УПП

Цитата момента



Трехлетний ребенок спрашивает взрослого: «А ты все умеешь?»
Взрослый: «Нет!»
Ребенок: «А почему не научишься?»
Наверное, я — ребенок…

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



— Не смей меня истолковывать! Понимаешь — и понимай себе, а истолковывать не смей! Понимать, хотя бы отчасти, — дело всех и каждого; истолковывать — дело избранных. Но я тебя не избирал меня истолковывать. Я для этого дела себя избрал. Есть такой принцип: познай себя. А такого принципа, как познай меня, — нету. Между тем, познать — это и значит истолковать.

Евгений Клюев. «Между двух стульев»

Читать далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/france/
Франция. Страсбург
Наиболее общие категории напоминаний о действиях

Возможно, вам пригодятся как минимум несколько заголовков из следующего списка:

  • "Звонки";
  • "За компьютером";
  • "Поручения";
  • "В офисе" (разнообразные);
  • "Дома";
  • "Повестки дня" (для людей и собраний);
  • "Прочитать / Просмотреть".

"Звонки". Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать; вы можете обработать их, когда у вас будет под рукой телефон. Чем мобильнее вы будете (особенно, если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее для вас окажется иметь один список для всех ваших звонков: небольшие окна свободного времени, которые возникают, когда вы на выезде или в путешествии — может быть на перерыве или в ожидании самолёта — предоставляют отличную возможность поработать с вашим списком. Отдельный список "Звонков" помогает легко сосредоточиться и интуитивно выбрать лучший звонок для каждого момента времени.

Я полагаю, что вы найдёте время выписать номера телефонов для каждого пункта из вашего списка. Будет много ситуаций, когда вы, возможно, позвонили бы, если бы номер был указан рядом, но если вам пришлось бы его искать, то не стали бы звонить.

"За компьютером". Если вы работаете за компьютером — особенно если вы ходите с ноутбуком или у вас есть компьютер и на работе и дома — было бы полезно сгруппировать те действия, которые вам нужно сделать во время работы за ним. Это позволит вам видеть всё, что вам нужно сделать на компьютере, напомнит обо всех электронных письмах, которые нужно отправить, документах, которые нужно набросать или отредактировать, и так далее.

Так как я много летаю, я даже создал список "on-line", отдельно от списка "За компьютером". Когда я нахожусь в самолёте, я не могу подключиться ни к интернет, ни к моему серверу, что необходимо для многих действий. Поэтому вместо того, чтобы заново обдумывать, что я могу, а что не могу сделать из списка "За компьютером", теперь я точно знаю, что ни одно действие из него, не требует подключения к интернет, это освобождает мой разум для выбора, основанного на других критериях.

Внимательно думайте о том, где и как вы можете и не можете делать те или иные действия, и составляйте ваши списки в соответствии с этим.

Если у вас есть компьютер только на работе, вам может не понадобиться отдельный список "За компьютером"; список "В Офисе" может включать эти действия, потому что офис — это единственное место, где вы сможете это сделать. (Аналогично, если у вас есть компьютер только дома, и это не ноутбук, вы можете включить действия за компьютером в ваш список "Дома").

"Поручения". Имеет смысл группировать в одном месте напоминания обо всём, что вам нужно сделать, когда вы "на выезде". Когда вы знаете, что вам нужно сесть в машину и поехать куда-то, отлично было бы просмотреть этот список. Такие действия, как "Достать сертификаты из банковской ячейки", "Забрать картины в багетной мастерской" и "Купить петуньи в цветочном магазине" — все пойдут в этот список.

Этот список может быть не более чем постер где-то в вашем ежедневнике, или категорией "Поручения" раздела "Задачи" в вашем КПК.

Часто полезно иметь подсписки в категории "Поручения". Например, как только вы поймёте, что вам нужно что-то из магазина хозтоваров, возможно, вы захотите создать список "Магазин хозтоваров", и добавить к нему подсписок всех вещей, которые вам там нужны. На низкотехнологичном уровне вы могли бы создать бумажную наклейку "Магазин хозтоваров"; на высокотехнологичном — если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить "заметку" к "Магазину хозтоваров" и записать детали туда.

Мы должны стараться, чтобы достичь той простоты, которая лежит за гранью изощрённости.
Джон Гарднер

Так как я много езжу по главным районам города, у меня есть два списка "Поручений" — "Поручения—у дома" (где я живу) и "Поручения—где угодно", для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. "Т-образные разветвители для шланга" будут записаны в "Поручения—у дома", но "Купить носки к костюму" будут записаны в "Поручения—где угодно".

"В офисе". Если вы работаете в офисе, должны быть определённые вещи, которые вы можете сделать только там, при этом будет полезно иметь перед собой список этих дел — хотя, очевидно, если в офисе есть телефон и компьютер, а также у вас имеются отдельные списки "Звонки" и "За компьютером", они так же будут вами использоваться. Я бы вносил в список "В офисе" всё то, что требует подключения к Интернет, например, напоминание загрузить большую программу из сети.

"Дома". Много действий можно выполнить только дома, поэтому имеет смысл вносить это в соответствующий список. Я уверен, что у вас есть огромное количество личных или связанных с домом проектов, и часто следующим шагом будет просто сделать их. "Повесить новую картину", "Разобрать компакт-диски" и "Сменить одежду в гардеробе на зимнюю" — типичные дела для этого списка.

Если у вас дома есть кабинет, как у меня, всё, что может быть сделано только там, заносится в список "Дома". (Если вы работаете только дома и не посещаете другой офис, вам совсем не понадобится список "В офисе" — достаточно будет списка "Дома").

"Повестка дня". Несомненно вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий требуют вашего общения с кем-то или должны быть вынесены на обсуждение собрания персонала, комитета или команды. Вы должны переговорить с вашим партнёром по поводу идеи насчёт следующего года; вы хотите поговорить с вашей супругой о её планах на весну; вам надо перепоручить вашему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчётов о расходах на собрании персонала в понедельник.

Для регулярных собраний и людей, с которыми вы постоянно взаимодействуете, потребуются свои списки "Повестка дня".

Такие действия должны быть занесены в отдельные списки "Повестка дня" для каждого человека и для собрания (если вы посещаете собрания регулярно). Профессионалы, у которых есть папка с файлами для всех дел, которые нужно решить с их боссами, уже используют версию этого метода. Если вы добросовестны в определении всех ваших последующих действий, вы обнаружите, что вам необходимо иметь где-то от трёх до пятнадцати таких списков. Я рекомендую вести отдельные файлы списков для боссов, партнёров, ассистентов, супругов и детей. Также необходимо иметь подобные списки для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или консультанта по компьютеру, так же как и для каждого, с кем у вас может быть более чем одно общее дело во время следующего разговора по телефону.

Если вы принимаете участие в регулярных совещаниях — совещаниях персонала, совещаниях по проекту, совещаниях правления или комитета, кого угодно — они тоже заслуживают своих собственных файлов, в который вы можете собирать то, что понадобится на этих встречах.

Часто вам потребуется текущий список вопросов, предназначенных для того человека, общение с которым запланировано на какой-то определенный период времени. Например, если подрядчик выполняет работы в вашем доме или на вашей собственности, вы можете создать список для него на время проекта. После того, как он закончит рабочий день, возможно, вы заметите то, о чём захотите с ним поговорить, и вам потребуется, чтобы этот список, когда он понадобится, был под рукой.

Учитывая пользу такого типа списков, ваша система должна позволять вам легко добавлять "Повестки дня" по мере необходимости, быстро и просто. Например, вставка страницы в раздел "Повестки дня" в ежедневник на открывающихся кольцах займёт только секунды, так же как и добавление соответствующего напоминания в категорию "Повестки дня" вашего КПК.

"Прочитать/Просмотреть". Без сомнения, вы обнаружите во входящих множество пунктов, для которых вашим следующим действием будет чтение. Я надеюсь, что вы последуете двухминутному правилу и быстро разберёте те из них, которые можно просто быстро просмотреть, перенаправить или заполнить.

Материалы для прочтения, которые, по вашему мнению, отнимут более двух минут, лучше хранить в отдельной стопке, помеченной "Прочитать/Просмотреть". По моей классификации это тоже "список", но который наиболее эффективно хранить в виде сгруппированых документов и журналов в лотке и/или переносной папке.

У многих людей список "Прочитать/Просмотреть" просто огромен. Именно поэтому критично, чтобы в этот раздел попадало только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас будет время. Что может быть само по себе достаточно пугающим, так это вещи действительно вышедшие из-под контроля — психологически давящее количество, когда рамки этой категории чётко не определены. Первоначальный осмотр, как минимум, поможет вашему осознанию этих границ, и если у вас, как и у большинства людей, есть свой механизм саморегуляции, он поможет вам более чётко определить, что вы хотите сохранить, а от чего вам просто нужно избавиться.

Те, кто хуже всего используют своё время, первыми жалуются, что его не хватает.
Жан де Лабрюйер

Практично иметь под рукой материал для чтения, когда вы идёте на встречу, которая может начаться с опозданием, на семинар, если там будет "окно" времени, когда ничего не происходит, или к стоматологу, где возможно придётся сидеть в очереди. Всё это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, кто не организовал материал "Прочитать/Просмотреть" выбрасывают кучу времени, так как жизнь полна маленькими "окнами" свободного времени, которые можно заполнить чтением.

Организация "Ожидающих"

Подобно напоминаниям о том, что нужно сделать вам, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время, или что должно быть сделано кем-то другим, тоже следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом выполнения задачи, наиболее часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди. Примерами этих задач могут быть такие, как заказ билетов в театр, доставка сканера в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, а только о том, что вы ждёте и от кого. Ваша роль — просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять как продвигается дело или нет.

Возможно, вы сочтёте наилучшим держать список "Ожидающих" поблизости, также как и ваши напоминания о "Следующих Действиях". До того, как проект завершится, ответственность за следующий шаг может многократно меняться. Например, вам нужно сделать звонок поставщику, чтобы сделать запрос коммерческого предложения по выполнению части работы (в списке "Звонки"). Сделав звонок, вы ждёте, когда продавец с вами свяжется по поводу готовности предложения (заносим в список "Ожидание"). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (кладём его в стопку "Прочитать/Просмотреть"). Когда вы с ним ознакомитесь, вы вышлете его своему боссу для одобрения (теперь оно опять в списке "Ожидание") и так далее.*

*Электронные списки (такие как на КПК) или листы в отдельных папках имеют преимущество по сравнению со списком на листе бумаги, потому что они легко позволяют вам перемещать содержимое из одной категории в другую по мере изменений, и вам не нужно каждый раз что-нибудь переписывать.

У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список "Ожидающие" — это полный список того, что вас заботит, но что должны сделать другие люди.

Использование первичного материала в качестве своего собственного напоминания о действии

Наиболее эффективный путь отслеживания напоминаний для своих действий — это добавлять их в списки или папки по мере их появления. Первичное напоминание, сделанное, например, на полях доклада во время конференции, когда вы его обработаете, вам больше не понадобится. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете случайно выбросить их, когда вы завершите какие-нибудь проекты и действия, связанные с этими заметками. Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, с которой им всё ещё нужно "что-нибудь делать", это не самый эффективный путь управления напоминаниями, заключёнными в этих записях.

Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие материалы могут прекрасно служить своими собственными напоминаниями о необходимых действиях, вместо того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых бумажных материалов и электронной почты.

Организация бумажной работы

Некоторые вещи являются лучшими напоминаниями о самих себе.

Для категории "Прочитать/Просмотреть" наиболее общим примером служат статьи, публикации и документы. Очевидно, что будет нелепо писать "Просмотреть журнал Fortune" в каком-нибудь списке действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину "Прочитать/Просмотреть".

Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить их в папке или корзинке с названием "Счета к оплате" (или с более общим названием "Финансовые вопросы"). Точно также, отчётность по расходам должна или сразу обрабатываться, или сохраняться в своей собственной папке "Отчётность для обработки".*

*Этот подход может быть, однако, опасен, если вы не положите перед собой свои "Счета к оплате" или "Отчётность для обработки" в нужной последовательности. Простого сбора и хранения их вместе не достаточно, чтобы выкинуть их из головы — вы также должны их внимательно просматривать.

Специфика вашей работы, входящих и вашего рабочего места может оказаться такой, что более эффективно будет организовать в качестве некоторых категорий сами исходные документы. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело с многочисленными заявками, заполненными в стандартной форме, и, в этом случае, корзинка или файл, содержащий только такие документы, требующие действий — наилучший путь управления ими.

Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке — это широкое поле исследования для логистики. Нужно ли вам использовать эти напоминания где-то ещё, кроме как за вашим рабочим столом? Если да, то нужно продумать портативность этих материалов. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда работу с напоминаниями по ней лучше вести только за вашим рабочим местом.

Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть визуально в разных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие по заявке — звонок, то она должна быть отнесена в группу "Звонки"; если следующее действие — это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести её к категории "За компьютером". По моему мнению, наибольший вред эффективности многим известным мне системам документооборота, наносит то, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся в единственном лотке, даже если по каждому из них нужны разные действия. По одной заявке необходимо сделать звонок, по другой — просмотреть данные, по третьей — подождать, когда появится нужная информация — но все они собраны вместе. Такая систематизация может привести в замешательство, потому что все предстоящие решения относятся к уровню конкретных следующих действий.

Моя личная система очень портативна, почти всё хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой "Прочитать/Просмотреть" и с другой, озаглавленной "Входящие Данные". В последнюю я кладу всё, что требует в качестве следующего действия простого внесения в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в подпункты моей категории "Путешествия — Города" и т.д.).

Организация работы с электронной почтой

Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий — часто сама наилучшее напоминание для самой себя. Это скорее всего так, если вы получаете много электронных писем, и тратите много рабочего времени на работу с программой электронной почты. Электронная почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в этой программе вместо того, чтобы выписывать действия по письмам в списки.

Многие мои клиенты обнаружили, что в почтовом клиенте полезно создать две или три отдельные папки. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно использоваться для справочных или архивных материалов, но также возможно создать рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения, требующие действий, отдельно от "входящих" (где большинство людей их предпочитает хранить).

Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займет более чем две минуты (опять же, вы должны будете без промедления разделаться со многими письмами, следуя правилу двух минут). Название папки должно начинаться со спец.символа или буквы, чтобы она (1) отличалась от папок справочной информации и (2) находилась сверху относительно других папок в программе. В программах от Microsoft используйте знак "@", а от Lotus — дефис ("-"). В результате ваша папка "@Действия" будет содержать те электронные письма, по которыми нужно будет что-то сделать.

Дальше вы можете создать папку "@Ожидающие", которая окажется рядом с папкой "@Действия". Затем, если вам приходит письмо, указывающее, что кто-то собирается что-то сделать, что вам надо отследить, вы можете перетащить его в папку "@Ожидающие". В ней также могут храниться напоминания о том, что вы поручили кому-либо с помощью электронной почты: когда вы пересылаете что-то, или используете электронную почту, чтобы сделать запрос или поручить задание, просто сохраните копию в папку "@Ожидающие”.*

* Microsoft Outlook позволяет пользователям копировать или перемещать письма электронной почты прямо в папку задач, с одновременной конвертацией их в задачи. Если затем организовать их в соответствии с рекомендованными мной категориями, то это будет точно также хорошо работать.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют сохранить копию электронной почты после отправки в одну из ваших папок (путем нажатия кнопки "Send and File"). Другие (например, Outlook) автоматически при отправке сохраняют её в универсальной папке "Sent Mail". В последнем случае наилучшим для многих, вероятно, будет отправка этого же письма с поручением самому себе (с помощью полей "сс" или "bcc") и затем перетаскивание пришедшей копии в папку "@Ожидающие". (Относительно просто настроить MS Outlook так, чтобы он автоматически перемещал письма после получения, содержащие в полях отправителя и 'cc' ваше имя, в определённую вами папку).

Опустошение папки входящей электронной почты

Метод, описанный выше, даёт вам возможность опустошить вашу папку входящих электронных писем, что является большим подспорьем в обеспечении ясности и контроле вашей ежедневной работы. Пока ваша папка входящей почты заполнена, исправьте название папки "Входящие" на "Входящие*", так чтобы папка подобно автоответчику, который мигает лампочкой, показывая, что в нём имеются сообщения, сама за себя говорила вам о том, что нужно её опустошить. Большинство людей используют папку "Входящие" электронной почты как место для хранения нерешённых вопросов и справочной информации, такая практика быстро "затуманит" ваш мозг, так как вы будете вынуждены каждый раз заново оценивать содержимое папки, заглянув в неё.

Если у вас никогда не было входящих больше, чем помещается одновременно на экране, хранение всей входящей почты в одном месте может быть разумно функциональным подходом, но с объёмами писем, с которыми имеют дело профессионалы в наши дни, это не действует.

*Требуется гораздо меньше энергии на то, чтобы хранить ноль входящих в электронном ящике, чем тысячу.

Опустошение всех входящих ещё не значит, что вы со всем справились. Это значит, что вы УДАЛИЛИ всё, что хотели, РАЗЛОЖИЛИ всё, что вам нужно, но что не требует действий в данный момент, СДЕЛАЛИ всё, что требует меньше двух минут, и перенесли в папки напоминаний все вещи, выполнение которых вы ожидаете, или с чем можно работать. Сейчас вы можете открыть папку "@Действия" и просмотреть те электронные письма, на работу по которым вы решили потратить какое-то время. Разве это не легче, чем продираться через множество экранов с сообщениями, опасаясь упустить что-нибудь критически важное.

Предостережение о рассеивании напоминаний о действиях

Очевидно, что размещать напоминания о действиях где-то вне вашего поля зрения опасно. Первостепенная функция организационной системы состоит в том, чтобы снабжать вас напоминаниями таким образом, чтобы вы видели их тогда, когда вам нужно увидеть их, так чтобы вы могли всегда доверять своему выбору относительно того, что следует делать (или не делать). Перед тем, как вы окончательно покинете свой офис, необходимо индивидуально просмотреть все электронные письма, по которым требуются дальнейшие действия, так же как и ваши списки "Звонки" или "За компьютером". Папка "@Действия" — это, по сути, расширение вашей категории "За компьютером", и должна обрабатываться точно таким же образом. Ваша бумажная категория "Предстоящих дел" должна расцениваться вами точно также как список, если бумажные материалы используются в качестве единственных ваших напоминаний.

Хранение напоминаний о действиях сразу в нескольких местах: в папке, в списках, и/или в системе электронной почты отлично подходит, но только до тех пор, пока вы в равной степени и достаточно часто просматриваете все источники напоминаний, которым вы их вверили. Вы же не хотите иметь напоминания запрятанными где-то в тайниках вашей системы, тогда как их назначение — вовремя напоминать вам о делах.

Чтобы зависнуть с друзьями или бесцельно побродить по улицам с действительно "ненагруженной" головой, вам нужно знать, где находятся все пункты, требующие действий, что они из себя представляют и то, что они могут подождать. И вам нужно узнать это за несколько секунд, а не дней.

Организация проектных напоминаний

Создание и поддержка одного списка всех ваших проектов (то есть всех обязательств или желаемых результатов, для которых потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы этого ещё не сделали, я рекомендую вам создать список "Проекты" для начала в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка следующих действий: это может быть категория в компьютерном органайзере, съёмная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами, озаглавленная "Проекты", в которой будет или их список или отдельные листы для каждого проекта.

Список (списки) "Проекты"

Список "Проекты" не подразумевает хранения там деталей ваших проектов или сортировки по приоритетам, размеру или срочности — это просто исчерпывающий список ваших "открытых вопросов". Вы не будете ежедневно работать со списком "Проекты"; главным образом вы будете работать со списками действий и другими внезапно возникающими заданиями, которые потребуют вашего внимания. Помните, вы не можете сделать проект, вы можете сделать только очередное действие, которое требуется для его выполнения.

Полные и соответствующие действительности списки "Проекты" — это главный тактический инструмент, который ведёт вас к вершинам менеджмента.

Настоящая ценность списка "Проекты" состоит в возможности обеспечения полного обзора (как минимум один раз в неделю), позволяя вам убедиться в том, что у вас есть действия для каждого проекта, и что ничего не упущено. Быстрый просмотр этого списка время от времени усилит ваше чувство, что ситуация под контролем. Вы будете знать, что у вас есть список доступный вам (и другим), когда бы не оказалось целесообразным оценить объём работ.

Один список или несколько?

Большинство людей считает, что иметь один список лучше, потому что в нём отражается всё, в отличие от нескольких списков. Система организации просто обеспечивает напоминания о всех открытых вопросах и возможностях, так что вы сможете в любой момент более легко и интуитивно принимать стратегические решения.

На самом деле не важно, сколько у вас списков ваших проектов, но только до тех пор, пока вы просматриваете их все сразу. Большинству это можно делать единожды во время Еженедельного Обзора.



Страница сформирована за 0.84 сек
SQL запросов: 169