Как развить творческие способности

Нельзя насильно заставить человека творить. Если вы работаете над какой-нибудь проблемой и не можете ее решить, часто наилучшим решением будет отложить ее на некоторое время, чтобы ваше подсознание заработало и сосредоточилось на ней. Ваше мышление нельзя заставить работать как часы, у него есть свои ограничения. Иногда ответ на вопрос может появиться в середине ночи.

Общий принцип «глубокого мышления», как я называю подсознательную и бессознательную части нашего мозга, может приоткрыть дверь, чтобы вы смогли наилучшим образом использовать ваше наилучшее время. Многие люди даже не осознают, что глубокое мышление может интенсивно трудиться, выполняя для них важную работу, например, собирая части в целое или устанавливая новые связи, в то время как сами они занимаются абсолютно другими видами деятельности.

Представьте себе, что ваше мышление подобно персональному телексу. Как было бы хорошо и приятно, если бы вы сидели один час каждое утро перед завтраком и получали бы инспирированные сообщения телекса от вашего глубокого сознания. Но так не получается. Ваш внутренний телекс может включиться в любое время дня или ночи.

Весь процесс творческого мышления может быть описан следующим образом:

Подготовка	Тяжелая работа. Вы должны собрать и отсортировать относящуюся к делу информацию, тщательно проанализировать проблему и изучить возможные решения.
Инкубационный период	Фаза глубокого мышления. Работа ума — анализ, синтез и оценка — постоянное осмысление проблемы в вашем подсознании. Проблема разделяется на части, а затем составляются новые комбинации. Процесс может привлекать и другие ингредиенты, запасенные в вашей памяти.
Понимание	Момент «Эврика». Возникает новая идея в вашем сознании, может возникнуть постепенно, а может и сразу вдруг, как удар рыбы хвостом по воде. Решение часто приходит тогда, когда вы не думаете над проблемой, но она сама созрела в вашем сознании.
Легализация	На этом этапе начинает играть роль ваша способность оценивать ситуацию. Новая идея, понимание, интуиция, предчувствие или решение должны быть тщательно проверены. Это особенно важно, если на основе этих решений впоследствии будут предприняты какие-либо действия.

Если вы потратили ваше лучшее время на осмысление какой-нибудь проблемы и ничего не добились, остановитесь. Вместо того чтобы затрачивать еще больше времени, выбрасывая попусту деньги, проанализируйте проблему заново, и вы, возможно, найдете новое решение. Обычно ваше разочарование обусловлено задержкой на одном из (указанных ниже) контрольно-пропускных пунктов мышления. Процессы анализа проблем или идентификации объектов сами по себе означают программирование сознания. Возможные решения или порядок действий почти всегда непременно начинают приходить нам на ум. Когда кончается время для отсрочки и необходимо принять решение, тогда глубинные части нашего мозга приходят в действие и дают нам результат проделанного анализа.

Верите ли вы в глубинное мышление? Когда я говорю о вере, я не имею в виду, что вы просто готовы согласиться с предложением, что вера существует или даже что она может быть основой творческой силы для некоторых людей. Под верой в данном случае я подразумеваю нечто сродни личной религиозной вере. Лично вы доверяете ли глубинному мышлению? Считаете ли вы, что оно может работать, работает и будет работать на вас?

Если ваш ответ откровенное «да» или более осторожное «я надеюсь, что это так», то отсюда следуют некоторые выводы для действия. Основной принцип заключается в том, чтобы работать в согласии с природой, а не против нее. В книге «Принятие эффективных решений» (1984) я описал естественные процессы работы сознания, включая глубинное мышление. Там описано, как важно время подготовки творческого решения: тщательный и четкий анализ, воображение и синтез (использующие такие техники, как внезапная идея и солирующая плодотворная мысль), ориентирование ценностной функции мышления на положительные, а не отрицательные установки.

Таблица 7.2. Контрольно-пропускные пункты мышления

Отсутствие фактов	Если вы не уверены в том, что у вас есть все относящиеся к делу и доступные факты, вы, естественно, не решаетесь взять на себя ответственность. Изучите вопрос глубже и тогда попытайтесь принять решение.
Отсутствие убежденности	Может, вам трудно принять решение потому, что у вас нет уверенности, что стоит реализовать этот конкретный проект, либо проект понятен, но вы сомневаетесь в правильности пути. Проверьте еще раз, стоит ли заниматься этим объектом.
Отсутствие исходной точки	Возможно, задача представляется настолько большой, что вы просто не знаете, откуда начать. Вы всегда можете изменить ее впоследствии. Вдохновение придет к вам после того, как вы начнете, не раньше.
Отсутствие перспективы	Возможно, вы настолько близки к проблеме, особенно если вы долго ею занимались, что уже сжились с ней или непрестанно о ней тревожились. Попытайтесь на неделю забыть о ней. Проконсультируйтесь у других людей. Объясните, что вам нужна их помощь. Может быть, они помогут вам посмотреть на проблему под новыми углами.
Отсутствие мотивации	Хотите ли вы, чтобы это в самом деле произошло? Творческое мышление требует настойчивости перед лицом преодолеваемых трудностей. Если вы так легко откладываете задачу, то это может означать отсутствие у вас достаточной мотивации для ее решения. Заново укрепите ваше ощущение цели.

Если вы планируете эксперимент и собираетесь провести его до завтрака, то весьма полезно провести подготовительную фазу в ночь перед проведением эксперимента. Представьте себя в роли маляра, собирающегося покрасить дом, убирающего ненужные деревяшки, заделывающего дырки, штукатурящего стены здесь и там, перед тем как положить первый слой краски на следующий день.

Лунное освещение

Иногда вы замечаете, что вы бодрствовали, как и следовало ожидать, ранним утром, а затем пошли спать, лежали, и в вашу голову приходили одна за другой различные мысли. Напоминаю вновь, будьте гибкими. Сопротивляйтесь мыслям, что вы должны спать просто потому, что вы в постели, а постель предназначена для сна. Если вам в голову приходят новые идеи, записывайте их, не откладывая ни на минуту. (Для этой цели вам следует держать блокнот для заметок около вашей кровати.) После этого можете заснуть. Лунное освещение — это особая форма открытого Эдером закона глубокого мышления, который к тому же, как это ни покажется парадоксальным, оказался прекрасным лекарством от бессонницы. В самом деле, год назад мне присудили золотую медаль отделения в Северной Каролине Международного общества изучения бессонницы, которое признало введение концепции лунного освещения как значительный вклад в борьбу со стрессом. Моя жена поддержала и одобрила присуждение этой награды, поскольку мои книги позволяют людям лучше спать.

Принцип Парето

Принцип Парето (1848—1923), названный по имени итальянского экономиста, гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают много большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Например. 20 процентов распродаж приносит 80 процентов оборота. Это соотношение, по-видимому, справедливо во многих областях деятельности, и его часто называют правилом 80/20, или концепцией «немногих жизненно важных и многих второстепенных» .

Принцип Парето уже был применен к управлению временем другими писателями. Он особенно важен при составлении ежедневного листа с программой действий. Большая часть пользы будет связана с двумя-тремя пунктами плана. Выберите эти ключевые вопросы и определите достаточные интервалы времени для их решения. Принцип Парето применим также и ко времени, которым вы располагаете в течение дня. Восемьдесят процентов вашей действительно продуктивной и творческой работы может быть выполнено за 20 процентов вашего времени. Так что теперь вы должны ясно представлять, какие 4 из 5 часов дня составляют ваше лучшее время.

Ключевые моменты

• Ваше лучшее время бывает тогда, когда вам лучше всего работается. Для большинства людей это раннее утро, заканчивающееся ко времени ленча. Используйте это время для наилучшей работы. Обычно ранняя птица ловит червяка.
• Вы будете использовать большую часть ваших лучших часов, если вы изучите законы творческого мышления. В этом случае особенно важна подготовка к анализу проблем и сбор информации. Понимание того, как работает ваше сознание, особенно принципы глубокого мышления, оказывает большую помощь. Это позволяет вам работать в гармонии с природой, а не против нее.
• «Шанс благоприятствует изобретательности сознания, которое подготовлено к нему терпеливым изучением и упорно продолжающимися усилиями», — писал Пастер.
• Большинство из нас знают по опыту, что решения проблем приходили к нам, когда мы «засыпали вместе с ними». Другими словами, тихо, но верно ваше глубинное мышление работало, пока вы спали. Творческие идеи часто приходят к нам, когда мы работаем ранним утром. Будьте готовы встретить их так же, как рыбак, ожидающий, когда клюнет рыба.
• Лунное освещение подразумевает, что вы работаете, когда вы лежите в постели ранним утром. Если ваша ментальная активность особенно плодотворна с наступлением рассвета, то обязательно делайте заметки в блокноте. Один предприниматель увидел во сне великолепный новый продукт, но забыл описать его, когда проснулся, и потерял навсегда. Он был вне себя. Интересно, что на следующую ночь ему приснился тот же самый сон, но на этот раз сон был записан. Теперь он стал миллионером.
• За двадцать процентов вашего времени вы выполняете 80 процентов продуктивной работы. Можете ли вы позволить себе не организовать эффективную работу по крайней мере в эти 20 процентов времени? Начните завтра организовывать эти 4 или 5 часов в день, и ваши усилия изменят вашу жизнь.

«Господь хочет, чтобы наш разум работал наилучшим образом, и не хочет, чтобы мы, истощив наш разум, пользовались его отбросами. Я полагаю, что качество Господь предпочитает количеству».
Джордж Макдональд

ГЛАВА 8. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВРЕМЕНИ В ОФИСЕ

Большинство из нас работают в офисах. Офисы могут быть самые разные: от роскошных апартаментов в штаб-квартирах больших организаций до отдельной небольшой комнаты профессионала или свободного предпринимателя.

По мере достижения успехов в планировании вашего времени вы начнете осознавать опасность, которую представляет для вас офисная жизнь, поскольку офисы населены разными людьми и эти люди могут распоряжаться своим временем не самым рациональным образом. Еще хуже, если они начнут злоупотреблять вашим временем или мешать вашим усилиям сотнями различных способов.

Не поймите меня неправильно; я горячий сторонник совместной работы с другими людьми. Работа в группе не только важна, но и по большей части приносит удовлетворение. Но существует огромная разница между редким явлением высокоэффективной работы слаженной группы и работой большинства остальных групп. Основная характеристика такой группы заключается в стремлении каждого ее члена, будь то он или она, использовать свое время и время других сотрудников для достижения наилучшего общего результата.

Точно так же, как многие продукты в наше время имеют маркировку, предупреждающую о нанесении вреда здоровью, так и в некоторых офисах следует повесить объявление, предупреждающее о потере времени: ВНИМАНИЕ, РАБОТА В ЭТОМ ОФИСЕ МОЖЕТ НАНЕСТИ УЩЕРБ ВАШЕМУ ВРЕМЕНИ.

Входит или нет ваш офис в эту категорию, зависит от взаимоотношений и мастерства ваших коллег или подчиненных. Представьте на мгновение, что ваш офис — это оазис в африканской степи. Хищники знают, где найти дичь в этих местах в определенное время. Главные растратчики времени точно знают, где вы будете находиться, если они захотят поживиться кровью вашего времени.

Цель этой главы — помочь вам преобразовать ваш офис в платформу для эффективных действий. После того как вы ее прочтете, вы познакомитесь с принципами управления временем в офисе и сможете некоторые из них применить в вашем собственном офисе уже на следующей неделе.

Планирование офиса

Вы будете незаметно терять время, если ваше рабочее место недостаточно хорошо организовано. Безусловно, не стоит быть одержимым в отношении обстановки офиса. Признаком персоны достаточно высокого статуса является его постоянная забота о качестве покрытия или размерах рабочего стола. Но вы должны приложить усилия для того, чтобы правильно и функционально расставить мебель в офисе, чтобы обеспечить себе максимальную свободу и возможность эффективной работы.

Ваша индивидуальность естественным образом проявляется в ваших симпатиях и антипатиях, проявляющихся при оформлении офиса. Работа изменяет привычки. Но вы сможете проверить, используя приведенные ниже тесты, обеспечивают ли ваши привычки эффективную работу в офисе. Возможно, вы приобрели ряд таких привычек, которые не способствуют эффективной работе. Если положение таково, то такую неэффективную рутину следует модифицировать, а может быть, и вовсе от нее избавиться.

Ваш офис должен быть так освещен, чтобы вы могли комфортно и эффективно работать. Оборудование и материалы, которыми наиболее часто пользуетесь, должны быть под рукой. Например, если вы используете в повседневной работе персональный компьютер, то он должен стоять на вашем столе, чтобы при создании или просмотре документа вам не приходилось вставать из-за стола.

Таблица 8.1. План офиса

Комфортность и эстетичность играют важную роль при оформлении вашего офиса. Представьте себе, вы входите в свой офис и впадаете в депрессию от одного вида своего рабочего места: документы не разобраны и лежат кучей, немытые чашки из-под кофе, пыльные и грязные окна и мрачное внутреннее убранство. Измените ситуацию! Просто удивительно, насколько лучше вы почувствуете себя в офисе, только что приведенном в порядок, с хорошо освещенными стенами, на которых развешаны картины и гравюры, с полом, покрытым паласом, со свежими цветами или живыми зелеными растениями в горшках.

Хорошее освещение особенно необходимо, чтобы ваши глаза не уставали и вы не страдали головной болью. Желательно, чтобы свет от окна падал на рабочий стол слева, и прямо перед вами не располагались никакие яркие источники света. Желательно также уменьшить уровень шумов, то есть чтобы люди разговаривали тише и ходили меньше в непосредственной близости от вас.

Никогда не жалейте денег на приобретение комфортабельных и функциональных кресел как для себя, так и для своих сотрудников. Это совсем не означает, что вы должны покупать плюшевые кресла, подобные креслам в первом классе самолета. Боль в спине — это всеобщая болезнь и страдание всех, кто сидит в плохо сконструированных креслах. Проконсультируйтесь у специалистов и покупайте кресла, которые позволят вам и вашим сотрудникам работать без напряжения в спине и избавят от физической усталости.

Необходимо хорошо продумать планировку вашего офиса. Если вы старший менеджер или исполнительный директор, то ваш офис должен иметь не только ваше рабочее место, но и стол для проведения встреч и совещаний. Один из возможных дизайнов офиса приведен на рисунке слева.

Ваш стол следует расположить таким образом, чтобы вы отвернули от него лицо, когда вы начинаете говорить с вошедшим посетителем. Если вы разговариваете с посетителем через стол или уткнувшись в бумаги, то это создает между вами и вошедшим барьер, если не сказать баррикаду.

Если вы много пишете, да еще и правой рукой, то источник света должен быть расположен слева от вас. Желательно не располагать письменный стол прямо перед окном, поскольку вид из окна будет вас отвлекать и мешать сосредоточиться.

Для работы, отвечающей требованиям научной организации труда, поверхность стола имеет важное значение. В этом отношении офис подобен кухне. Одного письменного стола недостаточно. Вам также необходим рабочий стол или придвижной столик к вашему письменному столу или расположенный близко от вас.

Если вы много ездите, то в вашем офисе должно быть предусмотрено место для хранения одежды и вашего багажа, что позволит вам сохранить ваше время. Если в вашем офисе нет подходящего отделения для этой цели, то небольшой гардероб вполне обеспечит вас необходимым пространством.

Обратите внимание, что стол для конференций на рис. 8.1 круглый. Вы, конечно, помните, что первым ввел в обращение круглый стол легендарный король Артур.

В отличие от продолговатого стола круглый стол препятствует утомительным ссорам о председательском месте среди собравшихся рыцарей. Никто не мог пожаловаться, что он сидит на нижнем конце стола. Круглый стол символизирует высокую степень равенства собравшихся за ним людей. Он подчеркивает, что основной смысл совещания заключается в том, что каждый должен высказывать свои мысли без опасения и никому не оказывается предпочтение. «Когда перед нами стоит проблема, — писал один из менеджеров компании «Шелл», который выслушивал предложение одного из своих сотрудников, собравшихся вокруг круглого стола в его офисе, — мы собираем вместе специалистов, которые способны лучше других разобраться с этой проблемой, и при ее обсуждении мы все равны». Часто мы слышим очень интересные предложения от весьма молодых людей, и очень важно, чтобы все они чувствовали себя свободно и могли на равных условия обсуждать проблему. Почему-то круглый стол лучше всего подходит для этой цели и, кроме того, весьма практичен.

Искусство использования письменного стола

На вашем письменном столе не должно быть никаких других бумаг, за исключением тех, с которыми вы работаете в данный момент. Это позволит вам сосредоточиться только на той работе, которую вы сейчас выполняете. Умение сконцентрироваться сэкономит вам много времени.

Посмотрите внимательно на ваш письменный стол в следующий раз, как только вы за него сядете. Не увидите ли вы беспорядочно разбросанные бумаги, письма и папки, лежащие друг на друге? Такой хаос, во-первых, мешает продуктивно работать, а во-вторых, держит вас в напряжении и выбивает из рабочей колеи. Первым делом очистите ваш письменный стол от всех папок, чтобы сосредоточиться на том, что необходимо делать сейчас. Если у вас возникают сомнения, спросите себя: «Что такое ужасное случится, если я выброшу эту бумагу?»

После того как вы очистили поверхность стола, устройте так, чтобы вы не тратили понапрасну время на поиск, например фломастеров, скрепок для бумаги, линейки, ножниц, степлера, бумаги, конвертов, блоков для записей и т. д. Вспомните снова старое мудрое правило — место для каждой вещи и каждая вещь на своем месте.

Смотрите на ваш письменный стол и как на рабочее место, и как на сундук для инструментов. Многие менеджеры ведут себя так, как будто все четыре стороны их письменного стола представляют собой корзины для ненужных бумаг, или хранилище для всякого хлама, или плоскость для сваливания корреспонденции и папок для бумаг. Один менеджер, тщательно записывающий расходы своего времени, отметил однажды, что он потратил один час и 17 минут на поиск важного документа на поверхности и в ящиках стола!

Работа с документами

Рассортировав ваши папки с бумагами и избавив себя от ненужных бумаг наиболее надежным способом (выбросив их в корзину), вы готовы теперь управлять потоком новых бумаг: различных документов, которые оказываются у вас на столе каждый день.

Один из самых надежных и часто рекомендуемых способов работы с бумагами заключается в том, чтобы брать каждый документ в руки только один раз. Этот способ еще называют идеей, оцененной в миллион фунтов. Менеджеры, которые познакомились и применяют этот метод, сохраняют себе один час в день, или 220 часов в год. Не откладывайте в сторону письмо или памятную записку, на которые нужно ответить, до тех пор, пока вы не подготовите ответ. Часто гораздо проще обдумать ответ сразу после того, как вы прочитали письмо и ваша реакция на него еще не забыта.

Существует противоположная точка зрения, утверждающая, что для правильного восприятия письма его необходимо прочесть несколько раз. Действительно, бывают ситуации, при которых вам необходимо более глубоко обдумать предложения, содержащиеся в письме, чтобы дать на него немедленный ответ. В таком случае отложите решение по проекту, который содержится в письме, особенно если вам нужно предварительно посоветоваться.

Подобные достаточно жесткие методы работы с письмами и сообщениями потребуют от вас постоянной практики и железной воли. Но тем не менее они являются основой работы с документами, и, придерживаясь их, вы вскоре выработаете правильную привычку.

Если письма приходят целыми мешками, не поддавайтесь панике. Сортируйте их каждое утро по отдельным стопам, соблюдая приоритеты:

Таблица 8.2. Горы рассортированных документов

К исполнению	Если вы можете полный ответ на документ, сделайте это немедленно. Если это невозможно, начните действовать, то есть пометьте, что необходимо сделать, а затем положите ее в лоток для бумаг к исполнению или вставьте в соответствующую папку. Имейте эффективную систему «переноса принятия решений».
Принять к сведению	Прочитайте, а затем подшейте в папку, чтобы вернуться через определенное время, или выкиньте в корзину. Пометьте прямо на бумаге, что можно сделать по этому вопросу.
Прочитать	Эти материалы нет необходимости читать дважды. Сохраняйте их только в крайнем случае.
Для бумаг, тратящих попусту наше время	Если бумага не попадает ни в одну из перечисленных выше категорий, отправьте ее быстро в корзину для мусора.

Расположите стопу бумаг высшего приоритета, требующих вашего немедленного ответа, в центре письменного стола и не убирайте остальные бумаги с рабочей поверхности. В данный момент времени вы должны думать только об одном. Вы должны сконцентрировать все свои силы только на одной задаче. Все ваше внимание уделите только одной теме.

Полезно положить некоторые бумаги в выдвижной ящик стола или в папку с файлами, где она и будет находиться в гордом одиночестве до тех пор, пока кто-нибудь не спросит о ней. Я называю его ящиком для вылеживания бумаг. Вылеживание — это время, определяемое вашими привычками, но рассчитанное или обдуманное вылеживание является мощным оружием в вашем арсенале. Используйте его выборочно и не слишком часто. Некоторые проблемы, будучи предоставленными самим себе, решаются без нашего участия. Если кто-то спросит о такой проблеме, вы спокойно можете сказать, что вы пока изучаете вопрос, а затем быстро начнете над ним работать. Конечно, при таком подходе есть некоторая доля риска, но он позволяет вам сберечь часы, потраченные на решение таких задач, которые могут исчезнуть сами, до того как вы потратите на них некоторые, иногда значительные усилия. Заглядывая в ящик стола время от времени и только просматривая лежащие там документы, вы всегда будете в курсе того, что вам следует делать, если возникнет необходимость принять быстрое решение по какому-нибудь документу.

Последнее правило: очистите поверхность стола полностью или, по крайней мере, приведите ее в полный порядок и сделайте это своей привычкой. Не может быть хорошего работника, если у него на верстаке разбросаны тупые инструменты, деревянные стружки и в банках застывший клей к концу рабочего дня. Чистая поверхность вашего письменного стола — это фундамент для вашей завтрашней работы.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ: МЕТОД МАРКСА И СПЕНСЕРА В 1956 году сэр Симон Маркс, директор фирмы «Маркс и Спенсер», обратил внимание на двух менеджеров, работающих сверхурочно и проверяющих карточки учета запасов. Он выяснил, что миллион таких карточек заполнялся ежегодно. После изучения вопроса он обнаружил, что эти учетные карточки не были абсолютно необходимыми и могли быть заменены существенно более простыми методами инвентарного учета, такими, как учет чеков, полученных от покупателей при передаче им товара и наколотых на металлический штырь. Этот успех позволил фирме начать кампанию по уменьшению излишней канцелярской работы. Были проверены каждая папка с файлами, формы учета и контроля и все виды канцелярской работы. Перед каждым менеджером был поставлен вопрос: «Не обрушится ли бизнес, если мы откажемся от этой формы учета?» В первый же год работы фирма избавилась от 26 миллионов листов-форм и карточек общим весом в 120 тонн. Например, табели учета времени были ликвидированы, а ответственность за выполнение графика прихода и ухода сотрудников была возложена на контролеров. Эти принципы избавления от излишней и упрощения любой канцелярской работы и далее неуклонно применялись в работе компании «Маркс и Спенсер». Руководящий принцип формулируется просто: «Если сомневаешься в бумажке, выброси ее в корзину». Реализация этого принципа означает, что люди могут полагаться на него при осуществлении общего курса в своей главной войне с бумагами. Иначе детальные руководства и чрезмерно подробные отчеты будут приводить к излишнему контролю, который будет снижать эффективность работы фирмы. Другой ключевой принцип — это идея «разумного приближения». Он означает, что получение приближенных данных, достаточных для всех практических целей, является более разумным, чем поиски совершенства. Как говорил сэр Симон Маркс: «Те, что делают фетиш из совершенства, теряют время и деньги, которые могли бы быть потрачены с большей пользой».

Как эффективно читать и писать

Если вы постоянно работаете с документами, то стоит оценить ваше искусство читать и писать. Повышение вашего мастерства работы с документами — это верный путь сохранения вашего времени.

Начнем с умения писать. Мысли, которые возникают у вас, вы записываете с помощью авторучки, пишущей машинки или компьютера. В кошмарной войне с бумагами вы принимаете участие либо на стороне решения проблемы, либо остаетесь с нерешенной проблемой.

Ясность, простота и краткость — вот основные качества делового письма. Если вы добавите к ним основательность, энергичность и стиль, то из-под вашего пера будут выходить высококачественные письма и документы. Кроме того, вы сможете написать большее число документов за меньшее время. Как же развить в себе привычку писать ясно, просто и кратко? Есть один способ, с помощью которого вы сможете дисциплинировать себя, если будете пользоваться простой системой, когда диктуете письмо или пишете документ. Сначала наметьте правильную схему:

Таблица 8.3. Шаги к ясности изложения

Подумать	Для чего я пишу письмо? Определите с максимальной точностью, чего вы хотите добиться, отправьте это послание. Найдите центральные абзацы письма, на которое вы хотите дать ответ. Подчеркните ключевые проблемы или вопросы, на которые вы должны ответить. Попытайтесь поставить себя на место читателя вашего послания.
Список	Кратко запишите каждую мысль, которую вы хотите выразить на листке бумаги.
Привести в порядок	Приведите все вопросы, затрагиваемые в письме, в логический порядок, выбросив все не относящиеся к делу.

Не включайте слишком много вопросов в одно письмо, иначе вы рискуете перегрузить читателя информацией. Помните, что читатель обратит основное внимание на то, что больше всего интересует его, и пропустит все остальные ваши перлы.

Соблюдайте краткость и простоту. Нельзя добиться краткости, перегружая читателя чрезмерной информацией. Избавьтесь от не относящихся к делу, чрезмерно длинных и повторяющихся предложений. Старайтесь писать письма или докладные записки только на одной странице — они легче усваиваются. В ваших письмах избегайте жаргона, неопределенности и излишне официального языка. Пишите разговорным языком, короткими предложениями и обычными словами.

Искусство чтения, однажды приобретенное, также будет сохранять вам время. Пройти курсы быстрого чтения не составляет труда. Люди, закончившие курсы быстрого чтения, с помощью упорных тренировок достигают высокой скорости. Наибольшая экономия вашего времени и польза для вас будет тогда, когда вы читаете только самые главные места письма, а не пытаетесь с большой скоростью прочитать все от строчки до строчки.

Теперь, когда методы копирования безмерно увеличили количество бумаг, которые плодятся и распространяются в организации, очень важно развить в себе способность просмотреть, скажем, доклад быстро и точно. Не думайте, что вы должны прочитать каждое слово. Просмотрите его, как вы просматриваете газету. Начните с заголовка на обложке. Затем просмотрите введение, где автор рассказывает вам о целях доклада и методах достижения целей, которые он использует. Затем быстро пробегите оглавление доклада. Попытайтесь определить основные идеи в каждой главе или разделе. Прочитывайте детали только в том случае, если они имеют отношение к основной идее, представляющей для вас интерес. Используя этот метод, вы сможете стать профессионалом, схватывая суть доклада или книги за очень короткое время.

Не пытайтесь всегда читать с высокой скоростью. Вы можете случайно пропустить фразу, документ или книгу, которая может оказаться в высшей степени полезной вам в будущем. Не проноситесь мимо нее сегодня. Прочитайте ее раз или два на досуге, делая на ней пометки. Таким образом, вы усвоите эту информацию, и она станет вашей неотъемлемой частью.

Заставьте телефон работать на вас

Телефон — это мощный инструмент, позволяющий сберечь время, если правильно им пользоваться. С помощью телефона вы можете получить информацию, которую вы ожидали бы дни или недели, приди она к вам по почте. Но он не только сохраняет время, телефонные переговоры могут сберечь деньги, избавив вас от необходимости значительных затрат на путешествие. Кроме того, в отличие от письма телефон позволяет вам вести диалог с другим человеком. Конечно, беседа по телефону уступает личной встрече, но она часто все-таки лучше, чем обмен письмами.

Как много времени проводите вы, ведя телефонные разговоры? Ряд исследований показал, что менеджеры могут как переоценивать, так и недооценивать время, которое они тратят подобным образом, и что это время составляет порядка 50 процентов рабочего дня. Если вы еще не сделали, то попробуйте в специальном журнале регистрировать в течение одной недели время, которое вы тратите на разговоры по телефону. Используйте для этой цели секундомер с остановом, чтобы получить точную картину.

По завершении ваша первая реакция может быть такой: «Я не знаю, о чем я так долго разговаривал». Ниже приведен ряд практических способов, позволяющих эффективнее использовать ваш телефон.

Планирование	Введите в привычку планировать каждый телефонный разговор, который вы собираетесь сделать, используя систему сокращенных записей, предложенных выше для писем. Сделайте краткие заметки о том. что вы хотите сказать или выяснить, с тем, чтобы прояснить для себя цель звонка. Эти простые действия сохранят ваше время и время вашего собеседника на другом конце телефона. Вы должны стремиться к тому, чтобы общение было кратким, ясным и дружелюбным.
Группирование	Зарезервируйте время для каждого дня, когда вы будете звонить по телефону, а если возможно, то и время для ответа на телефонные звонки вам. Постарайтесь спланировать ваши звонки перед ленчем или ближе к концу дня, когда люди менее склонны к разговорчивости, и вы увидите, что ваши телефонные разговоры стали намного короче.
Выбор времени	Купите трехминутные песочные часы и установите их около телефона. Цель такого прибора — успешно закончить каждый телефонный разговор за три минуты, при этом не проявляя поспешности, избегая молчания и грубого тона. Ведите учет, и вы увидите, если сумеете управлять собой, как ваши успехи в телефонных переговорах растут с каждой неделей.

Обуздание телефона дает отличные практические результаты. Производительность труда возрастает не менее чем на 23 процента в год, как было доложено Северо-западной компанией взаимного страхования жизни, после введения тихого часа в течение одного дня в неделю, когда входящие телефонные звонки отключались и работа продолжалась без перерывов.

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• 8
• 9
• 10
• 11

• ← предыдущая
• целиком
• следующая →