АСПСП

Цитата момента



Тот, кто слишком верит фактам, рискует не увидеть законов.
Марсель Пруст

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



Нет, не умирают ради овец, коз, домов и гор. Все вещное существует и так, ему не нужны жертвы. Умирают ради спасения незримого узла, который объединил все воедино и превратил дробность мира в царство, в крепость, в родную, близкую картину.

Антуан де Сент-Экзюпери. «Цитадель»

Читайте далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/d542/
Сахалин и Камчатка

© Материалы сайта защищены авторским правом. При их использовании обязательна ссылка: Николай Козлов, Синтон

щелкните, и изображение увеличитсяТайм-менеджмент

Авторы: Н.И.Козлов, Ольга Паратнова, Виталий Пичугин, Маша Пантелехина, Василий Старостин и еще очень многие.

Самым главным шагом на пути к его успешному выполнению я считаю ответ ( дельный, по пунктам) на вопрос – Зачем мне нужен Учет Времени?
Впервые прочитав методичку, я увидела только собрание полезных советов. Сухо, четко, деловито. Ни малейшего ощущения, что мне это необходимо. Дважды перечитав, я отложила ее до лучших времен.
Потом написала Максимум жизни,  расставила временные рамки достижений. И вот тут совершенно четко поняла – Учет времени необходим. Причем самое важное сделать его внутренним, естественным, как дыхание.

Итак, зачем вам Учет Времени? На что вы собираетесь потратить сэкономленные минуты, часы, годы?

2.1. «Хронометр». В течение дня каждые 15 минут фиксируй проделанную работу и дистантную нагрузку (параллельные делам упражнения по дистанции), а потом оцени: качество (ты работал быстро, красиво, результативно?), своевременность (в это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?), эмоциональное соответствие (в душе светлое хорошо? В мир и людям — насколько те эмоции, которые необходимы?)

2.2. "Занятой". Научись планировать свой день и свою неделю по времени и в срок выполнять намеченное.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

Вспомогательные упражнения.

1. «Дела и развлечения».

1.1. Научись определять "сухой остаток" всех своих дел и отслеживать в своей жизни пустые, не совсем пустые и совсем не пустые, но все равно — развлечения. Развлечения — это все то менее результативное, что ты делаешь вместо более результативного, потому что это делать приятно. Каков будет этот список? 

1.2. Вычеркни из жизни пустые развлечения: телевизор, газеты, компьютерные игры, треп — что еще в твоем списке?

1.3. Научись четко определять цели всех своих развлечений и достигать их максимально эффективным образом. Что ты действительно делаешь, когда просто встречаешься и дружишь? Когда звонишь и просто общаешься? Определи (например в этом) свои цели и поищи лучший способ их достижения.

Вы помните «Сказку о потерянном времени» Евгения Шварца? Третьеклассник Петя Зубов всё время «опаздывал да отставал, отставал да опаздывал и не тужил…», а в один прекрасный день вдруг превратился в дряхлого старичка, потому что «человек, который понапрасну теряет время, сам не замечает, как стареет».

А сколько времени теряете понапрасну вы?

Можете ли вы  воспроизвести в памяти вчерашний день? Всё, что вы делали в течение дня – хотя бы с пятнадцатиминутной точностью? Сколько времени вы провели в транспорте, сколько потратили на разговоры, сколько -  на еду, а сколько - на реальную работу?

  Большинство людей затрудняются это сделать. А теперь представьте, что вы являетесь руководителем компании, которая называется «Я» или «Я - любимый» (на ваш выбор :)). Вас устраивает такой уровень информативности о происходящих в вашей компании процессах?

Внутри компании происходит управление имеющимися ресурсами (производственными, человеческими, денежными). У вас тоже есть ресурсы, которыми вы можете управлять. И «…самый драгоценный и универсальный из ресурсов, который есть у человека – время. Его можно обменять на что угодно, воплотив в жизнь самые грандиозные проекты, построив новые города, принеся в жизнь новые возможности, даря любовь и радость тем, кто находится рядом с вами сейчас, и закладывая прочный фундамент для будущих свершений, делая свою жизнь великим событием в этом мире…».

/Freeman/

Вас устраивает имеющийся на сегодняшний день уровень управляемости самым драгоценным ресурсом в вашей компании?

Вы можете изменить эту ситуацию и начать руководить своей компанией гораздо  эффективнее.

Управление людьми начинается с управления собой!

Самоорганизованность – это не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Другими словами, организованными и эффективными не рождаются, ими становятся.

Становятся, работая на Дистанции!

Это упражнение позволит вам не только выяснить, куда тратится ваше время, но и обнаружить дополнительные резервы времени, о которых вы раньше даже не подозревали, научиться успевать больше, оно поможет сделать вашу жизнь намного эффективнее.

Если Вы, как руководитель своей компании,  решили, что текущие знания о том, как ваша компания расходует свои ресурсы, вас не устраивает, то ситуацию необходимо менять.

Любые изменения в организации разумно начинать с анализа текущего состояния. Для того чтобы провести этот анализ, в свою очередь необходимо наладить систему учета, которая позволит собрать необходимые для анализа данные. Проанализировав текущее состояние дел, руководитель смотрит, насколько оно соответствует стоящим перед компанией задачам. Если текущее положение дел не устраивает руководителя, то он определяет желаемое состояние, которое будет максимально приближать компанию к её стратегическим целям и предпринимает ряд целенаправленных действий  для достижения желаемого состояния.

Следовательно, и вам, как  руководителю,  предстоит пройти следующие этапы:

Учет времени

Анализ, рассмотрение использования времени

Соотнесение с важными целями

Определение желаемого (идеального) состояния

Контроль достижения желаемого состояния

Этап 1:  Учёт времени

Хронометраж способ раз: запись своих действий каждые 15 минут. 

щелкните, и изображение увеличитсяВы выбираете определенный интервал, в идеале 15 минут, и каждые 15 минут записываете свои действия в табличку. Например, в такую…
Если 15 минут сразу сложно — для начала можно 30 мин.
Обычное сомнение: Как же я буду фиксировать каждые 15 минут? Это
же сколько времени уйдет только на сами записи?? Только и буду делать, что записывать!

Ответ: При грамотной организации на это уходит около 10 минут в день: в среднем  10 секунд на запись  в течение 16 часов. Выгоды, которые вы получите от этого упражнения, несоизмеримо большие.

Достоинство:

Очень наглядная информация о том, сколько времени вы вели хронометраж, а сколько бездельничали. Следовательно, проще выявить те участки дня, которые поддаются хронометражу сложнее всего.

Вырабатывается привычка каждые 15 минут задавать себе мысленный вопрос: «Что я сейчас делаю? Мои действия своевременны? Я делаю свое дело качественно?».

Неудобство этого способа: он плохо подходит, если в 15 минут вмещаются несколько дел. Например: утренняя зарядка – 10 мин., заправить постель – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин. Или как записать, что вы разговаривали по телефону 17 минут?

Хронометраж способ два: запись каждого переключения внимания. 

Вы делаете запись в табличке в тот момент, когда переходите от одного дела к другому.

щелкните, и изображение увеличитсяТабличка для этого способа будет выглядеть уже немного по-другому:
Достоинства:

 Многим легче помнить об упражнении, так как быстро нарабатывается стереотип:  «закончил что-то делать — возьми табличку, отметь».

Точно узнаете временную  «стоимость» ваших обычных действий. Сколько стоит для вас добраться утром до работы, сколько стоит поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько – прочитать сто страниц книги?

  • Дорогой, я схожу на две минутки к соседке за солью. Помешивай суп на плите каждые пол часа… 

Недостатки:

Много времени уходит на итоговый подсчет продолжительности того или иного действия. Выход: удобнее в течение дня просто заполнять первые две колонки, а вечером или в конце недели, при анализе результатов, подсчитать продолжительность.

щелкните, и изображение увеличитсяЛегко сбиться на некачественный, слишком обобщенный учет. Например, делать вот такие записи:
Насколько это правда? Вы действительно  каждую минуту в течение двух часов говорили по телефону,  совсем не отрываясь и не отвлекаясь от этого занятия, не думая параллельно о чем-то ещё, не разговаривая с коллегами …?

  • Например:  с 9.00 до 18.00 – работал…

Варианты совмещения первого и второго способа хронометража

Если вы хотите соединить в своей работе преимущества обоих методов, то можно выбрать один из следующих вариантов:

1. Вести учет времени первым способом, но при этом отдельно, «на полях» фиксировать стоимость своих основных затрат времени;

2. Вести учет времени по второму способу, но ограничить себе максимально возможный интервал времени, например, теми же 15 минутами;

3. Поработать 1-2 недели по первому способу и когда вы уже выработаете в себе привычку постоянно спрашивать себя «Что ты сейчас делаешь?» и выныривать из потока, спокойно переходить ко второму способу.

Выбирайте для себя наиболее удобный вариант и вперед, работать!!

Подсказки

1. Сразу тотальный учет с утра до вечера — для большинства людей вещь нереальная, поскольку без привычки происходит конфликт: либо вы ведете учет времени, либо вы работаете. Поэтому лучше начинать с учета времени отдельных фрагментов дня. Как правило, проще всего поддается учету «рабочее» время. Довольно просто также учитывать утро перед рабочим днем. А вот время после работы и выходные, «личное» время, поддается учету обычно сложнее всего.

2. Первое время лучше вести «безоценочный» учет: просто фиксировать все, что вы делаете, не переживая по этому поводу. Это связано с тем, что людей, только начавших делать это упражнение, результаты часто шокируют.

  • Например: «Я смотрела телевизор целых 4 часа! Просто сидела и смотрела, представляете! И ничего не делала. О, ужас, ужас, ужас!!».

И в результате человек начинает избегать точного учета. Чтобы этого не происходило, используйте другие формулировки:

  • «Надо же, я, оказывается,  целых 4 часа смотрела телевизор. Как интересно!  Так и запишем».

Вы узнаете себя и это здорово! А анализом займетесь потом.

Если вы постоянно забываетесь: техника «Закладка»

Вроде только-только открыл первую страницу – а уже прошло 2 часа… И с трудом удается вспомнить, о чем же я читал…

Если вы постоянно забываетесь, используйте технику «Закладка»: это тренировка привычки чувствовать время, не забываться при чтении книг. Делается это так.

1. Вставьте закладки через такое количество страниц, на чтение которых у вас обычно уходит около 15 минут  (например, через каждые 5 страниц).

2. Дойдя до закладки - закрывайте книгу, вспоминайте о том, что было прочитано, потом открывайте и пробегайте по диагонали заново прочитанные страницы и регистрируйте сухой остаток (записывая ключевые мысли, например, на той же самой закладке).

3. Раз в два-три часа перечитывайте все закладки, чтобы оценить результат от чтения книги за трехчасовой период.

Эту технику можно перенести и на другую деятельность. Только тогда в качестве «закладок» будут выступать какие-либо объекты  или события, с которыми вы довольно часто сталкиваетесь в течение дня. Это могут быть, например:

 Доставание денег из кошелька (или убирание денег в свой кошелек)

 Телефонный звонок, который вы слышите

 Открывающаяся дверь

 Светофор

…в общем, все то, что вам часто попадается на пути.

Самое главное то, что, когда в течение дня вы сталкиваетесь с теми «закладками», «якорями», которые вы себе наметили, вам надо встать и совершить любое мелкое физическое действие, например, подпрыгиваете, поднимаете вертикально руку, крутите кистью и т.д. Здесь важен аспект именно физического действия, причем действия достаточно активного, на которое надо затратить некоторое количество физической энергии. Необходимо, чтобы факт встречи с «закладкой» («якорем») вы зафиксировали не только на уровне ума – «да, есть», но и на уровне чувств, ощущений. Чтобы вы встряхнулись, осознали себя, вспомнили, кто вы есть, и что вы есть.

Продвинутый учет времени

Когда фиксирование «просто своих действий»  будет становиться для вас привычным,  добавляйте дополнительные графы:

Дистантная нагрузка.

Это параллельные вашим делам упражнения по дистанции.

Качество работы

Что означает для вас работать качественно:  быстро?  Красиво?  Результативно?

Своевременность

В это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?

Эмоциональное состояние

В вашей душе – «светлое» хорошо? В мир и людям – насколько те эмоции, которые необходимы?

Сухой остаток

Прошло какое-то количество времени. Что вы вынесли из этого времени? Каков реальный результат от вашей деятельности?

Определитесь, какие именно графы вы включите в свою таблицу.

Самые смелые включают сразу всё и с первой недели! И некоторые из них даже умудряются все это заполнять.  Безумству храбрых поем мы песню!!

В чем выражать эти показатели?

Вот несколько стандартных вариантов:

Словами.

Например, качество работы: «отлично!», «хорошо», «средне»  и «плохо».

Позаботьтесь, чтобы было определенное количество заранее продуманных словесных характеристик, а не каждый раз выдумывались новые характеристики.   Также очень важно заранее продумать критерии этих характеристик. Какую работу вы сочтете выполненной «хорошо», а какую «плохо»? Как вы это определите?

Процентами

Сегодня с утра вы встали бодрым и радостным, энергии хоть отбавляй, и поэтому блестяще провели переговоры и заключили потрясающий контракт! Качество работы — 100%. А потом вы расслабились и вместо работы пол дня «просидели» в Интернете. На сколько качественно вы работали в этот момент (в процентах)? А насколько процентов это было своевременно?

Баллами

Выберите удобную для вас шкалу, например, от -3 до +5. Или от 0 до 10. Как вам больше нравится. При выражении численными характеристиками также важно заранее продумать, какое качество работы вы оцените на 2, а какое на 10.  Чем тщательнее вы продумаете это заранее, тем меньше времени у вас будет уходить на раздумывания при заполнении.

щелкните, и изображение увеличитсяВ результате получаются вот такие симпатичные таблички:
щелкните, и изображение увеличитсяИли, к примеру, так:
Когда можно прекращать заниматься письменным хронометражем?
Когда вы научились жить осознанно, всегда отдавая себе отчет, что вы делаете, зачем и сколько при этом проходит времени.
Когда время становится ОСЯЗАЕМЫМ. Приходит понимание, что ваша жизнь вовсе не бесконечна: каждый день – это просто сосуд, контейнер, обладающий определенной вместимостью, которую Вы можете использовать. И ваши дела и заботы являются предметами, которые Вы должны разместить в этом контейнере.

Этап 2:  Анализ использования времени

щелкните, и изображение увеличитсяПринципы анализа: делать вещи правильно — куда как привычнее и проще, чем делать вещи правильные. Автоматически штамповать какие-нибудь кубышки, штамповать их качественно —это не то же самое, что остановиться и задуматься: «А чем я сейчас занят? Я делаю все правильно — но тем ли мне надо заниматься?»

Принцип Парето (правило 80 : 20)

щелкните, и изображение увеличится 80% наших дел дают нам только 20% нашей прибыли, и 20% дел дают нам 80% нашей прибыли! Может, стоит тогда разобраться, где это 80, а где эти — 20 процентов?

Это можно делать по-разному. Например, использовать

Анализ структуры расхода времени по статьям.

Выделите свои стандартные «статьи расхода времени» и подсчитайте, сколько времени в неделю уходит на каждую из них.  Сколько часов в неделю уходит у вас на сон, на еду, на учебу, на работу, а сколько на развлекаловку?

Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя подстатьи, например:

Сон

Работа

Домашние дела:

  • уборка, готовка, стирка, покупка продуктов…

Развлечения:

  • телевизор, тусовки, игры, развлекательное чтение…

Учеба:

  • полезное чтение, курсы, тренинги, дистанция…

Транспорт

Обслуживание себя:

  • еда, гигиена…

Когда вы подсчитаете, сколько времени уходит у вас на каждое из выделенных вами направлений, можно для наглядности составить диаграммку. Например, такую:
Статьи расхода времени (*над столбцами указано количество часов в неделю).

щелкните, и изображение увеличится Теперь вы уже знаете, чем же занимается ваша компания под названием «Вы», как расходует имеющиеся у нее ресурсы.
Если вы также хотите выяснить, сколько ресурсов в вашей компании  идет на развитие, а сколько «проедается», то будет очень полезно провести следующий анализ.

Анализ структуры расхода времени по полезности.

Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы: «полезное время»,  «техническое время» и «время-поглотитель».

«Полезное время» — то время, которое работает на ваши цели, способствует достижению нужных результатов. Это время с положительным «сухим остатком».

«Техническое время» — время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.

«Бесполезное время», «Время-поглотитель» — пустые  развлечения, бесполезный треп – это время тоже с нулевым «сухим остатком», но в отличие от второй группы, эти затраты не являются необходимыми. Например:

Полезное время: Работа, Учеба

Техническое время: Обслуживание себя, Домашние дела, Транспорт

Время-поглотитель: Сон, Развлечения

Будьте честными при разделении своих направлений деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится чему-то новому, развивается, растет как личность.  А для кого-то «работа» является просто способом заработать средства, чтобы «прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к «техническому времени».

щелкните, и изображение увеличитсяОпять же для наглядности можно нарисовать диаграмму:

И время от времени, то есть достаточно часто, рекомендуется размышлять над следующей мыслью:

Развлечение — это все те дела,
которые мы выбираем среди нужных
потому, что они более приятные

В компании «Прагматик» (Директор Виталий Жандаров у меня учился и теперь и посылает к нам всех своих сотрудников — кого в Синтон, кого на «Деловой стандарт») для учета времени используют вот такую милую форму, сделанную в Excel`е…

Скачать:  Форма по учету времени

По ней вы ведете учет затраченного времени, а она тут же переводит его в затраченные деньги и спрашивает, куда их отнести: к убыткам (тогда причина и на кого спишем?), расходам (соответственно — когда и откуда ждать доходов?) или инвестициям (тогда — во что?)

«Пожиратели времени» руководителя

Если вы — руководитель, вам может быть полезен следующий список: соотнесите его с собой и со своей деятельностью.

Планирование

 Не поставленные цели, не прописанный порядок текущих дел. Нет плана на день.

 План нереалистичный, дела налезают друг на друга.

 План не держится или дела не доделываются до конца. Развлечения…

 Борьба с “пожаром”; управление в условиях кризиса.

 Отсутствие сроков выполнения той или иной работы.

Организация

 Неумение организовать себя, заваленный стол.

 Дублирование работы, уже выполняемой кем-то.

 Слишком много начальников.

Кадры

 Необученный, не соответствующий работе персонал.

 Недостаток штата или, наоборот, раздутый штат.

 Подчиненные со своими проблемами.

Управление

 Стремление все делать самому. Развлечения…

 Занятие рутинными делами. Развлечения…

 Неспособность к координации усилий и работе в коллективе.

 Конфликты, не поддающиеся управлению.

Общение

 Телефонные звонки, посетители.

 Заседания.

 Треп: общение, не относящееся к делу, не ведущее к результату.

 Неумение слушать. Бодалки, разборки

Принятие решений

 Неспособность говорить “нет”.

 Нерешительность, откладывание решения.

 Поспешные решения. Принятие решения непосредственно на заседании.

Если кроме этого вам ещё и интересно, для кого же работает ваша компания, кто является «конечным потребителем» результатов её работы, то вам будет интересен следующий анализ:

Анализ структуры использования времени по направленности

При таком анализе необходимо разделить все свое время на три части. А именно на  время, которые тратится  «для себя»,  «для близких» и  «для большой жизни». 

Для себя — это время, которое вы расходуете лично на себя.

Для близких — это то время, которое вы расходуете, чтобы дать что-то своим родным, близким и любимым, а также друзьям и приятелям (например:  помогли маме,  приготовили еду мужу, встретили друга из аэропорта.)

Для большой жизни  — это время, которое вы используете для того, чтобы дать что-то всем остальным людям, человечеству и жизни в целом.

  • Например:  перевели бабушку через дорогу, помогли незнакомой женщине нести сумку, посадили дерево, помогли детскому дому, построили город и прочие ваши привычные дела.

щелкните, и изображение увеличитсяВозможно, у вас получится вот такая диаграмма:

Какие из этого делать вам выводы? Решать вам, и главным здесь оказывается понимание вами ваших главных жизненных целей.

Этап 3: Проверка соответствия текущего состояния вашим стратегическим целям.

Для того чтобы ваша «компания» под названием «Я» работала успешно, прежде всего, у неё должны быть ясные цели и задачи.

- Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти? - спросила Алиса.
- Это во многом зависит от того, куда ты хочешь прийти, - ответил Кот.
- Да мне почти всё равно, - сказала Алиса.
- Тогда все равно, куда идти, - сказал Кот.
- Лишь бы попасть куда-нибудь, - сказала Алиса.
- Не беспокойся, куда-нибудь ты обязательно попадешь, - сказал Кот…

Разговор Алисы с Чеширским Котом

Если вы действительно хотите добиться чего-то определенного, то самое время прописать ваши стратегические цели по основным направлениям вашей деятельности:

 Чего вы хотите достичь на работе? Кем вы хотите стать? Когда?

 Чего вы хотите добиться в личной жизни?

 Чего вы хотите добиться в спорте, в учебе?

Другими словами, если у вас ещё не написан  Максимум вашей жизни (или хотя бы — Минимум), то самое время его написать. Это же так просто: «Цели моей жизни»…

А после этого ответьте для себя на вопрос: «Работает ли имеющаяся структура времени на достижение этих целей?».

Если, например,  одна из ваших целей – «Быть здоровым, иметь хорошую физическую форму», а при этом ваш анализ показывает, что на «Спорт»  вы трачу  0 часов, а на «Еду» и на «Лежание перед телевизором» — по 25 часов в неделю, то очевидно, что надо что-то менять: либо структуру использования времени, либо цели. Впрочем, если вы знаете, что цели у вас дельные, и вы действительно хотите их достичь, то, конечно же, менять надо систему использования времени.

Многие положительные изменения в структуре использования времени происходят ещё на стадии учета, потому что учет дисциплинирует. И если раньше вы могли часами играть в компьютерную игру, не замечая течения времени, то после того, как вы начали фиксировать свои действия, делать это становится уже гораздо сложнее, потому что вы уже знаете, СКОЛЬКО времени вы играете, знаете, чего  вам это стоит. Поэтому вполне возможно, что на данном этапе вы поймете, что  вам  нечего менять и что ваша структура использования времени уже является для вас идеальной.

Если это все же не так и вам ещё есть что усовершенствовать, то надо приступать к изменению имеющейся структуры использования времени.

Для изменения текущего состояния очень полезно для  начала определить идеальное состояние, которого вы хотите добиться.



Страница сформирована за 0.71 сек
SQL запросов: 183