эти категории хранились отдельно друг от друга. Каждая из них представляет отдельный тип соглашения с самим собой, и если они нарушают свои границы и начинают смешиваться, большая часть ценности организации теряется.

Категории должны храниться раздельно — визуально, физически и психологически.

Например, если вы кладёте справочную информацию туда же, где лежит то, что вы всё ещё хотите прочитать, то вам будет сложно разобрать эту груду. Если вы занесёте в список "Следующие Действия" то, что должно быть в Календаре, потому что это должно произойти в определённый день, тогда вы перестанете доверять своему Календарю, и вам постоянно придётся переоценивать список "Следующих Действий" на предмет того, что делать действительно надо, а что — нет. Если у вас есть проект, к которому вы пока не собираетесь приступать, он должен быть отнесён к списку "Когда-нибудь/Может быть", чтобы вы связывали список "Проектов" только с необходимостью концентрации на обдумывании конкретных следующих действий по ним. И если что-то, что вы просто ожидаете, отнесено в один из списков "Следующих Действий", то вы постоянно будете страдать от непродуктивного повторного обдумывания.

Всё, что вам действительно необходимо, это списки и папки

Как только вы поймёте, что вам нужно отслеживать (это рассмотрено в предыдущей главе), всё, что вам понадобится, это списки и папки для справочных и сопутствующих материалов. Ваши списки (которые, как я указал, могут также находиться в папках) будут содержать и проекты, и "Когда-нибудь/Может быть", и "Следующие действия". Папки (цифровые или бумажные) понадобятся для хранения вашей справочной и сопутствующей информации по активным проектам.

Я не дал бы и фиги за упрощение одной стороны сложности, но я отдал бы свою жизнь за упрощение другой.
Оливер Вендел Холмс

Многие составляют списки годами, но не находят эту процедуру особенно эффективной. Бытует сильный скептицизм относительно простых систем, одну из которых рекомендую и я. Но большинство составителей списков не включают в них необходимых пунктов, или оставляют их незавершёнными, что мешает спискам быть достаточно функциональными. Как только вы поймёте, что заносить в списки, всё станет гораздо проще; затем вам понадобится лишь способ управления ими.

Как я говорил, вам не нужно беспокоиться о расстановке приоритетов в списках, затем переставляя или переписывая их по мере изменения. Подобные попытки привели к большой неудовлетворённости многих людей, занимающихся организацией. Вы сможете расставлять приоритеты интуитивно, глядя на весь список, а не передвигать постоянно изменяющийся порядок пунктов. Список — это только способ постоянного отслеживания всех пунктов активных обязательств, и возможность просмотреть их в любой момент.

Когда я говорю про "списки", я не имею в виду ничего более, чем группировку пунктов со схожими характеристиками. Список может выглядеть одним из трёх способов: (1) папка с отдельными бумажными заметками по пунктам одной категории; (2) реальный список на озаглавленном листе бумаги (часто в органайзере или ежедневнике с возможностью вставки/удаления листов); или (3) список в компьютерной программе или в электронном помощнике, например в списке задач Microsoft Outlook или КПК с возможностью выбора категории и фильтрации по ней.

Организация напоминаний о действиях

Если вы опустошили корзинку входящих материалов, у вас, несомненно, появилось множество напоминаний о "Предстоящих делах", представляющих собой более чем двухминутные действия, которые не могут быть перепоручены кому-либо ещё. Возможно, у вас будет от двадцати до шестидесяти или семидесяти и более подобных напоминаний. Вы также накопите напоминания о том, что вы перепоручили другим людям, и возможно что-то, что нужно будет поместить в ваш календарь или в папку "Когда-нибудь/Может быть".

Вам следует рассортировать всё это по группам, что позволит выбирать из возможных вариантов того, что необходимо сделать, когда у вас будет время. Также вам необходимо решить как физически организовать эти группы наиболее подходящим способом, будут ли они в папках или в списках, на бумаге или на цифровых носителях.

Действия, которые заносятся в Календарь

В контексте процесса организации, как я уже говорил, существует два основных вида действий: те, которые должны быть сделаны в конкретный день и/или время, и те, которые должны быть сделаны, как только вы сможете уделить им время, свободное от остальных привязанных к календарю действий. Календарные действия могут быть отнесены как к конкретному времени (например, "16:00-17:00 встретиться с Джимом"), так и к конкретному дню ("Позвонить Рашель во вторник, чтобы узнать, получила ли она предложение").

В процессе обработки входящих вы, возможно, столкнулись с вещами, которые сразу записали в Календарь, как только они появились. Например, вы решили, что следующим шагом в прохождении медицинского обследования, станет звонок и назначение встречи, что вы и сделали (так как на это действие понадобилось две минуты или меньше). Записать эту встречу в Календарь, как только вы о ней договорились, будет вполне здраво.

Календарь должен показывать только "грубый ландшафт", в контексте которого вы выполняете остальные ваши действия.

Однако, многие люди желают действовать, основываясь на старых привычках писать дневные "to-do"-списки, занося в календарь то, что они хотели бы сделать в следующий, скажем, понедельник, но, как правило, не успевают и переносят оставшиеся дела на последующие дни. Сопротивляйтесь этому порыву. Вы должны доверять своему Календарю, как священной территории, отражающей чёткие границы ваших дневных дел, которые можно в спешке просмотреть. Будет гораздо проще, если в нём будет только то, что вам обязательно нужно сделать в этот день. Когда Календарь будет выполнять должную роль в процессе организации, большинство действий, которые вам нужно сделать, окажутся в категории "как только будет возможно, после всего того, что я должен сделать".

Организация действий "Как только будет возможно" в контексте чего либо

За много лет я открыл лучший способ для напоминания о действиях типа "как только я смогу" исходя из контекста необходимого для действия — контекстом может быть инструмент, место или человек, необходимые для его завершения. Например, если для действия необходим компьютер, то нужно его занести в список "За Компьютером". Если для действия необходимо, чтобы вы были на выезде (например, остановиться около банка или зайти в магазин скобяных товаров), наиболее подходящим будет список "Поручения". Если следующим шагом будет разговор о чём-то один на один с вашим партнёром Эмили, поместите его в папку "Эмили" или в наиболее подходящий список.

Насколько разрозненными должны быть эти категории зависит от (1) того, за сколькими действиями вы должны следить; и (2) как часто у вас меняется контекст, в пределах которого необходимо их выполнить.

Если вы тот редкий человек, у которого только двадцать пять следующих действий, вам может хватить и одного списка "Следующие Действия". Он может включать самые разнообразные заметки, такие как "Купить гвозди" и "Поговорить с боссом об изменении списка работников" и "Набросать идеи по внешней встрече". Однако если у вас пятьдесят или сто предстоящих действий, которые будут записаны в одном большом списке, вам будет очень сложно увидеть то, что вам нужно увидеть; каждый раз, когда у вас появится немного времени, чтобы сделать что-то ещё, вам нужно будет его тратить на непродуктивную пересортировку. Например, если возникнет короткий перерыв в конференции, во время которого можно было бы сделать несколько звонков, вам придётся искать пункты, связанные со звонками, среди большого не относящегося к делу списка. Когда вы решите уйти от разрозненных дел, вы, вероятно, захотите выбрать все ваши поручения и составить ещё один список.

Такой способ организации обеспечивает ещё один фактор продуктивности, многократно увеличивающий вашу энергию, когда вы находитесь в определённом режиме работы. Если вы в "телефонном режиме", это помогает сделать много телефонных звонков — просто опустошите ваш список "Звонки". Когда вы работаете за компьютером, полезно сделать так много дел из списка "За компьютером", как это возможно, не переключаясь на другой вид деятельности. Переключение с одного вида деятельности на другой занимает гораздо больше энергии, чем думает большинство людей. И очевидно, что когда нужный вам человек сидит напротив вас в вашем офисе, было бы мудро поговорить с ним обо всём, что вам нужно, пока он или она в вашем распоряжении.



Страница сформирована за 0.61 сек
SQL запросов: 170