Основы
- Определитесь со следующим действием по каждому продвигаемому разделу проекта;
- Определитесь со следующим действием процесса планирования, если это необходимо.
Активизация "Продвигаемых разделов проекта". Можно сказать, что проект распланирован как следует, если определены следующие конкретные действия по всем фронтам, по которым вообще можно что-то сделать, не дожидаясь выполнения других составляющих. Если проект состоит из множества подпроектов, то к каждой его части следует подойти с вопросом: "Может ли кто-нибудь начать что-нибудь делать по этой части прямо сейчас?". Например, вы могли бы координировать выступающих на конференции одновременно с поиском подходящего места её проведения.
В некоторых случаях прямо сейчас можно решать только одну задачу, а все остальные составляющие проекта будут зависеть от её результатов. Тогда конечно, можно принять решение по поводу только одного следующего конкретного действия, а уж оно-то подтолкнёт и остальные части проекта.
Что ещё планировать? Что делать, если вы чувствуете необходимость дополнительного планирования перед тем, как спокойно принимать решение насчёт следующего конкретные действия? Планирование — это тоже конкретное действие, только это процесс. Какой следующий шаг в деле планирования? Набрасывать ещё идеи. Написать Марии и Шону, чтобы получить их ответ. Поручить помошнику устроить планёрку с производящей продукт командой.
Для поддержания стабильного контроля независимо от ситуации, привычка прояснения следующего конкретного действия по проектам является фундаментально необходимой.
Если следующее конкретное действие поручено кому-то другому… Даже если за следующий шаг ответственны не вы, вам всё равно следует прояснить, кто этим занимается (в основном для этого и используется "Список делегированных дел"). Если вы работаете в команде, то каждому участнику команды не обязательно знать, какое следующее конкретное действие предстоит по каждой части проекта. Как правило, всё, что требуется — это назначить ответственных за каждую часть проекта и предоставить им возможность самим определяться со следующим конкретным действием в рамках назначенной части.
Такое взаимодействие способствует организационной прозрачности. Проявляются вопросы и детали, которые незаметны до тех пор, пока кто-нибудь не начинает метаться в поисках реальных ресурсов для выполнения задач и не ставит всех с ног на голову. Это простой практический ход, который может значительно ускорить работу и выявить слабые места проекта.
Как много вам придётся планировать на самом деле?
Как далеко вам реально надо продвинуться в планировании по этой модели и с какой детализацией? Ответ прост: так далеко, чтобы выбросить проект из головы.
Главная причина, по которой проекты не дают вам покоя, так это осознание того, что были определены ещё не все желаемые результаты и следующие конкретные действия, и/или не все напоминания были проставлены в надёжной системе, которой можно довериться. К тому же вы могли не разработать достаточных деталей, перспектив и решений так, чтобы впоследствии своему плану можно было бы доверять. Для того, чтобы большинство многошаговых проектов перестали быть навязчивой идеей, необходим всего лишь список желаемых результатов и следующих конкретных действий. Вам нужен новый биржевой маклер? Всего то и надо, что позвонить другу, чтобы попросить его рекомендации. Хотите установить дома принтер? Вам надо просмотреть в Интернете модельный ряд и цены. Я предполагаю, что 80% проектов как раз такого свойства. Вы будете выполнять планирование каждого из них по полной программе представленной модели, но проделывать это в уме — достаточно просто выявить следующие конкретные действия и начать их выполнять, пока результат не будет достигнут.
Если проект так и не оставляет вас в покое, то надо планировать ещё.
Ещё 15% проектов могут потребовать, по крайней мере, какой-то внешней формы мозгового штурма — быть может, карты памяти или нескольких набросков в текстовом редакторе Microsoft Word или в программе создания презентаций Power Point. Этого будет достаточно для планирования программы встречи, вашего отпуска или подготовки публичного выступления.
Оставшиеся 5% проектов могут потребовать основательного применения одной или более из пяти фаз модели естественного планирования. Модель обеспечивает практические рецепты для "разморозки" задач, их решения и продуктивного продвижения по ним. Вас заботит необходимость большей ясности или более активных действий по любому вашему проекту? Если да, то использование этой модели нередко может стать ключом к эффективному продвижению в этом направлении.
Ещё больше ясности?
Если вы чувствуете необходимость большей ясности, начните мыслить, исходя из естественной модели планирования. Часто люди бывают очень заняты (действие), но всё же испытывают замешательство и нехватку чёткого направления. Им надо бы вернуться к плану или же создать его (организация). Если на уровне планирования недостаточно ясности, очевидно, надо вернуться к этапу мозгового штурма и набрать побольше идей для разработки надёжного плана. Если же мозговой штурм погряз в туманных рассуждениях, следует вернуться к стадии формирования видения результата. Если желаемый результат неясен, вам следует вновь проанализировать, что вы хотите получить от этого проекта, то есть опять выявить его цели.
Больше действий?
Если вы чувствуете недостаток действий, то вам следует двигаться по модели планирования дальше. Можно с энтузиазмом определять цели проекта и при этом совершенно не осознавать, что нужно сделать для его выполнения. Или, например, на повестке дня менеджера может быть задача "Повышение качества рабочего процесса", но, при этом, полная расплывчатость желаемых результатов. Надо обдумывать специфику видения результата, спросите себя снова: "Как мог бы выглядеть результат?".
Если ответ на этот вопрос сформулирован, но дело так и не тронулось, то, вероятно, самое время разобраться с некоторыми вопросами "как" и практическими деталями выполнения и перспективами (мозговой штурм). У меня часто бывают клиенты, которые получили на руки совершенно ясный и чёткий проект, например такой как "Внедрение новой системы оценки производительности", но которые не могут сдвинуться с мёртвой точки потому, что не удосужились потратить несколько минут на то, чтобы набросать сколько-нибудь идей, не говоря уже о том, что это могло бы за собой повлечь.
Если мозговой штурм подвисает (а очень часто это происходит по пустяковым причинам), возможно, его стоит вообще заморозить, чтобы сделать некую оценку и принять решения по важным для проекта задачам, которые надо осуществить (организация). Это как раз тот случай, когда неформальная планёрка, на которой было предложено множество идей, оканчивается, а её участники так и не пришли к какому бы то ни было решению по поводу следующих конкретных действий по проекту.
А если план уже существует, но дело ещё не тронулось, то кто-то должен оценить каждую составляющую проекта вопросом "Каково следующее конкретное действие и кто его будет делать?". Один менеджер, который был ответственен на протяжении многих месяцев за организацию ежегодной конференции, спросил меня, как предотвратить кризис, в который попала его рабочая команда перед самым началом конференции в прошлом году, когда всем им приходилось засиживаться в офисе допоздна. Когда он составил схему компонентов проекта, я спросил: "Какие компоненты можно было бы начать выполнять прямо сейчас?". После того, как мы определили с полдюжины таких компонентов, мы приняли решения по следующим конкретным действиям по каждому из них. Дело пошло.
В последних двух главах я рассказал, как оставаться максимально продуктивным и сохранять стабильный контроль, прикладывая для этого минимум усилий, находясь на двух основных уровнях нашей жизни и работы: уровне действий, которые нам приходится предпринимать, и уровне проектов, в которых мы участвуем, и которые порождают большинство этих действий.
Основы всё те же — вы должны собрать все "открытые вопросы", первоначально обдумать каждый из них, а затем управлять результатами с помощью организации, обзора и действий.
Используйте модель естественного планирования для всех ситуаций, которые вам надо разрулить — она безошибочно приведёт вас к результату. Эксплуатация этой пятиступенчатой модели может сделать продвижение проекта проще, быстрее и продуктивнее.
Эта модель понятна и проста в использовании. Её применение приводит к выдающимся результатам. Вам не нужны какие-то особенные новые навыки — ведь вы уже умеете записывать вещи, прояснять результаты, принимать решения о следующих действиях, распределять задачи по категориям, просматривать всё это и интуитивно делать выбор. Прямо сейчас вы можете сконцентрироваться на успешных результатах, провести мозговой штурм, организовать идеи и сделать первые шаги по направлению к цели.
Вам не нужны какие-то новые навыки для того, чтобы увеличить вашу продуктивность — а только новая поведенческая политика, определяющая, когда и где применять уже имеющиеся.
Но просто знание как сделать всё это ещё не даст результатов. Имея только возможность работать продуктивно, быть спокойным и контролировать ситуацию — ещё не значит ею воспользоваться. Однако вы можете использовать инструктора — который шаг за шагом обеспечит вас опытом и покажет по пути особые трюки, пока эта техника функционирования элегантно не превратится в ваш стиль работы.
Всё это вы найдёте во второй части книги.
Часть вторая. Практика продуктивности без стресса
Глава 4. Приступим: разберёмся со временем, местом и инструментами
Во второй части мы перейдём от концептуальной структуры и ограниченного управления рабочим процессом ко всеобъемлющему применению самых успешных методик. Прохождение этой программы выводит людей на новый уровень стабильного контроля в спокойной обстановке, который им не удавалось установить прежде, однако, как правило, в качестве катализатора требуется пройти несколько пошаговых процедур, чтобы добраться до этого уровня контроля. В конце я приведу логическую последовательность действий, которые необходимо проделать, чтобы максимально облегчить переход на новый уровень управления и извлечь из предложенных методик максимум пользы.
Внедрение — частичное или полное — это почти целиком набор "трюков"
Если вы не настроены изучать, а потом и применять эти методики целиком, позвольте мне заверить вас, что основная польза от этих материалов — это описанные здесь "трюки". Бывает и так, что один такой трюк стоит того, чтобы прочесть весь этот материал. Иногда люди говорили мне, что самое ценное, что они вынесли из моего двухдневного семинара — это совет использовать файл напоминаний. Эти "трюки" больше предназначены для подсознательного уровня. Люди, достигшие высокого уровня личной эффективности, сделали "трюки" обязательной составляющей своей жизни. Это так же относится и ко мне. Наше сознание принимает решения о действиях, тогда как наше подсознание почти автоматически вырабатывает поведение, способствующее достижению хороших результатов. Мы хитростью заставляем себя же самих делать то, что сделать надо. Например, если вы пытаетесь регулярно заниматься спортом, то возможно, у вас есть некоторые хитрости, которые вы используете сами же для себя, чтобы заставить себя это делать. Мой самый лучший трюк — это одежда, которую я одеваю или снимаю. Если я одеваю спортивный костюм, то у меня возникает желание пойти на пробежку, если же я его не одену, то, скорее всего, мне захочется заняться чем-то другим.
Гораздо проще вести себя сообразно своим ощущениям, чем чувствовать себя сообразно своим действиям.
О. Х. Моуре
Вот пример действительно полезного трюка. Вы взяли работу домой, и вы должны её выполнить к завтрашнему утру, бывает такое? Совершенно недопустимо завтра с утра её забыть. Итак, где вы её вчера вечером оставили? Вы положили её на тумбочку в коридоре или на ключи на столе, чтобы точно не забыть? Для этого вы получали высшее образование? Какой сложносочинённый тип самоорганизации вы замутили! Но на самом деле, всё верно. Ваше сознание учло, что с утра вы будете как сонная муха. "Что тут на тумбочке у выхода? О, это ж моя папка! Точно, её же надо взять с собой на работу".
Это и есть фокус, который я называю "Положить вещь перед дверью". В наших целях дверь становится "дверью" нашего сознания, а не вашего дома. Но идея та же.
Откройте ежедневник и просмотрите записи на ближайшие две недели — вам на глаза попадётся хотя бы одно "О! Точно! Надо же сделать __". Если вы поставите себе где-то постоянно всплывающее напоминание об этом, вы почувствуете себя уже лучше, очистите голову, и ещё одна позитивная вещь будет сделана. Это не китайская грамота — это просто нехитрый трюк.
Если вы достанете чистый лист бумаги и ручку, и, усевшись с ним, в течении трёх минут сконцентрируетесь на проекте, который в основном занимает ваши мысли, то вы наверняка сможете припомнить хотя бы одно "О! Точно! Надо же решить насчёт ___". Запишите это и положите туда, где вы реально сможете воспользоваться этой идеей или информацией. Вы не станете умнее, чем 10 минут назад, но вы сделаете что-то полезное для работы и жизни.
Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать.
Основная идея, как получить "чёрный пояс" в управлении рабочим процессом, заключается в том, чтобы держать под рукой необходимые инструменты и практиковать свои действия так, чтобы требующееся мышление автоматизировалось — так гораздо легче втянуться в игру. Последующие предложения по поводу времени, пространства и инструментов — всё это надёжные методы для решения задач на качественно новом уровне.
Если вы серьёзно настроены на создание вашей личной системы управления, я советую вам обратить особое внимание на детали и целиком следовать указаниям, приведённым ниже. Целостность гораздо лучше, чем просто совокупность частей. Вы также обнаружите, что выполнение этой программы окажет реальное влияние на реальные вещи, которые происходят в вашей жизни прямо сейчас. Многое из того, что вы хотите сделать, мы сделаем новыми эффективными способами, которые вас несомненно удивят.
Оставьте время в покое
Я рекомендую вам выделить особое время только на то, чтобы подготовить полигон с необходимым пространством, мебелью и инструментами. Если ваше пространство организовано разумно, это уменьшит подсознательное нежелание взаимодействовать с вашими вещами и даже сделает для вас разгребание входящих и их обработку привлекательным занятием. Для большинства людей оптимальным является отрезок в два дня. (Не откладывайте это, даже если вы не сможете выделить столько времени. Эти действия полезны в любом случае, как бы мало ни было время, которое вы можете уделить каждому из них. Два дня — это не жёсткое требование этих техник для получения хоть какого-то преимущества, видимая отдача будет заметна почти сразу же). Применение полного процесса сбора может занять часов шесть или больше, а обработка и принятие решений по поводу действий с собранной информацией, которую вы хотели бы воплотить в жизнь — ещё часов восемь. Вы, конечно, можете собирать и обрабатывать информацию порциями, но будет гораздо проще, если вы сможете сделать это в один присест.
Самое лучшее время для такой работы — это выходные или отпуск, потому что в это время вероятность того, что вас потревожат, резко уменьшается. Если вы собрались заниматься этим в обычный будний день, стоит убедиться, что не назначено никаких встреч или заседаний, исключение составляют лишь внезапно возникшие экстренные дела; на телефонные звонки пусть отвечает автоответчик или секретарь. Я не рекомендую задерживаться на работе для таких дел. К концу дня вы уже порядочно устали, а также можете зациклиться на выполнении какой-то одной задачи, которая повлечёт за собой появление большого количества сопутствующих подзадач*.
* После работы можно переделать несложные дела, которые вы, скорее всего, не будете делать в течение рабочего дня, например: распределить большую кипу бумаг, разложить фотографии по папкам, выбрать в Интернете местечко предстоящего отпуска или обработать чеки.
Для большинства людей, которых я консультирую, заставить мир подождать два дня — это задача весьма непростая — сложно избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Вот почему мы чаще всего работаем в выходные. Если же вы работаете в помещении совместно с другими, то выделить несколько часов в день для такой работы будет ещё сложнее.
Выделите процессу организации рабочего места два дня и они потом сто раз окупятся возросшей продуктивностью и ментальным здоровьем.
Сама по себе процедура организации не является "сакральным знанием", просто для того, чтобы собрать и обработать огромное количество "разного", надо много сил и времени, особенно, если это "разное" — открытые вопросы, которые с давних пор ещё не обдуманы или застопорились. Прерывания и отвлечения могут увеличить требующееся время вдвое. Если же вы можете "достигнуть дна" за один временной промежуток, у вас появится чувство контроля, завершённости и море творческой энергии. Позже вы сможете тратить на поддержку вашей системы меньше времени, выделяя временные промежутки между делами обычного рабочего дня.
Организация пространства
Вам понадобится физическое пространство, которое будет служить центральным контрольным пунктом. Если у вас уже есть рабочее место и свой стол, то это, вероятно, будет лучшей стартовой площадкой. Если вы работаете в домашнем офисе, тогда, очевидно, он и будет вашим полигоном. Если у вас есть и то и другое, то вам понадобится создать идентичные, даже взаимозаменяемые системы в обоих местах.
Основой создания рабочего пространства являются письменный стол и место, где можно собирать входящую информацию. Некоторым людям, таким как менеджер торгового зала в магазине автомобилей, или дежурная медсестра, или приходящая няня, этого будет вполне достаточно. Для большинства профессионалов же, рабочее место это ещё и компьютер, телефон, лотки для клейких листочков, ящики для рабочих бумаг, шкафы со справочным материалом. Некоторым может понадобиться факс, принтер или оборудование для мультимедийных конференций. Серьёзно озабоченные также захотят иметь принадлежности для спорта, досуга и хобби.
Наличие функционального рабочего места критично. Если у вас такового ещё нет, так заведите его сейчас. Это относится и к студентам, и к фрилансерам, и к пенсионерам. У каждого должен быть физический пункт контроля, из которого можно разруливать всё остальное. Если бы мне надо было срочно соорудить рабочее место за несколько минут, я взял бы дверь, водрузил её на две тумбочки с ящиками в качестве столешницы, поставил бы на неё три лотка для бумаг, блокнот и положил бы ручку. И это была бы моя база (если бы у меня ещё было время, чтобы присесть, я бы купил и стул!). Верьте или нет, я побывал в нескольких офисах менеджеров, где была не обеспечена и такая функциональность рабочих мест.
Даже если вы работаете в офисе, дома вам всё равно нужно место
Не скупитесь на рабочее место дома. Как вы впоследствии поймёте, важно, чтобы дома было хотя бы сопутствующее офисному рабочее место. Многие из тех, с кем мне случалось работать, были совершенно обезоружены степенью беспорядка у них дома, по сравнению с офисом. И обещание самим себе наладить такой же порядок дома было для них весьма полезно.
Если у вас схожие проблемы, то посвятите выходные организации вашего рабочего места дома, и вы увидите — это произведёт революционное изменение в вашей способности организовать собственную жизнь.
Переносной офис
Если по работе вам приходится много ездить, или вы просто ведёте мобильный образ жизни, вам всё равно необходим эффективно организованный передвижной мини-офис. Скорее всего, это будет портфель, чемоданчик или ранец с необходимыми отделениями и папками.
Часто возможность работать продуктивно теряется только потому, что большинство людей не имеет с собой необходимых рабочих принадлежностей, и поэтому не могут с пользой использовать временные дыры, нередко случающиеся, если вы находитесь в пути. Хороший стиль работы, правильные инструменты и хорошая связующая система домашнего и офисного рабочих мест могут сделать путешествие весьма продуктивным в смысле выполнения определённого вида дел.
Не делитесь своим пространством!
У вас обязательно должно быть ваше собственное рабочее место или хотя бы место, куда можно складывать входящие материалы, и физическое пространство, в котором можно было бы работать с бумагами. Слишком многие супружеские пары, с которыми мне случалось работать, пытались дома организовать один на двоих рабочий стол. Когда же они всё-таки переходили к раздельным столам, они ощущали, что разница была как между небом и землёй. За "разделением", которого они ожидали, последовало ещё и избавление от лёгкого стресса при перемешивании их вещей и жизней. Одна чета решила даже устроить рабочее место в миниатюре на кухне так, чтобы мама, которая сидит с ребёнком, могла заниматься своими делами и в то же время приглядывать за малышом.
Некоторые организации пытаются продвинуть концепцию "отеля" — то есть организовать рабочее пространство так, чтобы у сотрудников были мобильные рабочие места, и они могли включаться в работу в любом месте здания организации и работать оттуда. Лично я сомневаюсь в практическом успехе этой идеи. Один мой знакомый, участвовавший в организации "офиса будущего" в Вашингтоне, для правительства США, жаловался, что идея "отеля" с треском провалилась из-за фактора собственничества — люди хотели иметь свои собственные вещи. Я полагаю, что у этого провала более глубокие причины: на подсознательном уровне у нас не должно быть никакого неприятия к использованию таких систем. Постоянная необходимость пересоздавать свою входящую корзинку, систему хранения и изменять образ обработки и организации материалов может вызвать только непрерывные отвлечения.
Наличие собственного рабочего места критично. Вы ведь хотите пользоваться своей системой, не задумываясь об этом.
Вы можете работать практически где угодно, если у вас есть понятная, компактная система и вы знаете, как быстро обрабатывать материалы. Но вам всё-таки нужна "домашняя база", хорошо оснащённая набором инструментов и должным пространством для всех сопутствующих материалов, которые понадобятся вам, когда вы "приземлитесь". Большинству людей, с которыми я работаю, нужны хотя бы 4 ящика для материалов общей направленности и сопутствующих проекту документов — довольно сложно представить, что всё это когда-нибудь вообще будет мобильным.
Сбор инструментов, которые вам понадобятся
Если вы твёрдо решились на полное внедрение нашей методики рабочего процесса, то для начала вам понадобятся некоторые основные принадлежности и оборудование. В дальнейшем вам придётся использовать как уже привычные, так и новые инструменты, возможности которых ещё предстоит оценить.
Замечу, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Для невысоко технологичных инструментов часто бывает, что чем более "представительным" кажется предмет, тем более функционально обделённым он оказывается на поверку.
