УПП

Цитата момента



Самый главный человек на свете - тот, что перед тобой.
Посмотри на себя в зеркало.

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



После тяжелого сражения и перед сражением еще более тяжелым Наполеон обходил походный лагерь. Он увидел, что один из его гренадеров, стоя на часах, уснул и у него из рук выпало ружье. Тягчайшее воинское преступление! Кара за сон на посту – вплоть до смертной казни. Однако Наполеон поднял выпавшее ружье и сам стал на пост вместо спящего гренадера. Когда разводящий привел смену, Наполеон сказал ошеломленному капралу: «Я приказал часовому отдохнуть!» Император был единственным, кто, кроме караульного начальника, имел право сменить часового на посту.

Сергей Львов. «Быть или казаться?»

Читать далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/d542/
Сахалин и Камчатка
Основные инструменты обработки

Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам понадобятся:

  • лотки для бумаг (хотя бы штуки три);
  • пачка бумаги формата А5;
  • ручка или карандаш;
  • клейкие листочки (~8 x 8 см.);
  • скрепки;
  • прищепки для больших пачек бумаги;
  • стэплер;
  • скотч;
  • ластик;
  • аппарат для наклеивания этикеток;
  • папки для бумаг;
  • ежедневник;
  • мусорная корзина.
Лотки для бумаг

Вам понадобится один лоток для входящих документов, один — для исходящих (документов, которые вы уже подготовили), и ещё парочка — для материалов, относящихся к текущей деятельности и/или для вашей стопки "прочитать/просмотреть". Самые функциональные лотки — те, которые имеют боковой или торцевой доступ к бумагам, и на которых нет "губ", мешающих вынуть только один выбранный лист бумаги.

Простая бумага

Вы будете использовать её на начальной стадии сбора информации. Хотите верьте, хотите нет, но записывать единственную идею на отдельный лист может быть действительно очень полезно. Большинство людей в конце концов предпочтут делать заметки в каком-нибудь много-листовом органайзере, и только малая часть подсядет на систему записи "по одной мысли на обычный лист". В любом случае наличие большого количества чистых листов или блокнота формата А5 необходимо для удобства сбора внезапно возникающей информации.

Ежеминутный сбор, организация, обработка и обдумывание довольно напрягают — позаботьтесь об инструментах, максимально облегчающих эту работу.
Клейкие листочки, скрепки, стэплеры и пр.

Клейкие листочки, скрепки, стэплер, скотч и ластики пригодятся для разбора и сохранения бумажных материалов. Мир ещё не покончил с бумагой (если вы не заметили!), и нехитрые канцелярские принадлежности всё ещё необходимы.

Аппарат для наклеивания этикеток

Этикетки неожиданно необходимы в нашей работе. Тысячи директоров, профессионалов и работников на дому, с которыми я работал, сейчас завели свои собственные аппараты для наклеивания этикеток, и мои рабочие архивы полны комментариев типа "Невероятно — а я и не предполагал, какая будет разница!" "Наклеиватель этикеток" можно использовать, чтобы "обэтикетить" ваши папки с документами, подшивки бумаг и множество других вещей.

Лично я рекомендую аппараты фирмы Brother, они самые удобные в использовании. Купите самый недорогой, один из тех, который можно поставить на стол и подключить к электросети (чтобы не беспокоиться о батарейках). К нему купите большой набор этикеточных лент — чёрные буквы на белом фоне (вместо прозрачного) значительно легче читаются, а также такие этикетки можно наклеивать поверх старых.

Можно делать этикетки и на компьютере, распечатывая их на принтере, но я предпочитаю индивидуальный инструмент. Если вы вынуждены ждать накопления документов, чтобы потом разом создать этикетки, наклеить их и разложить материалы по полкам, то вы, скорее всего, не станете заводить отдельную папку ради одного листочка бумаги, к тому же добавится фактор формальности, который реально застопорит эту систему.

Папки для бумаг

Вам понадобится много папок для бумаг (если можете, достаньте папки формата А5, а если необходимо — обычного А4). Возможно, вам понадобится и подходящее число держателей для этих папок в стиле фирмы Pendaflex, если этого потребует ваша система хранения информации. Прекрасно подойдут обычные одноцветные папки — система цветового кодирования слишком сложна и не стоит тех усилий, которые обычно в неё вкладываются. Ваша система хранения информации общей направленности должна представлять собой обыкновенную библиотеку.

Ежедневник

Даже если вы и не используете ежедневник для записи незаконченных дел, вы обязательно столкнётесь с такими задачами, которые должны быть туда занесены. Как я уже говорил ранее, ежедневник не должен превращаться в список всех дел, которые нужно сделать, он должен лишь хранить "грубый ландшафт" вещей, которые должны быть выполнены в определённое время или в определённый день.

Сегодня большинство профессионалов уже наладили свои календарные системы: это или карманные блокноты с возможностью обзора целиком недели; или блокноты с планом на день, неделю, месяц или год с возможностью вставки и вынимания листов, а также компьютерные программы-органайзеры как индивидуальные, так и групповые, доступные для использования всеми в компании, например, Outlook или Lotus Notes.

Ежедневник часто является основным инструментом самоорганизации. И это на самом деле жизненно необходимый элемент управления некоторыми видами данных и напоминаниями о событиях, которые относятся к определённому времени и дате. У вас будет много напоминаний и некоторых данных, которые вы захотите внести в ваш ежедневник. Но не стоит на этом останавливаться: ваш ежедневник должен интегрироваться в более полную систему, которая слаженно заработает, как только вы начнёте применять наш метод.

Вам наверняка захочется выяснить, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, и я расскажу об этом подробнее в следующей главе. А сейчас просто продолжайте использовать тот, который у вас уже есть. Как только вы выработаете ваш индивидуальный системный подход, у вас будет больше оснований для выбора более подходящего инструмента организации.

Корзина для ненужных бумаг / Мусорка

Весьма вероятно, что вам придётся выкидывать гораздо больше, чем вы думаете, так что запаситесь большой корзиной для ненужных бумаг. Некоторые менеджеры, с которыми я работал, находили чрезвычайно удобным поставить большой мусорный бак прямо за дверями офиса!

Нужен ли вам органайзер?

Понадобится вам органайзер или нет, зависит от многих факторов. Вы уже привыкли им пользоваться? Как вы хотели бы видеть ваши напоминания о событиях, планах на день и проектах? Где и как часто вам надо будет пересматривать их? Ваша голова — это не склад для хранения подобных вещей, поэтому вам, очевидно, надо будет как-то управляться с ними по-другому. Можно по-старинке всё хранить на листах бумаги в папках; можно использовать блокнот или планировщик или же электронную версию этих инструментов. Либо вы можете как-то это всё скомбинировать.

Когда вы решили, как обработать свои материалы и что именно надо организовать, то всё, что вам осталось сделать — это составить списки и управлять ими.

Все вышеперечисленные низко-технологичные инструменты можно использовать и для сбора, и для обработки, и для организации. Например, вам понадобится лоток для всех бумаг на стадии сбора. В процессе обработки собранной во входящей корзинке информации, вы будете выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, а для них-то вам и понадобятся стэплер, клейкие листки и скрепки. Журналы, статьи и объёмные заметки, которые требуют больших временных затрат на чтение отправятся в другие лотки. Возможно, ещё несколько лотков будут служить только для хранения. Что у нас осталось — вопросы по проекту, календарные заметки и задачи, напоминания о текущих планах, записи порученных дел, выполнение которых вы ожидаете — всё это требует составления списков или обзорных группировок похожих пунктов.

Работать со списками можно по-старинке — просто пересматривая страницы в папке (например, отдельные страницы с именами людей, которым надо позвонить, в папке "Телефонные звонки"), либо можно использовать более продвинутый способ с блокнотом или планировщиком с возможностью вставки и удаления страниц (страница "Телефонные звонки" со списком имен). Этого же можно добиться высоко-технологичным способом, используя электронные версии бумажных списков (например, категорию "Телефонные звонки" в разделе "Задач" наладонника или программы Microsoft Outlook).

Кроме хранения адресно-телефонной информации, большинство органайзеров приспособлены ещё и для управления списками. (Ваш ежедневник — это в сущности список с определёнными по времени и по дням напоминаниями, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке, вероятно, были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и высоко-технологичных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Должны ли вы внедрять методику GTD, используя те инструменты, что у вас есть сейчас, или завести новые? Ответ: что на самом деле поможет вам изменить свое поведение — то и используйте. Фактор эффективности тоже является основанием для принятия решения по этому поводу. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать с помощью электронных же устройств? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник, чтобы на ходу можно было их создавать и изменять? Нужны ли вам напоминания о разных вещах, например, о телефонных звонках, при том, что вам неудобно носить с собой различные папки? И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор получаемого удовольствия. Я сделал немало удачных планов и усовершенствований, когда просто просматривал наладонник Palm в ожидании обеда в ресторане!

Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, а если да, то какой, помните, что всё, что вам надо будет делать — это работать со списками. Вы должны будете уметь легко создавать список, и также легко регулярно просматривать его. Когда вы будете знать, что вносить в списки, и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. Просто исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.

Один из лучших способов улучшения персональной продуктивности — это использование инструментов, которые вам нравятся.
Важность системы хранения информации

Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации. Прежде, чем начать работать в чьём-либо офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2-й главе, отсутствие хорошей системы хранения документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы управления, и многим менеджерам, которых я тренировал, ещё есть что улучшать в этой области. Частенько я ездил с клиентами в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать подходящее место, в котором можно было бы разместить две трети того, что просто лежит на столе или поблизости на полках и даже на полу.

Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной, вы будете сопротивляться работе с ней.

Итак, цель данного этапа — создать систему ссылок общей направленности — отдельно от других систем хранения, посвящённых контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое место и проиндексировать. Материалы общей направленности должны содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы — всё, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке само по себе (а вот огромные руководства по различным программам, а также подшивки с семинаров вполне для этого сойдут).

Если у вас есть надёжный ассистент или секретарь, который и занимается поддержкой этой системы для вас, то вы можете прилепить на документ листочек, написать там "Документ Икс" и отправить ему — пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли у вас интересный лично вам или конфиденциальный материал, который должен быть доступен в любое время, даже когда секретаря нет поблизости. Если это так, то вам всё-таки нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.

Факторы успеха в использовании системы хранения

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. Вот цепочка действий, на которую вы должны тратить меньше минуты: достать из входящей корзины документ или распечатать какое-либо электронное письмо, решить, что пока никаких действий по нему совершать не надо, но оно имеет потенциальную ценность, поместить его в надёжную систему хранения. Если же у вас это занимает больше минуты — вам есть над чем поработать, так как иначе вы, скорее всего, начнёте просто складывать такие материалы в безликую стопку. Кроме быстроты, система должна обеспечивать удовольствие от работы с ней, быть простой и законченной. Иначе вы будете подсознательно противиться опустошению входящей корзинки, зная, что там есть что-то, что надо определить в систему хранения, и вы даже не захотите смотреть на бумаги. Поверьте мне на слово: я видел, как сортировка материалов превращалась для людей из каторги в настоящее удовольствие, стоило только создать и наладить систему хранения.

Вы должны чувствовать себя одинаково комфортно, когда кладёте любой документ, пусть это даже простой исписанный листок в отдельный полиэтиленовый файлик. Люди часто пренебрегают сортировкой информации такого рода, так как организация системы — это довольно трудоёмкий процесс, и они предпочитают либо совсем не хранить такие бумаги, либо набивать ими ящики и шкафы без всякого разбора.

Чтобы вам ни потребовалось сделать, чтобы наладить быструю и простую систему хранения — сделайте это. Система работает безупречно — это вам подтвердят многие, кто пользуется ею, и я крайне рекомендую следовать всем последующим правилам, чтобы сделать её по-настоящему автоматической.

Держите материалы общей направленности под рукой

Размещение информации в системе хранения должно быть мгновенным и простым. Если вам понадобится каждый раз вставать, как только у вас неожиданно появится какой-нибудь документ или бумажка, которую надо бы сохранить, то вы начнёте складывать их в стопку вместо того, чтобы определять в систему хранения. Вас подсознательно будет тянуть проигнорировать весь процесс обработки содержимого входящей корзинки вообще (потому как вы знаете, что там может оказаться документ, который придётся помещать в систему хранения!). Многие из тех, с кем я работал, сделали в офисе перестановку так, чтобы четыре ящика с материалами общей направленности стояли в пределах досягаемости с рабочего места, и не надо было идти к ним через всю комнату.

Алфавитная система

Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации, поэтому они и пытаются организовать её по проектам или областям интересов. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами документа "икс" растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или компаниям, чтобы было только три или четыре варианта её местоположения, на случай, если вы забудете, куда её дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на одну этикетку, например "Садоводство — горшки" и "Садоводство — идеи". Это будет храниться под буквой "С". Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и каждая из этих папок помечена буквами алфавита "А-Е", "Ж-М" и так далее — как только я поставил этикетку на какой-то документ — мне уже не надо задумываться, куда его определить.

Периодически по какой-то из тем накапливается такое огромное количество материалов, что для неё надо выделять отдельный ящик или шкафчик. Но если эти материалы не занимают и половины ящика, я всё-таки рекомендую оставить их в одной алфавитной системе хранения.

Пусть у вас будет много пустых папок

Прежде чем сесть за разбор содержимого корзинки входящей информации, я запасаюсь большим количеством новых пустых папок. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда у вас есть что разложить, а некуда. Я предпочитаю всегда иметь в шкафу чуть ли не половину пустых папок. Практическое правило: реорганизуйте систему хранения, когда число пустых папок упало ниже сотни.

Держите ящики, заполненными менее, чем на три четверти

Всегда старайтесь держать ящики с документами заполненными менее, чем на три четверти. Если они заставлены, вы будете подсознательно противиться складывать туда вещи, а стало быть, и стопка документов на вашем столе будет расти. Если ящик становится тесноват, я могу заняться его разбором пока ожидаю ответа по телефону, например.

Я вообще не знаю таких людей, которые не страдали бы проблемой переполненных ящиков. Если вы не хотите переломать ногти, и если вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления размещению документов в системе хранения, тогда вам следует держать ящики достаточно свободными, чтобы вы могли без труда добавлять и доставать документы.

Реакция некоторых людей на это такова: "Я же должен буду тогда накупить ещё ящиков!" — как будто это что-то ужасное. Если информация стоит того, чтобы её хранить, тогда и хранить её стоит так, чтобы она была легко доступна, так ведь? А если нет, тогда зачем её хранить? Говорят, что мы живем в эпоху Информации; если это так, а вы делаете что-то, что затрудняет вам же её использование… это не разумно.

Возможно, вам придётся сделать ещё одну систему хранения для того, чтобы обеспечить комфорт вашего рабочего места и наличие под рукой необходимой информации. Например, материалы завершённого проекта и устаревшую информацию из клиенткой базы всё-таки нужно хранить, но где-нибудь подальше, по меньшей мере за пределами своего рабочего места.

Поставьте на ваши папки этикетки

Напечатанные этикетки изменят сущность ваших папок и ваше отношение к ним. Папки с этикетками приятнее держать на столе; каждый может определить, что там; вы видите, что это за папки издалека, их даже необязательно вынимать из портфеля; и когда вы открываете ваши ящики с папками, вы в первую очередь смотрите на такие же этикетки, которыми в алфавитном порядке снабжены внутренние разделы с папками. Теперь открывать ящик, складывать туда папки или находить нужное становится даже приятно.

Быть может в 21-вом веке ученые дадут, наконец, какое-нибудь сложное неврологическое объяснение, почему папки с этикетками работают так эффективно. Пока этого не произошло, просто поверьте мне. Купите себе личный аппарат для наклейки этикеток. Для того, чтобы заставить систему работать бесперебойно, вам надо будет всегда держать аппарат под рукой, чтобы при помещении документа в систему хранения вы могли им воспользоваться. И не делитесь ни с кем! Если вам понадобится что-то сохранить, а "этикеточного аппарата" не окажется под рукой, вы просто сложите этот материал в стопку, вместо того, чтобы найти ей подходящее место в системе хранения. Такой аппарат должен стать по важности в ряд со стэплером.

Купите качественную мебель

Шкафы для папок — это не то, на чём надо экономить в ущерб качеству. Нет ничего хуже, чем открывать тяжёлый шкаф и слышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они на три четверти заполнены, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.

Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки

Рискуя нанести личную обиду, я всё-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папки, которые будут стоять в шкафу. "Висячие" папки куда гораздо менее эффективны, потому что при неожиданном появлении нового документа придётся прикладывать дополнительные усилия, чтобы поместить его в какую-нибудь из папок.

Вот письмо от главного менеджера, который всё-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками):

"Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью переделал мои системы хранения документов на работе и дома — в общей сложности это заняло четыре дня, зато я перешел к простой алфавитной системе. Круто! Она настолько проще. У меня и стол стал чище и аккуратнее без этих огромных, повсюду разложенных стопок, которые "надо распределить"!".
Но если вы не можете…

Многие люди просто вынуждены пользоваться "висячими" папками, по крайней мере на работе, только потому, что это во многих фирмах является корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам:

  • Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить с собой крючок.
  • На каждый крючок вешайте только одну папку, тогда шкаф хоть будет визуально аккуратным: когда на крючке висит много папок, это выглядит ужасно неопрятно. А также это упростит рекалибровку алфавитной системы каждый раз, когда какая-нибудь папка заполнится, этот процесс и так будет слишком хлопотным.
  • Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми документами.
В реальной работе, если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы вам требуется больше 60 секунд, вы их убирать не станете, вы их оставите валяться в стопке на столе.
Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год

Регулярная прочистка вашего архива не даст ему превратиться в чёрную дыру, это также позволит вам сохранять в своей системе вещи просто "на всякий случай". Вы ведь знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, всё это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит сохранить, а что можно и выбросить. Как я уже говорил, я расчищаю свою систему, когда ожидаю ответа по телефону (например, во время присоединения других людей к начинающейся телефонной конференции, которое может и затянуться!).

Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники будут приходить на работу в кроссовках и джинсах, отключать звонки у своих телефонов и разгребать весь накопленный материал.

* У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных, в конце года, или ранней весной, или незадолго перед подготовкой бухгалтерской отчётности, когда вы могли бы совместить это со сбором финансовой документации за прошедший год.

* Здорово было бы сделать это в канун Нового года или в какое-нибудь предпраздничное время. Большинство людей пребывают в приподнятом настроении, так что это прекрасная возможность довольно весело навести порядок.

И напоследок…

Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями — словом, всем, чтобы начать внедрять методологию. Что теперь?

Если вы решились выделить определённое время на организацию рабочего процесса, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была максимально эффективной — на время становления процесса избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать супер-важный звонок, или ваш секретарь что-то должен сделать для вас, или вы должны переговорить с супругой — сделайте это сейчас. Или же решите, когда вы этим займётесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы всё ваше психологическое внимание было уделено реорганизации рабочего процесса.

Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и потратили на меня немалые деньги, у них всё равно находятся дела, которые необходимо выполнить до окончания рабочего дня, ведь дела в прежней системе не были приведены в порядок. "Ах да, мне надо сегодня перезвонить этому клиенту", говорят они, или "Я должен связаться с женой, чтобы спросить, купила ли она билеты на вечер". Я полагаю, что если такое количество далеко не самых глупых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определённой нехватки зрелости нашей культуры.

Итак, разобрались? Отлично. Теперь самое время собрать все ваши "открытые вопросы" в единственном месте.



Страница сформирована за 0.59 сек
SQL запросов: 170