ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
- С какими трудновыполнимыми конечными сроками решения задач я сталкивался в последнее время?
- Какие причины вызывали затруднения при решении этих задач?
- Что мне делать, чтобы достойно встретить эти проблемы в будущем?
Управление временем и проекты
В данной главе я уже несколько раз применял термин «проект», и поэтому считаю необходимым потратить несколько минут на рассмотрение тех особенных требований, которые должны быть учтены в проекте, если вы хотите, чтобы он соответствовал вашему отношению к времени. В контексте этой главы мы будем рассматривать термин «проект» как любое предприятие, ведущее к осязаемому результату, для обеспечения которого требует CJJ завершение целого ряда компонентов задачи за определенный период времени. К проектам могут относиться задания, выполняемые исключительно вами без посторонней помощи, или же задания, для исполнения которых требуется сотрудничество с другими лицами.
Одна из основных трудностей по выполнению проекта совместно с управлением временем заключается в том, что проект должен осуществляться одновременно с другими видами работ. Возвращаясь к вопросу классификации работ по важности и срочности, которую мы ранее использовали в данной главе, хочу сказать, что работы сектора В, являющиеся важными, но не срочными, могут быть отложены, а вместо них можно приступить к выполнению более срочных работ, которые, не являясь важными, тем не менее, требуют первоочередного выполнения с тем, чтобы можно было продолжать движение вперед. Таким образом, можно сказать, что внимательное отношение к планированию и контролю выполнения проектов является жизненно важным элементом достижения успеха.
По планированию и управлению осуществлением проектов написаны целые тома. В них рассматриваются вопросы комплексных методов реализации проектов с сотнями задач, в выполнении которых решающим фактором является время. Для выполнения данных задач могут привлекаться как многочисленные индивидуумы, так и целые организации.
Данная книга, фактически относящаяся к проблеме личной организованности, естественно, не может претендовать на всеобъемлющий охват вопроса, но существуют основные принципы, которые применимы ко всем проектам. Любой из них должен включать в себя пять этапов:
- инициализация — выяснение общих целей, постановка задач;
- планирование — дробление проекта на несколько задач и видов деятельности; принятие решения о порядке их выполнения; определение шкалы времени;
- принятие решения по необходимым для выполнения задач ресурсам;
- осуществление — выполнение работы, координация усилий членов команды, разрешение затруднений, стоящих на пути выполнения проекта;
- контроль — обеспечение выполнения графика работ в соответствии с планом; переопределение, перепланирование и перераспределение ресурсов в случае необходимости;
- завершение — определение окончательных результатов, подведение итогов.
Способности к самоорганизации, требуемые для успешного завершения проектов, большей частью рассматриваются в других частях этой книги, к ним относятся: постановка задач, передача полномочий, соблюдение конечных сроков, оценка потребностей во времени. Однако особое внимание вам следует уделить определению задач и порядка, в котором они должны выполняться. Чтобы справиться с этим, вам следует правильно ответить на следующие вопросы:
- Какие действия необходимо осуществить, чтобы достичь поставленных задач?
- В каком порядке следует их осуществлять?
- Следует ли разбивать какую-либо из задач на более мелкие задачи?
- Какие ресурсы требуются для выполнения поставленных задач?
Наиболее общая проблема в постановке задач заключается в склонности руководствоваться при этом лежащими на поверхности ответами. Не думайте, что даже при осуществлении самых простых проектов вам сразу удастся найти ответы на все поставленные вопросы. Заново пересмотрите вашу первую попытку. Вполне вероятно, что вы обнаружите новые элементы, которых не обнаружили при первом рассмотрении.
В зависимости от сложности проекта, вам, возможно, потребуется разбить его на субпроекты, включающие в себя свои собственные комплекты задач и подзадач. Некоторые из них будут зависеть от завершения других проблем, или же, наоборот, от завершения этих задач будет зависеть выполнение других проблем. Промедления в работе в этом случае могут отбросить назад весь график проекта, поэтому для них следует сразу установить дату начала и дату завершения и определить зазор по срокам выполнения.
Если вы планируете проект, характеризующийся множеством взаимосвязанных задач, программное обеспечение в данном случае планирования проекта может значительно упростить решаемую вами задачу. С помощью программного обеспечения вы будете иметь возможность изменять сроки и взаимосвязи, добавлять или убирать задачи до тех пор, пока вы не будете полностью удовлетворены графиком проекта. Кроме того, вы можете использовать мощные приложения по построению графиков и отслеживанию выполнения проектов, предоставляемые программным обеспечением (см. рис. 2.4). Несмотря на вышеизложенное, хочу заметить, что контроль продвижения вперед будет значительно упрощен, если вы сможете встроить задачи и этапы проекта в вашу обычную систему отслеживания времени. Для этой цели при выполнении не слишком сложных проектов предпочтение следует отдавать ПИС по сравнению с автономным программным обеспечением, рассчитанным на специалистов.
|
|
Рис. 2.4. Построение графиков задач и этапов с помощью программного обеспечения управления проектом
Заключение
Для того чтобы наиболее эффективно организовать свое время, вам следует:
- знать, как расходуется ваше время в настоящий момент;
- быть способным планировать вашу деятельность в различных временных интервалах;
- выбрать удобные для вас инструменты планирования и отслеживания достигнутых результатов;
- провести оценку времени, требуемого на выполнение задачи;
- постараться ликвидировать все отсрочки и промедления;
- выбрать четкий подход в отношении соблюдения сроков;
- спланировать и внимательно отслеживать все виды деятельности по осуществлению проекта.
3. УЯСНИТЕ МЕТОД ВАШЕЙ РАБОТЫ
После планирования и расстановки приоритетов вашей работы, а также принятия мер по управлению временем следующий пункт, которому вам следует уделить внимание, заключается в том, как вам взяться за выполнение вышеупомянутой работы. В данной главе мы проанализируем три особенности вашего подхода к решаемым задачам, которые могут в значительной степени повысить эффективность вашей работы: планирование задач на соответствующее им время; мобилизация силы привычки; систематическая работа в области принятия решений.
Планирование задач на соответствующее им время
Вероятно, ваша рабочая нагрузка состоит из множества различных проблем. Сфера ваших полномочий в отношении задач, зависящих от результатов выполнения других задач, конечно, будет ограниченной. Но все же при решении большинства из них существует некоторая возможность гибкого распределения времени. Большинство задач можно разбить на три большие группы:
- технические задачи — это рутинные мероприятия, выполнение которых является необходимым для того, чтобы вы правильно могли осуществлять свою работу, постоянно были в курсе всех событий, к ней относящихся, могли адекватно реагировать на обычные объемы входящей и исходящей информации, правильно организовать свое рабочее место, правильно вести картотеку и оформлять внутренние сводки;
- задачи общественного характера — переговоры, участие во встречах, уговоры, оценка достижений, проведение мероприятий по укреплению дисциплины, участие в презентациях, участие в мероприятиях по подготовке специалистов, участие в мероприятиях по приему на работу, проведение собеседований;
- творческие задачи, то есть задачи по планированию и разрешению проблем, — подготовка планов и составление сводок, написание докладов, проведение анализа результатов и подведение итогов, нахождение решений проблем.
Это всего лишь несколько примеров. В зависимости от природы вашей деятельности будут и другие, более соответствующие вашим интересам.
Требования, предъявляемые вам различными задачами
В сущности, задачи по техническому обслуживанию требуют от вас наименьшей отдачи сил. Позднее в данной главе мы с вами рассмотрим вопрос, как их еще упростить с точки зрения затрат сил, энергии и времени, путем ограничения силы привычки. Навыки и умения планирования и разрешения проблем обычно будут требовать наибольшей степени концентрации внимания, а также больших отрезков времени по причине того, что прежде чем вы сможете достичь какого-либо значительного прогресса в осуществлении поставленных задач, вам следует, как говорится, сначала разогнать себя до определенной скорости. Задачи общественного характера могут быть как длинными, так и короткими с точки зрения их продолжительности, но в том и другом случае они зачастую требуют наибольшего расхода эмоциональной энергии. В особенности это касается таких сложных задач общественного характера, как проведение собеседований по вопросам дисциплины и персональных уведомлений о сокращении штатов. Они могут быть не очень продолжительными по времени, но очень неприятными по содержанию, так как здесь вы столкнетесь с прямой конфронтацией. Поэтому перед осуществлением таких задач вам следует предварительно к ним подготовиться в моральном плане. Если перед вами стоит несколько таких задач, постарайтесь решить их в едином комплексе, но в порядке очередности — одну за другой. Тот темп, который вы наберете при решении первой из них, поможет вам последовательно справиться со всеми остальными и, в конечном итоге, вы потратите меньше эмоциональных сил при таком способе, чем если бы вы решали эти задачи в индивидуальном порядке.
Все мы знакомы с таким понятием как внутренние часы, которые регулируют время нашего засыпания и пробуждения. Все, кто когда-либо работал в ночную смену или преодолевал часовые пояса, могут засвидетельствовать, что при таких переменах человек чувствует себя не в своей тарелке. Однако в своей повседневной жизни мы мало обращаем внимания на пики и спады в нашем физическом состоянии в момент бодрствования, которые к тому же у каждого индивидуума разные по времени проявления. Нет нужды говорить, что периоды состояния наивысшей физической и умственной готовности к выполнению задач могут оказывать существенное влияние на интенсивность вашей трудовой деятельности и, планируя наиболее трудные задачи на то время, когда вы находитесь на пике активности и способны наилучшим образом справиться с ними, вы получите наивысшую степень отдачи.
Какое время наиболее благоприятно для вас?
Кто-то из нас называет себя «жаворонком», кто-то «совой», но задумывались ли вы когда-нибудь глубоко над вопросом, рационально ли вы используете свое время? Вполне возможно, что стереотип вашей работы сложился тем, а не иным образом, не из-за того, что вы «сова» или «жаворонок», а из-за трудностей, с которыми вы встретились в процессе организации своего рабочего дня. Например, вы можете предположить, что вечернее время является для вас наиболее благоприятным с точки зрения осуществления деятельности по планированию и решению проблем, когда, на самом деле, эти задачи были перенесены на конец дня из-за вашей неспособности уделить им должное внимание посреди суеты нормального рабочего дня. Если в результате лучшего подхода к организации вы сможете более эффективно бороться с перерывами в работе, вызываемыми самыми разными причинами, вы сможете обнаружить, что у вас имеется возможность пересмотреть свое мнение относительно наилучшего времени для выполнения той или иной задачи.
Начните свою работу с анализа того метода, которым вы пользуетесь в настоящее время. Возьмитесь за выполнение шести нижеследующих задач и проставьте для каждой из них соответствующий номер в графике, в соответствии с рассчитанным для каждой из них временем, в зависимости от того, к какой задаче и когда вы хотите приступить.
В какое время дня вы с наибольшей долей вероятности и желания могли бы приступить к:
1. организации и проведению встречи с вашим младшим коллегой, которого вы подозреваете в фальсификации требований на возмещение расходов;
2. телефонному разговору с клиентом, который грозится прервать с вами деловые отношения в связи с плохим, с его точки зрения, обслуживанием со стороны вашей компании;
3. планированию презентации для старших коллег, касающейся предложения, которое, по вашему мнению, следует принять компании;
4. разбору входящей корреспонденции;
5. ликвидации отставания в изучении базовых данных;
6. подготовке сложного доклада.
(Если данные примеры не являются для вас актуальными, выберите примеры из вашей повседневной деятельности.)
|
Время |
Задача |
|
Раннее утро Позднее утро Раннее послеобеденное время Позднее послеобеденное время Ранний вечер Поздний вечер |
Теперь вам следует проверить ваши предположения. Для этого возьмите лист бумаги формата А4 и, сориентировав его как книжную страницу, создайте таблицу из трех колонок, озаглавив их следующим образом: 1-я — «задача», 2-я — «время суток», 3-я — «комментарий», В течение нескольких дней записывайте все ваши действия по выполнению важных задач, составляющих ваш рабочий день. Попытайтесь передвинуть некоторые задачи, требующие приложения больших усилий, на предполагаемые вами периоды, когда вы находитесь на пике активности, и при этом не забывайте регистрировать любые изменения в степени интенсивности вашей деятельности.
|
Задача |
Время суток |
Комментарий |
|
(до полудня/после полудня/вечером) |
Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
Ваш обычный стереотип пиков активности является хорошим руководством для определения периодов времени, на которые вам следует планировать выполнение наиболее сложных задач, стоящих перед вами, но полностью на него полагаться не следует. В те дни, когда вы чувствуете себя слегка не в своей тарелке, или в конце напряженной, выматывающей силы рабочей недели, когда о пиках активности и говорить не приходится, любая сложная задача будет казаться вам чем-то невыполнимым. Если в таких случаях у вас есть альтернатива, не следует через силу заниматься выполнением задач, которые на данном этапе у вас не получаются. В таких обстоятельствах вы вряд ли сможете добиться каких-либо значительных успехов, лучше переключитесь на выполнение более легких задач технического характера, а когда вы почувствуете, что в достаточной мере отдохнули и подзарядились энергией, вернитесь к выполнению задач, требующих приложения значительных усилий. Остерегайтесь, тем не менее, использовать данный способ работы в качестве повода для различного вида отсрочек.
Данный стереотип не догма, если у вас работа спорится особенно хорошо, не останавливайтесь на достигнутом, выполнив тот объем задач, который вы себе наметили на сегодняшний рабочий день. Если у вас все еще достаточно энергии и творческого потенциала, а работа идет как по маслу, продолжайте работать. Гибко планируйте свое рабочее время и чутко прислушивайтесь к состоянию вашего организма.
Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
Существуют такие задачи, к выполнению которых вы можете приступить только в том случае, когда в вашем распоряжении имеется достаточное количество времени для их осуществления. Ведь прежде чем приступить к выполнению той или иной задачи, вам следует собрать все необходимые ресурсы, настроиться на соответствующий данной задаче лад и убедиться в отсутствии всяческих помех во время ее выполнения. Наряду с вышеупомянутыми задачами существуют и другие, выполнение которых требует меньшей степени концентрации внимания. При их выполнении у вас есть возможность быстро переключаться с одной задачи на другую. Не тратьте времени впустую, стараясь подготовиться к решению долгосрочной задачи, если у вас в распоряжении имеется промежуток времени, недостаточный для ее реализации. У вас под рукой всегда должны находиться задачи на те случаи, когда у вас появляются окна в графике из-за того, что кто-то опоздал на встречу или из-за того, что совещание началось не вовремя. Продуктивно используйте даже то время, когда находитесь на вокзале в ожидании поезда.
Мобилизуйте силу привычки
Каждый рабочий день вы начинаете с определенным, но ограниченным запасом энергии и стремитесь расходовать ее наиболее продуктивным образом. Однако вполне возможно, что простые и не очень важные задачи отвлекают ваши наличные ресурсы от выполнения тех более объемных проектов, которые требуют постоянной концентрации внимания и усилий. Используя силу привычки, вы можете высвободить необходимую энергию для выполнения более трудоемких задач, которые действительно влияют на эффективность вашей работы. Если вы испытываете гордость за внесение элемента творчества в вашу работу и чувствуете инстинктивную антипатию ко всему, что напоминает рутинную деятельность, утешайтесь сознанием того, что привычные и рутинные занятия в течение дня экономят вашу энергию, которую позднее вы сможете использовать для решения творческих задач.
Давайте рассмотрим некоторые виды однообразной, механической деятельности, например, процесс чистки зубов. Прочно укоренившиеся виды деятельности такого рода стали неотъемлемой частью начала вашего рабочего дня. В то время как вы осуществляете эти однообразные, механические манипуляции, ваши мысли могут находиться совершенно в другом месте. Вы можете одновременно слушать радио, планировать свой рабочий день и совершенно не беспокоиться о ходе этих привычных процессов. Они совершенно не требуют расхода умственной энергии. Ваш рабочий день может включать в себя задачи, которые, с некоторой натяжкой, можно приравнять к чистке зубов. Конечно, такой степени умственной отстраненности, как в примере с чисткой зубов, здесь достичь невозможно, но все же данные задачи выполняют свою роль и приводят к выходу лишней энергии в данный конкретный момент. Они конкурируют со всеми остальными задачами за место в вашем плотном расписании; вам следует решить, когда за них приниматься, и беспокоиться, если они не выполнены.
Ряд общих организационных задач, описанных в этой книге, можно для удобства вашей работы отнести к видам обыденной, механической деятельности. Они могут включать в себя:
- обновление ваших графиков на следующий день неделю — Глава 2;
- работу с входящей корреспонденцией — Глава 4;
- поддержание порядка на рабочем месте — Глава 6;
- выполнение рутинной работы с файлами — Глава 7.
Конечно, этим данный список не ограничивается. Вам придется столкнуться и с другими задачами, отвечающими специфике вашей работы. Наряду с позитивными рабочими привычками, высвобождающими нашу энергию для осуществления более важных видов деятельности, существуют и негативные рабочие привычки, которые препятствуют эффективности работы.
Франциска Крэйг является в этом смысле классическим безалаберным работником, не умеющим поддерживать должный порядок на своем рабочем месте. Являясь примером дисциплинированности и организованности некоторых видах деятельности, она, тем не менее, продолжает работать среди полного хаоса, царящего на ее рабочем столе. Она осознает, что на поиски того или иного инструмента у нее уходит слишком много времени, и понимает, что при регулярном наведении элементарного порядка эффективность ее работы резко возрастет. Периодически она даже устраивает уборки своего рабочего места с тем, чтобы среди кучи мусора отыскать важные для нее материалы, но до сих пор эти мероприятия так и не вошли у нее в привычку.
Как вырабатываются привычки
Как позитивные, так и негативные привычки вырабатываются за счет неоднократных повторений и поддержки. О роли повторений в формировании привычки знает буквально каждый, но зачастую нам не хватает настойчивости в доведении новой привычки до автоматизма. Следует также помнить, что при выработке привычки фактор повторения будет эффективен только в том случае, если наряду с ним применяется и фактор подкрепления.
Подкрепление может быть как позитивным, так и негативным. Одним из зачастую неоправданно игнорируемых примеров подкрепления являются хвалебные отзывы (если вы даже хвалите сами себя) или же просто ощущение уверенности из-за того, что вы пометили галочкой очередной пункт в своем списке «Что надо сделать?». Примером отрицательного подкрепления может служить нежелательный дискомфорт. Некоторые виды подкрепления являются более эффективными по сравнению с другими. Те виды подкрепления, которые выражаются ясно и немедленно, производят больший эффект, чем те, которые являются менее определенными и относятся к отдаленному будущему. Что касается Франциски и ее привычек относительно порядка на рабочем месте, то последствия любого другого ее поведения были бы неясными и непредсказуемыми, по сравнению с немедленным подкреплением, обеспечиваемым ее настоящей рабочей привычкой. Эта рабочая привычка воспринимается ею как способность быстро и легко перестраиваться с решения одной задачи на другую с минимальным временем на подготовку и уборку. Для изменения стереотипа поведения ей необходимо установить хорошо продуманную связь между различными привычками и их последствиями и работать над закреплением этой связи каждый раз, когда она сама добивается требуемого поведения.
Привычки также поддерживаются средой, в которой вы вращаетесь, включая ваше собственное отношение и восприятие, отношение и восприятие тех, кто близок к вам, и обстановку, господствующую на вашем рабочем месте. Мнение Франциски о себе как о деятельной и творческой натуре представляет собой один из факторов, формирующих ее поведение. Другим таким фактором является ее устоявшееся мнение о том, что пустой рабочий стол является признаком недостаточной загруженности работой его владельца.
Из всего вышеупомянутого вытекает, что, казалось бы, простое решение о вводе новых привычек и их использовании в составление расписания вашего рабочего дня еще не является гарантией успеха. Вы должны обратить особое внимание на среду, в которой развивается ваше настоящее поведение, и хорошенько поработать над выработкой и закреплением требуемой привычки до полного автоматизма. Все это требует времени, но поверьте, результат стоит того.
