Рис. 4.3. По мере увеличения скорости чтения постарайтесь перейти на зигзагообразное скольжение регулятором темпа по странице
Другие способы
Повышение скорости чтения, конечно же, потребует некоторого времени, и, возможно, вы захотите поступить на курсы скорочтения, чтобы заняться этим делом досконально. Независимо от того, как вы поступите, вот еще несколько методов, которыми вы можете воспользоваться чуть ли не в самом начале обучения скорочтению с тем, чтобы добиться повышения скорости и понимания изучаемых документов.
Предварительный просмотр для повышения понимания
Мы можем добиться гораздо большей скорости чтения, если мысленно разместим информацию в известных нам рамках. Небольшой период времени, потраченный на установление этих рамок, может принести большую пользу. Данный подход предполагает, что вы намереваетесь приступить к чтению таких пространных документов, как книга, периодическое издание или доклад. Но эта техника может быть применена и при чтении гораздо меньших по объему документов:
1. Перед тем как приступить к основному тексту, бегло просмотрите содержание, вступление и заключение (если оно существует).
2. Затем пролистайте документ, стараясь понять его структуру и основную идею. Особое внимание уделите заключениям разделов и глав. Они служат хорошим подспорьем в определении сути документа. Если вам это не удастся, прочитайте первый и последний параграфы каждого раздела или главы. В них, как правило, представлены основные идеи, читаемого вами документа.
3. Теперь, когда вы собираетесь приступить к чтению документа по-настоящему, вам просто следует заполнить пропуски, а не читать документ с чистой страницы. Теперь вы знаете, на каких частях документа вам надо сосредоточиться, а какие можно мельком просмотреть или вообще пропустить.
Варьируйте ваш темп
Само собой разумеется, что тексты различаются по уровню их сложности, но многие люди при чтении сохраняют постоянную скорость, независимо от того, что они читают. Даже в одном и том же документе встречаются разделы, которые являются более трудными для восприятия, чем другие. Если того требует текст, не колеблясь, замедляйте темп чтения, и наоборот, увеличивайте его, когда читаете легкие для понимания отрезки.
Сосредоточьтесь на том, что важно
В некоторых местах документа вы можете встретиться с отклонениями от основной темы, например, — это могут быть уже известные вам моменты; совершенно ненужная вам информация и откровенная «вода». Наилучшим подходом к любой задаче по чтению является вопрос: «Что мне из этого документа действительно необходимо?». Он постоянно должен вертеться у вас в мозгу. Вы сможете читать быстрее и понимать больше, если сосредоточите свое внимание на тех элементах, которые вам действительно необходимы для того задания, которое вам предстоит осуществить. Не переоценивайте значения печатного слова. Автор не обязательно знает больше вас по тому предмету, которому он посвятил свой труд.
Добейтесь создания благоприятной атмосферы
На эффективность чтения будут влиять как ваше окружение, так и ваши ощущения. Добейтесь, чтобы освещение было соответствующим образом отрегулировано, а факторы, отвлекающие ваше внимание, сведены к минимуму. Особенно утомительны длинные промежутки времени чтения с экрана компьютера, поэтому постарайтесь отрегулировать контраст и яркость таким образом, чтобы вам было удобно читать, при этом делайте более длительные перерывы по сравнению с теми, которые вы обычно делаете при чтении печатного текста. Отдавайте предпочтение большим мониторам, а также пользуйтесь полноэкранным режимом, чтобы получить на экране больше текста за один раз. Например, в Microsoft Word при выборе полноэкранного режима из меню вид, вы получите на одну треть больше информации. При работе с документами большого объема это особенно полезно.
Отработайте методы беглого просмотра
Когда вам необходимо найти в документе определенную информацию, вы можете воспользоваться техникой беглого просмотра. Сосредоточьте ваше внимание исключительно на информации, которую вы хотите обнаружить, и, следя глазами за указательным пальцем, ведите им сверху вниз к центру каждой страницы. Этот способ значительно быстрее способа с использованием регулятора темпа, и, если вы действительно сосредоточены на информации, которую хотите найти, она сама бросится вам в глаза по достижении соответствующего места в документе. Со временем скорость вашего чтения значительно повысится. Однако имейте в виду, что беглый просмотр ни в коем случае не является полноценной заменой предметным указателям, если таковые существуют.
Будьте разборчивы в отношении того что читаете
Никогда не пытайтесь читать все, что оказывается на вашем столе. Это прямой путь к сумасшествию. Вы должны безжалостно отсеивать все ненужное и читать только то, что способствует повышению вашей роли в работе. Кроме того, следует помнить, что человек, откладывающий чтение документов на неопределенное время в расчете на то, что в будущем оно у него появится, осужден на постоянные разочарования.
Правильно пользуйтесь своей памятью
Значение того материала, который вы читаете, обесценивается очень быстро, если вы не можете его запомнить. Боязнь забыть что-либо приводит к возникновению целого рада негативных привычек. Мы задерживаемся на чтении документов, не имеющих большого значения, читаем медленно и возвращаемся назад к уже прочитанному. Для того чтобы эффективно обрабатывать информацию, мы должны доверять своей памяти. Чем больше мы ею пользуемся, тем надежнее она становится. Если вы не предпринимаете никаких шагов по укреплению вашей памяти, то по истечении 24 часов после прочтения какой-либо информации вы будете забывать до 80 % прочитанного. Вашему вниманию представляется несколько способов, которые помогут вам натренировать память: • Уровень запоминания может варьироваться. Для некоторых видов информации достаточным будет просто иметь понятие об их существовании и месте нахождения. Что касается других видов, то вам будет необходимо иметь представление об их основной теме и главных идеях. Когда вам придется иметь дело с наивысшими видами информации, возможно, вам необходимо будет запомнить документ в деталях или даже дословно. Помогайте своей памяти: избирательно подходите к работе с поступающей информацией; заранее старайтесь определить требуемый уровень запоминания.
- Постарайтесь понять общий стереотип того, что вы читаете. Запоминание осуществляется намного легче, если вы сможете понять основную структуру и идеи документа, которые затем подтверждаются деталями.
- Используйте информацию в соответствии с ее содержанием. Постарайтесь подытожить ее своими собственными словами, делайте заметки на полях по мере чтения, ознакомьте с информацией других лиц, если это необходимо, или предпримите действия по этой информации.
- Осознание — процесс запоминания с помощью внешних ассоциаций, представляется гораздо более легким, чем чистый процесс зубрежки. Процесс сознательной опоры на ассоциации поможет вам обратиться к деталям, хранящимся в вашей памяти. Опытным путем было доказано, что чем эксцентричней были ассоциации, тем больше пользы они приносили процессу воспоминания. Даже глупые мнемонические схемы, смешные ассоциации — все они идут на пользу процессу воспоминания.
- Не игнорируйте предварительный беглый просмотр информации, чтобы она отложилась в вашей долговременной памяти. Проводя предварительный обзор информации почти сразу же после ее получения (10-15 минут) и повторяя этот процесс днем позже, вы тем самым добиваетесь огромного преимущества перед теми, кто этого не делает. Для долгосрочного запоминания эксперты рекомендуют осуществлять дальнейшие беглые просмотры одного и того же материала через неделю, и даже месяц.
|
|
Рис. 4.4. Уровень запоминания
Заключение
Для эффективной работы с бумажными документами следует:
- выделять важную информацию из второстепенной;
- придерживаться систематического подхода по отношению ко всем входящим бумажным документам;
- обрабатывать входящие бумажные документы,
- тратя на них как можно меньше времени;
- принимать меры, направленные на сокращение объемов поступления ненужных бумажных документов;
- принять меры для повышения скорости чтения и отработки понимания прочитанного;
- использовать способы работы с памятью и проводить беглый просмотр с целью улучшения способности воспроизвести изученный материал.
5. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ВАШУ МАНЕРУ РАБОТЫ С ЛЮДЬМИ
Большую часть нашего рабочего дня мы проводим во взаимодействии с другими людьми. То, как вы подходите к этому взаимодействию, может оказывать значительное влияние на эффективность вашей деятельности. В данной главе мы коснемся вопросов проведения совещаний, передачи полномочий, преодоления отвлечения внимания и перерывов в работе, оказывая тем самым помощь другим людям в деле более высокой организации деятельности и умении говорить «нет», когда это необходимо.
Стратегия совещаний
Потенциальный расход времени на проведение совещаний просто огромен. Во многих организациях вы можете каждую неделю проводить чрезвычайно много времени, участвуя в совещаниях и не добиваясь при этом какой-либо видимой пользы. Но, несмотря на все это, мы просто скучаем по этим совещаниям, продолжаем их созывать и с удовольствием ходить на них. Почему?
Люди посещают совещания не только по тем причинам, что там принимаются решения. Совещания культивируют в них чувство собственной значимости — сопричастности с рычагами власти. Совещания — это также возможность произвести впечатление на ваших коллег. Если вас не приглашают на совещание, вы расстраиваетесь. Я знавал людей, которые, не будучи приглашены на совещание, имеющее довольно отдаленное отношение к их работе, приходили в состояние полного озлобления и расценивали этот факт как намеренное принижение их профессиональных достоинств. В совещании присутствует и так называемый социальный аспект, и они (совещания) могут быть менее напряженными, чем другие формы рабочей деятельности. Находясь на совещании, вы погружаетесь в атмосферу относительной недоступности, вас не могут вызвать к телефону, никто не отрывает вас от работы и вы свободны от тех проблем, которые скапливаются в вашей папке входящих документов. Итак, совещания, с одной стороны, вещь довольно скучная, однако, с другой стороны, они дают вам возможность поиграть с коллегами в интеллектуальные игры или просто повитать в облаках.
Зачем же мы созываем совещания? Вот вам несколько причин:
- поделиться информацией;
- обменяться взглядами;
- стимулировать новые идеи;
- мотивировать деятельность команды.
Конечно, существуют гораздо более эффективные методы доведения информации до людей, чем проведение совещаний, на которых с устными докладами по служебным вопросам выступают, как правило, лица, облеченные властью, а все остальные сидят молча. Есть, конечно же, и другие способы проведения консультаций и обмена мнениями. Несколько позже мы их рассмотрим. Творческие совещания или так называемые мозговые атаки уже давно считаются способами поиска новых решений по важным проблемам, однако последние исследования в этой области показали, что зачастую люди в творческом плане дают большую отдачу, когда работают индивидуально. То же самое можно сказать об индивидуальной помощи и обучении. С помощью этих методов нередко достигаются гораздо более значимые результаты, чем те, к которым приводит совещание целой команды по вопросам мотивации. А как мы видели в главе 3, совещания могут иметь и недостатки, когда дело доходит до принятия решений.
Итак, зная все вышеизложенное, когда перед нами появляется перспектива созыва совещания, первое, что надо спросить у себя, нужно ли это совещание вообще? К сожалению, не все и не всегда задаются этим вопросом. Во многих организациях совещания проводятся на регулярной основе, независимо от того, нужны ли они в действительности. Бизнес развивается, есть что записать в повестку дня, и вот у вас уже есть все ингредиенты классической «говорильни».
Если ответ на вопрос, назрела ли необходимость в созыве совещания, будет положительным, сможете ли вы быть уверены, что совещание достигнет своей цели без несоизмеримых с решаемым вопросом затрат времени его участников? Непродуктивные совещания обычно бывают неудачными из-за их планирования и управления.
Неадекватное планирование
К неадекватному планированию совещания можно отнести такое положение, когда отсутствует повестка дня или же она плохо подготовлена или, когда цель совещания не ясна присутствующим на нем. Когда информация, необходимая для принятия разумного решения, не была предоставлена или когда участники совещания не смогли по каким-либо причинам прочесть информацию, предоставляемую до проведения совещания.
Неадекватное управление
К неадекватному управлению совещанием можно отнести такое положение, когда управление временем осуществляется неправильно, обсуждения отклоняются от основной темы повестки дня, присутствующие на совещании вместо того, чтобы слушать выступающих, занимаются своими делами, а те, кому это положено, не могут подвести итоги обсуждения.
Ниже я хотел бы привести несколько советов, направленных на преодоление этих и других недостатков, с которыми вы можете столкнуться во время совещания.
Десять советов лицу, созывающему совещание
1. Сформулируйте повестку дня по возможности ясно и четко. Определите специфические вопросы, которые должны обсуждаться на совещании. Старайтесь при этом избегать вопросов, допускающих изменения или поправки.
2. Определите регламент времени для каждого пункта повестки дня и старайтесь строго его придерживаться.
3. Ограничьте число присутствующих теми, кто может внести свой вклад в обсуждаемые вопросы, и теми, кто имеет полномочия на воплощение в жизнь принятых на совещании решений. Проще говоря, чем больше людей присутствует на совещании, тем дольше оно будет длиться.
4. Спланируйте проведение совещания немедленно после обеда или в конце дня. Желание присутствующих поскорее уйти домой пересилит их стремление к многословию.
5. Старайтесь избегать планирования проведения со вещаний в своем собственном офисе, это может привести к возникновению оправданий по поводу отвлечения вашего внимания. Кроме того, вам будет тяжелее справиться с теми, кто попытается после совещания продолжить с вами обсуждение вопросов повестки дня или каких-либо других вопросов.
6. Начинайте совещание в назначенное в повестке дня время. Ожидание опоздавших может привести к тому, что они будут продолжать опаздывать и в будущем, кроме того, это будет раздражать людей, пришедших вовремя.
7. Не допускайте ухода обсуждений в сторону от вопросов, стоящих на повестке дня. Если они (вопросы, которые присутствующие пытаются обсудить) действительно важны, их можно будет обсудить на следующем совещании.
8. Не тратьте время на обсуждение вопросов, для которых не хватает информации для принятия по ним решения. Примите на себя ответственность за получение и доведение недостающей информации до присутствующих и перенесите решение по таким вопросам на будущее.
9. По возможности избегайте обсуждения каких-либо вопросов, не относящихся к повестке дня, в конце совещания. Такая техника очень часто используется людьми настолько ленивыми, что они не способны должным образом подготовиться к обсуждению вопросов, стоящих на повестке дня. Она может привести к принятию неправильных решений, основанных на неадекватном рассмотрении той или иной ситуации. Кроме того, она может привести к тому, что все ваши усилия, предпринятые с целью соблюдения регламента, будут сведены на нет.
10. Как можно быстрее после проведения совещания добейтесь оформления итоговой резолюции. Чем раньше это будет сделано, тем легче пойдет ваша работа в будущем. Ведение подробных протоколов обычно не оправдывает себя, более того, для некоторых людей они могут послужить пищей для споров на следующем совещании. Заметки о принятии мер являются более действенными. Они должны включать в себя следующие пункты:
a. по каким вопросам совещание достигло согласия;
b. кто несет ответственность за воплощение в жизнь этих соглашений;
c. конкретные даты начала воплощения данных соглашений в жизнь.
Десять советов лицу, приглашенному на совещание
1. Добейтесь такого положения, чтобы вам заранее было известно, чему посвящено данное конкретное совещание. Если его цель вам недостаточно ясна, осведомитесь о ней у созывающего людей лица. Таким вопросом вы сразу же можете добиться нескольких результатов: во-первых, это прояснит для вас цели, стоящие перед совещанием; во-вторых, это приведет к тому, что оно будет более плодотворным и, в-третьих, продемонстрирует необходимость или ненужность его созыва.
2. Смело просите не включать вас в списки лиц, участвующих в совещании, если вы не видите в нем ни какой для себя пользы. Однако будьте в этом вопросе осторожны и дипломатичны. Если, например, совещание созывает ваш начальник, вам из дипломатических соображений лучше на нем присутствовать. Зачастую, однако, лицо, подготавливающее созыв совещания, просто не отдает себе полного отчета относительно того, кого приглашать на совещание, и, если вы зададите ему вопрос о том, какой вклад конкретно вы сможете внести в обсуждение вопросов повестки дня, он, возможно, задумается и пересмотрит свое мнение о вашем участии.
3. Если в повестке дня есть только один вопрос, касающийся вас, попросите лицо, созывающее совещание, перенести его в начало повестки с тем, чтобы вам после этого вопроса на совещании не присутствовать. Но имейте в виду, что такая тактика иногда приводит к конфронтации с другими лицами, заинтересованными в данном совещании не больше вашего.
4. Перед началом возьмите себе за правило знакомиться с повесткой дня и всеми документами, относящимися к совещанию, и, не вступая в конфронтацию с другими, разъясняйте свои мысли относительно того, чего бы вы хотели добиться от данного мероприятия.
5. Если вы ожидаете, что ваши аргументы встретят во время обсуждений сопротивление, будет не лишним, предварительно незаметно пролоббировать их. Возможно, другие участники не слишком рьяно провели предварительную подготовку к совещанию, а люди всегда склонны придерживаться того мнения, к которому они пришли в кулуарах, чем того, которое им навязывается совещанием. Но при лоббировании следует действовать осмотрительно, если вы перегнете в этом вопросе палку, и другие лица расценят ваш метод лоббирования как попытку манипулировать ими, вы рискуете отвратить их от вашей точки зрения.
6. Заранее продумывайте, что вы будете делать, если не достигните на совещании тех целей, которые перед собой ставили. Большинство людей не готовят для себя путей отхода, и зря. Умело поданные, то есть до того, как всем станет ясно, что вы проиграли в споре, они могут обезоружить оппонента, что позволит вам добиться значительной части того, что изначально вами планировалось.
7. Не ставьте перед собой невыполнимых задач. Совещания в чем-то сродни аукционам. В дискуссиях, отклоняющихся то в одну, то в другую сторону, очень просто принять решение, о котором вы впоследствии будете сожалеть. Стремление произвести хорошее впечатление на коллег естественно, но не впадайте в крайности: не принимайте на себя слишком много обязательств и не предлагайте не реальных сроков для выполнения той или иной задачи.
8. Если вы обнаружите, что застряли на очень длинном по времени совещании, постарайтесь организовать для себя «важную» встречу или перерыв по уважительной причине, которые позволили бы вам покинуть совещание до его фактического окончания. Не делайте этого слишком часто, так как вы мо жете вызвать в других законные подозрения.
9. Если вы видите, что можете помочь председательствующему на совещании в деле подведения итогов дискуссий и в приведении их к общему знаменателю, способствующему принятию решений, сделай те это. Обязательно обращайте внимание присутствующих на несоблюдение регламента, но старайтесь сами не быть его виновником. Дело в том, что мы склонны завышать время, затрачиваемое на дискуссии другими, и преуменьшать время, которое используем с этой же целью сами.
10. Попытайтесь установить для себя какие-то конкретные периоды времени, когда вы свободны для участия в совещаниях, и довести это до всеобщего сведения. Если вам это удастся, то тем самым вы предотвратите такие моменты, когда ради участия в со вещании вам посреди рабочей недели придется отрываться от работы, требующей полной концентрации вашего внимания.
Альтернативы совещаниям
Как я уже говорил в начале данного раздела, существуют гораздо более эффективные методы достижения результатов, которых традиционно ожидают от совещаний. Эти методы основаны на применении более высоких технологий. Связь с помощью электронной почты может заменить некоторые виды совещаний, которые проводятся исключительно с целью распространения информации и проведения консультаций. Последняя версия программного обеспечения электронной почты Outlook даже позволяет корреспондентам включать в отсылаемое сообщение кнопки для голосования, что значительно облегчает сбор мнений по обсуждаемому вопросу, а проведение конференций в Интернете еще больше расширяет эти горизонты. Новое приложение «Microsoft Net Meeting» позволяет вам проводить полномасштабные совещания с возможностью для участников обмениваться мнениями в реальном времени с помощью набора буквенных символов в экране чата или даже в звуковом режиме (хотя в данном режиме обмен мнениями одновременно может вестись только между двумя участниками). В данной программе вы также имеете возможность иллюстрировать свои идеи на белой доске, а приложения одного компьютера могут использоваться и всеми остальными компьютерами, завязанными в одну сеть.
Проведение видеоконференций подразумевает дальнейший уровень модернизации. Аппаратные средства, требуемые для их проведения, не высоки по цене, и в настоящее время широко представлены на рынке компьютерного оборудования. Они представляют собой: специальные видеокамеры, платы оцифровки видеоизображений, а также программное обеспечение для проведения конференций (комплект для каждого участника). Однако при нормальной скорости модема качество картинки и частота видеокадров оставляют желать лучшего, поэтому здесь возникает насущная необходимость в оборудовании скоростного доступа к Интернету.
Передача полномочий
Считается, что Эдвард Нортон работает в среднем шестьдесят часов в неделю. Он выполняет огромный объем задач в организации, которая в течение последних двух лет претерпевает коренные изменения. Работа Эдварда тесно связана с этими изменениями, и он озабочен тем, что огромную часть своего рабочего времени работает как «пожарная команда». Он осознает, что недостаточно загружает семерых своих подчиненных. Некоторые из них лучше справляются с поставленными задачами, чем другие, но те, кому он может доверять, и так перегружены работой. В настоящее время он с блеском выполняет несколько задач, полномочия на осуществление которых должен передать другим, но, основываясь на помесячной статистике, он считает, что время, затраченное на обучение и инструктаж кого-либо другого по работе с этими задачами, будет превышать время, затрачиваемое на их выполнение им самим. В ситуации, когда организация претерпевает коренные изменения, он также испытывает чувство неуверенности относительно того, до каких пор его рабочая нагрузка будет находиться на теперешнем уровне, и поэтому не испытывает особого желания слагать с себя полномочия только для того, чтобы через некоторое время снова возложить их на себя. В глубине души он также испытывает некоторое беспокойство, связанное с различного рода реорганизациями, и надеется, что его повышенная рабочая нагрузка поможет ему остаться на плаву. Время от времени он настолько перегружен работой, что просто вынужден перекладывать ее на плечи своих коллег без проведения должного инструктажа и оказания необходимой помощи на первых порах.
Таких «эдвардов» много в каждой области деятельности. Это люди, чья компетенция из-за конкуренции, перемен и реорганизаций была растянута до неимоверных пределов. Они страдают от синдрома, носящего название «уловка-22», то есть такой ситуации, когда они сами признают, что просто обязаны предоставить больше полномочий своим подчиненным, но не имеют достаточно времени, чтобы сделать это должным образом. Однако те, кто хочет быть по-настоящему организованным, кто хочет быть не рабом работы, а ее квалифицированным исполнителем, должны знать принципы передачи полномочий, как «Отче наш».
Первое, что надо знать о передаче полномочий, — это то, что она не должна представлять собой автоматическую реакцию на вашу перегруженность работой. Вопрос здесь состоит не в том, чтобы избавиться от работы, которую вы не хотите выполнять сами. Здесь суть в том, чтобы внести свою долю в общий вклад путем распределения обязанностей, необходимых полномочий и ресурсов таким образом, чтобы достичь наибольшей отдачи. Если вы не можете доверять людям, которые на вас работают, если вы не можете заставить себя поверить, что кто-либо другой способен справиться с данной конкретной работой не хуже вас, будьте уверены, у вас всегда будут возникать трудности в области передачи полномочий.
