АСПСП

Цитата момента



Ты учишь меня, как согласуются между собой высокие и низкие голоса, как возникает стройность, хотя струны издают разные звуки. Сделай лучше так, чтобы в душе моей было согласие и мои помыслы не расходились между собою! Ты показываешь мне, какие лады звучат жалобно; покажи лучше, как мне среди превратностей не проронить ни звука жалобы!
Сенека о музыке

Синтон - тренинг центрАссоциация профессионалов развития личности
Университет практической психологии

Книга момента



В 45 лет я обнаружила, что завораживаю многих мужчин, они после первого же разговора в меня влюбляются. Муж-то давно мне это говорил, но я всё не верила. События заставили поверить…

Светлана Ермакова. Из мини-книги «Записки стареющей женщины»

Читать далее >>


Фото момента



http://old.nkozlov.ru/library/fotogalereya/s374/
Мещера

Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом

Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно выполнять умственную работу — это пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем "разное", которое отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.

Это и составляет управление "по горизонтали" — обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.

В принципе этот метод достаточно прямолинеен, и все мы, в большинстве своём, используем его в повседневной жизни, но мой опыт показывает, что большинство людей могло бы значительно усовершенствовать свои навыки в каждой из этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.

Знания, которые мы считаем знаниями, подтвердились на практике.
То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями — это информация в действии, информация, направленная на результат.
Питер Ф. Друкер.

Большинство людей не способны полностью справиться с первым этапом — со сбором "разного". Кто-то всё-таки собрал "разное", но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения относительно "разного", но впоследствии значение решений теряется только потому, что они не организовали их эффективно. Те же, кому удаётся создать хорошую систему, не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи даёт слабину, то уже нельзя гарантировать, что любое действие в любое время является наилучшим выбором.

Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать удобные инструменты так, чтобы сделать работу цепи оптимальной. Я обнаружил, что разделение пяти фаз в течение дня очень полезно, а, возможно, и необходимо. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений. А иногда мне хочется разобрать заметки с совещания. Или вернувшись из долгого путешествия мне надо распределить и организовать всё то, что я накопил в дороге. Бывает время, когда мне хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени я трачу на то, чтобы выполнить стоящие передо мной задачи.

Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы "составить список", тут же пытаются расставить "самые важные дела" в порядке приоритетов и совершенно не думают, что реально нужно сделать для их выполнения. Но если вы не решите, как всё-таки провести день рождения вашего секретаря только потому, что это "не так уж важно", этот самый день рождения станет "открытым вопросом", который будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для эффективной концентрации на действительно важных делах.

В этой главе подробно описываются все пять фаз. Главы 4—8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.

Собирать

Важно знать, что нужно собирать, и как это сделать так, чтобы потом легко было с этим работать. С тем, чтобы ваш разум мог сосредоточиться на решении задач более низкого уровня, вам необходимо знать, что вы на самом деле собрали всё, что необходимо сделать, и что в самом ближайшем будущем вы всё это просмотрите и обработаете.

Собрать 100% "незавершённостей"

Чтобы избежать "дыр в ведре", надо собрать все вещи, которые кажутся вам незавершёнными — всё рабочее и личное, крупное и мелкое, срочное и не очень — всё, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и в отношении чего вы ощущаете внутреннее обязательство изменить это на любом уровне.

Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать, уже собраны за вас: в голосовой почте лежат сообщения, в почтовом ящике — письма, во входящей корзинке — заметки. Однако, необходимо собрать информацию из вашего окружения, а также свои мысли и идеи, которые не оставляют вас независимо от того, где вы находитесь, и что вы делаете. Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы всё же требуют от вас принятия каких-то решений — вопрос должен быть закрыт, что-то должно быть сделано. Стратегические идеи, затерявшиеся в стопке на вашем столе, нерабочие гаджеты, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо или починить или выкинуть, и старые журналы на кофейном столике — всё это попадает в эту категорию "разного".

Как только вы прикрепляете к чему-то ярлык "хорошо бы сделать", "надо бы сделать" или "обязательно сделать", это становится незавершённым делом. Например, необходимость принятия решения, насчёт того, собираетесь вы выполнять что-то или нет — это уже "незавершённость". Сюда же относятся и все ваши "я собираюсь это сделать", когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус "в процессе выполнения", и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не решили, что совсем покончили с ними.

Чтобы правильно управлять "открытыми вопросами", вам необходимо собрать их в некий временный "контейнер", пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.

В основном, всё уже собрано, в самом широком смысле. Если информация не была размещена в вашей собственной организационной системе, тогда она по-прежнему находится где-то в вашей голове. На самом деле, если вы не поместили дело в такой контейнер, это ещё не значит, что у вас его нет. Мы говорим сейчас о том, чтобы вся информация была собрана где-то, но только не у вас в голове.

Инструменты сбора

Существует несколько типов инструментов, высоко-технологичные и низко-технологичные, которые могут использоваться для сбора информации о ваших незавершённостях. Всё описанное ниже может быть использовано в качестве "корзинки" для сбора входящей информации, поступающей извне:

  • Обычная корзинка или лоток;
  • Записи в блокнотах и на листках;
  • Электронные записные книжки;
  • Звукозаписывающие устройства;
  • Электронная почта.
Обычная корзинка или лоток

Простой пластиковый, деревянный, кожаный или проволочный лоток — самый популярный инструмент для сбора печатного и рукописного материала и других предметов, работу с которыми надо организовать: писем, журналов, заметок, визиток — и даже фонариков с севшими батарейками.

Записи в блокнотах и на листках

Отрывные блокноты со спиральным переплётом или просто листы из упаковки — всё это отлично работает для сбора внезапно приходящих идей, информации извне, необходимых дел и т.д. Всё, что вы выберите на свой вкус, прекрасно подойдёт.

Электронные записные книжки

Компьютеры вполне могут использоваться для создания заметок, которые позже можно обработать. Прогрессирующие технологии распознавания рукописного текста, а с ними и весь спектр электронных устройств для сбора информации может быть в ходу.

Звукозаписывающие устройства и устройства для прослушивания

Доступные аудио-устройства, такие как автоответчики, голосовая почта, цифровые или микрокассетные диктофоны — всё это может быть полезным для записи дел, которые вам понадобится позже вспомнить или сделать.

Электронная почта

Если вы связаны с остальным миром посредством электронной почты, то ваш почтовый клиент располагает определённым местом для хранения входящих писем и файлов, до тех пор, пока письма не будут прочтены и обработаны. Телефоны и пейджеры тоже могут подобное.

Высокотехнологичные устройства

Сегодня компьютерам можно надиктовывать информацию так же легко, как вносить её туда посредством набора. Электронное общение постепенно вытесняет общение личное; собирать идеи становится проще. Но и объём информации растёт в геометрической прогрессии.

— Компьютер!
— Да, Дэвид?
— Мне нужен хлеб.
— Да, Дэвид.

Всё. Нужный мне продукт найден. А поскольку организационная часть процесса управления тоже запрограммирована, "хлеб" автоматически будет добавлен к моему списку покупок, а может быть даже заказан и доставлен.

Все описанные выше инструменты, независимо от их уровня технологичности, отлично служат в качестве входящих "корзинок" для сбора потенциально полезной информации, обязательств и соглашений. Возможно, вы сейчас уже используете что-то из этого.

Факторы, влияющие на удачный сбор

К сожалению, одно лишь наличие входящей "корзинки" не делает её функционирующей. Большинство людей имеет те или иные инструменты для сбора информации, однако, как правило, они не умеют ими распоряжаться. Рассмотрим три требования, выполнение которых необходимо, чтобы фаза сбора данных работала:

1. Каждый "открытый вопрос" должен находиться в вашей системе сбора, а не у вас в голове.

2. У вас должно быть несколько хранилищ информации, так как у вас имеется несколько способов её получения.

3. Вы должны их регулярно опустошать.

Выкиньте всё это из головы

Если вы всё ещё пытаетесь держать слишком много вещей в памяти, вас, скорее всего, не убедит необходимость использования и периодического опустошения входящих "корзинок". Большинство людей относятся к этим инструментам легкомысленно, потому что не считают их обособленной частью целой системы: что в их входящих, что в голове — содержится тот же самый список незавершённостей, а стало быть, их сознание и подсознание продолжают прокручивать их, и никакой отдачи от ведения входящих не ощущается. Это всё равно, что пытаться играть в пинбол на игровом автомате, поле которого усеяно слишком большими отверстиями, так что шарики всегда выпадают через них: какой смысл такую игру продолжать?

Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею — сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щётка, водительские права или очки.

Сократите число "корзинок" для сбора

У вас должно быть столько "входящих корзинок", сколько нужно лично вам, возможно, следует ориентироваться по числу способов получения входящей информации, но в то же время их количество должно быть таким, чтобы просмотр их всех не был для вас утомителен. Важно, чтобы вы могли помещать туда информацию, где бы вы не находились, потому как нужные вам вещи могут всплыть, где угодно. Однако, если у вас слишком много "входящих корзинок", вы, возможно, не сможете их легко или часто обрабатывать.

Чрезмерно большое количество корзинок редко составляет проблему для высоко-технологичных инструментов; но реально возможна в случае применения низкотехнологичных, прежде всего, блокнотов и простых корзин. Рукописные записи должны группироваться и обрабатываться, вместо того, чтобы теряться в стопках, блокнотах и ящиках стола. Бумажные материалы должны лежать в лотках вместо того, чтобы быть разбросанными или сваленными в мириады кучек по всем уголкам вашего окружения.

По мере усложнения вашей жизни и работы необходимость в стандартных инструментах сбора информации будет возрастать. За годы работы вы, скорее всего, обратили внимание, что ваши лучшие идеи по работе приходили вам в голову вовсе не в офисе. Возможность подкрепить мыслительный процесс с помощью хороших инструментов сбора информации, находящихся всегда под рукой — ключ к повышению продуктивности.

Регулярно опустошайте "корзинку"

Должно быть, последний фактор успеха сбора информации очевиден: если вы не опустошаете "корзинку" и не обрабатываете её содержимое, то вам она не сможет служить иначе как хранилищем беспорядочно сваленного хлама. Опустошение корзины — это вовсе не доведение дела до завершения, это означает только то, что нужно вынуть материал из хранилища и определить, что же это такое и что с этим делать, и только потом организовать его в некоторую систему. И не надо складывать что-либо обратно во входящие! Не опустошать "корзинку" — это всё равно, что не выносить мусорное ведро — придётся постоянно покупать новые, чтобы уместить весь накапливающийся мусор.

Гениальные люди гениальны даже при выполнении малости.
Леонар

Для того, чтобы вы могли опустошать "входящие", надо содержать в порядке всю систему управления действиями. Слишком много "разного" скапливается во "входящих корзинках" только потому, что не эффективна система его вывода оттуда. Часто кажется гораздо проще оставить вещи во "входящей корзинке", если наверняка знаешь, что ничего с ними прямо сейчас сделать всё равно не можешь. "Входящие корзинки", особенно для бумаг и электронной почты, это, пожалуй, лучшее, что многие люди могут сделать в целях самоорганизации — как минимум, они знают, что где-то здесь есть напоминание о том, что всё ещё надо сделать. К сожалению, эта подстраховка теряется, как только содержимое "корзинок" выходит из-под контроля или список электронных писем увеличивается настолько, что не умещается на одной странице монитора.

Когда вы обучитесь следующей фазе и узнаете, как легко и быстро обрабатывать незавершённости, "входящие" вновь начнут выполнять свою исходную функцию. Давайте перейдем к тому, как всё-таки опустошать "входящие корзинки" и почтовые ящики, минуя необходимость выполнять работу прямо сейчас.

Обработка

Освоение пошагового метода мышления, необходимого для того, чтобы опустошать "корзинку" является, возможно, наиболее критичным улучшением практически для всех людей, с которыми мне пришлось работать. Когда глава крупного отдела большой корпорации завершила с моей помощью обработку всех своих открытых вопросов, она откинулась в кресле и сказала, что, несмотря на то, что она и раньше могла позволить себе расслабиться по поводу встреч и совещаний, полагаясь на свой надёжный ежедневник, она никогда не чувствовала такого же облегчения по поводу многих других аспектов её работы, которые мы с ней вместе только что прояснили. Действия и информация, о которой ей следовало напоминать, теперь были идентифицированы и доверены надёжной подсистеме.

Что вам следует знать о каждом сообщении голосовой почты, о каждом электронном письме, заметке или собственной идее? Все они являются компонентами системы управления действиями и составляют основу вашей самоорганизации. Многие люди, пытаясь наладить самоорганизацию, делают серьёзную ошибку, оставляя свой набор "разного" незавершённым. Вы не можете организовать "входящее", вы можете это только собрать и обработать. Вместо этого, вы должны организовывать действия, которые следует предпринять, основываясь на принятых решениях по поводу того, что необходимо выполнить. Суть обеих фаз — обработки и организации — отражена в центральном столбце модели дерева принятия решений, показанной ниже.

В следующих главах я расскажу вам о каждой составляющей процесса. А теперь я предлагаю вам выбрать список дел или стопку бумаг из вашей "входящей корзинки" и дать оценку нескольким пунктам, как показано ниже.

Что это?

Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про "разное". И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это "разное" из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании — надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчёт электронного письма отдела кадров, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла? Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в своё время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет. Вот почему решение о следующем действии так критично.

Можно ли с этим работать?

На этот вопрос существует два возможных ответа: ДА и НЕТ. Если ответ НЕТ, то никаких действий не требуется, и есть три варианта:

1. Это никому ненужный мусор.

2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придётся (отложим это).

3. Это потенциально полезная информация, которая может несколько позже понадобиться (справочная информация).

Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернёмся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка "удалить", "напоминалка" или ежедневник, чтобы записать "отложенное" и хорошая система для справочной информации.

То, с чем можно работать. Этот материал, находящийся в группе "ДА", требует совершения каких-либо действий. Типичные примеры — электронное письмо-требование вашего участия в служебном корпоративном проекте, назначенном на определённую дату; заметки тет-а-тет встречи с группой вице-президента компании по поводу важного нового проекта, который потребует привлечения нештатного консультанта.

По каждому пункту, с которым можно работать, надо определить две вещи:

1. Какого "проекта" или результата вы желаете добиться выполнением этого пункта?

2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?

Если пункт относится к проекту, то вам надо выписать результат в список "Проекты". Он будет вам напоминать об "открытом вопросе". Еженедельный Обзор списка будет напоминать об этой позиции, как о незавершённой. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на неё можно будет навесить ярлык "выполнено" или "отменено".

Каково следующее действие? Это критичный вопрос для всей собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи, которые уже реально можно будет организовывать.

Не так уж много сил надо, чтобы что-то делать, куда больше требуется усилий на то, чтобы решить, что делать.
Элберт

"Следующее конкретное действие" — это такое физическое видимое действие, которое требует вашего участия, чтобы продвинуться в выполнении чего-либо.

Вот примеры "следующих конкретных действий":

  • Перезвонить Фреду по номеру # по поводу гаража, который он рекомендовал;
  • Прикинуть план совещания по поводу бюджета;
  • Поговорить с Анжелой о справочной системе, которую надо организовать;
  • Поискать программы для управления базами данных в Интернете.

Всё это — настоящие физические действия, требующие своего выполнения. Напоминания о них станут первыми зернами для вашей мельницы-системы управления личной продуктивностью.

Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:

1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.

2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надёжному человеку.

3. Отложить это. Если именно вы должны решить эту задачу, и её решение займёт больше двух минут, то пока отложите её, но внесите в один или несколько списков "Следующих действий".

Организация

Внешние квадраты со скруглёнными углами диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые станут результатами вашей организации "разного". Вместе они составляют единую систему организации всей обработанной информации.

Материалы, с которыми работать нельзя, можно отнести к одной из трёх категорий: мусор, отложенные дела и хранилище справочной информации. Если не требуется никаких действий, смело выбрасывайте этот материал, отложите его для последующего пересмотра или сохраните так, чтобы вы могли при необходимости к нему обратиться. Для управления вещами, с которыми можно работать, вам понадобится список проектов, хранилище или отдельные файлы для планов по проекту и сопутствующих материалов, ежедневник, список напоминаний о следующих конкретных действиях и список напоминаний о вещах, которых вы ожидаете.

Всё это должно быть как-то организовано физически. Когда я говорю о "списках", я подразумеваю некоторый лист с напоминаниями, который можно просмотреть, будь то листок из блокнота или раздел компьютерной программы. Например, список текущих проектов можно держать в ежедневнике, можно в наладоннике в разделе "To Do", или в файле с названием "Список Проектов". Напоминания об отложенных вещах (таких как "В марте я позвоню моему агенту, чтобы назначить встречу") могут храниться в бумажном ежедневнике, или в компьютерной программе аналогичной функциональности.

Проекты

Я определяю проект как некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного действия. Это значит, что некоторые небольшие дела, которые вы не привыкли считать отдельными проектами, всё-таки попадут в ваш список проектов. За один шаг нельзя выполнить что-то целиком и поэтому необходимо поставить напоминание, что дело ещё не завершено — вот причина, по которой я дал такое определение. Если же у вас нет хранилища для организации напоминаний о таких проектах, они осядут в вашей памяти. Можно также рассматривать этот список как список "открытых вопросов".

Пример фрагмента "Списка Проектов"

Найти нового менеджера по персоналу

Венчурный видеопроект

Отпуск в августе

Сделать новый обучающий диск

Уволить внештатных сотрудников

Составить расписание семинаров на следующий год

Опубликовать книгу

Сформулировать основную идею выступления

Завершить апгрейд компьютера

Переписать завещание

Научиться пользоваться видеоконференциями

Закончить распределение бюджета

Завершить новую линию продуктов

Согласовать условия трудоустройства

Разобраться с новой компьютерной программой организации контактной информации

Поставить фонари в саду за домом

Установить формальные отношения с Южно-Американским отделом

Сделать копии статьи журнала Fortune

Найти публициста

Закончить высаживание растений в саду

Закончить разработку правил поведения персонала

Купить новое кресло в гостиную

Не надо распределять проекты в каком-то особенном порядке, по размеру или по приоритетам. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приняты решения относительно конкретных следующих действий по каждому из них.

Вы не выполняете проект; вы можете выполнять только конкретные действия, к нему относящиеся. Когда вы предпримите достаточное количество верных действий, и ситуация в результате уже достаточно приблизится к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что проект завершён. Список проектов — это набор финишных линий, которые мы сами себе устанавливаем, чтобы не позволять нашим конкретным следующим действиям отклоняться от выбранного курса.



Страница сформирована за 0.61 сек
SQL запросов: 171