Правильная информация в правильное время
В любой момент может оказаться необходимо заглянуть в любой из ваших списков. Скажем, вечером вы с супругом обсуждаете планы на завтра и вам надо убедиться, что вы не забудете ни одного из дел, которые вы собирались сделать вместе — тогда-то вы и захотите заглянуть в список домашних дел. Или, например, начальник срочно вызывает вас побеседовать на предмет прояснения текущей ситуации и расстановки приоритетов, и вам очень кстати было бы иметь при себе список актуальных проектов и дел, а также список всех накопившихся вопросов, требующих обсуждения с ним — так называемую "Повестку дня" для конкретного человека.
Обновление системы управления рабочим процессом
Секрет сохранения полного доверия вашей системе управления в том, чтобы регулярно освежать свою память и саму систему с точки зрения более отдаленной перспективы. Однако, это невозможно будет сделать, если ваши списки давно уже далеки от реальности. И обмануть себя не удастся: как только ваши списки станут не актуальны, в подсознании снова будет запущен на полную мощь процесс отслеживания.
Чтобы знание было продуктивным, мы должны научиться видеть и лес и деревья в нём. Надо научиться объединять.
Питер Ф.
Возможно, это наиболее сложная задача из всех. Однажды почувствовав, что означает иметь спокойствие и хладнокровный контроль над ситуацией, сможете ли вы придерживаться правил, чтобы сохранить эту возможность? Многие годы, которые я потратил на исследования и внедрение своей методологии у бесчётного количества людей, показали, что ключ к стабильности процесса управления — это Еженедельный Обзор.
Сила Еженедельного Обзора
Если вы такой же, как я и большинство других людей, то независимо от количества и качества ваших усилий, внешний мир начнёт наступать быстрее, чем вы будете справляться с ним. Многие из нас имеют склонность постоянно впутываться в такое количество дел, с которым нет никакой возможности разобраться. Мы посещаем одни за другими встречи и заседания (и в нерабочее время тоже разумеется) на которых рождаются идеи, а с ними и обязанности, с которыми придётся столкнуться, ввязываемся в проекты, которые потенциально способны высосать нашу творческую энергию подчистую.
Эта ошеломительная активность и является причиной острой необходимости Еженедельного Обзора. Такой обзор предполагает сбор, переоценку и повторную обработку информации, который поможет вам держаться на плаву. Нет никакой возможности заниматься этой необходимой перегруппировкой тогда, когда вы заняты выполнением каждодневной работы.
Еженедельный Обзор поможет вам лучше сконцентрироваться на важных для вас проектах и целях, которые могут просто потонуть в постоянно прибывающем информационном потоке и различного рода отвлекающих факторах, с которыми вам приходится иметь дело на неделе. Вам следует научиться говорить решительное "нет" большому количеству вещей — для того, чтобы оставаться наплаву и чувствовать себя комфортно. Если вы выделите особое время, чтобы взглянуть на все ваши дела с более высокого уровня — с уровня проектов и целей — это уже серьёзно упростит вам жизнь.
Что такое Еженедельный Обзор?
Всё очень просто, Еженедельный Обзор — это то, что вам нужно делать, чтобы снова и снова освобождать свою голову от всего лишнего. Он должен охватывать все ступени управления рабочим процессом — сбор, обработку, организацию и обзор — так, чтобы вы могли с лёгким сердцем сказать: "Я абсолютно точно знаю, что я сейчас не делаю, но мог бы, если бы захотел".
С практической точки зрения, вот шаги, которые наверняка приведут вас к цели:
Потерянные бумаги. Вытащите все клочки бумаг, визитки и документы — всё то, что расползлось по щелям вашего рабочего места, карманам и сумкам, и сложите всё это в корзинку входящих материалов для последующей обработки.
Обработка заметок. Просмотрите все газетные и журнальные заметки, записи со встреч и совещаний и заметки, написанные на вырванных из блокнота листах. Внесите всё, что необходимо из них в списки следующих действий, списки проектов, списки дел, выполнение которых вы ожидаете, а также списки "Может быть/Когда-нибудь". Поместите в систему хранения все попавшиеся вам справочные материалы. Определите, какие бумаги и документы относятся к категории "Прочитать/Просмотреть". И не делайте себе поблажек, не пропускайте ничего, что скопилось с прошлого раза, и выкидывайте всё, что давно пора выкинуть.
Содержимое ежедневника за предыдущие дни. Просмотрите предыдущие дни ежедневника на предмет оставшихся действий, справочной информации и т.д., и переместите всё это на те дни, которые ещё впереди. Будьте готовы поместить в архив предыдущую неделю ежедневника, не оставляя в ней никакой нужной информации.
Будущие события ежедневника. Просмотрите ежедневник вперёд на предмет предстоящих событий, и зафиксируйте для себя все связанные с ними предстоящие действия.
Освободитесь от необходимости всё держать в голове. Запишите в нужные списки ваши новые проекты, идеи, дела в ожидании, пополните список "Может быть/ Когда-нибудь" — всё то, что вы ещё не записали.
Список проектов (и далекоидущих целей). Оцените один за другим статусы проектов, целей и желаемых результатов, чтобы убедиться, что в вашей системе находится хотя бы по одному следующему конкретному действию для каждой позиций этого списка.
Список "следующих конкретных действий". Отметьте выполненные действия, просмотрите напоминания, чтобы определиться со следующими конкретными действиями.
Список дел, выполнение которых вы ожидаете. Пропишите необходимые действия, которые необходимо будет отследить, отметьте уже выполненные.
Все относящиеся к делу контрольные списки. Может что-то из того, что вы должны были сделать ещё не сделано?
Список "Когда-нибудь/Может быть". Просмотрите этот список на предмет каких бы то ни было дел и проектов, которые можно было бы начать осуществлять в самое ближайшее время, то есть на предстоящей неделе — переместите их в список "Проекты". Избавьтесь от пунктов, в которых вы больше не заинтересованы.
Обзор "Предстоящих дел" и сопутствующих материалов. Осмотрите все сопутствующие материалы по делам, которые на данный момент находятся в работе на предмет новых конкретных действий, дел в ожидании и завершённых дел. Внесите найденное в соответствующие списки.
Проявите смелость и творческий подход. Не появилось ли каких-нибудь новых, чудесных, творческих, смелых, провокационных или рисковых идей, которые вы могли бы включить в вашу систему?
Хотя весь этот процесс обзора продиктован здравым смыслом, мало кто его выполняет, а ведь это именно то, что следовало бы делать для того, чтобы обеспечить себе состояние спокойствия и хладнокровного контроля над ситуацией.
Правильное время и место для Обзора
Еженедельный Обзор настолько важен, что вам следует выработать к нему привычку, а также обеспечить условия и инструменты для его выполнения. Как только вы наладите вашу организационную систему так, что всё будет под контролем, вам даже не надо будет каждый раз беспокоиться о том, что надо бы сделать обзор — ваша система сама вас к этому подведёт.
А пока делайте обзор раз в неделю, отвлекитесь на пару часов от работы — не выпадайте из неё целиком, а лишь приподнимитесь над горизонтом повседневной рутины на высоту "10'000 футов" и наверстайте упущенное.
"Точка зрения" — это основной способ расправиться с информационной перегрузкой, это интуитивный процесс уменьшения дел до определенного минимума, с которым можно спокойно работать… В условиях постоянного поступления избыточной информации, точка зрения скоро станет самым дефицитным ресурсом.
Пол
Если вы можете себе позволить такую роскошь как отдельный кабинет и пятидневная рабочая неделя, то я рекомендую выделять вам часа два времени в пятницу днем на то, чтобы сделать обзор. Вот три причины, по которым я считаю это время наиболее подходящим:
- События недели ещё достаточно свежи, и вы всё ещё можете успеть сделать то, что забыли ("О да, мне ещё надо убедиться, что я смогу с ней встретиться…");
- Если вдруг обнаружатся дела, в ходе которых вам понадобятся другие люди, то вы ещё сможете их выцепить, пока они не пропали на выходные;
- Полезно перед выходными расчистить свой "верхний этаж" — и вы сможете уйти с работы полностью готовыми к отдыху, и ничто не будет вас беспокоить.
Однако, у вас может и не быть нормальных выходных. У меня, например, по субботам и воскресеньям дел не меньше, чем, скажем, по средам. Но мне часто приходится совершать длительные авиаперелеты, а это прекрасная возможность наверстать упущенное. Один мой хороший друг и клиент, менеджер одной из крупнейших в мире компаний, работающей в сфере авиакосмической промышленности, завёл себе ритуал, который он совершает каждый воскресный вечер в своём домашнем офисе и в ходе которого разгребает сотни заметок и записок, которые в течении недели делал во время идущих друг за другом переговоров и совещаний.
Какой бы стиль жизни вы ни вели, подобный ритуал необходим и вам. Скорее всего, у вас уже что-то подобное есть. Если так, то добавьте туда высокоуровневый обзор вашей системы.
Есть люди, которым очень сложно выделить время для подобного обзора — это те, чья работа связана с обработкой запросов в реальном времени, и те, кто работает в условиях домашнего окружения, не имея возможности выделить время и место на какой бы то ни было обзор и перегруппировку. Наиболее подвержены стрессу те, кому по работе необходимо молниеносно реагировать и принимать много критически важных решений (например, маклеры высокого уровня или менеджеры по персоналу), и которые затем возвращаются домой к детям, которым нет ещё и десяти лет и супруге, которая тоже работает. А более удачливые из них имеют возможность в течении часа ездить на работу и обратно поездом.
Если это про вас, то вашей самой главной сложностью будет выделить-таки время на обзор и перегруппировку тогда, когда никто не стоит у вас над душой. Либо вам придётся по пятницам задерживаться в офисе на некоторое время после работы, либо же вам придётся выделить время, когда вы сможете спокойно и не спеша заняться обзором дома.
Время для оперативного обзора. Я приучал многих моих клиентов выделять в ежедневнике пару часов по пятницам. Самой большой проблемой для них было совмещение процесса обзора и срочных дел, результаты которых критичны для дальнейшего продвижения проекта. Это достойный вызов. Однако, наиболее опытные и здравомыслящие работники понимают важность пожертвования кажущейся срочностью ради действительно важного, и они умудряются-таки создать себе островки времени для похожего обзора.
Но даже те, кто всё-таки выделил время, часто не уделяют достаточного внимания обзору на более высоком уровне "с высоты 10'000 футов". Между непрекращающимися собраниями и встречами со смакованием Шардонне на закате у корпоративного прудика, необходимо всё переосмысливать и регруппировать на более высоком уровне, чтобы не потерять оперативный контроль. Если вы всерьёз думаете, что все ваши дела разложены по полочкам, обработаны и оценены, то вы, скорее всего, обманываетесь.
Самые лучшие идеи по работе не придут вам в голову, когда вы работаете.
Обзор "В перспективе"
Да, иногда вам придётся прояснять более масштабные желаемые результаты, долгосрочные цели, перспективы и принципы, которые направляют и фильтруют ваши решения.
Каковы ключевые цели вашей работы? Каков ожидаемый результат через год или через три года? Как движется ваша карьера? Этот ли стиль жизни вам идеально подходит? Делаете ли вы то, что хотели бы сделать в долгосрочной перспективе?
Мыслительный процесс — это самое важное, но вместе с тем и самое трудное, как в бизнесе, так и в жизни. Строители империй проводят долгие часы в раздумьях… пока другие тусуются на вечеринках. Если вас не заботит сознательное прикладывание умственных усилий в процессе самоуправления… тогда, вы попадёте в рабство лени и больше не сможете контролировать свою жизнь.
Дэвид Кекич
Данная книга не концентрирует основное внимание на уровнях "30'000 - 50'000 и более футов", наша цель лишь побудить вас к действию на основе более высоких приоритетов — это поможет вам сделать и больше и лучше с точки зрения большой игры, в которую все мы всю жизнь играем. Раз уж вы увеличили скорость и сообразительность в разчистке "взлётной полосы" и 10'000-футовой высоты, то заглядывайте и на другие уровни, в которые вы вовлечены, чтобы сохранять действительно чистое сознание.
Как часто стоит проводить такой широкий обзор — вам видней, но вот важный принцип, который я должен вам предложить:
Вам надо оценивать вашу работу и жизнь на подходящих вам уровнях и принимать подходящие решения настолько часто, насколько нужно для поддержания чистоты вашего сознания.
Этот принцип приводит нас к отправной точке и основной проблеме всей этой методологии сбора, обработки, организации и обзора: сегодня среда, 9:22 утра — что надо делать?
Глава 9. Работаем: принятие оптимальных решений
Итак, простой рабочий день. Как решить, что делать в каждый момент времени?
Как я уже говорил, доверьтесь своему внутреннему голосу. Если же вам не нравится понятие "внутренний голос", тогда назовите это иначе: встроенный компас, интуиция.
В конечном счёте, вы всегда должны доверять своей интуиции. Однако эту степень доверия можно значительно увеличить.
Это вовсе не значит, что надо плыть по течению. Я и сам шёл таким путём и могу сказать, что на себе проверил полезность, если не сказать острую необходимость этих уроков*.
* Есть несколько способов миновать это. Вы можете игнорировать весь окружающий мир как таковой. Я пробовал это, получил колоссальный опыт и никому этого не пожелаю. Однако, доверие собственному интеллекту и внутреннему знанию — это основной принцип. Доверие самому себе — это самый классный вариант свободы и личной продуктивности.
Как было подчёркнуто во второй главе, я обнаружил три приоритетных схемы, которые очень полезны в процессе выбора оптимальных действий:
- четырехкритериальная модель выбора следующих действий;
- тройная модель оценки каждодневной работы;
- шестиуровневая модель обзора вашей собственной работы.
Они показаны в обратном иерархическом порядке — который на самом деле является реверсным вариантом типичной стратегической модели "сверху вниз". Следуя методологии GTD, я решил, что небесполезно будет проработать всё ещё раз снизу вверх, то есть, я начну с самых приземлённых уровней.
Четырёхкритериальная модель выбора следующих действий
Помните, что вы принимаете решения, основываясь на четырех критериях, следующих в таком порядке:
1. Контекст (сопутствующие условия);
2. Время, которым вы располагаете;
3. Силы, которыми вы располагаете;
4. Приоритет.
Давайте разберём каждый из критериев в свете улучшения структуры ваших систем и поведения для получения преимущества за счёт их движущей силы.
Контекст
Первое, что надо обдумать — это то, что вы способны сделать прямо сейчас, используя имеющиеся под рукой инструменты. Телефон рядом? Или может быть имеется возможность поговорить с глазу на глаз с человеком, с которым вы планировали обсудить два-три дела из вашего списка "повестки дня"? А может, вы сейчас в магазине, где вам надо что-то купить? Если же вы не можете выполнить то или другое по причине отсутствия инструментов или потому, что вы находитесь не там, где надо, это не должно вас беспокоить.
Как я уже говорил, все напоминания надо группировать по контексту — "Телефонные звонки", "Домашние дела", "На Компьютере", "Поручения", "Повестка дня для Джо", "Повестка дня собрания персонала" и так далее. Так как контекст является первым критерием в процессе принятия решения, он поможет предотвратить просмотр лишних вещей, которые надо, но нет возможности сделать. А если вы используете только один список дел, которые надо переделать, вы заставляете себя каждый раз тратить усилия на обдумывание их всех.
Если вы застряли в пробке и единственное, что вы можете сделать — это звонить по сотовому, то вам надо будет просто вынуть список телефонных звонков, которые надо сделать. Ваши списки действий должны появляться и исчезать из поля зрения в зависимости от того, что вы можете сделать в данный конкретный момент.
Второе преимущество, которое возникает благодаря группировке предстоящих дел по физическому контексту — это то, что вам сразу приходится решать, какое следующее физическое действие требуется предпринять по каждому делу. Все мои списки организованы именно так: прежде чем решить, в какой из них помещать конкретное напоминание, я должен принять решение по поводу следующего конкретного действия (может, для него понадобится компьютер или телефон, или может, надо посетить магазин). Люди, которые ведут смешанные списки дел, вынуждены потом плавать и в вопросах принятия решений по следующим конкретным действиям.
Частенько я настаиваю на том, чтобы мои клиенты составили список контекстовых категорий раньше этапа разбора корзинки с входящими материалами, потому что это автоматически перемещает их проекты из разряда "что нужно завершить" в разряд "что нужно сделать, для их продвижения".
Время, которым вы располагаете
Второй фактор, которым следует руководствоваться — это количество времени, которым вы располагаете до того момента, когда вам придётся заняться чем-то другим. Наверняка, если у вас через десять минут собрание, вы выберите совсем другое действие, нежели тогда, когда у вас в наличии будет два часа свободного времени.
Очевидно, неплохо бы знать, каким количеством времени вы располагаете. Полный набор всех напоминаний предоставит вам максимум информации по поводу того, что вам надо сделать и поможет подогнать действия в имеющиеся временные окна. Другими словами, если у вас перед встречей осталось десять минут, так и найдите для себя десятиминутное дело. Если же ваши списки содержат только "масштабные" и "важные" дела, то вы такого дела не найдёте. Если же вам, так или иначе, нужно переделать массу мелких дел, то наиболее продуктивный способ разделаться с ними — выполнять их в короткие непонятно откуда берущиеся временные промежутки, которыми наполнен весь день.
Силы и энергия, которыми вы располагаете
Несмотря на то, что вы можете увеличить уровень вашей энергии в разы, путём смены контекста деятельности и переконцентрации, это и есть всё, что вы можете поделать с этим. Конец рабочего дня, с утра до вечера занятого преимущественно марафоном планирования бюджета — пожалуй, не самое лучшее время, чтобы звонить потенциальному заказчику или же начинать составление набросков требований к обзорам производительности. Может было бы лучше позвонить в авиакассу, чтобы поменять бронь на билеты, обработать некоторые счета или просмотреть журнал профессиональной направленности.
Также как наличие под рукой всего списка следующих действий позволяет управляться с различными временными окнами, так и осведомлённость обо всём, что вам надо обработать и сделать поможет распределить ваши физические силы.
У всех у нас случаются моменты, когда мы мыслим очень продуктивно, и моменты, когда нам лучше бы не мыслить вовсе.
Дэниэл Коуэн
Я рекомендую вам всегда держать под рукой список дел, которые должны быть переделаны, но требуют совсем немногих творческих и умственных усилий. Когда вы будете не в форме, займитесь ими. Несерьёзное чтение (журналы, статьи и каталоги), телефоны и адреса, которые надо внести в компьютер, удаление ненужных файлов, бэкап содержимого ноутбука, да даже комнатные цветы полить или скрепки в степлере заменить — вот некоторые из сотен мелких дел, которые всё равно придётся выполнить.
Это ещё одна причина, по которой следует содержать свою персональную систему управления в полном порядке: вы сможете оставаться продуктивным, даже если вы не в отличной форме. Если вы устали, а статьи и заметки, которые надо прочитать не организованы, ваши квитанции разбросаны, справочная система в хаотичном состоянии, а корзинка для поступающей информации не функционирует, то чтобы разобрать всё это надо приложить неимоверные усилия, и вы вообще не захотите ничего делать, отчего почувствуете себя только ещё хуже. Один из лучших способов увеличить свои силы — это позакрывать часть своих открытых вопросов. Так что убедитесь, что у вас всегда под рукой список легко выполнимых дел.
Эти первые три критерия выбора следующего действия (контекст, время и силы) обуславливают необходимость наличия полной всеобъемлющей системы напоминаний о предстоящих конкретных действиях. Вы не всегда будете в состоянии продумать всё это, так что необходимо, чтобы это уже было сделано. Если это уже сделано, то вы будете ориентироваться в делах гораздо лучше и сможете выбирать из намеченных действий те, которые уместны в сложившейся ситуации.
Нет причин быть непродуктивным даже если вы сегодня не в лучшей форме.
Приоритеты
Находясь в определённом ситуационном контексте, располагая и временем и силами, следующим логичным критерием принятия решения является относительный приоритет: "исходя из оставшихся возможностей, что для меня сейчас самое важное?".
"Как определить приоритеты?" — этот вопрос я нередко слышу от людей, с которыми работаю. Он происходит из их собственного опыта, когда перед ними оказывается гораздо больше дел, чем они могли бы выполнить. Они понимают, что предстоит трудный выбор, и некоторые дела не смогут быть выполнены совсем.
Чтобы не беспокоиться по поводу несделанных за день дел, вы должны чётко обозначить для себя границы своей ответственности, цели и ценности. Этот процесс постоянно включает в себя сложное взаимодействие целей, ценностей и направлений деятельности вашей организации и других важных для вас людей, а также важности взаимоотношений лично с вами.
Невозможно быть до конца уверенным в правильности своих решений, если не знаете наверняка, в чем заключается ваша работа.
Тройная модель оценки ежедневной работы
Расстановка приоритетов предполагает, что одни вещи более важны чем другие, но важны относительно чего? В данном случае ответ — относительно происхождения задач, которые вам надо решить: есть задачи, которые вы сами перед собой поставили, а есть — которые вы от кого-то получили. Введём две схемы, которые вам следует не забывать. Они касаются идентификации вашей работы. Помните, что несмотря на то, что эта методология распространяется в основном на вашу профессиональную деятельность, я использую слово "работа" в более широком смысле, имея ввиду всё, что вам так или иначе надо выполнить в личном или профессиональном плане.
На сегодняшний день повседневная работа сама по себе является для большинства профессионалов новым типом задач. Это необходимо понимать, так как мы стараемся построить наиболее продуктивную систему. Как я рассказывал ранее, в течение дня вы будете вовлечены в один из следующих видов деятельности:
- выполнение предопределённой работы;
- выполнение работы по мере её появления;
- определение, идентификация работ.
Вы можете решать задачи, руководствуясь вашими списками; выполнять задания, в той последовательности, в которой они возникают, или обрабатывать поступающую информацию и определять, какая работа должна быть проделана сейчас, а какая позже.
Несмотря на здравый смысл, многие люди слишком легко попадаются в ловушку второго вида деятельности в ущерб остальным — они выполняют только те задачи, которые поступили только что, и позволяют простаивать двум другим видам.
Скажем, сегодня понедельник, 10:26 и вы сейчас в офисе. Вы только что завершили незапланированный получасовой телефонный разговор с потенциальным клиентом, и в результате разговора у вас появилось три страницы малоразборчивых пометок. На 11:00 у вас назначено собрание персонала, это примерно через полчаса. Вчера вечером вы с супругой поздно вернулись от родителей и до сих пор чувствуете себя немного не в форме (вы обещали вашему тестю поговорить с ним насчет… чего?). Ваш ассистент только что положил перед вами список из шести оставленных вам телефонных сообщений. Через пару дней вам предстоит провести основной сеанс стратегического планирования, по которому вы должны ещё сформулировать свои идеи. Когда вы сегодня ехали на работу, обнаружили, что масло в машине надо бы поменять. А когда вы проходили по коридору мимо начальницы, она напомнила вам, что сегодня до совещания, которое намечено на три часа дня, она ждёт ваших комментариев по предложению, которое она вчера вам отправила электронной почтой.
Готова ли ваши система управления к тому, чтобы справиться со всеми этими делами, которые свалились на вас сегодня, в понедельник в 10:26? Если вы всё ещё пытаетесь удержать всё это в голове, и если вы до сих пор заносите в свои списки только критические задачи, то ответом на этот вопрос будет "нет".
Я заметил, что многим гораздо более комфортно иметь дело с кризисами и сюрпризами, нежели с процессами обработки, организации и обзора, которые не расцениваются как самоочевидная часть работы. Очень просто оказаться в состоянии "очень занят очень срочным", особенно если у вас полно необработанной и относительно неконтролируемой информации на вашем столе, в электронной почте и в голове.
На самом деле, большая часть профессиональных или личных дел как только возникают, так сразу же и становятся приоритетными. Это утверждение наиболее справедливо для профессионалов, чей род деятельности предполагает постоянную готовность к выполнению новой работы, как только она возникнет. Например, когда ваш начальник вызывает вас к себе в кабинет на несколько минут, вы вынуждены уделить ему внимание. Или вы получаете от старшего менеджера запрос, который внезапно становится важнее всего того, что вы на сегодня запланировали. Или в ходе выполнения заказа вашего главного клиента вы сталкиваетесь с проблемой, и вам надо заняться этим немедленно.
