Несколько обычных способов сортировки проектов

Существуют ситуации, когда есть смысл рассортировать список "Проекты". Рассмотрим их по очереди.

Личные / Профессиональные. Многим более удобно делить свои списки на личные и профессиональные проекты. Если для вас это так, учтите, что "Личный" список должен просматриваться так же тщательно, как и "Профессиональный", и не лежать до выходных. Многие личные задачи требуют действий на неделе, так же как и всё остальное. И часто профессионалы испытывают большое давление со стороны невыполненных личных дел, которым они позволяют простаивать.

Перепорученные проекты. Если вы старший менеджер или исполнительный директор, возможно, у вас есть несколько проектов, за которые вы ответственны, но которые были перепоручены другим людям. Вы, конечно, могли бы занести напоминания в список "Ожидающие", но лучше создать список "Проекты — Перепорученные", чтобы следить за ними: вашей задачей будет просто просматривать список достаточно регулярно для того, чтобы удостовериться, что всё идет правильно.

Специфические типы проектов. Некоторые профессионалы имеют одновременно несколько различных проектов одного типа, которые в некоторых случаях могут быть сгруппированы вместе как подсписки "Проектов". Например, у меня есть отдельная категория "Проекты — Лекции", хронологический список всех грядущих семинаров, тренингов и консультаций, которые я должен буду провести. Эти события — "проекты" подобные остальным, по которым мне необходимо только следить за тем, чтобы они вовремя продвигались и выполнялись. Но я считаю, что лучше видеть их все в одном списке, в таком порядке, как они идут в моём Календаре, но отдельно от остальных проектов.

Если вы агент по недвижимости, или продаете консультационные услуги, или разрабатываете предложения для небольшого количества будущих клиентов любой профессии, я полагаю, вы найдёте полезным сразу видеть весь набор "начатых переговоров по продажам". Это может быть отдельный список в вашем ежедневнике, названный "Клиентские проекты в разработке" или, если у вас уже есть папки с файлами для каждого такого проекта, может быть будет достаточно сгруппировать их все в одном отделении шкафа поблизости от себя. Просто поймите, что этот подход будет работать, только если он будет обеспечивать вас полным набором тех ситуаций, которые требуют ваших действий, и только если вы просматриваете их регулярно, так же как и другие ваши проекты, поддерживая их актуальность и осознанность.

Как насчёт подпроектов?

Некоторые ваши проекты могут быть разделены на подпроекты, каждый из которых теоретически мог бы рассматриваться как целый проект. Если вы переезжаете в новый дом, например, и меняете или обновляете большую часть вашей собственности, возможно, у вас будет список, состоящий из таких пунктов, как "Завершить оформление ландшафта", "Обновить кухню", "Поменять электропроводку" и так далее, и каждый из этих пунктов может быть рассмотрен как отдельный проект. Создадите ли Вы одну запись в разделе "Проектов" для всего этого — скажем, "Закончить обновление нового дома" — или запишете все подпроекты отдельными пунктами?

На самом деле, это не важно до тех пор, пока вы просматриваете все составляющие проекта так часто, как вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакие внешние инструменты или организационные форматы не смогут в совершенстве отсортировать все ваши проекты одновременно и по горизонтали и по вертикали; вы каким-то способом должны быть в курсе абсолютно всего (например, с помощью Еженедельного Обзора). Если вы работаете над одним из больших проектов вашего списка "Проекты", то вам следует использовать список подпроектов и/или сам проектный план как "сопутствующие материалы проекта", которые вы сможете просматривать как только дойдёте до названия этого большого проекта. Я бы рекомендовал действовать таким способом, если большие части проекта зависят от остальных, которые должны быть сделаны в первую очередь. Такой сценарий предполагает наличие у вас подпроектов, находящихся в ожидании до того момента, когда другие вещи будут завершены. Например, возможно, вы не сможете начать "Обновлять кухню", пока вы не закончите "Менять электропроводку". Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом "Завершение оформления ландшафта", который не зависит от других подпроектов. Следовательно, вам следовало бы сделать следующим действием "Замену электропроводки" и "Завершение оформления ландшафта".

Не будьте очень скрупулёзны в выборе лучшего способа. Если вы не уверены, я бы посоветовал включить ваши Большие проекты в список "Проекты", и держать ваши подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в Еженедельный Обзор. Если вам такой порядок кажется не совсем правильным, попробуйте заносить активные и независимые подпроекты в качестве отдельных записей вашего главного списка "Проекты".

Не важно, как вы составляете списки проектов и подпроектов, просто будьте уверены, что знаете, где найти все эти части.

Не существует совершенной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, если они имеют составные части, то где можно найти напоминания о них.

Сопутствующие материалы проекта

Сопутствующие материалы проекта — это вовсе не действия и не напоминания о проекте. Это ресурсы поддержки действий и обдумывания ваших проектов.

Не используйте сопутствующие материалы для напоминания. Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что список следующих действий и список "Ожидающих" у проекта обычно не определены, а это создаёт отталкивающую ауру, которая не способствует действиям по проекту. Когда Вы находитесь в запарке повседневных дел, такие папки — это последняя вещь, которую вы захотели бы взять в руки для того, чтобы определиться с действиями по этим проектам. Они не сообщают вам о предстоящих действиях, а просто создают дополнительное беспокойство.

Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в ваш список "Проекты" в качестве напоминания, что имеется результат, которого нужно достичь. Затем следующие действия и "Ожидающие" нужно положить на свои места, в списки напоминаний. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.

Повторим, что вы не должны использовать сопутствующие материалы в качестве основных напоминаний того, что нужно сделать — для этого предназначен ваш список действий. Однако, если сопутствующие материалы содержат кроме архивной и справочной информации планы проекта и обзоры, возможно, вы захотите держать их в несколько более доступном месте, чем обычные справочные материалы, хранящиеся в шкафу. Шкаф отлично подходит для сопутствующих материалов, если вы их достаёте время от времени, делая Еженедельный Обзор. Если же вы ими пользуетесь чаще, то лучше хранить их в специально выделенном месте, например, в лотке "Предстоящих дел" у себя на столе или в секретере.

Возвращаясь к примеру с переездом в новый дом, у вас могла бы быть папка "Новый дом", содержащая все планы, заметки и детали по ландшафту, кухне и электропроводке. При вашем Еженедельном Обзоре, когда вы дошли бы до "Закончить обновление нового дома" в вашем списке "Проекты", вы достали бы папку "Новый дом" и просмотрели бы все заметки, чтобы удостовериться, что вы не пропустили ни одного запланированного следующего действия. Обнаруженные же действия можно сделать, перепоручить или внести в ваш список действий, а папку убрать на место, пока она не понадобится вам снова для дальнейших действий или следующего Еженедельного Обзора.

Многие люди, которые имеют дело с потенциальными или настоящими клиентами, пробовали создать папки для клиентов и/или контактно-управленческое программное обеспечение, такое как "Act!", чтобы "управлять учётной записью" клиента. Проблема здесь в том, что некоторые материалы — это только факты или исторические данные, которые должны храниться до того момента, когда они могут понадобиться, а некоторые из материалов требуют действий и должны отслеживаться для развития взаимоотношений с клиентом. Последние могли бы быть более эффективно организованы с помощью ваших списков действий. Обычная информация о клиенте может храниться в папках общей информации или в клиентской библиотеке. (Я использую Act! из-за его единственной полезной функции, которая позволяет мне связать общую информацию о компании и важные взаимодействия с ключевыми людьми внутри компании. Это просто хорошая клиентская база данных). Если мне нужно позвонить клиенту, я не хочу иметь напоминание об этом нигде, кроме как в моём списке "Звонки".

Организация обдумывания проектов "по ходу дел"

В главе 3 я предположил, что у вас часто будут появляться идеи по поводу проектов, которые вы захотите сохранить, но они не будут являться обязательными следующими действиями. Эти идеи попадут в широкую категорию "сопутствующие материалы проекта", например, что-то, что вы хотите сделать в следующий отпуск, или пояснение некоторых важных компонентов проектного плана. Эти мысли могут приходить в дороге, когда вы слушаете радио или читаете относящуюся к делу статью. Что вы делаете с этим материалом?

Нет необходимости терять идею по проекту, теме или пункту, когда бы она вам ни пришла.

Моя рекомендация состоит в том, чтобы обдумать, где вы будете хранить ярлыки проектов или сами вопросы по проектам, как вы можете добавить информацию к ним в выбранном формате, и где вы можете хранить более расширенную информацию, связанную с ними. У большинства профессионалов будет несколько вариантов обработки сопутствующих материалов, включая прикрепление заметок к списку, организацию хранения информации в электронной почте и/или базах данных, и ведение бумажных листов и заметок в блокноте.

Прикреплённые заметки. Большинство компьютерных программ по организации позволяют прикреплять цифровые заметки к списку или календарной записи. Если вы храните список "Проекты" в такой программе, то вы можете перейти к проекту, по которому у вас есть мысли, открыть "заметку" к нему и впечатать свою мысль. Это отличный путь отловить все мысли по проекту, которые я называю мыслями "на обратной стороне конверта". Если ваш список "Проекты" бумажный, вы можете прикрепить наклейку-постер рядом с соответствующим пунктом в вашем главном списке или на отдельном листке бумаге. В любом случае, когда вы будете просматривать проект, вам нужно будет помнить о добавленной заметке, чтобы её использовать.

Электронная почта и базы данных. Электронная почта может содержать хорошую информацию, связанную с вашими проектами, которую можно хранить в выделенной папке (просто следуйте инструкциям раздела "Организация работы с электронной почтой", только назовите папку не "@Действия", а, например, "@Проекты"). Возможно, вы решите создать цифровую базу данных, если у вас её ещё нет, для организации ваших мыслей по проектам или вопросам. Если ваша компания пользуется Lotus Notes, например, вы можете создать базу данных по проекту для личного использования или для коллективного использования в вашей сети.* Полезно взглянуть на некоторые другие типы баз данных на рынке, хотя бы для личного использования. Хорошо бы иметь возможность копирования и вставки со страничек Интернет или из электронной почты в запись, где можно печатать свои собственные мысли. Исследуйте технологии и инструменты, которые у вас уже есть — просто изучите, как можно использовать все списки и приложения, в чём-нибудь вроде Palm'а, который может обеспечить достаточную функциональность для записи мыслей "на обратной стороне конверта".

* Многие пользователи Lotus Notes даже не подозревают, что они могут делать это, но, фактически, это один из самых сильных плюсов программы. Если она у вас есть, осведомитесь у IT специалиста, имеется ли у вас необходимый доступ для этого, и попросите его показать, как работать с программой.

Бумажные файлы. Отдельная папка с файлами, посвящённая каждому проекту имеет смысл, если вы храните бумажные материалы. Это элегантное решение, хотя и низкотехнологичное. Простота хранения и доступность хороша для системы хранения справочной информации на широкую тематику. Она позволяет комфортно создать папку для хранения разрозненных заметок со встречи.

Страницы в блокноте. Большое преимущество бумажных ежедневников с возможностью добавления/удаления листов это то, что вы можете выделить целую страницу или группу страниц для каждого проекта. Годами я использовал блокнот средних размеров для списка "Проекты" в начале и "Поддержка проектов" в конце, где у меня всегда были пустые страницы для новых мыслей или планов, а также деталей по проектам в моём списке.

При организации обдумывания проектов, каждый из описанных выше методов может быть эффективным. Надо лишь постоянно следить за действиями по проекту, которые исходят из ваших заметок, и просматривать их так часто, как вы считаете необходимым исходя из природы самого проекта.

Вам также следует расчищать ваши заметки, когда они станут ненужными или неактуальными, чтобы защитить систему от вируса "устаревания". Я обнаружил, что отлавливание мыслей "по ходу дел" приносит большую пользу, так как помогает процессу обдумывания, несмотря на то, что только небольшое их количество оказывается актуальным и доводится до конца. Но я стараюсь не позволять старым размышлениям оставаться рядом надолго, притворяясь, что они полезны, когда на самом деле это не так.

Организация данных, не связанных с действием

Интересно, что одна из самых больших проблем в большинстве персональных системах управления, это то, что они смешивают вещи, требующие действий, с большим количеством данных и материалов, которые тоже имеют ценность, но с действиями не связаны. Иметь хорошую законченную структуру для управления такими данными — также важно, как управление действиями и проектными напоминаниями. Когда управление "тем, что не связано с действиями" неправильно, это стопорит весь процесс.

"То, что не связано с действиями", попадает в две большие категории: справочные материалы и напоминания о том, что нужно сделать позже.

Справочные материалы

Обычно большинство того, что проходит через ваш стол и вашу жизнь — это справочные материалы. Они не требуют действий, но это та информация, которую вы по разным причинам захотите хранить. Ваша главная задача — решить, какой объём этой информации необходимо хранить, сколько места для этого выделить, в какой форме она должна храниться и где. Сколько хранить информации и как — это обычно выбор, основанный или на правилах в организации, или на личных предпочтениях. Беспокоиться о том, сколько хранить справочных материалов, нужно только тогда, когда в системе оказывается слишком много или же слишком мало информации, и вам надо менять систему.

Проблема для большинства людей в том, что вся их гора материалов — это по прежнему "гора материалов" — они ещё не решили, что можно сделать, а что нет. Как только вы поймёте, что есть что, справочная информация больше не будет вас беспокоить, так как с ней не будет связано никаких несделанных дел. Это просто ваша библиотека. Ваше решение заключается только в том, насколько большую библиотеку вы хотите. Как только вы примените нашу методику управления действиями, вы можете стать Плюшкиным до такой степени, насколько вам позволит свободное место (физическое или цифровое). Когда я увеличил размер жёсткого диска в своём компьютере, я стал хранить гораздо больше электронной почты в архивах. И что радует, так это то, что увеличение объёма справочной информации не оказало на меня никакого психологического давления.

Разнообразие справочных систем

Существует множество способов организации справочных материалов и много инструментов для этого. Далее мы рассмотрим наиболее распространённые из них.

Ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой с лёгким поиском по ней — а не напоминаниями о действиях, проектах и приоритетах.

Единая справочная система. Как я уже говорил, хорошая система хранения данных важна для организации и обработки ваших входящих материалов. Она должна справляться с большим объёмом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему справочной информации, во время обрабатывания "входящих". Необходимо, чтобы вам легко было сохранять любую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже. Ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы справочной информации, и находиться всегда под рукой на вашем рабочем месте. Если вы ещё не организовали её таким образом, вернитесь к главе 4.

Большинство людей в итоге набирают примерно 200—400 бумажных папок справочной информации и 30—100 папок в программе электронной почты.

Заполнение на основе Больших категорий. Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 шкафа для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария — это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.

Помните, что если категория информации имеет сопутствующие материалы, которые могут быть также отнесены к другим категориям, перед вами может встать дилемма, хранить ли информацию в единой справочной системе или специализированных системах. Когда вы читаете отличную статью о живых изгородях и хотите ее сохранить, отправится ли она в ваш ящик "Сад" или в общую систему с другой информацией по дому? Пользуйтесь общим правилом — лучше положить в единую справочную систему, за исключением очень ограниченного количества строго определённых вопросов.

Картотека и контактные менеджеры. У вас будет достаточно много информации, непосредственно связанной с людьми, которую надо будет хранить. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода — домашними и рабочими телефонами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т.д. Кроме того, вы может быть захотите иметь информацию о днях рождения, именах друзей и членов их семей, хобби, любимых винах, еде и т.д. Что касается профессиональной направленности, вы можете захотеть следить за датами наёма на работу, отчётами о работе, достижениями и целями и за другой подобной информацией.

Секция телефон/адрес, пожалуй, самая используемая (наравне с календарём) в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет. Каждый должен хранить телефонные номера. Отметим, что это простой пример чисто справочного материала. От вас не требуется никаких действий — это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.

Так что нет большой тайны в том, как организовать её для ваших индивидуальных нужд, не затрагивая логистику. Опять же, единственная возникающая здесь проблема связана с тем, что люди стараются использовать свою Картотеку как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать. Это не срабатывает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и занесены в список действий, телефоны и адреса больше не играют никакой роли, кроме как нейтральной адресной книги.

Единственный вопрос теперь в том, какой объём информации вам нужно хранить, где и с помощью какого оборудования вам необходимо её сохранять, чтобы потом иметь к ней лёгкий доступ. Ничто не совершенно в этом отношении, но так как небольшие цифровые инструменты сейчас всё легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить всегда под рукой больше информации, прикладывая столько же или даже меньше усилий.

Библиотеки и архивы: Личные уровни. Информация, которая может быть полезна, располагается на разных уровнях. Возможно, вы найдёте много чего, если копнёте достаточно глубоко. Ответ на вопрос какой объём информации хранить, как близко и в какой форме будет постоянно меняться, подстраиваясь под ваши нужды и требования к уровню комфорта. В зависимости от вашей личной организации и продуктивности, эти вопросы не являются центральными, но это так только до тех пор, пока все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы регулярно работаете. Справочный материал во всех своих формах становится не более чем материалом для сбора и сохранения в доступном месте в соответствии с индивидуальными склонностями и потребностями.

Если материал чисто справочный, то единственный вопрос состоит в том, стоит ли он времени и места, необходимого для его сохранения.

Некоторая степень логичности всегда делает вещи проще. Что вам нужно иметь рядом постоянно? Это следует отправить в ежедневник или КПК, который всегда с вами. Что вам нужно для встреч или событий вне офиса? Это отправляем в портфель или сумку. Что вам может понадобиться, когда вы работаете в офисе? Это положим в личную систему хранения или разместим на компьютере локальной сети. А как насчёт редко используемых материалов, связанных с работой? Необходимую информацию можно хранить в архивах в отдельных файлах или даже в отдельных хранилищах где-нибудь подальше обычного. Что насчёт информации, хранящейся в Интернет? Вам не нужно делать что-либо с ней, если только она вам не понадобится, когда вы будете отключены от Интернет, в этом случае следует заранее распечатать необходимые данные, чтобы всегда иметь возможность взять их с собой.

Вы видите, что вся эта личная организация справочных материалов — это всего лишь вопрос логики. Разделение того, что можно сделать, от того, что нельзя — это ключ к успеху в этой области. Как только вы справитесь с этим, у вас появится полная свобода в управлении и организации такого количества справочных материалов, какое вы захотите. Это ваш личный выбор, который должен базироваться на соотношении ценности информации ко времени и усилиям, необходимым для её хранения и поддержки.

Когда-нибудь/Может быть

Последнее, с чем мы сталкиваемся в организационной системе — это как следить за тем, что вы можете захотеть заново оценить в будущем. Это может быть путешествие, намеченное на неопределённое будущее, книга, которую планируется при случае прочитать, проекты, которыми вы хотите заняться в следующем году, навыки и таланты, которые вы хотите развить. Для полной реализации нашей модели вам понадобится раздел "Второстепенное" или "На хранении" .

Когда-нибудь/может быть — это не бросовый материал. Вполне вероятно, что он может оказаться самым интересным и креативным из того, чем вы когда-либо занимались.

Имеется несколько путей сохранения вещей для более позднего просмотра. Все они работают так, чтобы выбросить их из вашей головы, пока они вам не понадобятся. Вы можете занести их в разные версии списков "Когда-нибудь/Может быть", или поместить их в свой календарь, или в систему "напоминателя" на основе бумажных материалов.

Список "Когда-нибудь/Может быть"

Вполне возможно, что когда вы будете разбирать всё, что накопилось в вашей "оперативной памяти", вы столкнётесь с тем, что вы не уверены, хотите ли это делать. "Выучить испанский", "Купить Марси лошадь", "Забраться на гору в Вашингтоне", "Построить гостевой коттедж" — вот типичные проекты, которые попадут в эту категорию.

Если вы этого ещё не сделали, я рекомендую завести список "Когда-нибудь/Может быть", независимо от того, какую систему организации вы используете. Затем пополняйте этот список подобными проектами, и, возможно, вы увидите, что этот список сам по себе, и его пополнение станут причиной появления творческих идей всех видов.

Вы можете быть удивлены, обнаружив, что кое-что из того, что вы заносите в список, действительно исполнится почти без всяких усилий с вашей стороны. Если вы сознаёте силу воображения для стимуляции изменений восприятия и исполнения, то легко заметите как список "Когда-нибудь/Может быть" может привнести много удивительных приключений в вашу жизнь и работу. Мы, вероятнее всего, воспользуемся возникшей возможностью, если мы заранее определили, что намереваемся это сделать. Из моего личного опыта: обучение игре на флейте и хождению под парусом — всё это началось для меня с этой категории. Кроме ваших входящих, имеется ещё два богатых источника для списка "Когда-нибудь/Может быть": ваше творческое воображение и список текущих проектов.

Делайте инвентаризацию своих креативных мечтаний. Что вы действительно хотите сделать, когда у вас будет время, деньги и желание? Напишите это в своём списке "Когда-нибудь/Может быть". Список типичных категорий включает:

Переоценка текущих проектов. Теперь пора проверить ваш список "Проекты" с более критичной точки зрения и решить, можно ли перенести некоторые из ваших дел в список "Когда-нибудь/Может быть". Если вы понимаете, что каким-то проектом вы займётесь только в следующие месяцы или позже, перенесите его в этот список.

Что в вашей власти сделать, то в вашей власти и не сделать.

Аристотель

Специальные категории "Когда-нибудь/Может быть"

Скорее всего, вы имеете собственные интересы, для которых нужно многое планировать и делать. Довольно весело собирать их в списки. Например:

Списки "Когда-нибудь/Может быть" могут пересекаться со справочной системой. В справочной системе эта информация будет храниться из-за того, что вы захотите собрать и пополнять списки хороших вин, ресторанов или книг; а в списке "Когда-нибудь/Может быть" — потому что вы можете захотеть просматривать эти списки регулярно, чтобы напомнить себе попробовать что-то из этого списка в какой-то конкретной ситуации.

В любом случае, это ещё одна отличная причина иметь систему организации, которая упрощает путь к исполнению того, что имеет для вас ценность и привнесёт разнообразие и интерес в вашу жизнь — не запутывая ваш разум и рабочее пространство нерешёнными, незаконченными делами.

Опасность папок "Хранение и просмотр"

Многие создают папки "Хранение и просмотр" (или целый ящик), которые не очень подходят к категории "Когда-нибудь/Может быть". Они говорят себе: "Когда у меня будет время, я просмотрю это" — и папка "Хранение и просмотр" кажется подходящим местом для этого. Я не рекомендую такой вид подсистемы, потому что в каждом случае, с которым я сталкивался, клиенты "хранили", но не "просматривали", что приводило к появлению отрицательных эмоций по этому поводу. Ценность категории "Когда-нибудь/Может быть" пропадает, если вы периодически не возвращаетесь к ней.

Также существует большая разница между тем, что хорошо управляется, например, списком "Когда-нибудь/Может быть", и просто местом для хранения "Всякой всячины". Обычно большинство этого хлама нужно выбросить, что-то отправить в "Прочитать/Просмотреть", что-то хранить в качестве справочной информации, что-то занести в календарь или в список "напоминателя" (будет далее), чтобы просмотреть через месяц или в начале следующего квартала, и только по некоторым можно выполнить какое-то действие. Много раз после разбора чьих-то ящиков или файлов "Хранение и просмотр", я видел, что в них ничего не оставалось!

Использование Календаря для будущих действий

Ваш календарь может быть очень удобным местом для хранения напоминаний о том, что вы можете захотеть сделать в будущем. Большинство людей, с которыми я работал, не пользовались удобством календаря так, как могли бы; иначе они занесли бы туда гораздо больше вещей.

Одна из трёх целей использования календаря — это хранение информации конкретного дня. Эта категория может включать множество вещей, но один из продвинутых путей использования этой функции — вносить туда то, что вы хотите выбросить в данный момент из головы и вернуться к этому позже. Вот те немногие пункты из несметного количества возможных вещей, которые вы можете включить туда:

Напоминания о начале проектов. Если у вас есть проект, о котором вам не нужно думать сейчас, но который заслуживает внимания в какой-то момент в будущем, вы можете выбрать подходящую дату и поставить напоминание о проекте в вашем календаре на этот день (и/или время). Когда он наступит, вы увидите напоминание и добавите пункт в список активных проектов "Проекты". Вот типичные кандидаты для этого:

События, в которых вы хотели бы принять участие. Наверное, вы постоянно получаете напоминания о семинарах, конференциях, социальных и культурных событиях, на которые вы может быть захотели бы сходить, но решить прямо сейчас не можете. Добавьте напоминание в календарь на конкретную дату или время, когда вы предположительно сможете дать точный ответ. Вот пример записей, которые вы могли бы сделать для себя на будущее:

"Завтра завтрак в обществе предпринимателей?"

"Сегодня начало продаж билетов на сезон Тигров."

"Специальное предложение по Австралии сегодня в 20:00."

"Барбекю в церкви в следующую субботу."

Если вы только что вспомнили нечто похожее, внесите напоминания в свою систему прямо сейчас.

Катализаторы решений. Бывает вам нужно принять важное решение, которое вы не можете (или не хотите) принять сразу. Всё в порядке, если вы решили, что для решения вам нужна дополнительная информация, которая должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (т.е. вам нужно дать время для работы вашего подсознания).

В порядке вещей, если вы решите не решать — но только в том случае, если у вас есть система для этого.

(Очевидно, что внешние дополнительные данные, которые вам нужны для принятия решения, должны происходить из списка "Следующих действий" или "Ожидающие"). Чтобы комфортно откладывать принятие решений, вам лучше иметь подстраховку, которой вы можете доверять, чтобы не забыть вернуться к принятию решений в будущем. Напоминания в календаре могут вам в этом помочь.*

* Если вы используете групповой календарь, то нужно разделить виды напоминаний. В электронных календарях обычно есть категория "личное", как раз её можно использовать для заметок, которые никто кроме вас не должен видеть.

Вот некоторые типичные области в этой категории:

Это слишком сложный вопрос, чтобы посвящать ему столь мало места, я знаю, но спросите себя: "Есть ли у меня необходимость принятия трудного решения, для которого следует создать напоминание в будущем, так чтобы я почувствовал себя комфортно, забыв о нём на некоторое время?". Если есть, поставьте напоминание в календарь.

"Напоминатель"

Один из элегантных путей для управления тем, что нельзя сделать сейчас, но можно будет сделать в будущем — это использование "Напоминателя".* Это трёхмерная версия календаря, которая позволяет хранить физические напоминания того, что вы хотите увидеть или вспомнить — не сейчас, а в будущем. Он может быть очень функциональным, позволяя вам создать свою собственную почту и "высылать" письма самому себе в назначенный день. Я использую напоминатель годами и не могу себе представить, как без него обойтись.

* Также можно назвать этот раздел "Приостановленное", "Перенесённое" или "Отодвинутое".

По существу напоминатель — это просто папка с файлами, которая позволяет "автоматически" в определённый вами день в будущем добавлять в ваши "Входящие" какое-то напоминание.

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете доверить как минимум часть этого задания ему или ей, если у него/неё есть рабочая версия подобной системы. Вот типичные примеры:

Затем каждый день недели нужно вытаскивать и просматривать в папке напоминателя раздел текущей даты.

Даже если вы можете (и, наверное, должны) привлекать в помощь персонал, я рекомендую, создать свой напоминатель. Он может выполнять много полезных функций, как минимум некоторые из них вы можете использовать в тех делах, за которые ассистент не отвечает. Я использую напоминатель для управления покупкой билетов для путешествий и подтверждений брони; для бумажных указаний по путешествиям, распорядкам дня и картам; для напоминаний о событиях, которые приходят по почте; для пересмотра решений по поводу возможных покупок и т.д.

Хочу подчеркнуть, что работа с напоминателем требует только несколько секунд в день, а отдача будет значительно больше, чем вложенные усилия.

Настройка напоминателя. Вам понадобится 43 раздела: 31 раздел на каждый день, помеченные от "1" до "31", и ещё 12 с названием месяцев года. В самом начале будут храниться разделы на каждый день, начиная с раздела с завтрашней датой (если сегодня 5 октября, тогда первой будет файл "6"). Дальше следуют разделы с оставшимися днями месяца (с "7" до "31"). После "31" следует раздел со следующим месяцем ("Ноябрь"), а за ним — разделы на каждый день от "1" до "5". Затем разделы следующих месяцев (с "Декабря" по "Октябрь"). Ежедневно содержимое дневного раздела переносится во входящие, а сам раздел перемещается в конец дневных разделов. Таким же образом, когда следующей оказывается папка с названием следующего месяца (в нашем случае после опустошения раздела "31", следующим будет раздел "Ноябрь", а за ним дневные разделы с "1" по "31"), содержимое раздела "Ноябрь" переносится во входящие, и он переставляется в самый конец после других месяцев, чтобы представлять собой ноябрь следующего года. Это "вечный" напоминатель, и в любое время у вас есть разделы на 31 день и на следующие 12 месяцев.

 

Отправить на печатьОтправить на печать