УПП

Цитата момента



Быстро поднятое упавшим не считается.
Это о хорошем настроении!

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



Прежде чем заговорить, проанализируйте голос и настроение вашего собеседника, чтобы выяснить его или ее настроение. Оцените его или ее состояние, чтобы понять, как себя чувствует ваш собеседник: оживлен, скучает или спешит. Если вы хотите, чтобы окружающие прислушались к вашему мнению, вы должны подстроиться под их настроение и перенять тон и ритм их голоса, хотя бы на некоторое время.

Лейл Лаундес. «Как говорить с кем угодно и о чем угодно. Навыки успешного общения и технологии эффективных коммуникаций»


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/s374/
Мещера

Рисунок: пример организации разделов Напоминателя

Большое преимущество использования бумажных папок с файлами в качестве вашего "Напоминателя" в том, что они позволяют хранить актуальные документы (формы, которые надо будет заполнить в определенный день, письма с напоминаниями, заметки после телефонного разговора и т.д.).

Чтобы эта система работала, нужно обновлять её каждый день. Если вы будете забывать опустошать дневной раздел, то рано или поздно пропустите что-нибудь важное, перестанете доверять системе и вам придётся следить за всем как-нибудь по-другому. Если вы уезжаете из города (или не имеете доступа к системе на выходных), нужно проверить разделы за те дни, когда вас не будет, но перед тем, как уехать.

Контрольные списки: Творческие Напоминания

Последний вопрос создания личной системы организации, который заслуживает внимания, это контрольные списки — это рецепты потенциальных составных частей проектов, событий, значимых областей, интересов и ответственности.

Самые креативные контрольные списки часто генерируются в конце совещания с командой или компанией. Иногда они появляются, когда вы фокусируетесь на тренировке персонала или приёме на работу.

Когда я с клиентами разбираю "Входящие" и просматриваю другие вещи, на которых они сконцентрированы, мы постоянно натыкаемся на такие маленькие "Напоминания для себя":

  • Упражняться более регулярно.
  • Убедиться, что у нас есть оценочные формы для каждого тренинга.
  • Проводить больше времени с детьми.
  • Больше действенного планирования отделу.
  • Поддерживать боевой дух в команде.
  • Убедиться, что мы соответствуем корпоративной стратегии.
  • Следить за своевременной оплатой услуг клиентом.

Что делать с этими неясными внутренними обещаниями и областями внимания?

Сначала отделите обязательные проекты и действия

Для большей части подобных вещей есть проект и/или действие, с которым нужно определиться. "Упражняться более регулярно" в действительности переводится для многих людей как "Установить программу регулярных упражнений" (проект) и "Позвонить Салли с предложением о личном тренере" (действие). В таких случаях должны быть определены неотъемлемые проекты и действия и внесены в личную организационную систему.

Но есть и то, что не очень подходит для этой категории.

Наброски ключевых областей работы и ответственности

Такие вещи, как "Поддерживать хорошее физическое состояние" или "Физическое здоровье и энергичность" должны быть занесены в отдельный контрольный список, который проверяется регулярно. Существует много слоёв результатов и стандартов, всегда имеющих психическое воздействие на вас и ваш выбор, и неплохо бы знать, что они из себя представляют.

Ранее я предполагал, что существует как минимум шесть уровней вашей "работы", на которую её можно условно разделить, и каждый этот уровень заслуживает признания и оценки. При полной проверке всего важного, что у вас есть, и разделении на уровни, появится особый контрольный список. Он мог бы включать в себя:

  • Цели в карьере;
  • Службу;
  • Семью;
  • Взаимоотношения;
  • Сообщество;
  • Здоровье и энергию;
  • Финансовые ресурсы;
  • Творческое выражение.

Затем, двигаясь ниже на уровень вашей работы, вы можете захотеть иметь напоминания о ключевых областях вашей ответственности, ваших сотрудников, ценностей и т.д. Этот список может содержать:

  • Боевой дух команды;
  • Технологические процессы;
  • Графики работ;
  • Вопросы по персоналу;
  • Объёмы работы;
  • Коммуникацию.

Все эти пункты могут быть включены в списки вашей личной системы напоминаний для того, чтобы просто устойчиво держать правильный курс.

Чем более нестандартная ситуация, тем больше требуется контроля

Степень, в которой каждому следует поддерживать контрольные списки и контроль по ним, прямо связана с нашим незнанием области своей ответственности. Если вы давно занимаетесь своим делом, и вас не заставляют что-либо менять в своих правилах, возможно, вам понадобится только минимальная система контрольных списков для того, чтобы контролировать ситуацию. Вы знаете, когда и что должно произойти и как этому помочь — ваша система в отличном состоянии, статус кво соблюдён. Однако, часто это не так.

Вы частенько будете обращаться к контрольным спискам, чтобы сосредоточиться на нужных вещах, пока полностью не будете уверены в том, что делаете. Если, к примеру, ваш исполнительный директор неожиданно исчез, и вам нужно будет его заменить, то тогда некоторое время понадобится иметь перед собой какие-то обзоры и наброски, чтобы быть уверенным, что вы не упустили ничего существенного. И если вы только что наняты на новое место, с новой ответственностью, которая ещё не вполне вам знакома, вам понадобится общая схема и структура контроля на первые несколько месяцев.

Контрольные списки дадут вам знать то, на чём не стоит концентрироваться.

Много раз мне приходилось составлять списки областей, в которых начинал работать, но они все были врéменными, до тех пор пока всё не оказывалось под моим контролем. Например, когда мы с моей женой решили создать новое направление в бизнесе, в котором мы работали много лет, я занялся областями ответственности, с которыми раньше не имел дела — а именно, бухучет, компьютеры, маркетинг, закон и администрирование. Несколько месяцев мне потребовалось держать контрольные списки этих ответственностей перед собой, чтобы убедиться, что все пробелы заполнены и всё под контролем. Как только управление бизнесом вышло на определённый уровень, мне стали больше не нужны эти списки.

Контрольные списки на всех уровнях

Будьте готовы к созданию любых видов контрольных списков при первой же необходимости. Возможностей масса — от "Главных жизненных ценностей" до "Какие вещи взять в кемпинг". Создание списков по мере необходимости — это одна из сильных и простых процедур, которые вы можете внести в свою жизнь.

Чтобы разжечь ваш творческий энтузиазм, я приведу список некоторых тем для проверочных листов, которые я знал и использовал многие годы:

  • Личные ценности;
  • Области ответственности на работе (ключевые области ответственности);
  • Контрольный список для путешествий (что взять или сделать до поездки);
  • Еженедельный обзор (всё, что нужно просматривать и/или обновлять еженедельно);
  • Компоненты обучающих программ (всё, что нужно для того или иного события, от начала до конца);
  • Клиенты;
  • Контрольный список конференции (всё необходимое для конференции);
  • Основные области (ключевые жизненные роли и ответственности);
  • Ключевые люди в моей жизни/работе (улучшение отношений и развитие возможностей);
  • Организационный график (ключевые люди и области для контроля и поддержки);
  • Личное развитие (вещи для регулярной оценки, чтобы следить за личным уровнем и прогрессом).

Почувствуйте удобство контрольных списков, и стихийных и постоянных. Будьте готовы создавать и уничтожать их при необходимости. При правильном использовании они могут значительно повысить вашу продуктивность.

Если вы собрали все открытые вопросы в вашей жизни и работе, проработали каждый из них в смысле их значения для вас, и требующихся действий, организовали результаты в полную систему, которая содержит актуальный и полный обзор — большой и маленький — всех ваших настоящих и "возможных" проектов, тогда вы готовы к следующей фазе искусства продуктивной деятельности без стресса — к процессу обзора.

Глава 8. Обзор: поддержка работоспособности системы

Цель нашей методики — вовсе не лишить работы ваш мозг, а сделать её более элегантной и продуктивной. Чтобы получить желанную свободу и спокойствие, мыслительный процесс должен опираться на фундамент чётко организованных обязанностей и дел. Вы должны быть полностью уверены, что вы делаете именно то, что нужно делать в данный момент, а то, что вы сейчас не делаете — делать сейчас и не нужно. Регулярный обзор вашей системы управления рабочим процессом и поддержка её функциональности — вот необходимые условия для осуществления такого рода контроля.

Скажем, если у вас есть список телефонных звонков, которые вам надо сделать, то до тех пор, пока этот список не будет полностью актуален, вы не сможете доверять вашей системе. Вашему подсознанию по-прежнему придётся лихорадочно запоминать, обрабатывать и напоминать вам о ваших делах и обязанностях. А уж теперь-то вы должны знать, что это у него получается не очень-то эффективно.

Всё это означает, что ваша система не должна быть статичной. Чтобы обеспечить вас набором актуальных действий, она и сама должна быть актуальной, заставляя вас адекватно и последовательно оценивать перспективы вашей жизни и работы.

На текущем этапе необходимо разобраться с двумя основными позициями:

  • Что и когда вам нужно просматривать?
  • Что и как часто вам следует проделывать, чтобы убедиться, что всё работает как положено, освобождая ваш разум для управления на более высоком уровне?

Добротный обзор приведёт вас к новому активному и прогрессивному типу мышления в основных сферах работы и жизни. Такой тип мышления проявляется и в ходе сильной концентрации, и в процессе интуитивного мозгового штурма, которые будут вызваны и усилены регулярным обзором списка предстоящих действий и проектов.

Что и когда просматривать

Ваша индивидуальная система должна быть построена так, чтобы вы могли увидеть все варианты действий, которые вам надо, и когда вам это надо. Это, в общем-то, всего лишь здравый смысл, однако очень немногие поддерживают работоспособность своих систем на высокофункциональном уровне.

Например, если у вас выдалась свободная минутка, и есть доступ к телефону, то вы должны, как минимум, бросить взгляд на список телефонных звонков, которые вы должны сделать, выбрать подходящий из них и позвонить, или хотя бы убедиться, что все они ещё могут подождать и беспокоиться не стоит. Если вам скоро предстоит встреча с начальником или партнёром, просмотрите заметки по теме встречи. Если вы собираетесь за бельём в химчистку, сперва просмотрите ваш список "Поручений", которые вы тоже могли бы выполнить по пути.

Просмотр правильных дел в правильное время, займёт не больше нескольких секунд в день.

Меня часто спрашивают: "Сколько времени в день вы тратите на просмотр вашей системы?". Мой ответ прост: "Столько, сколько нужно, чтобы чувствовать себя уверенным в том, что я всё делаю правильно". На самом деле: тут две секунды, там три — и всё. Мои списки это, в некотором смысле, мой офис — а этого многие просто не понимают. Точно так же как многие прикрепляют постеры возле телефона, я заношу их в списки "Следующих конкретных дел". После того, как вы собрали, обработали и организовали все ваши дела, вам понадобится всего несколько секунд для того, чтобы изо дня в день просматривать свои напоминания.

Сначала просматривайте ежедневник

Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник (и ваш ежедневный напоминатель, если у вас таковой имеется) на предмет "грубого ландшафта действий", чтобы определиться с тем, что должно быть сделано. Во-первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч. Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти одно за одним, с едва ли получасовым перерывом на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные намеченные на день дела.

…потом список "следующих конкретных дел"

После того, как вы просмотрите ваш ежедневник на предмет обязательств, привязанных к определённому месту и времени, и определитесь насчёт них, вашей следующей областью просмотра должны стать списки конкретных дел, которые вы возможно смогли бы сделать исходя из текущего контекста. Если вы в офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список дел, запланированных для выполнения в офисе. Этот не обязательно означает, что надо кидаться и всё это выполнять, вы просто оцените различные варианты, и убедитесь, что то, что вы сейчас решили выполнить и есть лучший выбор. Вам надо чувствовать уверенность, что вы не упустили ничего существенного.

По правде говоря, если ваш ежедневник и список следующих конкретных дел постоянно находятся в актуальном состоянии, пополняются и редактируются, то они, пожалуй, смогут стать единственными вещами, которые вам придётся просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по многу дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что исходя из моего ежедневника становится ясно — ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.



Страница сформирована за 0.11 сек
SQL запросов: 170